Hos HRM-Nordic bestræber vi os hele tiden på at blive bedre og udvikler derfor også løbende på vores HR-system for at gøre det endnu bedre og nemmere for vores kunder at bruge, og så det fortsat dækker virksomhedens behov i dagligdagen.

I øjeblikket arbejder vi på en ny brugerflade, der har til formål at gøre vores HR-system endnu mere brugervenligt for vores kunder. Den nye brugerflade omfatter en opdatering af to af vores moduler samt en opdatering af dashboardet, der gør vores HR-system lettere tilgængeligt.

HRM Nordic er et modulopbygget HR system

HRM Nordic er et fleksibelt, effektivt og modulopbygget HR-system, der kan tilpasses virksomhedens behov og størrelse. Modulopbygningen gør, at du frit kan vælge de moduler, som du har mest gavn af, og er derfor ideelt til både mindre og mellemstore virksomheder, der ønsker at skabe overblik over medarbejderne i virksomheden og styre de forskellige HR-processer på en nemmere og mere overskuelig måde.

Vores HR system består af i alt 6 moduler, som virksomheden kan vælge til og fra efter behov. Modulerne i HRM-Nordic er:

• HRM Nordic Puls (opfølgningsværktøj)
• HRM-Nordic MUS (udviklingsværktøj)
• HRM-Nordic Onboarding (Pre- og onboardingmodul)
• HRM-Nordic Masterdata (medarbejderdatabase)
• HRM-Nordic Rekruttering (rekrutteringssytem)
• Whistleblowersystem

Her er Whistleblowersystemet vores nyeste modul, som gør det endnu lettere at håndtere den nyeste whistleblowerordning. Du kan læse mere om de forskellige moduler i vores HR system her.

Hvad bliver ændret med den nye brugerflade

Med den nye brugerflade har vi arbejdet på at opdatere vores udviklingsværktøj, MUS-konceptet i vores opfølgningsværktøj samt dashboardet, så de i højere grad lever op til og er tilpasset virksomhedens behov. Herunder kan du læse mere om den nye brugerflade, som bliver tilgængelig i august.

Dashboardet

I dashboardet på vores HR system har vi opdateret sprogprofilen med nye sprogversioner. Sproget udvikler sig hele tiden, og der kommer nye ord til, mens gamle ord forgår. Hos HRM-Nordic mener vi, at det er vigtigt, at brugerfladen afspejler det moderne sprog, og at sproget er opdateret, så det passer til år 2021.

Derfor har vi opdateret sprogprofilen på dashboardet med mere end 100.000 linjer. Dette er med til at gøre dashboardet endnu mere brugervenligt og håndterbart af vores kunder.

HRM Nordic Puls

HRM Nordic Puls er vores opfølgningsværktøj til at lave online undersøgelser og løbende opfølgning på forskellige skræddersyede fokusområder i virksomheden. Med opfølgningsværktøjet kan du følge op på trivslen, lave opfølgning på indsatsområder i forhold til klimaet eller medarbejdertilfredsheden eller få feedback på kundetilfredsheden.

HRM Nordic Puls hjælper dig på den måde med at holde fingeren på pulsen og følge med i udviklingen på jeres forskellige indsatsområder, så du hurtigt kan lave nye tiltag i tilfælde af at der skulle opstå en tilbagegang på nogle af områderne.

På den nye brugerflade har vi lavet en opdatering af vores opfølgningsværktøj. Det betyder blandt andet, at det nu er blevet endnu nemmere at opsætte spørgsmål, få feedback og lave opfølgning på de forskellige indsatsområder.

MUS-konceptet

Medarbejderudviklingssamtalen (MUS) har til formål at gøre status og drøfte medarbejderens indsats, resultater, trivsel samt faglige såvel som personlige udvikling. Derudover skal der opsættes et mål for medarbejderens kompetenceudvikling og fremtidige arbejdsopgaver.

HRM-Nordic MUS er et online MUS-system, hvor du kan opsætte dagsorden, lave deadlines og oprette skabeloner til medarbejdersamtalen. Dette kan være med til at sikre en bedre dialog til MUS-samtalen og gøre det nemmere at styre og holde overblik over aftaler i forbindelse med medarbejdersamtalen.

På den nye brugerflade har vi opdateret MUS-konceptet i forhold til opsætning af dagsorden, forberedelse samt gennemførelse af og opfølgning på medarbejdersamtalen for at sikre en bedre og mere udbytterig MUS for både medarbejderen og virksomheden.

Har du nogle spørgsmål til de nye opdateringer, og hvad de kommer til at betyde for dig og din virksomhed, er du velkommen til at kontakte os på mail info@hrm-nordic.com eller telefon 70 26 32 25.

Har du etableret den nye whistleblowerordning i din virksomhed? Udrulningen af EU’s whistleblowerdirektiv er så småt begyndt, og for de statsansatte er den nye ordning allerede trådt i kraft. Har du ikke allerede implementeret et system til den nye whistleblowerordning, er der hjælp at hente hos HRM-Nordic.

Som en integration til vores HR-system har vi lavet en ny whistleblowerløsning, der er en sikker softwareløsning, som håndterer modtagelse og behandling af indberetninger internt i virksomheden. Dette gør det nemmere for dig at få etableret den nye whistleblowerordning i virksomheden, så du overholder de nye lovkrav.

