Sådan får du succes med distanceledelse

Selvom distancearbejde allerede har været en integreret del i mange virksomheder før Corona, har Coronakrisen alligevel været med til at skub i forhold til etablering af hjemmearbejdspladser og distancearbejde i de fleste virksomheder. Under nedlukningen af Danmark i foråret blev hjemmearbejdspladserne dermed for alvor sat på prøve, og for mange virksomheder gik det da også over al forventning.

Med regeringens nye restriktioner er mange virksomheder nu igen nødsaget til at sende medarbejderne på hjemmearbejde, og selvom nogle har set fordelene ved distancearbejde, er der stadigvæk nogle virksomheder, som ser hjemmearbejdspladserne og det virtuelle samarbejde som en nødløsning. Det kan muligvis skyldes, at distancearbejde sætter store krav til medarbejderne, men særligt også ledelsen.

Distancearbejde stiller nye krav til distanceledelse

Distancearbejde kræver distanceledelse, og som mange opdagede i foråret, kan der være mange udfordringer ved det at lede på afstand. Distanceledelse stiller således nye og større krav til ledelsen i forhold til både samarbejde, sparring, kommunikation, trivsel hos medarbejderne og koordinering af arbejdsopgaver. Herunder giver vi dig nogle gode råd til, hvad du kan gøre for at få succes med distanceledelse.

Hav styr på teknologien

En af de afgørende faktorer, for at distancearbejde og distanceledelse kan lykkes, er at der er styr på den teknologi, der skal bruges. Det gælder både i forbindelse med den virtuelle kommunikation, hvor du skal sikre, at både lyd og billede fungerer, når der afholdes virtuelle møder. Du skal som leder desuden sørge for, at medarbejderne har adgang til alle de nødvendige systemer, som gør, at de kan udføre arbejdet hjemmefra.

Husk en god kommunikation

Ved distanceledelse er det vigtigt at lave forventningsafstemning med medarbejderne i forhold til, hvor meget kommunikation der skal være, når de sendes tilbage på hjemmearbejdspladsen. Som leder er det dig, der skal gå forrest og beslutte, hvordan den virtuelle kommunikation skal foregå, og hvor ofte.

Da virtuel kommunikation er anderledes end ansigt-til-ansigt kommunikation, er det desuden væsentligt at være opmærksom på virkemidler som toneleje og sprogbrug i telefon og mails, sådan at der opretholdes en god kommunikation på trods af afstanden.

Vær opmærksom på det sociale og trivsel

En stor udfordring ved distanceledelse og distancearbejde er tabet af den sociale kontakt, der er på kontoret. For at undgå at manglen på den sociale interaktion på kontoret går ud over medarbejdernes trivsel, er det derfor en god idé at følge løbende op på om medarbejderne trives med distancearbejdet. Derudover bør du som leder dyrke det sociale og fællesskabet ved at afholde videomøder og kommunikere oftere til medarbejderne gennem de virtuelle kommunikationsformer, end du måske ellers ville gøre.

Lav opfølgning på arbejdsopgaver

Distancearbejde kan meget ofte besværliggøre den daglige koordinering af arbejdsopgaver. Derfor er det vigtigt, at du som leder sørger for jævnligt at lave opfølgning på opgaver og resultater. Det kan du gøre både ved at afholde korte møder eller ved at følge op på medarbejdernes opgaver og resultater gennem statusrapportering.

Få hjælp i HR-afdelingen

Er I en større virksomhed med flere afdelinger, kan distancearbejde give endnu større udfordringer i forhold til både samarbejde og koordinering af arbejdsopgaver. Her kan det derfor være en god idé at trække på HR-afdelingen.

HR-afdelingen har som oftest et større overblik over medarbejderne, deres kompetencer og arbejdsområder. Har du som leder behov for en medarbejder til at løse en specifik arbejdsopgave, kan HR-afdelingen derfor ofte hjælpe dig med at finde frem til en kvalificeret medarbejder til at varetage opgaven – uanset hvilken afdeling denne medarbejder sidder i.

Det kan derfor være en god idé at samarbejde og holde en tæt kontakt med HR-afdelingen i forbindelse med distancearbejde. På den måde sparer du en masse tid og ressourcer på selv at skulle finde frem til den rette medarbejder og kan i stedet fokusere på at lede medarbejderne på distancen.

Få større overblik over medarbejderne med et HR system

Et HR system kan også være særligt gavnligt i forbindelse med distancearbejde og distanceledelse. I HR-systemets medarbejderdatabase kan du nemlig finde information om alle medarbejderne i virksomheden. Her kan du blandt andet få overblik over medarbejdernes arbejdsområder, kompetencer og uddannelse, hvilket kan gøre det nemmere for dig at finde frem til den rette medarbejder til en bestemt arbejdsopgave.

Hos HRM-Nordic kan vi med vores HR system hjælpe din virksomhed med at skabe overblik over medarbejderne samt planlægge og uddelegere opgaver til medarbejderne på hjemmearbejdspladsen. Vores HR system kan desuden bruges i forbindelse med rekruttering og opfølgning på trivsel, kurser og lignende.

Endelig kan vores HR system også bruges i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere, hvilket kan hjælpe dig med at holde styr på onboardingprocessen og sørge for at den nye medarbejder får en god opstartsproces – også når alle medarbejderne er sendt tilbage på hjemmearbejdspladsen.

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at få succes med distanceledelse gennem etablering af et HR system, er du velkommen til at ringe til os på telefon 70 26 32 25 eller kontakte os via mail til info@hrsolutions.dk.