Omvänt kan prestationsmätning ta fokus från det som faktiskt är viktigt: bra kundservice och nöjda medarbetare. Att mäta medarbetarnas prestationer kan skapa misstro och få medarbetarna att känna sig kontrollerade. Dessutom kan mätningar skapa intern konkurrens och osämja om resultaten belönas med t.ex. större erkännande eller högre lön. Om prestationsmätning också leder till effektivitetsförbättringar kan det påverka den övergripande kundservicen.

Därför är det en bra idé att fundera över om din organisations prestationsstyrning är lämplig för dina anställda, men också om den är meningsfull och värdefull för företaget i förhållande till det slutliga målet att skapa nöjdare kunder.

Mät på ett lämpligt och effektivt sätt

En studie från danska HR visar att välbefinnandet är högre på arbetsplatser som inte har prestationsmätningar. Detta kan antingen betyda att prestationsmätningar i allmänhet påverkar medarbetarnas välbefinnande på arbetsplatsen negativt, eller att prestationsmätningar påverkar medarbetarnas välbefinnande eftersom de inte används på ett lämpligt sätt.

Studier från samma källa visar också att prestationsmätning och efterföljande effektivisering av interna processer kan leda till missnöjda kunder, eftersom kundservicen försämras och kunderna inte får det värde de efterfrågar. För att en organisation ska lyckas med prestationsstyrning måste den vara lämplig och effektiv för både anställda och kunder. Med andra ord måste den vara inriktad på att säkerställa medarbetarnas välbefinnande och en bra upplevelse för kunderna.

Låg prestationsnivå inom flera fokusområden

Istället för att enbart fokusera på prestationsmätning och optimering av medarbetarnas prestationer kan det därför vara mer givande för både medarbetare och företag att mäta flera olika typer av fokusområden. Om ett företag bara mäter interna processer och försöker effektivisera dem kan, som nämnts ovan, både kundnöjdheten och medarbetarnöjdheten bli lidande.

Istället bör företagen ta ett mer holistiskt grepp om mätningen och mäta flera fokusområden för att optimera. Med HRM-Nordisk åtgärd kan du samla och skräddarsy olika fokusområden som du vill mäta och följa utvecklingen av. Till exempel medarbetarnöjdhet och kundnöjdhet, som kan brytas ner på varje avdelning eller hela organisationen.

Genom att ha flera fokusområden som man växlar mellan kan man säkerställa att mätningen inte blir ensidig och samtidigt effektivisera och optimera på flera parametrar åt gången. Det gör resultatstyrningen mer meningsfull, ändamålsenlig och effektiv när det gäller att se till att alla mål uppfylls utan att äventyra medarbetarnas välbefinnande eller kundnöjdheten.

Kontinuerlig uppföljning kan säkerställa bättre resultatstyrning

Många företag genomför större undersökningar i relation till fokusområden som följs upp 1-2 gånger per år. I många fall är det dock en lång tid att vänta när det gäller kund- och medarbetarnöjdhet. När ditt företag hanterar mål inom olika fokusområden bör du därför följa upp löpande för att säkerställa att optimeringar och effektiviseringar skapar förbättringar och framgång för företaget.

Med Myhrsol Measure kan ni kontinuerligt följa upp era fokusområden. Med detta mät- och uppföljningsverktyg i din organisations HR-system kan du kontinuerligt utvärdera dina olika fokusområden och noga följa utvecklingen. På så sätt kan ni snabbt göra förändringar och ta nya initiativ om det uppstår stagnation eller nedgång inom något av fokusområdena.

I slutändan kan detta uppföljningsverktyg bidra till att säkerställa att du har fingret på pulsen och att alla parametrar fungerar optimalt. Detta kan också säkerställa ökad produktivitet och välbefinnande hos dina anställda, större kundnöjdhet och därmed större framgång för ditt företag.

Få hjälp med prestationshantering

Som skrivet är HRM-Nordisk åtgärd hjälper din organisation att skapa en överblick över och följa upp resultatstyrningen. Här kan du skapa fokusområden som du kan följa upp löpande. Systemet låter dig skicka frågor till de inblandade för feedback, samla in och jämföra data, och ger dig också en rapport över dina fokusområden som kan användas för utvärdering och dialog om vägen framåt.

Om du är intresserad av att veta mer om hur du kan optimera din mäthantering med Myhrsol Measure, vänligen kontakta oss på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

Vad är onboarding?

Onboarding är den övergång som en nyanställd genomgår från att vara på jobbet till att börja jobba hos er. Det kan vara en övergång från ett jobb till ett annat, eller det kan vara övergången från att vara arbetslös till att börja ett jobb hos er.

Onboardingprocessen startar på den första arbetsdagen. Vissa anser att onboardingprocessen även börjar före den första arbetsdagen - i själva verket från det ögonblick då anställningsavtalet undertecknas. Processen från undertecknandet till den första arbetsdagen kan också kallas pre-boarding.

Med andra ord är pre- och onboarding två processer som stöder och utökar varandra. Pre-boarding kan ses mer som de processer som företaget måste förbereda för den nya medarbetaren: beställa en dator, telefon, nycklar och så vidare. Onboarding, å andra sidan, handlar om att få den nyanställde att känna sig välkommen, introducera honom eller henne till sina arbetsuppgifter, kollegor, avdelning, företagskultur och så vidare.

I vissa organisationer börjar onboardingprocessen redan före den första arbetsdagen. Detta kan göras genom att skicka ut ett välkomstbrev eller e-postmeddelande där chefen har skrivit en personlig hälsning, bifogat personalhandboken och andra viktiga dokument samt eventuellt en kort beskrivning av vad den nya medarbetaren kan förvänta sig av sin första dag eller vecka.

