Omvendt kan præstationsmåling være med til at bringe fokus væk fra det der rent faktisk betyder noget; god kundeservice og glade medarbejdere. Måling af medarbejdernes præstationer kan vække mistillid og gøre, at medarbejderne føler sig kontrolleret. Derudover kan målinger skabe intern konkurrence og splid, hvis resultater bliver belønnet med for eksempel større anerkendelse eller højere løn. Hvis præstationsmålingen ovenikøbet medfører effektiviseringer, kan det gå ud over den generelle kundeservice.

Det kan derfor være en god idé at overveje, om virksomheden laver målstyring, der er hensigtsmæssig i forhold til medarbejderne, men også om målstyringen giver mening og værdi for virksomheden i forhold til det endelige mål, som er at skabe flere glade kunder.

Mål hensigtsmæssigt og effektivt

En undersøgelse fra Dansk HR viser, at der er en større trivsel på arbejdspladser, hvor der ikke er præstationsmålinger. Dette kan enten betyde, at præstationsmålinger generelt påvirker medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen negativt, eller at præstationsmålinger påvirker medarbejdernes trivsel, fordi målingerne ikke bruges på en hensigtsmæssig måde.

Undersøgelser fra samme kilde viser desuden, at præstationsmålinger og en efterfølgende effektivisering af de interne processer kan give utilfredse kunder, fordi kundeservicen bliver forringet, og kunderne ikke får den værdi de efterspørger. For at virksomheden kan opnå succes med målstyringen, kræver det, at målstyringen er hensigtsmæssig og effektiv i forhold til både medarbejdere og kunder. Den skal med andre ord være rettet efter at sikre en god trivsel hos medarbejderne og en god oplevelse for kunderne.

Lav målstyring på flere fokusområder

I stedet for udelukkende at have fokus på at lave præstationsmålinger og optimere på medarbejdernes præstationer, kan det derfor også være mere givende for både medarbejderne og virksomheden at måle på flere forskellige typer indsatsområder. Hvis virksomheden udelukkende måler på de interne processer og forsøger at effektivisere disse, kan det som nævnt gå ud over både kundetilfredsheden og medarbejdertilfredsheden.

Virksomheden bør derfor i stedet benytte en mere holistisk tilgang til måling og måle på flere fokusområder, som der optimeres på. Med HRM-Nordic Measure kan I selv samle og skræddersy forskellige indsatsområder, som I ønsker at måle og følge udviklingen på. Det kan for eksempel være medarbejdertrivsel og kundetilfredshed, som kan opdeles efter hver afdeling eller hele virksomheden.

Ved at have flere fokusområder, som der skiftes imellem, kan du sikre, at målingen ikke bliver ensidig, og samtidig effektivisere og optimere på flere parametre ad gangen. Dermed skaber målstyringen også større mening og er mere hensigtsmæssig og effektiv i forhold til at sikre, at alle mål nås, uden at det går ud over medarbejdernes trivsel eller kundetilfredsheden.

Løbende opfølgning kan sikre en bedre målstyring

Mange virksomheder laver større undersøgelser i forhold til indsatsområder, som der følges op på 1-2 gange om året. I mange tilfælde er det dog længe at vente, hvis vi taler om kunde- og medarbejdertilfredshed. Når virksomheden laver målstyring på forskellige indsatsområder, bør I derfor følge op løbende for at sikre, at optimeringer og effektiviseringer skaber forbedringer og succes for virksomheden.

Myhrsol Measure giver jer mulighed for løbende at følge op på jeres indsatsområder. Med dette måle- og opfølgningsværktøj i virksomhedens HR system kan I lave løbende evaluering på jeres forskellige fokusområder og dermed følge udviklingen tæt. Dette giver jer mulighed for hurtigt at kunne lave ændringer og nye tiltag, hvis der skulle forekomme stilstand eller tilbagegang på nogle af fokusområderne.

I sidste ende kan dette opfølgningsværktøj således være med til at sikre, at fingeren holdes på pulsen, og at alle parametre fungerer optimalt. Dette kan dermed også sikre en øget produktivitet og trivsel hos dine medarbejdere, en større kundetilfredshed og dermed også større succes for din virksomhed.

Få hjælp til målstyringen

Som skrevet kan HRM-Nordic Measure hjælpe din virksomhed med skabe overblik over og følge op på målstyringen. Her kan I oprette indsatsområder, som I løbende kan følge med i udviklingen på. Systemet giver jer mulighed for at udsende spørgsmål til de involverede personer vedrørende feedback, samle og sammenligne data og giver jer desuden en rapport over jeres fokusområder, der kan bruges til evaluering og dialog om det videre forløb.

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan du kan optimere din målstyring med Myhrsol Measure, er du velkommen til at kontakte os på telefon 70 26 32 25 eller sende en mail til info@hrsolutions.dk.

Hvad er onboarding?

Onboarding er den overgang den ny medarbejder gennemgår fra sin tilstand før første arbejdsdag til at starte op i sit job hos jer. Det kan være en overgang fra ét job til et andet, eller det kan være overgangen fra at være ledig til at starte i jobbet hos jer.

Onboarding-processen starter den første arbejdsdag. Nogle mener, at onboardingprocessen også starter før første arbejdsdag – ja faktisk allerede fra ansættelseskontrakten er underskrevet. Processen fra underskrift til første arbejdsdag kan også kaldes pre-boarding.

Pre- og onboarding er med andre ord to processer, der understøtter og forlænger hinanden. Pre-boarding kan i højere grad ses som de processer, virksomheden har med at gøre klar til den nye medarbejder: Bestilling af computer, telefon, nøgler og så videre. Onboarding handler derimod om at få den nye medarbejder til at føle sig velkommen, introducere vedkommende til sine arbejdsopgaver, kolleger, afdeling, virksomhedens kultur og så videre.

Nogle steder starter selve onboardingprocessen før første arbejdsdag. Det kan være ved at sende et velkomstbrev eller -mail ud, hvor lederen har skrevet en personlig hilsen, vedhæftet personalehåndbogen og andre vigtige dokumenter, og eventuelt en kort beskrivelse af, hvad den nye medarbejder kan forvente af sin første dag eller uge.