Hvad er en whistleblowerordning?

En whistleblower er en person, der oplyser om ulovlige aktiviteter eller kritisable forhold, som foregår i en privat eller offentlig virksomhed eller organisation. Whistlebloweren er ofte en medarbejder i virksomheden, der indberetter alvorlige forhold eller lovovertrædelser, som virksomheden eller en anden medarbejder har foretaget, og er derfor udsat i forhold til de konsekvenser, som afsløringen kan give.

I 2019 vedtog EU derfor et direktiv, der betød, at både offentlige og private arbejdspladser skal etablere en whistleblowerordning. Formålet med whistleblowerordningen er at opdage og bringe lovovertrædelser og andre sager frem i lyset. Det kan for eksempel være sager om seksuel krænkelse, dårlig ledelse, bedrageri, overtrædelse af lovgivninger eller øvrige krænkelsessager.

Samtidig har EU også lavet regler om, at whistleblowerens identitet skal være anonym, og at whistlebloweren skal være beskyttet mod repressalier fra ledere og kollegaer. Whistleblowerordningen skal dermed sikre, at de ansatte i virksomheden eller andre interessenter kan afsløre og indberette disse lovovertrædelser til arbejdspladsen eller til Datatilsynet anonymt og beskyttet uden at skulle frygte at miste deres arbejde som konsekvens af afsløringerne.

Whistleblowerordningen skal på den måde være med til at give medarbejdere og andre repræsentanter for virksomhederne mulighed for at handle, så chancen for at der bliver grebet ind i sager om seksuel chikane, bedrageri, forsømmelser og andre alvorlige forhold eller lovovertrædelser øges.

Skal din virksomhed have en whistleblowerordning?

Både offentlige og private arbejdspladser med mere end 50 medarbejdere er forpligtede til at etablere en intern whistleblowerordning. Etableringen af en intern whistleblowerordning gælder også for kommuner og regioner, uanset hvor mange medarbejdere, der er ansat.

Er der mere end 250 ansatte i virksomheden skal whistleblowerordningen være etableret inden d. 17. december 2021, hvorimod virksomheder med 50-249 medarbejdere skal have etableret whistleblowerordningen inden 17. december 2023.

Arbejdsgiverne i virksomhederne skal desuden udpege en eller flere personer til at modtage og håndtere de indberetninger der måtte komme fra whistleblowerne. Derudover skal der også indføres en procedure for modtagelse, bekræftelse og håndtering af indberetningerne.

Er du ejer af en privat virksomhed med mindre end 50 medarbejdere, er du ikke forpligtet til at have en intern whistleblowerordning. Virksomheder opfordres dog til at oprette en whistleblowerordning, da whistleblowerordningen hjælper til at forebygge og afsløre lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Samtidig kan whistleblowerordningen også være med til at skabe gennemsigtighed og tryghed blandt medarbejderne.

Ny whistleblowerløsning fra HRM-Nordic

Virksomheder, som er forpligtede til at etablere en whistleblowerordning, må selv bestemme, hvordan de vil etablere whistleblowerordningen i virksomheden. Dog er det vigtigt, at virksomheden har en sikker indberetningskanal.

Her kan det være en fordel at vælge et IT-system til whistleblowerordningen, der kan hjælpe jer med de forskellige processer i forbindelse med modtagelse og håndtering af anmeldelser og indberetninger. I vores HR-system har vi lavet en ny whistleblowerløsning i form af et whistleblowermodul, der kan håndtere alle processerne i virksomhedens whistleblowerordning.

Whistleblowermodulet er et system, der gør det muligt at indberette og anmelde lovovertrædelser og andre sager. I systemet kan du opsætte skabeloner med jeres whistleblowerpolitik, modtage indberetninger, behandle anmeldelser, kommunikere med whistlebloweren og sende bekræftelse for modtagelse af anmeldelsen til vedkommende.

Whistleblowersystemet kan desuden integreres med HRM-Nordics HR-system, hvilket gør det nemt for både medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og øvrige repræsentanter for virksomheden at indberette krænkelsessager og lovovertrædelser.

Det nye whistleblowermodul er klar pr. 1. oktober i år og lever op til kravene i persondataforordningen (GDPR). Modulet er opbygget således, at det ikke er muligt at se, hvem der har foretaget indberetningen, eller hvornår den er foretaget. Dette sikrer en 100% anonymitet samt en optimal beskyttelse af whistleblowerens identitet.

Få en whistleblowerløsning i dit HR-system

Med whistleblowerløsningen fra HRM-Nordic får du et system, der varetager hele whistleblowerordningen. Dette gør det endnu nemmere at etablere whistleblowerordningen i virksomheden og sikre dig desuden, at du overholder den nye lovgivning, når den træder i kraft.

Er du interesseret i at høre mere om vores whistleblowersystem, eller ønsker du at bestille det nye whistleblowermodul til dit HR-system, når det er klar d. 1. oktober, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller sende os en mail på info@hrm-nordic.com.

Det er vigtigt at give nye medarbejdere en god onboarding for at sikre, at de føler sig godt taget imod på deres nye arbejdsplads. Ligeså vigtigt er det dog at give dine nuværende medarbejdere en god offboarding, når ansættelsen afsluttes.

