På HR solutions har vi tidligere skrevet, at størstedelen af respondenterne i en undersøgelse ikke følte, at de fik noget ud af den årlige MUS samtale. Dette skyldes bl.a., at rigtig mange ledere glemmer at følge op på de ting, der blev aftalt til mødet.

Det er som regel ikke af modvilje, at lederne glemmer at følge op på aftalerne. Det skyldes derimod ofte, at lederen ikke kan bevare overblikket over alle MUS samtalerne, da de blot ender i stakken med papirer. Derfor har vi udviklet HRM-Nordic MUS, som er et effektivt redskab til at styre alle former for MUS samtaler.

Bevar overblikket med et online MUS system

Med et online MUS system, er du sikker på, at du altid har dine data lige ved hånden. HRM-Nordic MUS er desuden også opbygget, så det hjælper dig med at holde styr på deadlines – og så bliver du løbende mindet om dine deadlines.

Nogle af fordelene ved at benytte et online MUS system er:

• Du kan opbygge dine egne MUS skabeloner
• Du kan opsætte deadlines – og du får tilsendt påmindelser, så du aldrig glemmer en deadline
• Du kan følge processen for, hvor langt dine medarbejdere er med at udfylde forberedelsesskemaet
• Du kan opsætte påmindelser for jeres aftaler, så medarbejderen også oplever, at der bliver fulgt op på MUS samtalen
• Dataene bliver tilknyttet medarbejderkortet i medarbejderdatabasen

Husk opfølgning på MUS

For at dine MUS samtaler skal blive en succes, er det vigtigt, at du følger op på de aftaler, der er lavet. Gør du ikke dette, vil dine medarbejdere hurtigt få følelsen af, at samtalen var spild af tid, fordi han/hun ikke kommer på de aftalte kurser, men i stedet blot kører videre i samme rille.

MUS samtalen er til for at medarbejderen kan udvikle sig, og medarbejderudvikling kan være altafgørende for, om dine medarbejdere bliver hos dig. Husk på at MUS samtalen ikke kun handler om den faglige udvikling, men at det også handler om personlig udvikling. Og ikke mindst om medarbejderens trivsel på arbejdspladsen.

Den svære samtale: Medarbejder afviklingssamtalen (MAS)

Der kan være flere forskellige årsager til, at der skal afvikles en eller flere medarbejdere på arbejdspladsen. For dig som leder er det aldrig en let samtale at tage, men det er en nødvendighed, som bør håndteres professionelt.

Hvis afviklingen af medarbejdere kommer som følge af nedskæringer, vil det være dit ansvar som leder at træffe beslutningen om, hvilke medarbejdere, der skal afvikles.

Lige som med en MUS samtale, bør du som leder forberede dig til en MAS samtale. Som leder er det nemlig dig, der kommer til at styre samtalen, og med forberedelse er du klar til at håndtere situationen, hvis der opstår stilhed, eller at medarbejderen reagerer på sin opsigelse.

På samme vis, som du kan bruge et HR system til at lave skabeloner for MUS samtaler, kan du også bruge dit HR system til håndteringen af medarbejderafvikling.

Når en medarbejder informeres om sin opsigelse, er der stor forskel på, hvordan personer reagerer. Nogle kan have behov for lidt betænkningstid, andre reagerer mere udfarende. I nogle tilfælde kan det være en fordel at indkalde til et møde på et senere tidspunkt, hvor medarbejderen kan stille spørgsmål, eller hvor I kan tale om de praktiske forhold.

Her vil du igen kunne få gavn af dit HR system, hvor du kan indtaste jeres aftaler i systemet, hvorefter I begge vil modtage en påmindelse om jeres aftaler forud for et muligt kommende møde.

HR-system: Et vigtigt aktiv i din virksomhed

Et HR-system kan være et vigtigt aktiv i din virksomhed. Et HR-system kan nemlig lette en del administrative processer, som din virksomhed har. Særligt i forbindelse med MUS samtaler kan det være en fordel, da du kan automatisere processerne med indkaldelse, forberedelse og opfølgning.