Den nye medarbejder kan også inviteres til møder eller sociale arrangementer, så medarbejderen har mulighed for at møde sine kommende kolleger og danne sig et indtryk af kollegerne og virksomhedskulturen.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Onboarding er en vigtig proces, når det gælder fastholdelse af nye medarbejdere. En undersøgelse har vist, at 22% af de personer der forlader en stilling, gør det inden for 45 dage. Derfor er det vigtigt at få taget godt imod den nye medarbejder og sikre, at medarbejderen hurtigt kommer til at føle sig tilpas i virksomheden.

Det er forskelligt, hvad man lægger vægt på, når man starter i et nyt job. En undersøgelse fra Konsulenthuset ballisager viser, at for 55% af de adspurgte er det vigtigt, at de falder godt til socialt. Derudover viser undersøgelsen også, at mange har en forventning om, at der er et introduktionsprogram klar til de første to uger.

Undersøgelsen viser desuden også, at de adspurgte gerne vil modtage information om virksomheden og stillingen inden første arbejdsdag. Der er altså ingen grund til ikke at sende informationer ud forud for første arbejdsdag.

3 gode råd til god onboarding af nye medarbejdere

Vi har samlet tre gode råd til, hvordan du sikrer en god onboardingproces for nye medarbejdere. Har du andre gode råd, som du mener andre også kan få gavn af, er du velkommen til at skrive en kommentar nederst på siden.

1) Kommunikation – både internt og eksternt

Kommunikation er altafgørende, når en ny medarbejder starter. Det er først og fremmest vigtigt, at den nye medarbejder får besked om, hvor vedkommende skal møde op på første dag, og hvad arbejdstiden er.

Kommunikation internt i virksomheden er også vigtigt. Særligt for de medarbejdere, der eventuelt skal indgå i et team eller på anden vis arbejde sammen med den nye medarbejder. Informer dem om, hvem den nye medarbejder er, samt hvilke arbejdsopgaver han/hun får. Derudover er det også vigtigt at informere medarbejderne om, hvad deres rolle er i forbindelse med den nye medarbejders opstart.

Der kan også være behov for at kommunikere eksternt til øvrige afdelinger, samarbejdspartnere eller kunder. Dermed bliver alle relevante personer informeret om den nye medarbejder, og vil derfor også være forberedt, når en ny person tager kontakt med dem i forbindelse med sine arbejdsopgaver.

2) Få styr på processerne

Der er mange processer, der skal gennemføres i en onboardingproces. Derfor kan det også være svært at bevare overblikket over, hvem der sender introduktionsmateriale til den nye medarbejder, hvem der sørger for at vise rundt på første arbejdsdag, hvem der står for oplæring og introduktion til programmer og arbejdsprocesser og så videre.

Listen over opgaver og processer under onboarding af nye medarbejdere er lang og kan variere alt efter jobtypen og afdelingen i virksomheden. For at skabe et overblik, og samtidig strukturere processerne, angive hvem der er ansvarlig for opgaven m.m., kan HRM-Nordic’s Onboarding-modul med fordel anvendes.

HRM-Nordic Onboarding er udviklet til netop at sætte struktur over hele (pre- og) onboardingprocessen. Det er let at tildele en opgave til en person, opsætte deadlines og meget mere, så I sikrer, at I kommer igennem alle processer – både før, under og efter første arbejdsdag.

3) Udpeg en mentor

Første dag vil altid være en omvæltning for en ny medarbejder. Personen bliver fyldt med informationer om kolleger, IT-systemer, koder, processer, arbejdsopgaver og meget mere. Derudover vil den nye medarbejder også selv have behov for at stille en række spørgsmål til arbejdsopgaverne, virksomhedskulturen m.m. Derfor er det også vigtigt, at den nye medarbejder har en person, som han eller hun altid kan tage fat i med sine spørgsmål – altså en mentor.

Mentorens opgave kan være at give den nye medarbejder en dybere indsigt i virksomhedens vision, mission, værdier, samt fortælle om, hvorfor de gør sådan og sådan. Det kan også være mentorens opgave at hjælpe medarbejderen med ind i det sociale fællesskab.

Mentoren er typisk en kollega, der kender til den nye medarbejders arbejdsopgaver, og som derfor også er i stand til at hjælpe i forbindelse med de daglige arbejdsopgaver. Derfor er det også oplagt, at mentoren giver feedback til den nye medarbejder. Mentoren skal derfor sørge for at rose den nye medarbejder, og også fortælle, hvis noget kan gøres anderledes eller bedre.

Vi hjælper jer med at skabe struktur

Som tidligere skrevet kan HRM-Nordic Onboarding hjælpe med at sætte struktur på både pre- og onboarding processen. Her kan I oprette standardiserede processer, som sikrer, at I når igennem alle opgaverne i onboardingprocessen – og at I samtidig kan bevare overblikket. Systemet giver desuden mulighed for at sendt automatiske underretninger ud til den ansvarlige for en opgave.

Kontakt os og hør mere om HRM-Nordic og vores Onboarding-modul. Ring til os på på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.

Når medarbejderne arbejder fra deres hjemmearbejdsplads, har de ikke den samme dialog og samarbejde med sine kolleger eller ledelsen. Dette sætter først og fremmest andre krav til medarbejderne, og hvordan de kommunikerer med hinanden.

For ledelsen betyder det også, at der er behov for et endnu bedre overblik over medarbejderne, deres arbejdsopgaver samt medarbejdernes kompetencer. Til at understøtte ledernes overblik, udgør HR-afdelingen derfor en vigtig rolle. Både hos HR Solutions og HRM Nordic finder du mange gode redskaber til at understøtte lederen i sit arbejde med medarbejderne.

Bevar overblikket med et HR system

En af grundstenene i et HR system er medarbejderdatabasen. Her er al data om alle medarbejderne samlet – både om medarbejdernes kompetencer, uddannelse og gennemførte kurser samt deres arbejdsområder. Herfra kan man med andre ord hurtigt finde frem til den rette medarbejder til at løse en given opgave.