Den nya medarbetaren kan också bjudas in till möten eller sociala evenemang, så att han eller hon får möjlighet att träffa sina framtida kollegor och få en känsla för kollegorna och företagskulturen.

Varför är onboarding viktigt?

Onboarding är en viktig process när det gäller att behålla nya medarbetare. En undersökning har visatFaktum är att 22% av alla som lämnar en tjänst gör det inom 45 dagar. Därför är det viktigt att välkomna den nya medarbetaren och se till att hen snabbt känner sig bekväm i organisationen.

Vad människor prioriterar när de börjar ett nytt jobb varierar. En undersökning från Konsultverksamhet ballisager visar att för 55% av de tillfrågade är det viktigt att de kommer in bra socialt. Undersökningen visar också att många förväntar sig ett introduktionsprogram under de första två veckorna.

Undersökningen visar också att de tillfrågade vill få information om företaget och tjänsten före sin första arbetsdag. Det finns alltså ingen anledning att inte skicka ut information före den första arbetsdagen.

3 tips för bra introduktion av nya medarbetare

Vi har samlat tre tips på hur du säkerställer en bra onboarding-process för nya medarbetare. Om du har några andra tips som du tror att andra kan ha nytta av är du välkommen att lämna en kommentar längst ner på sidan.

1) Kommunikation - både internt och externt

Kommunikation är A och O när en ny medarbetare börjar. Först och främst är det viktigt att informera den nya medarbetaren om var han eller hon ska inställa sig första dagen och vilka arbetstider som gäller.

Kommunikationen inom organisationen är också viktig. Särskilt för medarbetare som kan ingå i ett team eller på annat sätt arbeta med den nya medarbetaren. Låt dem veta vem den nya medarbetaren är och vad deras arbetsuppgifter kommer att vara. Dessutom är det viktigt att informera medarbetarna om deras roll i den nyanställdes uppstart.

Det kan också finnas ett behov av att kommunicera externt till andra avdelningar, affärspartners eller kunder. På så sätt får alla berörda personer information om den nya medarbetaren och är förberedda när en ny person kontaktar dem i samband med deras arbetsuppgifter.

2) Få grepp om processerna

Det finns många processer som behöver genomföras i en onboardingprocess. Därför kan det vara svårt att hålla reda på vem som skickar introduktionsmaterial till den nyanställde, vem som ansvarar för att visa runt på första dagen, vem som ansvarar för utbildning och introduktion till program och arbetsprocesser, och så vidare.

Listan över uppgifter och processer som ingår i onboarding av nya medarbetare är lång och kan variera beroende på typ av jobb och avdelning i din organisation. För att skapa en överblick och samtidigt strukturera processerna, ange vem som är ansvarig för uppgiften osv. HRM-Nordics Onboarding-modul kan användas till din fördel.

HRM-Nordic Onboarding är utformat för att strukturera hela (pre- och) onboardingprocessen. Det är enkelt att tilldela en uppgift till en person, sätta deadlines och mycket mer för att säkerställa att du kommer igenom alla processer - före, under och efter den första arbetsdagen.

3) Utse en mentor

Den första dagen är alltid en omvälvande upplevelse för en nyanställd. De kommer att fyllas med information om kollegor, IT-system, koder, processer, arbetsuppgifter och mycket mer. Dessutom kommer den nyanställde också att behöva ställa ett antal frågor om arbetsuppgifterna, företagskulturen etc. Därför är det viktigt att den nyanställde har någon som han eller hon alltid kan vända sig till med sina frågor - en mentor.

Mentorns uppgift kan vara att ge den nyanställde en djupare inblick i företagets vision, uppdrag, värderingar och varför de gör saker på det sätt de gör. Det kan också vara mentorns uppgift att hjälpa medarbetaren att komma med i den sociala gemenskapen.

Mentorn är vanligtvis en kollega som är bekant med den nyanställdes arbetsuppgifter och därför kan hjälpa till med de dagliga uppgifterna. Därför är det också naturligt för mentorn att ge feedback till den nyanställde. Mentorn bör se till att berömma den nyanställde och även berätta om något kan göras annorlunda eller bättre.

Vi hjälper dig att skapa struktur

Som tidigare skrivits HRM-Nordic Onboarding hjälper dig att strukturera både pre- och onboardingprocessen. Här kan ni skapa standardiserade processer som säkerställer att ni kommer igenom alla uppgifter i onboardingprocessen - och att ni samtidigt kan behålla överblicken. Systemet ger dig också möjlighet att skicka automatiska meddelanden till den person som ansvarar för en uppgift.

Kontakta oss om du vill veta mer om HRM-Nordic och vår Onboarding-modul. Ring oss på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

När medarbetare arbetar hemifrån har de inte samma dialog och samarbete med sina kollegor eller ledningen. Det ställer andra krav på medarbetarna och hur de kommunicerar med varandra.

För ledningen innebär det också att det finns ett behov av att få en ännu bättre överblick över medarbetarna, deras arbetsuppgifter och kompetenser. För att stödja chefernas överblick spelar HR-avdelningen en viktig roll. Både på HR-lösningar och HRM Nordic hittar du många bra verktyg för att stödja chefer i deras arbete med medarbetare.

Behåll överblicken med ett HR-system

En av hörnstenarna i en HR-system är medarbetardatabasen. Här samlas alla uppgifter om alla anställda - inklusive deras kompetens, utbildning och avslutade kurser samt deras arbetsområden. Med andra ord kan du snabbt hitta rätt medarbetare för en viss uppgift.