HRM-Nordic er et modulopbygget HR system, hvilket betyder, at du kun betaler for de funktioner, som du har behov for. Vil du høre mere om HRM-Nordic, så er du velkommen ikke med at kontakte os.

Et effektivt HR system gør det muligt at holde overblikket over de medarbejdere, man har. Det gælder også for de mindre virksomheder.

Mange tænker måske, at HR hører til i store virksomheder med tusinder af ansatte, der skal holdes styr på, men sådan er det langt fra. Arbejdet med medarbejdere sker naturligvis i alle virksomheder, der har ansatte, og derfor er overblikket lige så vigtigt i små virksomheder som i store.

Oplagt til at håndtere MUS

Medarbejderudviklingssamtaler, som oftest bare forkortes MUS, har vundet indpas i mange virksomheder. Her er det oplagt at læne sig op ad et HR system for at gøre MUS så effektivt som muligt. Det handler jo om udvikling af medarbejderen, og for at se udvikling, skal der være nogle holdepunkter.

Hvordan man ønsker at strukturere sine MUS-møder, er selvfølgelig op til en selv, men med et godt HR system kan man kigge på tidligere MUS-skemaer, -aftaler og -resultater. Medarbejderen vil også selv kunne tilgå tidligere MUS, og på den måde kan man støtte sig op ad den retning, medarbejder og leder har aftalt.

Alle de relevante informationer om den enkelte medarbejder kan samles, og det overblik er uvurderligt, når man skal sikre en god udvikling hos sine medarbejdere.

Byg-selv-system

Med vores platform HRM-Nordic får brugerne mulighed for at skræddersy systemet, så det passer til deres egne behov. Ingen virksomheder er ens, og derfor er HR heller ikke ens, og med vores modulopbyggede løsning kan man få præcis de funktioner, man har behov for.

Et eksempel kan være vores Pre- og Onboarding-modul. Hos nogle virksomheder er der en procedure, alle nye medarbejdere skal igennem for at starte op i det nye job, eller der er måske nogle trainee-stillinger i virksomheden, som har et særligt læringsforløb.

Her er onboarding ofte lagt fast efter en skabelon, og med et godt HR system kan man let holde overblikket. Her kan ledere følge med i udviklingen, og medarbejderen selv har styr på, hvor langt i processen vedkommende er.

Der findes tusindvis af processer i alle virksomheder, og de processer, der har med HR at gøre, kan gøres både lettere og mere effektive med det rette system. Det er vores mål at gøre det lettere og mere effektivt at arbejde med HR for at sikre effektive og ikke mindst glade medarbejdere, der har det godt i deres stilling.

Husk at du kan få en gratis prøveperiode af HRM-Nordic, så du selv kan teste funktionerne i vores HR system og vurdere, om det er noget for dig og din virksomhed. Læs mere om HRM-Nordic her eller ring til os for at høre mere på 70 26 32 25.

Hvad står en MUS samtale for?

Ofte er en MUS samtale en årlig samtale mellem medarbejderen og ledelsen, som har til formål at skabe dialog mellem medarbejder og leder for at drøfte den nuværende arbejdssituation og udviklingsmuligheder for medarbejderen.

Dog er der mange – både ledere og medarbejdere – der frygter den årlige MUS samtale, og undersøgelser viser også, at medarbejdersamtaler hverken fremmer motivationen hos medarbejderen eller får medarbejderen til at arbejde bedre eller mere.

Dette kan skyldes, at medarbejderudviklingssamtalen i højere grad er blevet en rutinesamtale, som skal overstås frem for en samtale med fokus på medarbejdertrivsel og medarbejderudvikling.

Den svære MUS samtale

Både ledere og medarbejdere oplever medarbejdersamtalen som svær. Den kan ofte føles ubehagelig eller uoverkommelig. Det kan ofte skyldes, at medarbejdersamtalen ikke er konstruktiv og ikke virker efter hensigten.

Måske kan medarbejderen ligefrem føle samtalen som begrænsende eller en form for overvågning, hvor medarbejderen bliver stillet til regnskab for årets præstation.