HR-afdelingen er dermed blevet en langt vigtigere strategisk ressource end tidligere, som ledelsen bør inddrage i både større og mindre projekter. HR-afdelingen har typisk et større indblik i alle medarbejdernes forskellige kompetencer – også på tværs af afdelinger. Mangler der en specialist til løsningen af en kompliceret opgave, vil HR-afdelingen kunne hjælpe lederen med at finde den rette medarbejder til opgaveløsningen.

En leder ville naturligvis også selv kunne søge efter medarbejderne i HR systemet, men lederen har typisk ikke det samme overblik, som en HR-ansat, der arbejder med systemet på daglig basis.

Når ledelsen og HR-afdelingen arbejder tæt sammen strategisk og med planlægningen af fremtidige opgaver, vil HR-afdelingen også bedre kunne lægge en plan for medarbejderudvikling. Dermed kan det sikres, at de rette medarbejdere får de rette kurser og uddannelser, så de bliver klædt på til at kunne løse fremtidige problemstillinger.

Ledelsens og HR-afdelingens samarbejde

Ledelsen og HR-afdelingen er blevet vigtige samarbejdspartnere, når det gælder virksomhedens strategiske arbejde og planlægning af medarbejderne, deres kompetencer samt arbejdsopgaver. HR-afdelingen har i kraft af sine arbejdsopgaver et overblik over alle medarbejderne, hvor en mellemleder typisk kun har overblik over sin egen afdeling.

Har en mellemleder behov for hjælp fra en anden afdeling, vil den pågældende mellemleder derfor skulle række ud til den anden afdelings mellemleder for i samarbejde at finde frem til den rette medarbejder til opgaven. Ved hjælp af HR-afdelingen vil man hurtigere kunne finde frem til den rette person til opgaven på tværs af afdelingerne.

I et HR system er der mulighed for at styre adgangsniveauet for forskellige personer, så en mellemleder eksempelvis kun har adgang til data om sine egne medarbejdere. Derfor er HR-afdelingen en samarbejdspartner for ledelsen, da HR-afdelingen typisk har adgang til al medarbejderdata.

Særligt i disse tider, hvor der er etableret mange hjemmearbejdspladser, er det blevet endnu vigtigere at have et overblik over medarbejderne og deres kompetencer. Der er ikke den samme mulighed for at tage en snak med en anden leder eller en medarbejder, for at finde den rette person til en opgave. Her vil HR-afdelingen kunne være et tidsbesparende led, da de vil kunne pege på den rette og mest kompetente medarbejder til den definerede opgave.

Skab overblik med HRM-Nordic

HRM-Nordic er et modulopbygget HR system, der hjælper med at skabe overblik over medarbejderne, effektivisere rekrutteringsprocessen, strukturere MAS- og MUS-samtaler og meget mere. HRM-Nordic kan desuden integreres med mange andre systemer, som letter dataflowet mellem virksomhedens forskellige systemer og HRM-Nordic.

Er du i tvivl om, hvorvidt HRM-Nordic kan hjælpe din virksomhed med at skabe overblik over medarbejderne, kan du prøve det helt gratis og uforpligtende – tilmeld dig her. Vi hjælper dig i gang inden for 24 timer på hverdage.

Vil du vide mere om, hvordan HRM-Nordic kan hjælpe din virksomhed med at planlægge og uddele opgaver til medarbejderne på deres forskellige hjemmearbejdspladser, er du velkommen til at kontakte os på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.

Alle opgaverne forbundet med rekrutteringsprocessen er tidskrævende: Først skal jobopslaget formuleres og udgives. Dernæst skal de mange ansøgninger og CV’er kigges igennem. Her skal man også sørge for at have et godt overblik over de mange forskellige PDF’er, man modtager. De mest interessante kandidater skal indkaldes til samtale – en samtale, som kræver forberedelse.

Afhængigt af, hvor mange jobsamtaler, der afholdes, kan der også være forbundet et stort tidsforbrug med disse samtaler – og som virksomhed kan man også indkalde til anden samtale, hvilket igen er tidskrævende, og som også kræver forberedelsestid.

Endeligt, når den rette kandidat er fundet, skal der sendes et svar til de øvrige jobansøgere. Efter hele rekrutteringsprocessen, starter selve onboarding-processen også for den nyansatte. En proces, der igen er tidskrævende, og som kræver et overblik.

Skab mere tid til det vigtigste: Jobsamtalerne

Det er altid svært at finde frem til den rette kandidat til et job. Særligt når kommunikationen er baseret på en skriftlig ansøgning og et CV. Derfor er en af de vigtigste opgaver i rekrutteringsprocessen jobsamtalerne. Det er til jobsamtalerne, at du kan få et bedre indblik i, hvem personen bag ansøgningen er, og du har mulighed for at teste personen af med forskellige spørgsmål.

Mange mennesker har en facade oppe, når de møder nye mennesker. Derfor vælger mange virksomheder også at få lavet en personanalyse af de interessante kandidater til jobbet. I HR Solutions har vi gode erfaringer med Extended DISC-profiler, som afslører ansøgerens bevidste og ubevidste adfærd. På baggrund af denne viden, kan du se, om ansøgeren vil passe ind i virksomheden og ind i teamet.

Det er netop de personlige samtaler, der er vigtigt at få skabt mere tid til. Tid kan skabes ved at optimere de øvrige rekrutteringsprocesser – og ikke bare optimere, men også automatisere processerne.

Automatisér de administrative opgaver

Mange virksomheder har en job-mail, hvor alle ansøgninger tikker ind, men vi ser også eksempler på jobopslag, hvor ansøgninger skal sendes direkte til den rekrutteringsansvarlige. Sidstnævnte eksempel sætter et særligt pres på den rekrutteringsansvarlige, og det fjerner fokus fra personens øvrige arbejdsopgaver.

Når alle ansøgninger sendes direkte på mail, bruges der automatisk mange timer på at skabe overblik, håndtere PDF’er med CV’er og ansøgninger og ikke mindst at sende manuelle svar ud til alle ansøgere. Der bruges altså unødig meget tid på disse opgaver – opgaver, der med fordel kan automatiseres.