Dine tidligere medarbejdere er nogle af de vigtigste ambassadører for din virksomheds employer brand. En god og professionel offboarding kan derfor være med til at sikre en glad tidligere medarbejdere, som vil tale positivt om sin ansættelse i din virksomhed. Og som dermed vil anbefale din virksomhed til nye potentielle medarbejdere.

Det er derfor vigtigt at afslutte medarbejderens ansættelse med en god og gennemtænkt offboarding. Det kan være med til at sikre en gensidig respekt mellem arbejdsgiver og medarbejder – også efter medarbejderens fratrædelse.

Planlæg de forskellige processer i offboardingen

Uanset om medarbejderen er blevet opsagt, er gået på pension eller selv har sagt op, er det en god idé at gå i gang med at planlægge offboardingen. For hvordan skal medarbejderens sidste tid i virksomheden foregå, så snart medarbejderen har meldt sin fratrædelse?

Ligesom ved onboarding, kan der dog ved offboarding af en medarbejder være mange forskellige processer og administrative opgaver, der skal gennemføres. Det kan derfor være en udfordring at bevare overblikket. Her kan HRM Nordic Onboarding være en hjælp til at skabe struktur over de forskellige opgaver i offboardingprocessen.

HRM-Nordic Onboarding modulet kan bruges i offboardingen til blandt andet at lave planer med de forskellige opgaver, som ledelsen, HR-afdelingen og den fratrædende medarbejder skal gennemføre i løbet af opsigelsesperioden samt en deadline for disse. Derudover kan modulet bruges til at følge op på opgaver, indkalde til afsluttende interviews med medarbejderen samt til at skabe struktur over processen med overdragelse af arbejdsopgaver.

Endelig kan Onboarding modulet fra HRM-Nordic bruges i forbindelse med offboardingen til at udsende en officiel udmelding til de ansatte i virksomheden om medarbejderens fratrædelse. Desuden kan det bruges til at sikre aflevering af telefon, bærbar computer, nøgler og eventuelle adgangskort og koder ved fratrædelsen.

Sørg for en god overdragelse af opgaver

Er der ansat en ny medarbejder til at varetage den fratrædende medarbejders opgaver, er det vigtigt, at der sker en god overdragelse af viden om kunder og samarbejdspartnere samt overdragelse af arbejdsopgaver til denne person. Er der endnu ikke fundet en efterfølger, er det vigtigt, at der bliver udarbejdet dokumenter med al relevant viden om kunder, arbejdsområder og opgavebeskrivelser. Dette gemmes indtil en ny medarbejder er fundet.

I nogle virksomheder, hvor der endnu ikke er fundet en stedfortræder, kan det være de øvrige medarbejdere i virksomheden, som skal varetage opgaverne. Her kan HRM Nordics Onboarding modul bruges til at overdrage og uddelegere opgaver og ansvarsområder til medarbejderne.

Når en medarbejder siger op, kan der desuden være en masse opgaver, der skal nås og færdiggøres. Her kan det være en god idé, at du som leder tilbyder hjælp og støtte og sørger for at uddelegere opgaver til andre medarbejdere, så medarbejderen ikke drukner i opgaver i opsigelsesperioden.

Afhold interviews og få feedback fra medarbejderen

Opsigelsesperioden er vigtig i forhold til at sikre en god overdragelse af viden og opgaver til personen, der skal overtage den fratrædende medarbejders opgaver. Dog kan opsigelsesperioden også bruges til at få viden om, hvordan medarbejderens tid i virksomheden har været, og hvad årsagen er til, at medarbejderen har sagt op, hvis det er tilfældet.

Når medarbejderen er blevet opsagt eller selv har sagt op, er der større sandsynlighed for at få ærlig feedback, fordi medarbejderen ikke længere har noget at tabe. Det kan derfor være en god idé at udnytte denne mulighed til at høre medarbejderens ærlige mening om samarbejdet med ledelsen og kollegaer.

Mange virksomheder vælger at drøfte dette på et afsluttende møde kort tid inden medarbejderen forlader arbejdspladsen, men du kan også vælge at afholde korte opfølgende samtaler med medarbejderen undervejs i opsigelsesperioden. Uanset hvilken måde du vælger at gøre det på, er det dog vigtigt, at du skaber en tryg atmosfære, hvor medarbejderen kan tale ærligt.

Sørg for at slette medarbejderdata

Når en medarbejder fratræder sin stilling i virksomheden, skal du huske at fjerne medarbejderens adgang og ændre adgangskoder på diverse IT-systemer og programmer. Derudover er det vigtigt at alle medarbejderdata på den fratrædende medarbejder bliver slettet, når medarbejderen har forladt virksomheden, og dataene ikke længere er nødvendige.

I HRM-Nordic Masterdata kan du sætte en fratrædelsesdato på den pågældende medarbejder og dermed få en påmindelse om, at du skal huske at slette medarbejderens data. På den måde undgår du at have unødvendige data på tidligere medarbejdere i databasen, samtidig med at du sikrer, at du overholder GDPR.

Giv medarbejderen en sidste anerkendelse

Offboardingen bør være en positiv oplevelse for både virksomheden og medarbejderen, der forlader arbejdspladsen. Derfor skal offboardingen også helst afsluttes med, at alle opgaver og deadlines er nået, og at begge parter kan sige farvel med en god følelse i maven og en gensidig respekt.