Det har lett till att HR har blivit en mycket viktigare strategisk resurs än tidigare, som ledningen bör involvera i både stora och små projekt. HR-avdelningen har vanligtvis en bättre inblick i alla medarbetares olika kompetenser - även över avdelningsgränserna. Om det behövs en specialist för en komplicerad uppgift kan HR hjälpa cheferna att hitta rätt person för jobbet.

Naturligtvis skulle en chef också kunna söka efter anställda i HR-systemet, men chefen har vanligtvis inte samma överblick som en HR-medarbetare som arbetar med systemet på daglig basis.

När ledningen och HR arbetar nära tillsammans strategiskt och med att planera för framtida uppgifter, kommer HR-avdelningen också att ha bättre möjligheter att planera för medarbetarnas utveckling. Detta säkerställer att rätt medarbetare får rätt träning och utbildning för att förbereda dem för framtida utmaningar.

Samarbete mellan ledning och HR

Ledning och HR har blivit viktiga partners när det gäller företagets strategiska arbete och planering av medarbetare, deras kompetens och arbetsuppgifter. HR-avdelningen har en överblick över alla anställda, medan en mellanchef vanligtvis bara har en överblick över sin egen avdelning.

Om en mellanchef behöver hjälp från en annan avdelning måste den mellanchefen därför kontakta den andra avdelningens mellanchef för att samarbeta om att hitta rätt person för jobbet. Med hjälp av HR kan du snabbare hitta rätt person för jobbet över avdelningsgränserna.

I ett HR-system är det möjligt att styra åtkomstnivån för olika personer, så att t.ex. en mellanchef bara har tillgång till data om sina egna anställda. Detta gör HR-avdelningen till en partner för ledningen, eftersom HR-avdelningen vanligtvis har tillgång till all medarbetardata.

Särskilt i dessa tider av distansarbete har det blivit ännu viktigare att ha en överblick över sina medarbetare och deras kompetens. Det finns inte samma möjlighet att prata med en annan chef eller en anställd för att hitta rätt person för en uppgift. Det är här HR-avdelningen kan vara en tidsbesparande länk, eftersom de kommer att kunna peka på rätt och mest kompetenta medarbetare för den definierade uppgiften.

Få en överblick med HRM-Nordic

HRM-Nordic är ett modulbaserat HR-system som hjälper dig att skapa en överblick över dina medarbetare, effektivisera rekryteringsprocessen, strukturera MAS- och SDD-intervjuer och mycket mer. HRM-Nordic kan också integreras med många andra system, vilket underlättar dataflödet mellan företagets olika system och HRM-Nordic.

Om du är osäker på om HRM-Nordic kan hjälpa din organisation att skapa en överblick över dina medarbetare, kan du prova det gratis och utan förpliktelser - registrera dig här. Vi hjälper dig att komma igång inom 24 timmar på vardagar.

Om du vill veta mer om hur HRM-Nordic kan hjälpa din organisation att planera och fördela arbetsuppgifter till medarbetare på deras olika hemmakontor, kontakta oss gärna på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

Alla uppgifter som ingår i rekryteringsprocessen är tidskrävande: Först ska platsannonsen formuleras och publiceras. Därefter ska de många ansökningarna och CV:n granskas. Du måste också se till att du har en bra överblick över de många olika pdf:er som du får. De mest intressanta kandidaterna bör kallas till en intervju - en intervju som kräver förberedelser.

Beroende på hur många anställningsintervjuer som hålls kan dessa intervjuer också vara tidskrävande - och som företag kan du också bli kallad till en andra intervju, vilket återigen är tidskrävande och kräver förberedelsetid.

Slutligen, när rätt kandidat har hittats, måste ett svar skickas till de andra arbetssökande. Efter hela rekryteringsprocessen börjar också onboarding-processen för den nya medarbetaren. En process som återigen är tidskrävande och kräver en överblick.

Skapa mer tid för det som betyder mest: Jobbintervjuer

Att hitta rätt kandidat till ett jobb är alltid svårt. Särskilt när kommunikationen baseras på en skriftlig ansökan och ett CV. Det är därför en av de viktigaste uppgifterna i rekryteringsprocessen är intervjun. Det är under intervjun som du kan få en bättre inblick i vem personen bakom ansökan är och du har möjlighet att testa dem med olika frågor.

Många människor håller upp en fasad när de träffar nya människor. Därför väljer många företag att göra en personlighetsanalys av de kandidater som är intressanta för jobbet. På HR Solutions har vi god erfarenhet av Extended DISC-profiler, som avslöjar den sökandes medvetna och omedvetna beteende. Baserat på denna kunskap kan du se om den sökande kommer att passa in i organisationen och teamet.

Det är just de personliga samtalen som är viktiga att skapa mer tid för. Tid kan skapas genom att optimera andra rekryteringsprocesser - och inte bara optimera, utan även automatisera processerna.

Automatisera administrativa uppgifter

Många företag har en jobbmail där alla ansökningar kommer in, men vi ser också exempel på platsannonser där ansökningarna måste skickas direkt till rekryteraren. Det senare exemplet sätter stor press på rekryteraren och tar fokus från deras övriga arbetsuppgifter.

När alla ansökningar skickas direkt via e-post går många timmar automatiskt åt till att skapa en översikt, hantera PDF-filer med CV och ansökningar och, inte minst, skicka manuella svar till alla sökande. Det innebär att onödig tid läggs på dessa uppgifter - uppgifter som skulle kunna automatiseras.

HRM-Nordisk Rekrytering hjälper till att automatisera rekryteringsprocessen, från att skapa och dela platsannonsen till att använda e-postmallar och sålla bland de sökande. Vi har skrivit mer om dessa processer här.