HRM-Nordic Rekruttering hjælper med at automatisere netop rekrutteringsprocessen, lige fra oprettelse og deling af jobopslaget til brugen af e-mailskabeloner og til screening af ansøgere. Disse processer har vi skrevet mere om her.

Få styr på opgaverne, når en ny medarbejder starter

Når ansættelseskontrakten er underskrevet, skal den nye medarbejder bydes velkommen. Der er dog en række opgaver, der skal være styr på allerede inden, den nye medarbejder har første arbejdsdag. Det kan eksempelvis være bestilling af computer og nøgler, opsætning af computeren med de relevante programmer, bestilling af blomster til første dag og så videre.

Har man ikke en fast procedure for, hvilke opgaver, der skal løses forud for en ny medarbejders første dag, kan man hurtigt miste overblikket. Mister man først overblikket, er der også stor risiko for, at opgaver bliver glemt, eller at de drukner i arbejdsdagens øvrige opgaver.

Også i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere er der nogle processer, der kan automatiseres. Med vores Pre- & Onboarding-modul kan du nemlig skabe overblik over alle de nødvendige opgaver, du kan lave skabeloner tilpasset efter jobrollen, og du kan uddelegere opgaverne let og hurtigt. Derudover kan det angives i systemet, hvor langt man er med en given opgave, så der også er overblik over, hvad der fortsat mangler at blive løst.

Byd den nye medarbejder velkommen med en elektronisk plan

Når der ansættes en ny medarbejder, er der også nogle faste opgaver, som den nye medarbejder skal igennem. Det kan eksempelvis være at få en introduktion til virksomheden, til systemerne, som er nødvendige i hverdagen samt orientering omkring afdelingen og kollegerne. Derudover vil den nye medarbejder typisk også skulle igennem et introduktionsprogram, som sikrer, at medarbejderen langsomt men sikkert bliver fortrolig med sine arbejdsopgaver.

Alt dette kan HRM-Nordic Pre- og Onboarding også hjælpe med. Har I lavet videooptagelser af generelt information og introduktion, vil den nye medarbejder kunne se disse i ro og mag, uden det påvirker de øvrige medarbejderes arbejdsopgaver.

Møder vil også kunne planlægges gennem Onboarding-modulet. Her kan der sættes dato og tid for mødet, hvem der er ansvarlig, hvor mødet afholdes samt en kort beskrivelse af mødets indhold.

Med HRM-Nordic Pre- & Onboarding er der altså rig mulighed for at skabe struktur og overblik over alle de nødvendige opgaver, og opgaver kan effektiviseres, så der også mere tid, der bliver frigivet til andre opgaver.

Vil du høre mere om, hvordan du kan få gavn af HR-systemet HRM-Nordic og de forskellige moduler? Så kontakt os på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.

Som virksomhed håndterer man persondata fra potentielle medarbejdere (jobansøgere), medarbejdere, samt efter medarbejderen er stoppet på arbejdspladsen.

Hvilken data må gemmes om medarbejderne?

Som det gælder for både stamdata og kundedata, må virksomhederne registrere og gemme personoplysninger, der er nødvendige for virksomheden. Almindelig persondata, som virksomhederne har på sine medarbejdere, er eksempelvis navn, adresse, fødselsdato (og CPR-nummer), telefonnummer, mailadresse, kontooplysninger til lønudbetaling og evt. et billede af medarbejderen.

Nogle af ovenstående oplysninger betegnes som ikke-følsomme oplysninger, og man skal derfor ikke have samtykke fra medarbejderen til at gemme disse oplysninger. Andre oplysninger som fx CPR-nummeret er en følsom personoplysning, og man skal derfor have medarbejderens samtykke til at gemme dette. Andre følsomme oplysninger kan være oplysninger som straffeattest, personlighedstest eller etnisk baggrund.

Hvem må have adgang til stamdata?

Som arbejdsgiver må du naturligvis gerne behandle stamdataene, som medarbejderne selv har afgivet; navn, adresse, telefonnummer m.m. Denne data skal selvfølgelig behandles på sikker og fortrolig vis.

Der kan være behov for at andre også kan tilgå medarbejdernes stamdata – og det er selvfølgelig også tilladt, så længe det er relevant for den eller de personer. Det kan eksempelvis være i forbindelse med rekrutteringsprocessen, hvor der er flere personer, der står for udvælgelsen af jobkandidater, eller hvis man har tilknyttet et rekrutteringsbureau. Det kan også være, at man har en ekstern virksomhed til at håndtere lønudbetalinger m.m.

Har man andre til at håndtere person- og stamdata for sin virksomhed, er man selv ansvarlig for at disse personer eller den eksterne virksomhed overholder persondataloven. Derfor er det vigtigt, at man får lavet en databehandleraftale, som den eksterne virksomhed (databehandleren), skal overholde og handle inden for.

Hvordan håndteres medarbejderdata korrekt?

Som arbejdsgiver må man, som skrevet oven for, naturligvis gerne håndtere medarbejdernes personoplysninger. Det skal dog have et relevant formål – og så skal man være opmærksom på, om man skal have medarbejderens samtykke.

Mange virksomheder vælger at vise et billede af sine medarbejdere på hjemmesiden. Det må man dog kun, hvis man har medarbejderens samtykke. Derfor vælger mange virksomheder at skrive det ind i ansættelseskontrakten, men har man ikke dette, skal man altså sørge for at indhente et samtykke til dette.

Har man opsat nogle kontrolforanstaltninger i forbindelse med medarbejderens brug af arbejdscomputer, email m.m., skal man sørge for at orientere medarbejderen om dette, og om hvad formålet er. Har man ikke et formål med kontrolforanstaltningerne, skal man genoverveje, om de er nødvendige. Ofte anvendes denne type kontrolforanstaltninger til sikkerhed eller til dokumentation. Bruger en medarbejder sin arbejdscomputer til private formål, skal medarbejderen med andre ord vide, at virksomheden kan indhente oplysninger om dette.

HRM-Nordic hjælper til korrekt håndtering af medarbejderdata

Man virksomheder vælger at implementerer et HR-system – og det er også et godt redskab til at håndtere medarbejderdata. Med vores medarbejderdatabase, HRM-Nordic Employee Center, er det let at samle al data ét sted.