For at give medarbejderen en god offboarding og afsked, kan det desuden også være en god idé at takke medarbejderen og give medarbejderen en sidste anerkendelse for sine præstationer i virksomheden. Dette kan være med til at gøre, at medarbejderen går glad derfra med et godt sidste indtryk af virksomheden.

Vi hjælper dig med at gøre offboarding-processen nemmere

Skal du sige farvel til en medarbejder? Med vores forskellige HR-løsninger og moduler kan vi hjælpe dig med at effektivisere og skabe overblik over de forskellige processer i offboardingen. På den måde kan du bruge tid på at skabe en værdifuld og mindeværdig afgang for den medarbejder, der skal stoppe.

Kontakt os på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at gøre offboardingen af medarbejdere mere effektiv og dermed sikre en god og professionel offboarding af dine medarbejdere.

Når der ansættes en ny medarbejder i virksomheden eller organisationen, er det vigtigt at sørge for en god onboarding proces, så vedkommende føler sig velkommen på den nye arbejdsplads. Flere virksomheder er dog i højere grad begyndt at lave digital rekruttering, og med pandemien, hvor mange af virksomhedens ansatte arbejder hjemmefra, foregår også den efterfølgende onboarding proces virtuelt.

En virtuel onboarding proces kræver dog noget ekstra fra både ledelsen, teamet og den nye medarbejder, som skal introduceres til en ny arbejdsplads og nye arbejdsopgaver på distancen. Når onboardingen foregår virtuelt, kræver det en endnu skarpere struktur for at bevare overblikket over de forskellige processer i onboardingen. Samtidig kan det være svært for den nye medarbejdere at finde sig til rette på den nye arbejdsplads, når al kontakt med ledelsen og de øvrige medarbejdere i teamet foregår virtuelt.

Derfor er det vigtigt, at du som leder sammen med HR-afdelingen sørger for at planlægge onboarding processen, så den passer til det virtuelle rum, og giver medarbejderen en god opstartsfase i virksomheden på distancen.

Få styr på de forskellige processer i den virtuelle onboarding

Når den rigtige kandidat til stillingen er fundet, og der er skrevet under på kontrakten, skal den nye medarbejder onboardes i virksomheden og i teamet. I onboardingprocessen er der ofte mange administrative opgaver og processer, der skal gennemføres, og det kan derfor være svært at holde overblikket.

Særligt når onboardingen foregår virtuelt, kan det være svært at bevare overblikket over, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. Med HRM-Nordic Onboarding kan du nemt skabe struktur over de forskellige opgaver i pre- og onboardingprocessen og tildele de forskellige opgaver til de forskellige personer i virksomheden.

HRM-Nordic Onboarding kan på den måde anvendes i forbindelse med preboardingen til for eksempel at sørge for at medarbejderen bliver oprettet i systemet, og at der bliver bestilt og opsat computer og andet IT-udstyr, som den nye medarbejder skal bruge på hjemmearbejdspladsen.

Modulet kan også bruges i selve onboardingprocessen til at oprette og fordele opgaver, så der skabes et overblik over, hvem der står for at sende introduktionsmateriale, og hvem der er ansvarlig for at følge op på, at alt fungerer som det skal på hjemmekontoret. Det er desuden muligt at sætte deadlines på opgaver, så alle processer bliver gennemført i rette tid både før og efter den nye medarbejder er startet.

Gode råd til at skabe en god virtuel onboarding proces

Som nævnt kræver en virtuel onboarding en ekstra indsats fra ledelsen for at sikre, at den nye medarbejder får en god introduktion til virksomheden, kulturen og arbejdsopgaver såvel som til de øvrige medarbejdere i teamet.

Udover at få styr på og skabe struktur over de forskellige processer i onboardingen, får du derfor en række andre gode råd, som kan være med til at sikre en god virtuel onboardingproces for den nye medarbejder.

Byd velkommen med blomster

Selvom den nye medarbejder ikke skal møde fysisk ind på arbejdspladsen, kan det alligevel være en god idé at sende blomster og en lille hilsen hjem til medarbejderens adresse for at sige velkommen. På den måde føler den nye medarbejder sig godt taget imod på trods af at det næste stykke tid står på hjemmearbejde alene på hjemmearbejdspladsen.

Giv en god introduktion til virksomheden og de ansatte

Det kan være svært for den nye medarbejder at få et indblik i virksomhedskulturen og lære de øvrige ansatte i virksomheden at kende, når alle medarbejderne arbejder hjemmefra. Det er derfor en god idé, at du som leder arrangerer et virtuelt møde, hvor du giver den nye medarbejder en god introduktion til virksomheden, og hvor de øvrige medarbejdere i teamet kan få mulighed for at præsentere sig selv og deres arbejdsområder.

Her kan HR-afdelingen eventuelt hjælpe lederen med at få lavet en dagsorden for det virtuelle møde samt en skabelon med en række punkter, som medarbejderne i teamet kan tage udgangspunkt i, når de skal introducere sig selv for den nye medarbejder. Både dagsordenen og skabelonen kan udsendes til medarbejderne i teamet gennem virksomhedens HR-system.

Afhold jævnligt virtuelle møder

Udover at holde et virtuelt opstartsmøde kort tid efter at den nye medarbejder er ansat, er det desuden vigtigt at afholde hyppige virtuelle møder og samtaler. Det gælder både 1:1 samtaler mellem den nye medarbejder og lederen, men også mellem medarbejderne i teamet.