Det er dog ikke det, der er meningen med MUS samtalen – tværtimod. Det er en vigtig samtale, som gerne skulle skabe værdi for medarbejderen og lederen og indsigt i medarbejderens arbejdssituation med henblik på at skabe forbedringer og udvikling.

Hvorfor medarbejdersamtalen ikke fungerer

Grunden til at medarbejdersamtalen ikke fungerer efter hensigten skyldes som oftest at samtalen er blevet for rutinepræget.

• Hvor ser du dig selv om 5 år?
• Hvordan vurderer du det interne samarbejde
• Hvordan vurderer du samarbejdet med din leder?
• Har du nogle fremtidige arbejdsmæssige ønsker?

Disse er spørgsmål, som kan blive stillet til den årlige medarbejderudviklingssamtale. Men spørgsmålene er alt for generelle og rutinepræget, og bliver ofte stillet af vane frem for med henblik på at få indsigt i medarbejderens trivsel og mulighed for fremtidig udvikling. Dermed kan samtalen føles som spild af tid.

Andre grunde til, at medarbejdersamtalen ikke forløber efter hensigten kan være:

• Manglende forståelse for afholdelsen af samtalen
• Dårlig kommunikation mellem leder og medarbejder
• Udskiftning af leder
• Manglende indsigt i medarbejderudvikling hos lederen
• Manglende tillid mellem leder og medarbejder

Disse årsager er blot et lille udsnit, der kan have indflydelse på, hvorfor medarbejdersamtalen ikke fungerer efter intentionen.

Hvis lederen for nylig er blevet udskiftet, hvis der er manglende tillid eller hvis der ikke er en konstruktiv tovejskommunikationen mellem leder og medarbejder, kan det have stor indflydelse på samtalens udfald.

Samtidig har det også stor betydning for resultatet af en medarbejdersamtale, at både leder og medarbejder forstår formålet med samtalen, og at begge parter indgår i dialog med hinanden med henblik på at drøfte den enkelte medarbejders trivsel, arbejdssituation og udviklingsmuligheder, der skal munde ud i konkrete mål og tiltag.

Endelig er det afgørende for en god medarbejdersamtale at lederen sigter efter medarbejderens trivsel og udvikling frem for at få samtalen krydset af listen. Her skal lederen også have indsigt i, hvad der skaber medarbejderudvikling og hvordan han/hun bedst muligt fremmer motivation og resultater hos medarbejderen.

Gode råd til den gode MUS samtale

For at medarbejdersamtalen skal kunne fungere efter hensigten er det vigtigt, at samtalen hverken bliver til hyggesnak eller en rutinepræget samtale med standardspørgsmål, der skal krydses af listen.

En god medarbejdersamtale kræver en del af dig som leder. Herunder giver vi dig en kort huskeliste, der kan hjælpe dig med at skabe det bedste udgangspunkt for en god medarbejdersamtale.

Huskeliste – 5 råd til en god medarbejdersamtale

• Forbered dig selv og din medarbejder

Inden samtalen skal du sørge for at forberede dig til samtalen med hver af dine medarbejdere. Sørg for at have aftalt tidspunkt for medarbejdersamtalen i god tid, og bed medarbejderen om at forberede sig til mødet. Du kan eventuelt sende nogle samtalepunkter, som medarbejderen kan tage udgangspunkt i. Sørg desuden for at der er rigeligt tid til afholdelse af samtalen, så I ikke skal skynde jer igennem samtalen.

• Vær lyttende og stil spørgsmål

Til en medarbejdersamtale er det vigtigt, at du som leder ikke tager ordet fra medarbejderen. Det er dig, der styrer samtalen, men medarbejderen skal helst snakke mest. Du skal derfor være den lyttende i samtalen og stille gode spørgsmål, der afdækker områder inden for medarbejderens trivsel, motivation og udvikling. Stil gerne åbne spørgsmål, som medarbejderen skal svare på, og som kan danne grundlag for nye tiltag og målsætninger.