Hver medarbejder har deres eget medarbejderkort, hvor de også selv kan redigere basal information som adresse og telefonnummer. Derudover kan HR-systemet også gemme andre oplysninger for den enkelte medarbejder. Det kan eksempelvis være et samtykke til at vise et billede af medarbejderen på hjemmesiden.

Med HRM-Nordic kan persondata lige fra den første kontakt med virksomheden, fx en jobansøgning, og helt frem til medarbejderen forlader arbejdspladsen igen gemmes ét sted. Al data, der indsamles om medarbejderen gennem ansættelsesforholdet, kan altså gemmes på medarbejderens medarbejderkort. Dermed kan data også hurtigt slettes igen efter ansættelsesforholdets ophør, når dataene ikke er nødvendige for virksomheden længere.

Ud over opbevaring af medarbejderdata, giver HRM-Nordic Employee Center også mulighed for at håndtere forskellige brugerniveauer, således at de personer, der har behov for adgang til udvalgte medarbejderes data, kan få adgang til de personers data – og kun de personers data.

Vil du høre mere om HRM-Nordic Employee Center, eller om vores andre moduler til HR-systemet? Så kontakt os på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.

Med HRM-Nordic rekrutteringssystem kan du tilkøbe et modul, der kan automatisere og effektiviserer en række processer i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Det gælder eksempelvis opsætning af jobopslaget, screening og segmentering af jobansøgere, udsendelse af afslag og meget mere.

Effektivisering af rekrutteringsprocesserne

Rekrutteringsprocessen kan være lang og omkostningstung, da det – alt efter antallet af jobansøgere – kan være tidskrævende at gennemgå alle CV’er og ansøgninger i jagten på det bedste match til virksomheden og stillingen.

Opret jobopslaget

Først og fremmest skal jobopslaget udarbejdes. Her er det vigtigt at forholde sig kritisk til, hvilke kompetencer, der er nødvendige for at kunne varetage stillingen. Ved at forholde sig kritisk til de ønskede kompetencer og konkretisere dem i jobopslaget, bliver screeningen af jobansøgere lettere.

Med HRM-Nordic Rekrutteringssystem kan jobopslaget oprettes i 3 simple trin: 1) Jobbeskrivelse, 2) Kriterier og stillingskrav samt 3) Spørgsmål.

Selve jobbeskrivelsen handler om at give informationer om jobbet. Det er her selve beskrivelse af jobbet skal angives. Derudover indtastes ansøgningsfristen, lokation m.v. Jobbeskrivelsen indeholder de elementer, som vi kender det fra andre jobopslag.

Under kriterier og stillingskrav kan du angive, hvilke kompetencer som ønskes fra ansøgeren. Det kan eksempelvis være, at man skal kunne tale og skrive tysk, eller have kørekort for at kunne varetage stillingen. Disse krav angives under kriterier og stillingskrav i systemet.

Endeligt har du mulighed for at stille kritiske ja/nej-spørgsmål til ansøgeren, og herigennem få afklaring på, om ansøgeren har de nødvendige kompetencer. Det er frivilligt at udfylde disse ja/nej-spørgsmål, men det kan være en god hjælp til at frasortere ansøgere, der ikke har de nødvendige kompetencer.

Del jobopslaget

Når du opretter og udgiver et jobopslag gennem HRM-Nordic Rekruttering, har du mulighed for at dele jobopslaget automatisk på de sociale medier. Derudover har du selvfølgelig også mulighed for at vise jobopslaget på din egen hjemmeside.

Mange jobsøgende anvender forskellige jobportaler til at søge efter nye stillingsopslag. Derfor kan du også let dele dit stillingsopslag automatisk via disse jobportaler.

Du kan altså spare tid i forhold til, hvis du manuelt skulle oprette det nye stillingsopslag på tværs af de forskellige platforme.

Brug e-mailskabeloner

I forbindelse med rekrutteringsprocessen sendes der ofte en række forskellige mails ud til ansøgerne. Det kan være mail med emnerne ”Tak for din ansøgning”, ”Indkaldelse til jobsamtale”, ”Du fik desværre ikke jobbet” m.m.

Med HRM-Nordic Recruiting har du mulighed for at automatisere disse mails, så alle ansøgere automatisk modtager eksempelvis ”Tak for din ansøgning”. Når den rette kandidat er fundet, skal der også sendes et afslag – dette kan systemet også gøre automatisk, så du ikke manuelt skal sende en mail afsted til hver enkelt ansøger.

For stillinger, der modtager flere hundrede ansøgninger, vil der være meget tid at spare i forhold til, hvis disse mails skulle sendes ud manuelt til hver ansøger.

Screening af ansøgere

Har du opsat kritiske ja/nej-spørgsmål som en del af jobopslaget, kan du først og fremmest frasortere de ansøgere, der ikke lever op til dine krav. Dette kan gøres let og hurtigt baseret ud fra ansøgernes svar. Dernæst kan du sammenligne de krav, du har sat op under kriterier og stillingskrav, da du oprettet jobannoncen.

Ud fra disse to værktøjer kan du hurtigt frasortere ansøgere, der ikke er kvalificeret til jobbet, lige som du kan sammenligne ansøgernes kvalifikationer og kompetencer.

Særligt i denne proces er der meget tid at spare. Ansøgere, der ikke har de nødvendige kompetencer, kan hurtigt frasorteres, og du kan i stedet fokusere din tid på de ansøgere, der er kvalificeret til jobbet.

Gem ansøgere i din egen CV-database

Ud over at effektivisere rekrutteringsprocessen, giver HRM-Nordic Recruiting dig også mulighed for at ansøgerne kan gemme sit CV i din CV-database. Ansøgerne vælger selv som en del af ansøgningsprocessen, om de ønsker at gemme deres CV – og der sendes automatisk mails ud vedr. forlængelse jf. GDPR.

For dig betyder det, at du får en database med personer, der er interesseret i at arbejde i din virksomhed, og som potentielt også er kvalificerede til en fremtidig stilling.