Med 1:1 samtaler har du som leder mulighed for at følge op på den nye medarbejder og sikre dig at medarbejderen har en god onboarding og trives i det nye arbejde. Gennem samtalerne kan I således drøfte arbejdsopgaver såvel som medarbejderens trivsel.

Virtuelle møder mellem medarbejderne kan afholdes som et virtuelt kaffemøde, hvor medarbejderne har mulighed for at snakke uformelt om andet end arbejdsopgaver. Dette giver den nye medarbejder øget mulighed for at lære de andre medarbejdere at kende.

Udvælg faste mentorer

Som ny medarbejder vil den første tid ofte være en stor omvæltning, og der er mange ting om virksomheden, de ansatte, IT-systemerne og arbejdsopgaverne som skal huskes. For at sikre at den nye medarbejder får en god onboarding, kan det derfor være en mulighed at udpege 1-2 mentorer, som den nye medarbejder har mulighed for at komme med spørgsmål til.

Mentorerne vil ofte være kollegaer, som kender til virksomheden og arbejdsopgaverne, og skal hjælpe og give feedback på den nye medarbejders arbejdsopgaver. Mentorernes opgave er desuden at følge op på medarbejderen og give medarbejderen større indblik i virksomhedens værdier og mål.

Vi hjælper dig med onboarding på distancen

Har du ansat en ny medarbejder, som skal have onboarding på distancen, kan vi hjælpe. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skabe struktur og overblik over alle de forskellige processer i både pre- og onboardingen og på den måde sørge for, at den nye medarbejder får en god virtuel opstart i virksomheden.

Kontakt os på 70 26 32 25 eller send os en mail på info@hrm-nordic.com, hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan vores onboarding modul kan hjælpe din virksomhed med onboarding af nye medarbejdere.

Løbende trivselsmålinger er blevet en nødvendighed. Covid-19 og nedlukningen af store dele af Danmark har medført at både virksomheder, skoler og organisationer er under stort pres. For de fleste har det betydet en stor omstilling, hvor både hjemmearbejde og hjemmeundervisning er blevet en del af rigtig manges hverdag.

Den længerevarende hjemsendelse og sociale isolation kan dog have store konsekvenser for både medarbejdernes trivsel og mentale sundhed. Som leder af en virksomhed, organisation eller skole, hvor medarbejdere, lærer og elever er hjemsendte eller arbejder hjemmefra, bør du derfor også have et øget fokus på at fremme trivslen i denne svære tid.

Her kan HRM-Nordic Puls være et godt værktøj til at få løbende feedback og lave løbende trivselsmålinger hos de personer, der arbejder hjemme eller er hjemsendt.

Få løbende feedback på trivslen via SMS med HRM-Nordic Puls

HRM Nordic Puls er et værktøj, der gør det muligt at lave online undersøgelser og få feedback på forskellige fokusområder som for eksempel trivsel. Med værktøjet kan du opsætte og udsende spørgsmål til de involverede personer, der kan være med til at give større afklaring om, hvordan de trives.

Spørgsmålene kan du sende ud både via mail eller SMS, hvilket gør det endnu nemmere at få feedback på spørgsmålene – særligt hos medarbejdere eller elever, som måske ikke har en mail, men som oftest vil have en telefon på sig.

I den SMS, som sendes ud til modtageren, vil der være et link til spørgsmålene. Hvert spørgsmål besvares ud fra en skala. Når alle personerne har besvaret spørgsmålene, får du en samlet rapport over svarene, som du kan bruge til løbende at følge op på trivslen.

Værktøjet giver på den måde mulighed for nemt og hurtigt at få løbende feedback hos medarbejderne, så det er muligt at holde fingeren på pulsen og følge udviklingen på medarbejdernes trivsel tæt. Du kan læse meget mere om værktøjet her.

Lav løbende opfølgning på trivslen

Den løbende feedback du modtager, skal du bruge til at lave løbende opfølgning på medarbejdernes trivsel. Med udgangspunkt i de spørgsmål, som medarbejderne har besvaret, kan du skabe en dialog med de involverede personer om, hvad der går godt, hvad der går mindre godt, og hvad der kan gøres for at øge trivslen.

Ved at lave løbende trivselsmålinger og tage dialogen direkte med medarbejderne, er der mulighed for hurtigere at kunne rette op på mistrivsel og lave nye tiltag, som har til formål at øge trivslen i virksomheden, organisationen eller på skolerne.

HRM-Nordic Puls kan på den måde bruges til at højne kommunikationen mellem medarbejdere, ledere og elever med løbende trivselsmålinger for at holde øje med trivslen og den mentale sundhed hos de personer, som er hjemsendt eller arbejder hjemmefra.

Samtidig kan værktøjet hjælpe ledelsen med at få viden om, hvordan Corona-krisen påvirker trivslen og den mentale sundhed hos medarbejdere og elever, hvilket kan bruges til at lave konkrete tiltag for at skabe en bedre trivsel.

Gode råd til at øge trivslen og det psykiske arbejdsmiljø

Der kan være flere måder, hvorpå virksomheden, organisationen eller skolerne kan øge trivslen på. Her er det som udgangspunkt en god idé at kigge på den feedback, som ledelsen har fået fra medarbejderne og derudfra tage dialogen med medarbejderne om, hvad der ville kunne være med til at skabe en bedre trivsel for dem.