• Giv ros og positiv bekræftelse

Medarbejdersamtalen er en god anledning til at give medarbejderen ros for sine præstationer. Det betyder dog ikke, at du ikke skal rose dine medarbejdere i hverdagen, eller at du skal vente med at give ros til medarbejdersamtalen. Men i en hektisk hverdag, kan ros og positiv bekræftelse nogle gange gå i glemmebogen. Derfor er medarbejdersamtalen en god anledning til at rose dine medarbejderes præstation. Giv gerne konkret feedback på, hvad du synes, at medarbejderen har gjort godt.

• Giv konstruktiv feedback

Ligesom du skal give ros og bekræftelse, skal du også give feedback til medarbejderen om forbedringsmuligheder. Fortæl, hvor du mener, at der kunne være plads til forbedringer, og hvordan I sammen kan skabe disse forbedringer. Det er vigtigt, at du er konstruktiv og konkret med, hvilke forventninger du har til medarbejderen, så der ikke opstår misforståelser eller dårlig stemning.

• Skab en tillidsrelation til medarbejderen

En tillidsrelation er noget, der skabes over tid, og en høj grad af tillid mellem medarbejder og leder er et godt udgangspunkt for en god medarbejdersamtale. Hvis I endnu ikke har fået opbygget en solid tillidsrelation, kan medarbejderudviklingssamtalen også være en god anledning til at styrke tilliden mellem leder og medarbejder. Som leder kan du være med til at give medarbejderen en god oplevelse af medarbejdersamtalen ved at give ros og positiv bekræftelse, give konstruktiv feedback, være lyttende og i det hele taget virke interesseret, oprigtig og udvise velvilje overfor medarbejderen.

Forbered medarbejdersamtalen med HRM-Nordic MUS

De ovenstående fem råd kan være med til at skabe en god MUS samtale, der giver glade medarbejdere og bedre resultater. Selvom den årlige MUS samtale er en god anledning til at få en dialog med dine medarbejdere om udviklingsmuligheder, er det dog anbefalelsesværdigt at have løbende samtaler med dine medarbejdere for at sikre kontinuerlig udvikling og trivsel.

Uanset om du i din virksomhed har årlige medarbejderudviklingssamtale eller løbende medarbejder-, team- eller afdelingssamtaler kan det være en god idé at forberede sig med en samtaleskabelon.

HRM-Nordic MUS er et værktøj, hvor du kan bygge dine egne samtaleskabeloner til hver enkel medarbejder, team eller afdeling. I værktøjet kan du sende dagsordenen og indhente accept fra medarbejderen forud for MUS samtalen, så I begge er velforberedte til samtalen.

Samtaleskabelonen er et godt værktøj til håndtering og styring af medarbejdersamtalen samt til forberedelse, så du har det bedste udgangspunkt for en god udviklingssamtale med dine medarbejdere.

Ønsker du at høre mere om HRM-Nordic Development, eller vil du høre mere om nogle af vores andre løsninger til din HR-afdeling? Kontakt os i dag på 70 26 32 25 eller kontakt os her.

Mennesker betyder alt for din virksomhed, uanset hvad virksomheden så end laver. HR systemer kan bidrage til at gøre tingene nemmere for HR-afdelingen.

Derfor bør man som ejer og leder også investere i, at virksomhedens mennesker har det så godt som muligt og er sat i en situation, hvor de kan være mest effektive. Vi er komplekse væsner, og ingen af os er ens – alligevel er der måder at indrette sin HR-indsats på, som kan gøre det meget lettere at arbejde med virksomhedens medarbejdere.

Nøgleordet er overblik. Med det rette overblik får man som leder eller ejer mulighed for at sætte ind, hvor det giver mening, fordi man kan se, hvor der er brug for det. Man har mulighed for at følg med i sit team og de resultater, der bliver produceret, og man kan sætte rammerne for virksomhedens medarbejdere, som giver dem de bedste muligheder for at præstere.