Næste gang du søger en kandidat til et job, kan du starte med at tjekke om der er en kvalificeret person i din CV-database. Er du heldig, gemmer den rette kandidat sig i CV-databasen, og du kan dermed forkorte rekrutteringsprocessen yderligere.

Har du spørgsmål til HRM-Nordic Rekruttering, eller kunne du tænkte dig at afprøve modulet gratis i 30 dage? Så kontakt os på mail: info@hrsolutions.dk eller ring til os på 70 26 32 25.

På HR Solutions finder du desuden andre værktøjer, som kan hjælpe dig i din rekrutteringsproces.

Tidligere var det kun muligt at trivselsmålingerne ud via mail. Dette er velegnet, hvis målgruppen eksempelvis er kontoransatte, der tjekker deres mail flere gange dagligt. Men hvad med dem, der ikke tjekker sin mail jævnligt? For dem giver det rigtig god mening at modtage en SMS i stedet for.

Hvor kan den nye funktion anvendes?

Det er selvfølgelig helt op til den enkelte virksomhed at afgøre, hvornår det giver mening at sende en mail, og hvornår det giver mening at sende en SMS. Vi tror, at SMS er en populær løsning, når det gælder feedback fra produktionsafdelinger, fra kunder uanset om det er B2C eller B2B, fra elever samt fra andre grupper, der ofte anvender sin telefon.

Et eksempel på hvor udsendelse af SMS’er er særligt anvendeligt er i en produktionsvirksomhed, hvor der er tre arbejdshold om dagen. Produktionsmedarbejderne har oftest ikke en mail, men de har en telefon i lommen. Her kan virksomheden hurtigt få en tilbagemelding på arbejdsforholdene løbende.

Virksomheden kan dermed få hurtig feedback fra medarbejdere, der kan have været svære at få feedback fra ved udsendelse af mails – og så kan virksomheden let sammenligne dataene mellem de forskellige arbejdshold, og dermed få et overblik over, hvilke arbejdshold der evt. oplever udfordringer, som de andre arbejdshold ikke har.

Når der udsendes en SMS, vil modtageren få en besked med kort information samt et link til spørgsmålene, som kan besvares hurtigt ved hjælp af en skala.

Et andet eksempel kan være fra en detailvirksomhed, hvor man har kontaktdata på kunden – det kunne eksempelvis være i forbindelse med en kundeklub. Her vil man kunne sende en SMS til kunden og få hurtig feedback på kundeservicen i forbindelse med et køb.

Lær den nye funktion at kende

Fredag den 13. december 2019 afholder vi et zoommøde, hvor vi zoomer ind på denne nye funktion, så du kan lære den at kende. Zoommødet afholdes kl. 9 og varer ca. 30 minutter. Du kan følge med online via dette link: https://zoom.us/j/258269198

Vi afholder løbende zoommøder, hvor vi præsenterer nye funktioner, eller laver en gennemgang af systemet. Du kan se vores kommende zoommøder her.

Zoommøderne er for alle uanset om du er bruger af HRM-Nordic eller ej. Vi afholder også zoommøder, hvor vi gennemgår HRM-Nordic, så du kan lære mere om systemet. Dette er særligt velegnet til dig, der overvejer om HRM-Nordic er velegnet til din virksomhed. Husk også at du altid kan kontakte os med spørgsmål, lige som du kan prøve systemet gratis og uforpligtende i 30 dage.

Udviklet efter brugers ønske

Vi udvikler løbende vores HR system og de forskellige moduler, som vi tilbyder. Derfor lytter vi også meget til vores brugeres ønsker til forbedringer og udviklinger – for det er jo netop vores brugere, der skal have gavn af HRM-Nordic.

Den nye tilføjelse, der giver dig mulighed for at få feedback via SMS var et ønske fra en bruger, der havde brug for at få hurtig feedback fra sine timelønnede – en gruppe der i øvrigt i høj grad anvender sin telefon.

Savner du nogen funktioner?

Bruger du HRM-Nordic, og savner du nogle funktioner i systemet? Så vil vi meget gerne høre fra dig! Vi udvikler løbende vores system – både når det gælder videreudvikling af et modul, men også udvikling af nye moduler. Har du derfor ønsker til en funktion, der kan gøre dit arbejde endnu mere effektivt, eller som kan gøre systemet mere effektivt, vil vi gerne høre fra dig. Det gælder uanset om du er bruger af Medarbejderdata (Employee Center), Pre- & Onboarding, MAS/MUS system eller Measure.

Send din feedback og dine ønsker til info@hrsolutions.dk, eller ring til os på 70 26 32 25.

Hvad skal samtalen fokusere på?

Som leder er det dit ansvar at styre samtalen. Det er dig, der kan styre, hvad der er fokus gennem hele samtalen.

De fleste sender et standardiseret MUS skema til medarbejderen, som skal udfyldes forud for samtalen. Dette skema er et godt redskab til at styre samtalen og sikre, at medarbejderen også har reflekteret og overvejet de forskellige emner. På den måde er grundlaget for samtalen lagt.

Opdatér MUS-skemaet

Anvendes det samme skema år efter år? Eller bliver det opdateret efter et par år? Eller bliver det måske endda tilpasset den enkelte medarbejder?

Lige som virksomheden udvikler sig over tid, udvikler medarbejderne sig også. Derfor er det ikke altid hensigtsmæssigt at følge det samme skema år efter år. En del af din forberedelse som leder bør derfor også være en gennemgang og opdatering af det skema, medarbejderen skal udfylde.

Er I en ledergruppe, der i fællesskab forbereder skemaet for MUS-samtalen, bør I tale om, hvad jeres fælles mål med medarbejderudviklingssamtalerne er, og hvordan disse skal tage udgangspunkt i virksomhedens aktuelle strategi og mål.

Hvad er medarbejderens aktuelle situation?

Har du ansvaret for mange medarbejdere, kan det være svært at bevare overblikket over den enkelte medarbejder. Her er det vigtigt, at du i din forberedelse sætter dig ind i den enkelte medarbejders aktuelle situation. Her kan et HR system hjælpe dig med at skabe et overblik over medarbejderens arbejdsopgaver, kompetencer m.v.