Herunder får du 9 generelle råd til, hvordan du kan styrke trivsel og mental sundhed på arbejdspladsen:

• Lav klare udmeldinger og spilleregler om, hvordan I håndterer Corona-situationen, og hvordan I overholder retningslinjerne.
• Giv medarbejderne anerkendelse for deres indsats – både dem som arbejder hjemme, og dem som er hjemsendt.
• Følg op på medarbejderne for at tale om, hvordan dagen er gået, hvad der er gået godt, og hvad der er gået mindre godt og slut gerne af med dagens gode historie for at slutte arbejdsdagen af på en god måde.
• Sørg for at give den nødvendige støtte til de medarbejdere der har brug for det, og grib ind ved tegn på overbelastning, stress eller mistrivsel.
• Hjælp medarbejderne med at sætte grænsen mellem fritid og arbejde, hvis de har brug for det.
• Sørg for at alle medarbejdere ved, hvad deres rolle er, og hvilke opgaver der er deres ansvar.
• Hav en løbende dialog med medarbejderne gennem telefon- og videomøder.
• Sørg for at have en tæt dialog med medarbejderne i forhold til nye tiltag, udfordringer, erfaringsudveksling og lignende.
• Hav fokus på at skabe et tæt samarbejde mellem medarbejderne og ledelsen for at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø.

Få feedback på medarbejdernes og elevernes trivsel uden betaling

Covid-19 har forandret hverdagen for rigtig mange. Både de ansatte i virksomhederne, medarbejderne i organisationerne og eleverne i skoleklasserne har måtte omstille sig til den nye virkelighed. Disse forandringer kan dog have rigtig store konsekvenser for trivslen.

Hos HRM-Nordic tilbyder vi derfor de organisationer og skoler, som har personer hjemsendt, mulighed for at anvende vores værktøj HRM-Nordic Puls til at få feedback på trivsel og mental sundhed uden betaling. Du kan læse mere om, hvordan det foregår her.

Er du interesseret i at høre mere om vores opfølgningsværktøj, eller har du spørgsmål til, hvordan du kan bruge det i din virksomhed, er du også velkommen til at ringe til os på 70 26 32 25 eller kontakte os via mail på info@hrm-nordic.com.

Foruden løbende trivselsmålinger, er det vigtigt og obligatorisk med en APV trivselsmåling. Læs mere om det på APV – nemt og effektivt i 3 trin (hrsolutions-as.com).

Covid-19 har skabt markante ændringer i de flestes hverdag, og medført, at mange virksomheder har måtte omstille sig og sende medarbejderne tilbage på hjemmearbejdspladsen. Når alle medarbejdere er spredt ud over forskellige geografiske placeringer, stiller det dog større krav til ledelsen i forhold til styring og udvikling af medarbejderne.

En god MUS samtale opbygger tillid og skaber en god dialog mellem leder og medarbejder. Den er med til at skabe et rum, hvor der kan tales om medarbejderens arbejdsopgaver, trivsel og udvikling i trygge rammer. Derfor foregår MUS samtalen også oftest ansigt-til-ansigt.

Nu, hvor distancearbejde og distanceledelse er blevet en del af mange virksomheders hverdag, kan det dog betyde, at MUS samtalen med medarbejderne i stedet må foregå online. Her får du derfor gode råd til, hvordan du afholder en vellykket MUS samtale med dine ansatte online.

Tænk over kommunikationen

De fleste virksomheder har oplevet stor succes med distancearbejde, og mange ledere har formået at skabe en god online kommunikation med medarbejderne. Som leder bør du dog være opmærksom på, at noget af kommunikationen går tabt, når den bliver trukket online og ikke længere er ansigt-til-ansigt.

For at sikre at MUS samtalen bliver vellykket, selvom den foregår online, er det derfor vigtigt, at du tænker over måden du kommunikere til de enkelte medarbejdere på. Tænk særligt over sprogbrug og toneleje når du taler med dine medarbejdere, og vær opmærksom på de signaler du sender.

Når kommunikationen er skriftlig, kan du eventuelt gøre brug af de kommunikationsmuligheder, som de digitale kanaler tilbyder. Her kan du for eksempel gøre brug af humørikoner, billeder, memes og lignende, når der skal laves mødeaftaler eller følges op på arbejdsopgaver og mål. Ved at udnytte de muligheder der er ved online kommunikation, kan du gøre kommunikationen mere personlig og nærværende.

Få styr på det tekniske før den online udviklingssamtale

Når du som leder skal afholde udviklingssamtaler med dine medarbejdere online, er det afgørende, at der er styr på den tekniske opstilling. Hvis kameraet er sløret, videoen hakker eller lyden forsvinder, kan det få konsekvenser for dialogen og samtalens flow.

Både medarbejder og leder skal derfor sørge for, at der er styr på kamera og mikrofon, så både lyd og video fungerer optimalt, inden udviklingssamtalen går i gang. Skal I kunne se hinandens skærme, er det også vigtigt, at I sikrer jer, at I begge kan se og dele skærmvisningen.

Når der er styr på hele det tekniske setup, kan I koncentrere jer om selve samtalen og få en bedre og mere flydende dialog, der ikke bliver afbrudt af tekniske problemer.