Bli organiserad när en ny medarbetare börjar

När anställningsavtalet är undertecknat är det dags att välkomna den nya medarbetaren. Det finns dock ett antal uppgifter som behöver tas om hand innan den nya medarbetaren börjar sin första arbetsdag. Till exempel beställa dator och nycklar, ställa in datorn med relevanta program, beställa blommor till den första dagen och så vidare.

Om du inte har en fast rutin för vilka uppgifter som ska vara klara innan en ny medarbetare börjar sin första dag kan du snabbt tappa överblicken. När du förlorar överblicken är risken också stor att uppgifter glöms bort eller drunknar i arbetsdagens övriga uppgifter.

Även vid onboarding av nya medarbetare finns det vissa processer som kan automatiseras. Med vår Pre- & Onboarding-modul kan du skapa en översikt över alla nödvändiga uppgifter, skapa mallar som är anpassade till arbetsrollen och delegera uppgifter snabbt och enkelt. Dessutom kan du ange i systemet hur långt du har kommit med en viss uppgift, så att du också har en överblick över vad som fortfarande behöver göras.

Välkomna den nya medarbetaren med en elektronisk plan

När en ny medarbetare anställs finns det också några standarduppgifter som den nya medarbetaren måste gå igenom. Till exempel en introduktion till företaget, de system som är nödvändiga i det dagliga arbetet samt en introduktion till avdelningen och kollegorna. Dessutom måste den nyanställde vanligtvis också genomgå ett introduktionsprogram, som säkerställer att den anställde sakta men säkert blir bekant med sina arbetsuppgifter.

Allt detta kan HRM-Nordic Pre- och Onboarding kan också vara till hjälp. Om du har videoinspelningar av allmän information och introduktioner kan den nya medarbetaren titta på dessa i lugn och ro utan att påverka andra medarbetares arbetsuppgifter.

Möten kan också schemaläggas via Onboarding-modulen. Här kan du ange datum och tid för mötet, vem som är ansvarig, var mötet kommer att hållas och en kort beskrivning av innehållet i mötet.

Med HRM-Nordic Pre- & Onboarding finns det goda möjligheter att skapa struktur och en översikt över alla nödvändiga uppgifter, och uppgifterna kan effektiviseras så att mer tid frigörs för andra uppgifter.

Ta reda på mer om hur du kan dra nytta av HR-system HRM-Nordic och de olika modulerna? Kontakta oss på +45 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

Som företag hanterar du personuppgifter från potentiella anställda (arbetssökande), anställda och efter att den anställde har lämnat arbetsplatsen.

Vilka uppgifter kan lagras om anställda?

Precis som med både masterdata och kunddata får företag registrera och lagra personuppgifter som är nödvändiga för verksamheten. Vanliga personuppgifter som företag har om sina anställda är t.ex. namn, adress, födelsedatum (och personnummer), telefonnummer, e-postadress, kontouppgifter för löneutbetalningar och eventuellt en bild på den anställde.

En del av ovanstående information kategoriseras som icke-känslig information, och därför behöver du inte den anställdes samtycke för att lagra denna information. Andra uppgifter, t.ex. CPR-nummer, är känsliga personuppgifter och därför behöver du den anställdes samtycke för att lagra dem. Andra känsliga uppgifter kan vara information som brottsregister, personlighetstester eller etnisk bakgrund.

Vem kan få tillgång till masterdata?

Som arbetsgivare har du naturligtvis rätt att behandla de stamuppgifter som de anställda själva har lämnat; namn, adress, telefonnummer etc. Dessa uppgifter måste naturligtvis behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt.

Det kan finnas behov av att andra ska kunna ta del av den anställdes masterdata - och det är naturligtvis också tillåtet så länge det är relevant för den eller de personer som berörs. Det kan vara i samband med rekryteringsprocessen, där flera personer är ansvariga för att välja ut arbetskandidater, eller om du har en rekryteringsbyrå. Du kan också ha ett externt företag som sköter löneutbetalningar etc.

Om du låter andra hantera person- och masterdata för ditt företags räkning är du ansvarig för att dessa personer eller det externa företaget följer personuppgiftslagen. Därför är det viktigt att du upprättar ett personuppgiftsbiträdesavtal som det externa företaget (personuppgiftsbiträdet) måste följa och agera inom.

Hur hanteras uppgifter om anställda på rätt sätt?

Som nämnts ovan har du som arbetsgivare naturligtvis rätt att hantera medarbetarnas personuppgifter. Det måste dock ha ett relevant syfte - och då måste du vara medveten om huruvida du behöver den anställdes samtycke.

Många företag väljer att visa ett foto av sina anställda på sin webbplats. Det får man dock bara göra om man har den anställdes samtycke. Därför väljer många företag att inkludera detta i anställningsavtalet, men om du inte har detta måste du se till att du får samtycke.

Om du har infört vissa kontrollåtgärder i samband med den anställdes användning av arbetsdatorer, e-post etc. måste du se till att informera den anställde om detta och vad syftet är. Om du inte har något syfte med kontrollerna måste du ompröva om de är nödvändiga. Ofta används dessa typer av kontroller i säkerhets- eller dokumentationssyfte. Med andra ord, om en anställd använder sin arbetsdator för privata ändamål måste han eller hon veta att företaget kan få information om detta.

HRM-Nordic hjälper dig att hantera anställdas uppgifter korrekt

Många företag väljer att implementera ett HR-system - och det är också ett bra verktyg för att hantera medarbetardata. Med vår databas över anställda, HRM-Nordic Employee Centre, är det enkelt att samla alla dina data på ett ställe.

