Sådan sikrer du en god offboarding af din medarbejder

Det er vigtigt at give nye medarbejdere en god onboarding for at sikre, at de føler sig godt taget imod på deres nye arbejdsplads. Ligeså vigtigt er det dog at give dine nuværende medarbejdere en god offboarding, når ansættelsen afsluttes.

Dine tidligere medarbejdere er nogle af de vigtigste ambassadører for din virksomheds employer brand. En god og professionel offboarding kan derfor være med til at sikre en glad tidligere medarbejdere, som vil tale positivt om sin ansættelse i din virksomhed. Og som dermed vil anbefale din virksomhed til nye potentielle medarbejdere.

Det er derfor vigtigt at afslutte medarbejderens ansættelse med en god og gennemtænkt offboarding. Det kan være med til at sikre en gensidig respekt mellem arbejdsgiver og medarbejder – også efter medarbejderens fratrædelse.

Planlæg de forskellige processer i offboardingen

Uanset om medarbejderen er blevet opsagt, er gået på pension eller selv har sagt op, er det en god idé at gå i gang med at planlægge offboardingen. For hvordan skal medarbejderens sidste tid i virksomheden foregå, så snart medarbejderen har meldt sin fratrædelse?

Ligesom ved onboarding, kan der dog ved offboarding af en medarbejder være mange forskellige processer og administrative opgaver, der skal gennemføres. Det kan derfor være en udfordring at bevare overblikket. Her kan HRM Nordic Onboarding være en hjælp til at skabe struktur over de forskellige opgaver i offboardingprocessen.

HRM-Nordic Onboarding modulet kan bruges i offboardingen til blandt andet at lave planer med de forskellige opgaver, som ledelsen, HR-afdelingen og den fratrædende medarbejder skal gennemføre i løbet af opsigelsesperioden samt en deadline for disse. Derudover kan modulet bruges til at følge op på opgaver, indkalde til afsluttende interviews med medarbejderen samt til at skabe struktur over processen med overdragelse af arbejdsopgaver.

Endelig kan Onboarding modulet fra HRM-Nordic bruges i forbindelse med offboardingen til at udsende en officiel udmelding til de ansatte i virksomheden om medarbejderens fratrædelse. Desuden kan det bruges til at sikre aflevering af telefon, bærbar computer, nøgler og eventuelle adgangskort og koder ved fratrædelsen.

Sørg for en god overdragelse af opgaver

Er der ansat en ny medarbejder til at varetage den fratrædende medarbejders opgaver, er det vigtigt, at der sker en god overdragelse af viden om kunder og samarbejdspartnere samt overdragelse af arbejdsopgaver til denne person. Er der endnu ikke fundet en efterfølger, er det vigtigt, at der bliver udarbejdet dokumenter med al relevant viden om kunder, arbejdsområder og opgavebeskrivelser. Dette gemmes indtil en ny medarbejder er fundet.

I nogle virksomheder, hvor der endnu ikke er fundet en stedfortræder, kan det være de øvrige medarbejdere i virksomheden, som skal varetage opgaverne. Her kan HRM Nordics Onboarding modul bruges til at overdrage og uddelegere opgaver og ansvarsområder til medarbejderne.

Når en medarbejder siger op, kan der desuden være en masse opgaver, der skal nås og færdiggøres. Her kan det være en god idé, at du som leder tilbyder hjælp og støtte og sørger for at uddelegere opgaver til andre medarbejdere, så medarbejderen ikke drukner i opgaver i opsigelsesperioden.

Afhold interviews og få feedback fra medarbejderen

Opsigelsesperioden er vigtig i forhold til at sikre en god overdragelse af viden og opgaver til personen, der skal overtage den fratrædende medarbejders opgaver. Dog kan opsigelsesperioden også bruges til at få viden om, hvordan medarbejderens tid i virksomheden har været, og hvad årsagen er til, at medarbejderen har sagt op, hvis det er tilfældet.

Når medarbejderen er blevet opsagt eller selv har sagt op, er der større sandsynlighed for at få ærlig feedback, fordi medarbejderen ikke længere har noget at tabe. Det kan derfor være en god idé at udnytte denne mulighed til at høre medarbejderens ærlige mening om samarbejdet med ledelsen og kollegaer.

Mange virksomheder vælger at drøfte dette på et afsluttende møde kort tid inden medarbejderen forlader arbejdspladsen, men du kan også vælge at afholde korte opfølgende samtaler med medarbejderen undervejs i opsigelsesperioden. Uanset hvilken måde du vælger at gøre det på, er det dog vigtigt, at du skaber en tryg atmosfære, hvor medarbejderen kan tale ærligt.

Sørg for at slette medarbejderdata

Når en medarbejder fratræder sin stilling i virksomheden, skal du huske at fjerne medarbejderens adgang og ændre adgangskoder på diverse IT-systemer og programmer. Derudover er det vigtigt at alle medarbejderdata på den fratrædende medarbejder bliver slettet, når medarbejderen har forladt virksomheden, og dataene ikke længere er nødvendige.

I HRM-Nordic Masterdata kan du sætte en fratrædelsesdato på den pågældende medarbejder og dermed få en påmindelse om, at du skal huske at slette medarbejderens data. På den måde undgår du at have unødvendige data på tidligere medarbejdere i databasen, samtidig med at du sikrer, at du overholder GDPR.

Giv medarbejderen en sidste anerkendelse

Offboardingen bør være en positiv oplevelse for både virksomheden og medarbejderen, der forlader arbejdspladsen. Derfor skal offboardingen også helst afsluttes med, at alle opgaver og deadlines er nået, og at begge parter kan sige farvel med en god følelse i maven og en gensidig respekt.

For at give medarbejderen en god offboarding og afsked, kan det desuden også være en god idé at takke medarbejderen og give medarbejderen en sidste anerkendelse for sine præstationer i virksomheden. Dette kan være med til at gøre, at medarbejderen går glad derfra med et godt sidste indtryk af virksomheden.

Vi hjælper dig med at gøre offboarding-processen nemmere

Skal du sige farvel til en medarbejder? Med vores forskellige HR-løsninger og moduler kan vi hjælpe dig med at effektivisere og skabe overblik over de forskellige processer i offboardingen. På den måde kan du bruge tid på at skabe en værdifuld og mindeværdig afgang for den medarbejder, der skal stoppe.

Kontakt os på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at gøre offboardingen af medarbejdere mere effektiv og dermed sikre en god og professionel offboarding af dine medarbejdere.