Brug et HR system til forberedelse og overblik

Forberedelse er afgørende for en vellykket og god udviklingssamtale – uanset om den foregår online eller fysisk. Her kan det være en god idé at benytte et HR system til at forberede MUS samtalen og holde overblik.

Med HRM-Nordic MUS kan du oprette dine egne skabeloner for MUS samtalen og udsende et forberedelsesskema til medarbejderen samt en dagsorden for samtalen. I værktøjet kan du desuden opsætte påmindelser og deadlines for samtalen, indhente accept til afholdelse af samtalen fra medarbejderen samt følge med i, hvor langt medarbejderen er i processen med at udfylde forberedelsesskemaet.

HRM-Nordic MUS er dermed et godt værktøj til styring, håndtering og forberedelse af MUS samtaler, så begge parter er velforberedte inden samtalen afholdes.

Afhold MUS samtalen i rolige omgivelser

For at skabe de bedste betingelser for en vellykket udviklingssamtale online, er det vigtigt, at samtalen afholdes i rolige og uforstyrrede omgivelser. Ved ansigt-til-ansigt udviklingssamtaler afholdes samtalen typisk i et mødelokale eller på et kontor, hvor begge parter kan tale uforstyrret. Når udviklingssamtalen foregår online, og begge parter er placeret forskellige steder geografisk, er der ikke de samme muligheder.

Når du og dine medarbejdere skal afholde udviklingssamtaler online, skal I derfor sørge for at vælge et tidspunkt, hvor begge parter kan tale sammen uden at blive afbrudt og forstyrret. Når der ikke er små børn der larmer i baggrunden eller andre forstyrrelser i omgivelserne, kan I nemlig bedre fordybe jer i samtalen.

Online samtaler tager ofte kortere tid end fysiske møder, men sørg alligevel for at afsætte nok tid til mødet, så I ikke skal afbryde jeres samtale midt i det hele, fordi en af jer har en anden aftale.

Tag udgangspunkt i den fysiske MUS samtale

Selvom udviklingssamtalen foregår online, bør den stadigvæk tage udgangspunkt i de elementer fra den fysiske samtale, der er med til at gøre MUS samtalen vellykket. En god medarbejdersamtale skal være konstruktiv, tillidsskabende, individbaseret og fremtidsskuende.

Sørg for at give medarbejderen ros og bekræftelse for præstationer og resultater, som medarbejderen har opnået, samt give konstruktiv feedback på eventuelle forbedrings- og udviklingsmuligheder. Som allerede nævnt, går noget af kommunikation tabt, når den foregår online, og det er derfor vigtigt, at du som leder tænker særligt over din kommunikation og sender tydelige signaler til medarbejderen om at deltage i samtalen. Sørg desuden for at give medarbejderen taletid og vær lyttende i forhold til, hvad medarbejderen har at sige.

MUS samtalen er en god mulighed for at styrke tilliden mellem dig som leder og medarbejderen. Derfor er det også vigtigt, at du sørger for at give medarbejderen en god oplevelse ved at være lyttende og stille gode spørgsmål, der fokuserer på medarbejderens motivation, trivsel og fremtidige udvikling.

Lav opfølgning på den online MUS samtaler

Online MUS samtaler kræver mere af både medarbejder og arbejdsgiver end fysiske samtaler. Men hvis begge parter er velforberedte, der er styr på det tekniske setup, og der er taget højde for de begrænsninger, der er i forhold til kommunikationen, når den foregår online, kan den online udviklingssamtale sagtens blive en succes.

For at sikre at også fremtidige online MUS samtaler bliver vellykkede, kan det dog være en god idé at få feedback på samtalen fra medarbejderen. Spørg medarbejderen, hvordan vedkommende synes, at samtalen er forløbet, både i forhold til forberedelse, det tekniske aspekt og selve samtalen. På den måde ved du, hvad der fungerer, og hvad der muligvis skal ændres på eller gøres bedre til næste gang.

Derudover er det vigtigt, at du sørger for at følge op de aftaler, som du og medarbejderen har lavet i forhold til medarbejderens fremtidige udviklingsmuligheder. Dette vil også gøre, at medarbejderen føler, at udviklingssamtalen har været frugtbar og vellykket. I værktøjet HRM-Nordic MUS kan du opsætte påmindelser, så du husker at få fulgt op på MUS samtalen.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vores kontaktformular.

Har du brug for nogle HR værktøjer til MUS samtalen? Besøg HR Solutions | Vi leverer løsninger til mennesker (hrsolutions-as.com)

Selvom distancearbejde allerede har været en integreret del i mange virksomheder før Corona, har Coronakrisen alligevel været med til at skub i forhold til etablering af hjemmearbejdspladser og distancearbejde i de fleste virksomheder. Under nedlukningen af Danmark i foråret blev hjemmearbejdspladserne dermed for alvor sat på prøve, og for mange virksomheder gik det da også over al forventning.

Med regeringens nye restriktioner er mange virksomheder nu igen nødsaget til at sende medarbejderne på hjemmearbejde, og selvom nogle har set fordelene ved distancearbejde, er der stadigvæk nogle virksomheder, som ser hjemmearbejdspladserne og det virtuelle samarbejde som en nødløsning. Det kan muligvis skyldes, at distancearbejde sætter store krav til medarbejderne, men særligt også ledelsen.