Varje medarbetare har sitt eget medarbetarkort, där de också kan redigera grundläggande information som adress och telefonnummer. Dessutom kan HR-systemet också lagra annan information för varje anställd. Till exempel samtycke till att visa ett foto av den anställde på webbplatsen.

Med HRM-Nordic kan personuppgifter lagras på ett ställe från den första kontakten med organisationen, till exempel en jobbansökan, tills den anställde lämnar arbetsplatsen. Alla uppgifter som samlas in om medarbetaren under hela anställningsförhållandet kan lagras på medarbetarens medarbetarkort. Detta innebär att uppgifterna också snabbt kan raderas igen efter anställningsförhållandets slut när företaget inte längre behöver uppgifterna.

Förutom att lagra medarbetardata kan du med HRM-Nordic Employee Centre också hantera olika användarnivåer, så att de personer som behöver tillgång till utvalda medarbetares data kan komma åt den personens data - och bara den personens data.

Vill du veta mer om HRM-Nordic Employee Centre eller våra andra HR-system-moduler? Kontakta oss på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

Med rekryteringssystemet HRM-Nordic kan du köpa en modul som kan automatisera och effektivisera ett antal processer i rekryteringsprocessen. Till exempel att sätta upp platsannonser, screena och segmentera arbetssökande, skicka ut avslag och mycket mer.

Effektivisering av rekryteringsprocesser

Rekryteringsprocessen kan vara lång och kostsam eftersom det - beroende på antalet sökande - kan vara tidskrävande att gå igenom alla CV och ansökningar för att hitta den som bäst passar företaget och tjänsten.

Skapa jobbannonsen

Först och främst måste platsannonsen skrivas. Det är viktigt att tänka kritiskt kring vilka kompetenser som behövs för att fylla tjänsten. Genom att tänka kritiskt kring de önskade kompetenserna och konkretisera dem i platsannonsen blir det lättare att sålla bland de arbetssökande.

Med HRM-Nordic Recruitment System kan platsannonsen skapas i tre enkla steg: 1) Arbetsbeskrivning, 2) Kriterier och jobbkrav och 3) Frågor.

Själva arbetsbeskrivningen handlar om att ge information om jobbet. Det är här den faktiska beskrivningen av jobbet ska anges. Dessutom anger du sista ansökningsdag, plats osv. Arbetsbeskrivningen innehåller de element som vi känner igen från andra jobbannonser.

Under kriterier och arbetskrav kan du ange vilka kompetenser som krävs av den sökande. Det kan t.ex. vara att du måste kunna tala och skriva tyska eller ha körkort för att kunna utföra tjänsten. Dessa krav listas under kriterier och jobbkrav i systemet.

Slutligen har du möjlighet att ställa kritiska ja/nej-frågor till den sökande för att klargöra om den sökande har den nödvändiga kompetensen. Det är frivilligt att svara på dessa ja/nej-frågor, men det kan vara till hjälp för att sålla bort sökande som inte har den nödvändiga kompetensen.

Dela jobbannonsen

När du skapar och publicerar en platsannons via HRM-Nordisk Rekryteringhar du möjlighet att automatiskt dela jobbannonsen på sociala medier. Naturligtvis har du också möjlighet att visa platsannonsen på din egen webbplats.

Många arbetssökande använder olika jobbportaler för att söka efter nya lediga jobb. Därför kan du enkelt dela din platsannons automatiskt via dessa jobbportaler.

Du kan spara tid jämfört med att manuellt behöva skapa en ny jobbannons på de olika plattformarna.

Använd e-postmallar

Under rekryteringsprocessen skickas ofta ett antal olika e-postmeddelanden ut till de sökande. Det kan handla om e-postmeddelanden med rubrikerna "Tack för din ansökan", "Inbjudan till intervju", "Tyvärr fick du inte jobbet" etc.

Med HRM-Nordic Recruiting kan du automatisera dessa e-postmeddelanden så att alla sökande automatiskt får t.ex. "Tack för din ansökan". När rätt kandidat har hittats bör även ett avslagsmejl skickas - systemet kan göra detta automatiskt, så att du inte manuellt behöver skicka ett mejl till varje sökande.

För tjänster som får hundratals ansökningar kommer mycket tid att sparas jämfört med om dessa e-postmeddelanden måste skickas ut manuellt till varje sökande.

Granskning av sökande

Om du har ställt kritiska ja/nej-frågor som en del av jobbannonsen kan du först och främst rensa bort de sökande som inte uppfyller dina krav. Detta kan göras snabbt och enkelt baserat på de sökandes svar. Därefter kan du jämföra de krav som du ställde upp under kriterier och jobbkrav när du skapade jobbannonsen.

Med dessa två verktyg kan du snabbt sortera bort sökande som inte är kvalificerade för jobbet och jämföra deras kvalifikationer och kompetenser.

Särskilt i den här processen finns det mycket tid att spara. Sökande som inte har de nödvändiga kompetenserna kan snabbt sållas bort och du kan fokusera din tid på de sökande som är kvalificerade för jobbet.

Spara sökande i din egen CV-databas

Förutom att effektivisera rekryteringsprocessen gör HRM-Nordic Recruiting det också möjligt för sökande att spara sitt CV i din CV-databas. Som en del av ansökningsprocessen väljer de sökande om de vill spara sitt CV - och e-postmeddelanden skickas automatiskt ut om förlängningar i enlighet med GDPR.

För dig innebär det att du får en databas med personer som är intresserade av att arbeta på din organisation och som är potentiellt kvalificerade för en framtida tjänst.