HR foregår både før og efter ansættelsen

Det kommer nok ikke som en overraskelse for mange, men det er vigtigt at kigge på medarbejdere og deres potentiale i den eksisterende gruppe af medarbejdere, allerede inden de er kommet med på holdet. Rekruttering af de rette medarbejdere er noget af det vigtigste, en leder kan dedikere sin tid til.

Har man det rette hold, som komplementerer hinanden, kan man få det maksimale ud af den enkeltes potentiale. Det giver glade og produktive medarbejdere, og det giver både virksomheden mest muligt for lønkronerne, men det giver også en mere behagelig arbejdsplads.

Det er rart for alle at møde på arbejde, hvis man hviler i, at ens kolleger er klar til at hjælpe, at de gør deres bedste, og at de gerne vil det samme, som en selv.

Modsat kan en forkert sammensætning af medarbejdere give et arbejdsmiljø, som langt fra fremmer produktiviteten og arbejdsglæden. Det giver ikke resultater for virksomhedens produktivitet, det gør ikke noget godt for medarbejderne, og i yderste konsekvens kan det komme til at betyde noget for den måde, virksomheden bliver drevet på.

Sæt struktur på din HR-indsats med de rette HR systemer

Det førnævnte overblik er noget af det, vi har allermest fokus på i vores HR-system, HRM-Nordic. Forskellen fra os og andre HR systemer, er at vores system er modulært opbygget, så det kan tilpasses dine ønsker og behov. På den måde får du hjælp til de HR-opgaver, du har brug for.

En af vores fornemmeste opgaver, uanset hvilken del af HR-opgaverne, du vil have hjælp til, er overblikket, og ved at holde fokus på modulerne, får du netop overblikket over det, du har brug for.

Systemet er intuitivt bygget op, og brugerfladen er let at navigere i, så man ikke farer vild i blindgyder af funktioner, man alligevel ikke skulle bruge. Og ønsker man at bruge flere af vores moduler, spiller de naturligvis gnidningsløst sammen, så overblikket bibeholdes – eksempelvis når en kandidat skal flyttes fra ansøger til ansat medarbejder.

En helt lavpraktisk ting som struktur hjælper på er tidsforbruget. Ved at have den rette struktur om sit HR-arbejde, kan man spare meget arbejdstid i forbindelse med HR-opgaverne, som ellers kan være tidskrævende. De fleste ledere ved, hvor tidskrævende eksempelvis rekruttering kan være eller udvikling af de medarbejdere, der udgør virksomheden.

HRM-Nordic er med fra rekruttering til MUS – og det er en fordel

Ved at have et samlet system til at håndtere sine HR-opgaver har man en klar fordel i, at man ikke skal skifte system for eksempelvis at rekruttere og et andet til at hjælpe med at udvikle medarbejdere – eksempelvis gennem medarbejderudviklingssamtaler, også kaldet MUS.

Ved at have det hele samlet skal man ikke bekymre sig om at overføre data, som skal læses af forskellige systemer, man har den samme måde at navigere på, uanset hvad man skal bruge.

Muligheden for at holde kandidater i systemet i rekrutteringsfasen og sammenholde dem med det eksisterende hold af medarbejdere giver en stor fordel fremadrettet. Overblikket betyder meget, og kan man begynde at sammenholde forskellige kandidater med de nuværende, får man lettere sammensat den rette gruppe.

Et online HR-system gør dit arbejde fleksibelt

Fordelen ved et system som HRM-Nordic ligger ikke kun i overblikket, brugervenligheden og integrationen med andre systemer, det er også en fordel, at det er et online HR-system. Ved at have sin HR-indsats online sikrer man, at ens oplysninger altid er tilgængelige.

Det sikrer et fleksibelt arbejde med HR, særligt hvis virksomheden råder over en række kontorer, eller man eksempelvis skal afholde jobsamtaler uden for egne trygge rammer.

Når systemet er online, bliver det lettere at få fat i, og HRM-Nordic overholder naturligvis alle regler, der blev optegnet i forbindelse med GDPR i maj 2018. Derfor behøver man ikke bekymre sig om sikkerhed og privatliv, når man bruger et online HR-system som HRM-Nordic, vi har taget hånd om håndteringen af data.