Når du kender medarbejderens situation, kompetencer og arbejdsopgaver, vil du også vide, hvordan den enkelte medarbejder kan bidrage til at opnå virksomhedens overordnede mål. Med denne viden ved du også, hvilke kompetencer, der skal udvikles, hos den enkelte medarbejder.

For at få et endnu dybere indblik i medarbejderens adfærdsstil, samt hvad der motiverer personen, kan du med fordel se nærmere på medarbejderens personprofil ved hjælp af eksempelvis DISC profilen.

Er alle aftaler fra sidste MUS overholdt?

Et skema til MUS Samtaler gør det også nemmere at bevare et overblik over de aftaler, der blev indgået til den forrige samtale. Her er det din opgave at se tilbage på, hvad der blev aftalt, og om disse aftaler er overholdt. Hvis aftalerne ikke er overholdt, har der så været en grund til dette? Måske bør aftalerne inddrages og være en del af de nye aftaler.

HRM-Nordic hjælper dig gennem MUS

Med vores HR system, HRM-Nordic, får du hjælp til at forberede dig til den vigtige MUS-samtale. Vores HR system er modulopbygget, og tilbyder et modul til netop MUS samtaler. Her kan du oprette din skabelon for samtalen, lige som du kan sende påmindelser ud.

Få et overblik over de enkelte medarbejdere via medarbejderdatabasen, Masterdata. Via dette modul har du mulighed for at sammenligne medarbejderens kompetencer og kravet til stillingen. Ud fra dette kan du få et hurtigt overblik over medarbejderens udviklingsområder – noget som I kan tale om og lægge en plan for via udviklingssamtalen.

Vi du høre mere om, hvordan HRM-Nordic kan hjælpe dig med at forberede dig til og gennemføre medarbejderudviklingssamtalerne, så kontakt os på telefon 70263225 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.

Rigtig mange virksomheder, der anskaffer sig et HR System finder hurtigt ud af, at der er rigtig mange fordele ved det. Hvad det er for nogle fordele, kan du læse om i vores tidligere blogindlæg.

Desværre findes der også virksomheder, der kun kan se HR Systemerne som en ekstra omkostning i virksomheden. Det skyldes som oftest, at disse virksomheder har valgt dyre pakkeløsninger med mange avancerede funktioner og systemer, der ikke var relevante for dem.

Skal din virksomhed anskaffe sig et HR System, eller skal det gamle HR System udskiftes med en nyere model, der har flere funktioner, er der derfor nogle faktorer, I bør overveje inden, så I undgår en dyr fejlløsning.

Pakkeløsning eller modulopbygget HR System?

Pakkeløsninger behøver ikke nødvendigvis være en dyr alt-i-en løsning, som virksomheden ikke har gavn af. Der er fordele ved både pakkeløsninger og modulopbygget løsninger, og hvilket HR System du skal vælge, afhænger udelukkende af virksomhedens størrelse og behov.

Et HR System som pakkeløsning indeholder som standard en lang række funktionaliteter. Dette kan være et godt valg til store virksomheder og virksomheder, der har brug for mange forskellige systemer, der kan hjælpe med at styre og organisere medarbejderdata og komplekse virksomhedsprocesser.

Et HR System med moduler, der kan til- og fravælges er dog en god løsning til mindre og mellemstore virksomheder. Et modulopbygget HR System giver din virksomhed mulighed for at udvælge de moduler, I har brug for, og som er de mest relevante for jer. Med et modulopbygget HR System kan I kan på den måde skabe jeres egen unikke løsning, der er tilpasset jeres behov.

Hvis du vælger et HR System, der er modulopbygget, kan du desuden selv udplukke de løsninger, der er relevante. Derudover har I mulighed for at udbygge HR Systemet med flere moduler, hvis virksomheden udvides eller får flere processer, der kan være nyttige at sætte i system.

Vælg et brugervenligt HR System tilpasset virksomhedens behov

Når du har besluttet, om en pakkeløsning eller en modulopbygget løsning er det rette valg for din virksomhed, skal du også finde frem til, hvad HR Systemet skal indeholde af funktioner.

Her er det vigtigt at afklare, om virksomheden har enkle eller mere komplekse virksomhedsprocesser. De enkelte processer i virksomheder kan være vidt forskellige virksomhederne imellem, og derfor er det en god idé at tage udgangspunkt i ens egen virksomheds processer.

Har din virksomhed en enkel og ligefrem virksomhedsstruktur med få og simple processer, kan det være, at du skal gå en stor bue uden om HR Systemer med mange avancerede funktioner. Det er ikke nødvendigt for din virksomhed, og kan være spild af penge at investere i.

Et godt råd er at vælge et brugervenligt HR System, der passer til omfanget og kompleksiteten af virksomhedens processer. Vælger du et modulopbygget HR System, kan du eksempelvis vælge et rekrutteringssystem og en medarbejderdatabase som start og med tiden udbygge HR Systemet med flere moduler efter behov og ønske.

Overvej virksomhedens budget

Når din virksomhed har taget beslutningen om, hvilke moduler og løsninger, der skal udgøre jeres specifikke HR System, skal I finde frem til, om jeres ønskede HR System stemmer overens med jeres budget.

Sørg for at der er en overensstemmelse mellem virksomhedens processer, behov, budget og ønsker for, hvad det nye HR System skal indeholde. Du kan som nævnt altid starte i det små og udbygge dit HR System på et senere tidspunkt i takt med at virksomheden vækster og får en større økonomi.

Hos HRM-Nordic kan du afprøve vores løsninger gratis i 30 dage og på den måde finde frem til den bedste løsning for din virksomhed.

Vælg et HR System der lever op til GDPR

Man er omfattet af persondataforordningen, når man opbevarer enhver form for data – hvad end det er data om medarbejderne eller kunder.

Du skal derfor sikre dig, at dit HR System også lever op til persondataforordningen (GDPR), så du kan bekræfte overfor datatilsynet, at behandlingen og opbevaringen af persondata sker efter reglerne om GDPR.