Nästa gång du letar efter en kandidat till ett jobb, börja med att kontrollera om det finns en kvalificerad person i din CV-databas. Om du har tur gömmer sig rätt kandidat i din CV-databas och du kan förkorta rekryteringsprocessen ytterligare.

Har du några frågor om HRM-Nordic Recruitment eller vill du prova modulen gratis i 30 dagar? Kontakta oss då via e-post: info@hrsolutions.dk eller ring oss på 70 26 32 25.

På HR-lösningar hittar du också andra verktyg som kan hjälpa dig i din rekryteringsprocess.

Tidigare har det endast varit möjligt att skicka ut trivselenkäter via e-post. Det passar bra om målgruppen t.ex. är kontorsarbetare som kollar sin e-post flera gånger om dagen. Men hur är det med dem som inte kollar sin e-post regelbundet? För dem är det helt logiskt att få ett SMS i stället.

Var kan den nya funktionen användas?

Naturligtvis är det upp till det enskilda företaget att avgöra när det är meningsfullt att skicka ett e-postmeddelande och när det är meningsfullt att skicka ett SMS. Vi tror att SMS är en populär lösning när det gäller feedback från produktionsavdelningar, från kunder oavsett om de är B2C eller B2B, från studenter och från andra grupper som ofta använder sina telefoner.

Ett exempel på när textmeddelanden är särskilt användbara är i ett tillverkningsföretag där det förekommer tre skift per dag. Produktionsmedarbetarna har ofta ingen e-post, men de har en telefon i fickan. Här kan företaget snabbt få löpande feedback på arbetsförhållandena.

På så sätt kan företaget få snabb feedback från medarbetare som kan ha varit svåra att få feedback från när man skickar ut e-post - och företaget kan enkelt jämföra data mellan olika skift för att få en överblick över vilka skift som kan uppleva utmaningar som andra skift inte gör.

När ett SMS skickas får mottagaren ett meddelande med kortfattad information och en länk till frågorna, som snabbt kan besvaras med hjälp av en skala.

Ett annat exempel kan vara från en detaljhandelsverksamhet där du har kontaktuppgifter till kunden - till exempel i samband med en kundklubb. Här skulle man kunna skicka ett SMS till kunden och få snabb feedback på kundtjänsten i samband med ett köp.

Lär känna den nya funktionen

Fredagen den 13 december 2019 håller vi ett zoom-möte där vi zoomar in på den nya funktionen så att du kan lära känna den. Zoom-mötet kommer att hållas kl. 9.00 och pågå i cirka 30 minuter. Du kan följa med online via den här länken: https://zoom.us/j/258269198

Vi anordnar regelbundna zoom-möten där vi presenterar nya funktioner eller granskar systemet. Du kan se våra kommande zoom-möten här.

Zoom-möten är till för alla, oavsett om du är användare av HRM-Nordic eller inte. Vi anordnar också zoom-möten där vi går igenom HRM-Nordic så att du kan lära dig mer om systemet. Detta är särskilt användbart om du funderar på om HRM-Nordic är lämpligt för din organisation. Kom ihåg att du alltid kan kontakta oss om du har frågor, precis som du kan försöka systemet gratis och utan förpliktelser i 30 dagar.

Utvecklad enligt användarens önskemål

Vi utvecklar kontinuerligt vår HR-system och de olika moduler vi erbjuder. Det är därför vi lyssnar på våra användares önskemål om förbättringar och utveckling - för det är våra användare som ska dra nytta av HRM-Nordic.

Det nya tillägget som gör att du kan få feedback via SMS var ett önskemål från en användare som behövde få snabb feedback från sina timanställda - en grupp som för övrigt använder sina telefoner flitigt.

Saknar du några funktioner?

Använder du HRM-Nordic och saknar du någon funktion i systemet? Då vill vi gärna höra från dig! Vi utvecklar hela tiden vårt system - både när det gäller vidareutveckling av en modul och utveckling av nya moduler. Om du har en funktion som kan göra ditt arbete ännu mer effektivt eller göra systemet mer effektivt vill vi därför gärna att du hör av dig till oss. Detta gäller oavsett om du är användare av Uppgifter om anställda (Employee Centre), Före och under introduktion, MAS/MUS-system eller Mått.

Skicka din feedback och dina önskemål till info@hrsolutions.dkeller ring oss på 70 26 32 25.

Vad bör samtalet fokusera på?

Som chef är det ditt ansvar att leda samtalet. Du är den som kan styra vad som ska vara i fokus under hela samtalet.

De flesta företag skickar ett standardiserat formulär för utvecklingssamtal till medarbetaren att fylla i före intervjun. Detta formulär är ett bra verktyg för att styra samtalet och säkerställa att medarbetaren också har reflekterat och övervägt de olika ämnena. På så sätt läggs grunden för samtalet.

Uppdatera SDD-formuläret

Används samma formulär år efter år? Eller uppdateras den med några års mellanrum? Eller är den till och med skräddarsydd för den enskilda medarbetaren?

Precis som din organisation utvecklas över tid, gör även dina medarbetare det. Därför är det inte alltid lämpligt att använda samma formulär år efter år. En del av dina förberedelser som chef bör därför också omfatta att se över och uppdatera det formulär som medarbetaren ska fylla i.

Om ni är en ledningsgrupp som gemensamt förbereder formuläret för utvecklingssamtalet bör ni prata om vilka era gemensamma mål är för utvecklingssamtalen och hur de ska baseras på företagets nuvarande strategi och mål.

Vilken är den anställdes nuvarande situation?

Om du är ansvarig för många anställda kan det vara svårt att hålla en överblick över varje enskild anställd. Det är viktigt att du sätter dig in i varje medarbetares aktuella situation som en del av dina förberedelser. Här är en HR-system Hjälper dig att skapa en översikt över medarbetarens arbetsuppgifter, kompetens osv.