Distancearbejde stiller nye krav til distanceledelse

Distancearbejde kræver distanceledelse, og som mange opdagede i foråret, kan der være mange udfordringer ved det at lede på afstand. Distanceledelse stiller således nye og større krav til ledelsen i forhold til både samarbejde, sparring, kommunikation, trivsel hos medarbejderne og koordinering af arbejdsopgaver. Herunder giver vi dig nogle gode råd til, hvad du kan gøre for at få succes med distanceledelse.

Hav styr på teknologien

En af de afgørende faktorer, for at distancearbejde og distanceledelse kan lykkes, er at der er styr på den teknologi, der skal bruges. Det gælder både i forbindelse med den virtuelle kommunikation, hvor du skal sikre, at både lyd og billede fungerer, når der afholdes virtuelle møder. Du skal som leder desuden sørge for, at medarbejderne har adgang til alle de nødvendige systemer, som gør, at de kan udføre arbejdet hjemmefra.

Husk en god kommunikation

Ved distanceledelse er det vigtigt at lave forventningsafstemning med medarbejderne i forhold til, hvor meget kommunikation der skal være, når de sendes tilbage på hjemmearbejdspladsen. Som leder er det dig, der skal gå forrest og beslutte, hvordan den virtuelle kommunikation skal foregå, og hvor ofte.

Da virtuel kommunikation er anderledes end ansigt-til-ansigt kommunikation, er det desuden væsentligt at være opmærksom på virkemidler som toneleje og sprogbrug i telefon og mails, sådan at der opretholdes en god kommunikation på trods af afstanden.

Vær opmærksom på det sociale og trivsel

En stor udfordring ved distanceledelse og distancearbejde er tabet af den sociale kontakt, der er på kontoret. For at undgå at manglen på den sociale interaktion på kontoret går ud over medarbejdernes trivsel, er det derfor en god idé at følge løbende op på om medarbejderne trives med distancearbejdet. Derudover bør du som leder dyrke det sociale og fællesskabet ved at afholde videomøder og kommunikere oftere til medarbejderne gennem de virtuelle kommunikationsformer, end du måske ellers ville gøre.

Lav opfølgning på arbejdsopgaver

Distancearbejde kan meget ofte besværliggøre den daglige koordinering af arbejdsopgaver. Derfor er det vigtigt, at du som leder sørger for jævnligt at lave opfølgning på opgaver og resultater. Det kan du gøre både ved at afholde korte møder eller ved at følge op på medarbejdernes opgaver og resultater gennem statusrapportering.

Få hjælp i HR-afdelingen

Er I en større virksomhed med flere afdelinger, kan distancearbejde give endnu større udfordringer i forhold til både samarbejde og koordinering af arbejdsopgaver. Her kan det derfor være en god idé at trække på HR-afdelingen.

HR-afdelingen har som oftest et større overblik over medarbejderne, deres kompetencer og arbejdsområder. Har du som leder behov for en medarbejder til at løse en specifik arbejdsopgave, kan HR-afdelingen derfor ofte hjælpe dig med at finde frem til en kvalificeret medarbejder til at varetage opgaven – uanset hvilken afdeling denne medarbejder sidder i.

Det kan derfor være en god idé at samarbejde og holde en tæt kontakt med HR-afdelingen i forbindelse med distancearbejde. På den måde sparer du en masse tid og ressourcer på selv at skulle finde frem til den rette medarbejder og kan i stedet fokusere på at lede medarbejderne på distancen.

Få større overblik over medarbejderne med et HR system

Et HR system kan også være særligt gavnligt i forbindelse med distancearbejde og distanceledelse. I HR-systemets medarbejderdatabase kan du nemlig finde information om alle medarbejderne i virksomheden. Her kan du blandt andet få overblik over medarbejdernes arbejdsområder, kompetencer og uddannelse, hvilket kan gøre det nemmere for dig at finde frem til den rette medarbejder til en bestemt arbejdsopgave.

Hos HRM-Nordic kan vi med vores HR system hjælpe din virksomhed med at skabe overblik over medarbejderne samt planlægge og uddelegere opgaver til medarbejderne på hjemmearbejdspladsen. Vores HR system kan desuden bruges i forbindelse med rekruttering og opfølgning på trivsel, kurser og lignende.

Endelig kan vores HR system også bruges i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere, hvilket kan hjælpe dig med at holde styr på onboardingprocessen og sørge for at den nye medarbejder får en god opstartsproces – også når alle medarbejderne er sendt tilbage på hjemmearbejdspladsen.

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at få succes med distanceledelse gennem etablering af et HR system, er du velkommen til at ringe til os på telefon 70 26 32 25 eller kontakte os via mail til info@hrsolutions.dk.

Hos MyHRsol tilbyder vi nu digital underskrift i vores kontrakt modul. Vi får løbende mange gode forslag til nye moduler fra vores brugere, som vi løbende implementerer, når vi mener, at det vil kunne gavne størstedelen af vores brugere. Igennem de seneste måneder har vi implementeret en del af disse forbedringer. Det betyder blandt andet, at du som noget nyt kan underskrive vigtige dokumenter og kontrakter med MyHRsol E-signing. Det nye modul er et underskriftsmodul, der gør det endnu nemmere at underskrive ansættelseskontrakter og andre vigtige dokumenter med digital signatur. (mere…)