Åbenhed, integritet og ansvarlighed

En whistleblowerordning er mere end bare en pligt.

Det er lovpligtigt for alle virksomheder, der har over 50 ansatte, men derfor giver det også god mening for dig som lille virksomhed at have.

Opdag problemer før de vokser dig over hovedet

En whistleblowerordning er også en god forretning

En whistleblowerordning er et stærkt redskab til at opdage problemer i virksomheden inden de udvikler sig, og dermed tage hånd om dem med det samme.

En værdifuld mulighed for dig

Dine medarbejdere får mulighed for - anonymt - at rapportere om eventuelle problemstillinger.

Ofte stillede spørgsmål

Risikerer vi ikke at få mange uberettigede indberetninger, hvis whistlebloweeren kan vælge at være anonym?

En potentiel whistleblower vil opfatte muligheden for 100% anonymitet som betryggende, hvilket i mange tilfælde medvirker til, at whistlebloweren indsender sin indberetning.

Hvorfor skal jeg som bruger oprette minimum to kontaktpersoner på whistleblowerportalen?

Det er vigtigt, at I oplyser to kontaktpersoner. I det tilfælde at en af kontaktpersonerne er berørt af en indberetning, vil den anden kontaktperson blive inddraget.

er der mulighed for at tilkøbe flere kontaktpersoner?

Ja. I store organisationer kan det give god mening at have et større antal kontaktpersoner. Dette kan være aktuelt dels for at minimere byrden og dels for bedre at kunne undgå interessekonflikt, men også hvis der er behov for, at flere kontaktpersoner bliver involveret i samme sag.

Er der virkelig nødvendigt med en whistleblowerordning?

En whistleblowerordning er med til at styrke tilliden og gennemsigtigheden i en organisation, som får mulighed for at være proaktiv i stedet for reaktiv med de anmeldelser, der kommer ind via whistleblowerordningen og kan være med til at bringe ledelsen tættere på forretningen.
Samtidig bliver det på baggrund af et EU-direktiv et lovkrav, at alle organisationer med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning.

hvorfor kan vi ikke indberette sager via e-mail eller telefon?

Vi har valgt at tilbyde denne form, for at den højeste grad af sikkerhed og anonymitet for anmelderen. Samtidigt sikrer vi, via en uvildig ekstern advokat at der kan gennemføres undersøgelser og opretholde en sikker og beskyttet dialog med anmelder såvel som jeres kontaktpersoner uden risiko for fejlagtig deling af personoplysninger eller andre fortrolige eller sensitive oplysninger.

er det nødvendigt at gøre sin whistleblowerportal tilgængelig for offentligheden?

Man kan som organisation selv vælge om man gør sin whistleblowerportal tilgængelig via et afgrænset intranet eller via en åben hjemmeside.

Som udgangspunkt anbefaler vi at gøre whistleblowerportalen tilgængelig på organisationens hjemmeside, via HRM-Nordic så fx samarbejdspartnere kan benytte sig af ordningen.

hvornår bliver kontaktpersonen i organisationen oplyst om, at der er oprettet en sag i whistleblowerportalen?

Kontaktpersonerne vil kunne se, at der er oprettet en ny indberetning via HRM-Nordic, så snart whistlebloweren har indberettet den i Whistleblowerportalen. Det vil dog ikke være muligt at tilgå sagen, før advokaten har undersøgt sagen og tildelt den til en af kontaktpersonerne. De øvrige kontaktpersoner vil ikke kunne tilgå sagen, hvis sagen tildeles sagen til en anden kontaktperson, men de kan se, at der er en indberetning.

hvilket overblik over sager giver whistleblowerportalen?

Whistleblowerportalen giver de tilknyttede kontaktpersoner i organisationen overblik over antallet af indberetninger i alt og fordelt på kategori, antal indberetninger pr. måned, samt gennemsnitlig behandlingstid pr. indberetning. Desuden kan den enkelte sagsbehandler se antallet af sager som vedkommende er blevet tildelt.

sikkerhed - anonymitet - whistleblowerportalen?

Whistleblowerportalen sikrer, at whistleblower kan bevare sin anonymitet. Når der foretages en indberetning, genererer systemet en randomiseret adgangskode, som skal bruges for senere at kunne tilgå sagen. Hverken advokat eller den organisation, der udstiller whistleblowerportalen for medarbejdere mf., har mulighed for at se hvem whistleblower er med mindre denne vælger at indberette eller ændre sin status til ”Fortrolig” hvorved Advokaten får adgang til whistleblowers kontaktoplysninger.
Al kommunikation sker krypteret (HTTPS). Brugeradgang for sagsbehandlere hos advokaten og kontaktpersoner hos organisationen er beskyttet med to-faktorvalidering.

hvad koster det at oprette en whistleblowerportal?

Det koster kr. 9.600 ekskl. moms pr. år at have whistleblowerportalen hos HRM-Nordic. Prisen inkluderer oprettelse, adgang til whistleblowerportalen samt dokumentpakke indeholdende politik, persondatapolitik, GDPR-fortegnelse, plakat til intern awarenes og den indledende vurdering af om indberetninger falder inden eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.
Selve sagsbehandlingen for en sag, der falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, afregnes efter medgået tid hos advokaten.

hvordan opretter jeg en whistleblowerordning til min organisation?

Oprettelsen foregår digitalt her på hjemmesiden. Du skriver til os, så opretter vi hurtigt – indenfor 48 timer er ordningen klar til jer.
Du har undervejs mulighed for at uploade jeres organisationslogo og -farver, så jeres whistleblowerportal bliver tilpasset jeres visuelle identitet.
Når tilmeldingsprocessen er gennemført og godkendt hos os, modtager I link til whistleblowerportalen som kan lægges på jeres intranet eller hjemmeside.

hvem skal jeg kontakte, hvis jeg har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål?

Hvis du har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål til whistleblowerordningen, så skriv til info@hrm-nordic.com og beskriv udfordringen, så hjælper vi dig.

Vores garantier som leverandører af HR System

Vores værdier er respekt, løsningsorienteret, kvalitet og målrettet – disse værdier tilstræber vi at inkorporerer i vores daglige arbejde såvel internt, som med vores kunder.