Med HRM-Nordics løsninger er du sikret, at dit HR System lever op opbevarer og behandler persondata efter de gældende regler i persondataforordningen. Kontakt HRM-Nordic på 70 26 32 25 og hør nærmere om dine muligheder for et HR System med løsninger, der passer til netop din virksomhed.

Nogle andre, åbenlyse fordele ved HR systems er:

• Data samles ét sted
• Skaber overblik
• Overholder GDPR
• Sender automatiske påmindelser
• Tilpasses virksomhedens størrelse og behov

Medarbejderdata samles ét sted

HR systems bygger på en medarbejderdatabase, hvor al data om medarbejderne kan gemmes og opbevares. Det gør det let at søge information om en medarbejder frem, i modsætning til tidligere, hvor man skulle gennemsøge et eller flere forskellige ringbind for at finde de rette informationer.

Når medarbejderdataene er samlet, er det let for HR-medarbejderen at få det komplette overblik over en medarbejders kompetencer, ansvarsområder samt de dokumenter, som vedrører medarbejderen (eksempelvis ansættelseskontrakt og bilag m.m.)

HR systemet skaber overblik over en medarbejders ansættelsesperiode

HR systems er ikke kun en medarbejderdatabase. Det er derimod et værktøj, der understøtter hele ansættelsesforløbet for en medarbejder, lige fra jobansøgningen i rekrutteringsprocessen til ansættelsens ophør.

HRM-Nordic tilbyder eksempelvis moduler til rekruttering af nye medarbejdere, til pre- og onboarding af medarbejder, til udvikling af medarbejdere – og så selvfølgelig en medarbejderdatabase.

Rekrutteringsmodulet hjælper dig bl.a. med at sprede dit jobopslag, samling og opbevaring af ansøgninger samt udsendelse af automatiserede afslag til de personer, der ikke fik jobbet. Derudover har du mulighed for at gemme ansøgernes CV i en database (forudsat at ansøgeren accepterer dette). Ud fra databasen kan du potentielt finde kandidater til en ny stilling senere.

Pre- og onboardingmodulet giver et overblik over alle de opgaver, der er forbundet med en nyansættelse. Det gælder eksempelvis bestilling af computer og andre arbejdsredskaber, nøgler, opsætning af computer og email, samt indkaldelse til velkomstmøde. Derudover kan du også planlægge introduktion til virksomheden, afdelingen m.m.

Generelt for modulerne er, at du har mulighed for at oprette forskellige skabeloner, der letter dine administrative arbejdsprocesser. Dels sparer du tid ved kun at skulle udfylde de relevante skabeloner, og dels sikrer du også, at de nødvendige påmindelser og mails sendes ud rettidigt.

GDPR og HR systemet

Da HR systems opbevarer store mængder persondata, er det også vigtigt, at systemet overholder GDPR. Med HRM-Nordic kan du styre, hvem der skal have adgang til bestemt data. Nogen har måske behov for at få adgang til al data, mens andre kun har behov for at kunne se data for enkelte personer, eksempelvis en afdelingsleder.

Ved at have forskellige adgangsniveauer er al medarbejderdata beskyttet, så det kun er relevante personer, der kan få adgang hertil. Alle andre vil ikke kunne tilgå data.

Send automatiske påmindelser med HRM-Nordic

Særligt i forbindelse med pre- og onboarding af nye medarbejdere, samt i forbindelse med (opfølgning på) en medarbejderudviklingssamtale, kan der være behov for udsendelse af automatiserede påmindelser.

I en travl hverdag skal der ikke meget til, før man glemmer, at man skulle have sendt en mail med information til en ny medarbejder, eller at man skal følge op på en medarbejdersamtale inden en bestemt dato. Det kan også være, at man er ansvarlig for en opgave, der skal løses inden en fastsat deadline, hvor det også er gavnligt at få en påmindelse.

Hr systemet HRM-Nordic hjælper dig med dette. Der er nemlig mulighed for at opsætte disse automatiske påmindelser, hvilket hjælper dig med at overholde deadlines samt at følge op på udvalgte opgaver – det giver dig et godt overblik.

Få et HR system, der er tilpasset virksomheden

Mange forbinder et HR system med et omkostningstungt og komplekst system, som kræver en ny investering, hvis virksomheden vækster, og systemet dermed skal kunne håndtere endnu flere medarbejdere.

I dag er ovenstående langt fra sandheden. Langt de fleste HR systemer udvikles i dag som en cloudløsning, hvilket først og fremmest betyder, at man kan tilgå systemet uanset, hvor man er. Derudover har cloudløsninger også den klare fordel, at det let kan op- eller nedskaleres alt efter virksomhedens behov. Det betyder altså, at HR systemet hele tiden kan tilpasses virksomhedens størrelse og behov.

Dette gælder også for HRM-Nordic. Her betaler du nemlig kun for det antal medarbejdere, årlige rekrutteringer m.m., som du har behov for. HRM-Nordic er tilmed også et af de billigste HR systemer på markedet, hvilket gør systemet attraktivt for rigtig mange virksomheder – særligt for små- og mellemstore virksomheder.

Derudover er HRM-Nordic modulopbygget. Du betaler altså kun for de funktioner (moduler), som du har behov for.

Opsummering

Der er mange fordele ved at implementere et HR systems i din virksomhed. Data samles ét sted, og opbevares desuden sikkert og i overensstemmelse med GDPR. Gennem HR systemet får du desuden et komplet overblik over alle medarbejderne.

HR systemer er med til at effektivisere arbejdsprocesser og er tilmed tidsbesparende. Faktisk oplever vores kunder, at deres tidsforbrug er faldet med 50% efter implementeringen af HRM-Nordic. Der bliver altså frigivet tid, som du kan anvende på andre opgaver.

Lyder HRM-Nordic som noget for din virksomhed, så tag endelig kontakt til os. Vi tilbyder dig en 30 dages prøveperiode – det er uforpligtende og uden omkostninger for dig. Du vælger desuden også selv, hvilke moduler, du gerne vil teste. Tilmeld dig en prøveperiode på HRM-Nordic her, eller ring til os på telefon 70 26 32 25, hvis du vil høre mere.