Underskriv vigtige dokumenter online med nyt E-signing modul

Hos MyHRsol tilbyder vi nu digital underskrift i vores kontrakt modul. Vi får løbende mange gode forslag til nye moduler fra vores brugere, som vi løbende implementerer, når vi mener, at det vil kunne gavne størstedelen af vores brugere. Igennem de seneste måneder har vi implementeret en del af disse forbedringer. Det betyder blandt andet, at du som noget nyt kan underskrive vigtige dokumenter og kontrakter med MyHRsol E-signing. Det nye modul er et underskriftsmodul, der gør det endnu nemmere at underskrive ansættelseskontrakter og andre vigtige dokumenter med digital signatur.

Tidligere var det kun muligt at sende ansættelseskontrakten til den kommende medarbejder. Det besværliggjorde processen, fordi kontrakten skulle udskrives for at kunne underskrives og herefter scannes ind igen. Det betød ofte, at kontraktunderskrivelsen blev en længerevarende proces. Med det nye modul er denne del af processen blevet optimeret, og det er blevet lettere og hurtigere at indhente en underskrift fra medarbejderen, uden at der er behov for at skulle printe og scanne.

Hvad kan du bruge det nye E-signing modul til?

HRM Nordic E-signing er et selvstændigt kontraktunderskriftsmodul i HRM Nordic HR system. Med modulet er det muligt at underskrive dokumenter online med digital underskrift, hvilket blandt andet gør det nemmere, når kommende medarbejdere skal underskrive ansættelsesaftaler. Udover ansættelseskontrakter kan modulet dog også bruges til lønbreve, opsigelser, samtykke, IT-politik og andre vigtige dokumenter, hvor der er brug for en underskrift fra medarbejderen.

Modulet er desuden kompatibelt med både vores Rekruttering og Masterdata, hvilket betyder, at du nemt og hurtigt kan indhente oplysninger og medarbejderinformation fra de to løsninger til E-signing modulet. Dette gør det endnu lettere at udfylde en kontrakt eller aftale i modulet. Samtidig giver det dig mulighed for efterfølgende at tilføje og gemme det underskrevne dokument til medarbejderkortet i medarbejderdatabasen, så du hurtigt og nemt kan finde det frem igen.

Sådan fungerer det nye underskriftsmodul

E-signing modulet er et samarbejde med Penneo, hvilket sikrer dig et nemt og brugervenligt modul. Når du skal have et dokument underskrevet, kræver det derfor også kun 4 enkle og hurtige trin:

1. Opret en kontrakt- eller aftaleskabelon (kan genbruges)
2. Vælg en medarbejder ved at oprette eller trække persondata fra MyHRsol
3. Send kontrakten/aftalen til gennemlæsning og underskrift med digital underskrift
4. Få det underskrevne dokument tilbage og skriv selv under på kontrakten/aftalen

Med kontraktskabeloner der kan genbruges, sparer du dig selv for at bruge unødig tid på at oprette en ny kontrakt eller aftale gang på gang. Når kontrakten er sendt, behøver du desuden ikke at foretage dig yderligere, da modulet giver dig et overblik over status på dokumentet, som du kan se her:

Fordele ved E-signing /kontraktunderskriftsmodulet

Der er en lang række fordele ved det nye E-signing / kontraktunderskiftsmodul. Herunder har vi listet nogle af de vigtigste fordele op.

Optimering af processer

Når den rette medarbejder til virksomheden er fundet, er det ofte kun et spørgsmål om at få ansættelseskontrakten underskrevet. I mange tilfælde kan denne proces dog både være langsommelig og besværlig, fordi kontrakten skal udskrives, underskrives og scannes ind igen. E-signing modulet optimerer på denne proces og sparer din virksomhed for en masse tid og ressourcer, fordi du nemt og hurtigt kan sende kontrakten afsted. Det betyder også, at kontrakten vil kunne blive underskrevet hurtigere, og i mange tilfælde samme dag.

Automatiserede processer

I E-signing modulet er det muligt at oprette aftaleskabeloner, som kan genbruges til lignende situationer. Dette sparer virksomheden for at skulle oprette et nyt dokument hver gang. Modulet viser desuden løbende status på de forskellige dokumenter og udsender automatiske påmindelser, hvis der er nogle dokumenter, der mangler at blive underskrevet. De automatiske processer i modulet gør således underskriftsprocessen hurtigere, nemmere og mere overskuelig.

Overblik over kontrakter

Som det også kan ses af ovenstående udtræk, giver E-signing modulet dig et overskueligt overblik over de forskellige dokumenter der skal underskrives, samt status på dokumenterne. Dette giver dig mulighed for hele tiden at følge med i, hvilke vigtige dokumenter der er underskrevet, og hvilke der endnu mangler at blive underskrevet.

Bedre for miljøet

Med E-signing modulet foregår kontraktunderskrivelsen online, og kontrakter, aftaler og andre vigtige dokumenter bliver underskrevet med digital signatur. Det betyder, at der er færre dokumenter, der skal printes, hvilket betyder, at der bruges mindre papir, som alligevel før eller siden ryger i skraldespanden. Med det nye underskriftsmodul sparer du dermed miljøet for en hel masse papir.

Har du ønsker til nye moduler?

Er du interesseret i at høre mere om vores nye smarte E-signing modul, eller har du ønsker til andre moduler, som du mener brugerne af MyHRsol HR system vil kunne få gavn af, så hører vi meget gerne fra dig. Vi bestræber os hele tiden på at gøre brugeroplevelsen af vores HR system så god som mulig, og implementerer derfor også løbende nye moduler, der kan optimere arbejdsgange og processer i virksomheden.

Har du ønsker til en ny funktion, eller vil du bare gerne høre mere om de moduler vi kan tilbyde til vores HR system, er du velkommen til at kontakte os på mail: info@hrsolutions.dk eller telefon: 70 26 32 25. Du kan også udfylde nedenstående kontaktformular, så kontakter vi dig hurtigst muligt.