När du känner till medarbetarens situation, kompetens och arbetsuppgifter vet du också hur varje medarbetare kan bidra till att uppnå företagets övergripande mål. Med den kunskapen vet du också vilka kompetenser varje medarbetare behöver utveckla.

För att få en ännu djupare inblick i medarbetarens beteendestil och vad som motiverar dem kan du ta en närmare titt på medarbetarens personlig profil med hjälp av DISC-profilen, till exempel.

Har alla överenskommelser från den senaste utvärderingen uppfyllts?

En mall för medarbetarsamtal gör det också lättare att överblicka de överenskommelser som gjordes vid det föregående samtalet. Det är din uppgift att se tillbaka på vad som avtalats och om dessa överenskommelser har hållits. Om överenskommelserna inte har hållits, fanns det någon anledning till det? Kanske bör överenskommelserna tas med och bli en del av de nya avtalen.

HRM-Nordic hjälper dig genom din SDD

Med vårt HR-system, HRM-Nordic, hjälper vi dig att förbereda dig inför det viktiga medarbetarsamtalet. Vårt HR-system är modulbaserat och erbjuder en modul för just Medarbetarsamtal. Här kan du skapa din mall för samtalet, samt skicka ut påminnelser.

Få en överblick över enskilda medarbetare via medarbetardatabasen, Huvuddata. Med den här modulen kan du jämföra medarbetarens kompetens med kraven för tjänsten. På så sätt får du en snabb överblick över medarbetarens utvecklingsområden - något du kan diskutera och planera för under utvecklingssamtalet.

Om du vill veta mer om hur HRM-Nordic kan hjälpa dig att förbereda och genomföra utvärderingar, vänligen kontakta oss på 70263225 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.

Många företag som köper ett HR-system inser snabbt att det finns många fördelar med det. Vilka dessa fördelar är kan du läsa om i vår tidigare blogginlägg.

Tyvärr finns det också företag som bara ser HR-system som en extra kostnad för organisationen. Det beror oftast på att dessa företag har valt dyra paket med många avancerade funktioner och system som inte var relevanta för dem.

Om din organisation ska införskaffa ett HR-system eller ersätta ert gamla HR-system med en nyare, mer funktionsrik modell finns det några faktorer som ni bör tänka på i förväg för att undvika ett kostsamt misstag.

Paketerat eller modulärt HR-system?

Paketlösningar behöver inte vara en dyr allt-i-ett-lösning som inte gynnar din organisation. Det finns fördelar med både paketerade och modulära lösningar, och vilket HR-system du ska välja beror helt på din organisations storlek och behov.

Ett paketerat HR-system levereras med ett brett utbud av funktioner som standard. Det kan vara ett bra val för stora företag och verksamheter som behöver en mängd olika system för att hantera och organisera medarbetardata och komplexa affärsprocesser.

Ett HR-system med opt-in- och opt-out-moduler är dock en bra lösning för små och medelstora företag. Med ett modulärt HR-system kan din organisation välja de moduler som ni behöver och som är mest relevanta för er. Med ett modulärt HR-system kan du skapa din egen unika lösning som är skräddarsydd efter dina behov.

Om du väljer ett modulbaserat HR-system kan du välja de lösningar som är relevanta för dig. Dessutom har du möjlighet att lägga till fler moduler i HR-systemet om ditt företag expanderar eller lägger till fler processer som kan vara bra att systematisera.

Välj ett användarvänligt HR-system som är anpassat efter ditt företags behov

När du har bestämt dig för om en paketerad eller modulär lösning är rätt val för din organisation, måste du också bestämma vilka funktioner HR-systemet ska innehålla.

Det är viktigt att avgöra om din organisation har enkla eller mer komplexa affärsprocesser. De enskilda processerna i företag kan variera mycket från en organisation till en annan, så det är en bra idé att börja med ditt eget företags processer.

Om ditt företag har en enkel och okomplicerad organisationsstruktur med få och enkla processer kanske du vill undvika HR-system med många avancerade funktioner. Det är inte nödvändigt för ditt företag och kan vara slöseri med pengar att investera i.

Ett bra tips är att välja ett användarvänligt HR-system som matchar omfattningen och komplexiteten i din organisations processer. Om du väljer ett modulbaserat HR-system kan du till exempel välja ett rekryteringssystem och en medarbetardatabas till att börja med, och med tiden bygga ut HR-systemet med fler moduler efter behov och önskemål.

Ta hänsyn till din organisations budget

När din organisation har bestämt vilka moduler och lösningar som ska ingå i ert specifika HR-system, måste ni avgöra om det önskade HR-systemet ryms inom er budget.

Se till att det finns en matchning mellan ditt företags processer, behov, budget och önskemål för vad det nya HR-systemet ska innehålla. Som sagt, du kan alltid börja i liten skala och utöka ditt HR-system vid ett senare tillfälle när företaget växer och blir mer lönsamt.

Hos HRM-Nordic kan du prova våra lösningar gratis i 30 dagar för att hitta den bästa lösningen för din organisation.

Välj ett HR-system som uppfyller GDPR

Du omfattas av GDPR när du lagrar någon form av data - oavsett om det är medarbetar- eller kunddata.

Du måste därför se till att ditt HR-system också följer den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) så att du kan bekräfta för den danska dataskyddsmyndigheten att behandlingen och lagringen av personuppgifter sker i enlighet med GDPR-reglerna.

Med HRM-Nordics lösningar är du säker på att ditt HR-system lagrar och behandlar personuppgifter i enlighet med de tillämpliga reglerna i den allmänna dataskyddsförordningen. Kontakta HRM-Nordic på 70 26 32 25 och lär dig mer om dina möjligheter att få ett HR-system med lösningar som passar din organisation.

Några andra uppenbara fördelar med HR-system är

• Data samlas på ett ställe
• Skapar en översikt
• Överensstämmer med GDPR
• Skickar automatiska påminnelser
• Anpassa till ditt företags storlek och behov

Anställningsuppgifter på ett ställe

HR-system bygger på en medarbetardatabas där alla uppgifter om medarbetaren kan sparas och lagras. Detta gör det enkelt att söka efter information om en anställd, till skillnad från tidigare då man var tvungen att leta igenom en eller flera olika pärmar för att hitta rätt information.

När medarbetardata är centraliserade är det enkelt för HR att få en fullständig översikt över en medarbetares kompetens, ansvarsområden och de dokument som rör medarbetaren (t.ex. anställningsavtal, bilagor etc.).

HR-systemet skapar en översikt över en anställds anställningsperiod

HR-system är inte bara en databas för anställda. Det är snarare ett verktyg som stöder hela anställningsprocessen för en anställd, från jobbansökan i rekryteringsprocessen till slutet av anställningen.

HRM-Nordic erbjuder moduler för rekrytering av nya medarbetare, pre- och onboarding, medarbetarutveckling och, naturligtvis, en medarbetardatabas.

Rekryteringsmodulen hjälper dig att sprida din platsannons, samla in och lagra ansökningar och skicka automatiska avslag till sökande som inte fått jobbet. Dessutom har du möjlighet att lagra de sökandes CV i en databas (förutsatt att den sökande samtycker till detta). Från databasen kan du eventuellt hitta kandidater till en ny tjänst senare.

Modulen Pre- och Onboarding ger en översikt över alla uppgifter som är förknippade med en nyanställning. Detta inkluderar beställning av en dator och andra arbetsverktyg, nycklar, inställning av dator och e-post samt organisering av ett välkomstmöte. Du kan också planera en introduktion till företaget, avdelningen osv.

I allmänhet gör modulerna det möjligt att skapa olika mallar som underlättar dina administrativa arbetsflöden. Du sparar inte bara tid genom att bara behöva fylla i de relevanta mallarna, utan du säkerställer också att nödvändiga påminnelser och e-postmeddelanden skickas ut i rätt tid.

GDPR och HR-systemet

Eftersom HR-system lagrar stora mängder personuppgifter är det också viktigt att systemet är GDPR-kompatibelt. Med HRM-Nordic kan du styra vem som ska ha tillgång till vissa uppgifter. Vissa kan behöva tillgång till all data, medan andra kanske bara behöver se data för ett fåtal personer, t.ex. en avdelningschef.

Genom att ha olika åtkomstnivåer skyddas alla medarbetardata så att endast relevanta personer kan komma åt dem. Alla andra kommer inte att kunna komma åt uppgifterna.

Skicka automatiska påminnelser med HRM-Nordic

Speciellt i samband med för- och introduktionsutbildning av nya medarbetare, samt i samband med (uppföljning av) en MedarbetarsamtalAutomatiska påminnelser kan behöva skickas ut.

Under en hektisk arbetsdag är det lätt hänt att man glömmer bort att man borde ha skickat ett e-postmeddelande med information till en nyanställd eller att man måste följa upp ett utvecklingssamtal senast ett visst datum. Du kanske också är ansvarig för en uppgift som måste slutföras inom en viss tidsfrist, och då är det också bra att få en påminnelse.

HR-systemet HRM-Nordic hjälper dig med detta. Du kan ställa in dessa automatiska påminnelser, som hjälper dig att hålla deadlines och följa upp utvalda uppgifter - vilket ger dig en bra översikt.

Få ett HR-system som är skräddarsytt för ditt företag

Många förknippar ett HR-system med ett dyrt och komplext system som kräver en ny investering om företaget växer och systemet behöver kunna hantera ännu fler medarbetare.

Idag är ovanstående långt ifrån sanningen. De allra flesta HR-system idag är utvecklade som molnlösningar, vilket främst innebär att du kan komma åt systemet var du än befinner dig. Dessutom har molnlösningar också den klara fördelen att de enkelt kan skalas upp eller ner efter företagets behov. Det innebär att HR-systemet alltid kan anpassas efter företagets storlek och behov.

Detta gäller även för HRM-Nordic. Här betalar du bara för det antal anställda, årliga rekryteringar etc. som du behöver. HRM-Nordic är också ett av de billigaste HR-systemen på marknaden, vilket gör systemet attraktivt för många företag - särskilt små och medelstora företag.

Dessutom är HRM-Nordic moduluppbyggt. Det innebär att du bara betalar för de funktioner (moduler) du behöver.

Sammanfattning

Det finns många fördelar med att implementera ett HR-system i din organisation. Data samlas på ett ställe och lagras säkert och i enlighet med GDPR. Genom HR-systemet får du också en fullständig överblick över alla anställda.

HR-system hjälper till att effektivisera arbetsprocesser och till och med spara tid. Faktum är att våra kunder har upplevt en minskning av tidsåtgången med 50% efter att ha implementerat HRM-Nordic. Det frigör tid som du kan använda till andra uppgifter.

Om HRM-Nordic låter som något för din organisation är du välkommen att kontakta oss. Vi erbjuder dig en 30-dagars testperiod - det är icke-bindande och kostnadsfritt. Du väljer också själv vilka moduler du vill testa. Registrera dig för en testversion av HRM-Nordic här eller ring oss på telefon 70 26 32 25om du vill höra mer.