Virtuel onboarding proces: Giv nye medarbejdere en god onboarding på distancen

Når der ansættes en ny medarbejder i virksomheden eller organisationen, er det vigtigt at sørge for en god onboarding proces, så vedkommende føler sig velkommen på den nye arbejdsplads. Flere virksomheder er dog i højere grad begyndt at lave digital rekruttering, og med pandemien, hvor mange af virksomhedens ansatte arbejder hjemmefra, foregår også den efterfølgende onboarding proces virtuelt.

En virtuel onboarding proces kræver dog noget ekstra fra både ledelsen, teamet og den nye medarbejder, som skal introduceres til en ny arbejdsplads og nye arbejdsopgaver på distancen. Når onboardingen foregår virtuelt, kræver det en endnu skarpere struktur for at bevare overblikket over de forskellige processer i onboardingen. Samtidig kan det være svært for den nye medarbejdere at finde sig til rette på den nye arbejdsplads, når al kontakt med ledelsen og de øvrige medarbejdere i teamet foregår virtuelt.

Derfor er det vigtigt, at du som leder sammen med HR-afdelingen sørger for at planlægge onboarding processen, så den passer til det virtuelle rum, og giver medarbejderen en god opstartsfase i virksomheden på distancen.

Få styr på de forskellige processer i den virtuelle onboarding

Når den rigtige kandidat til stillingen er fundet, og der er skrevet under på kontrakten, skal den nye medarbejder onboardes i virksomheden og i teamet. I onboardingprocessen er der ofte mange administrative opgaver og processer, der skal gennemføres, og det kan derfor være svært at holde overblikket.

Særligt når onboardingen foregår virtuelt, kan det være svært at bevare overblikket over, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. Med HRM-Nordic Onboarding kan du nemt skabe struktur over de forskellige opgaver i pre- og onboardingprocessen og tildele de forskellige opgaver til de forskellige personer i virksomheden.

HRM-Nordic Onboarding kan på den måde anvendes i forbindelse med preboardingen til for eksempel at sørge for at medarbejderen bliver oprettet i systemet, og at der bliver bestilt og opsat computer og andet IT-udstyr, som den nye medarbejder skal bruge på hjemmearbejdspladsen.

Modulet kan også bruges i selve onboardingprocessen til at oprette og fordele opgaver, så der skabes et overblik over, hvem der står for at sende introduktionsmateriale, og hvem der er ansvarlig for at følge op på, at alt fungerer som det skal på hjemmekontoret. Det er desuden muligt at sætte deadlines på opgaver, så alle processer bliver gennemført i rette tid både før og efter den nye medarbejder er startet.

Gode råd til at skabe en god virtuel onboarding proces

Som nævnt kræver en virtuel onboarding en ekstra indsats fra ledelsen for at sikre, at den nye medarbejder får en god introduktion til virksomheden, kulturen og arbejdsopgaver såvel som til de øvrige medarbejdere i teamet.

Udover at få styr på og skabe struktur over de forskellige processer i onboardingen, får du derfor en række andre gode råd, som kan være med til at sikre en god virtuel onboardingproces for den nye medarbejder.

Byd velkommen med blomster

Selvom den nye medarbejder ikke skal møde fysisk ind på arbejdspladsen, kan det alligevel være en god idé at sende blomster og en lille hilsen hjem til medarbejderens adresse for at sige velkommen. På den måde føler den nye medarbejder sig godt taget imod på trods af at det næste stykke tid står på hjemmearbejde alene på hjemmearbejdspladsen.

Giv en god introduktion til virksomheden og de ansatte

Det kan være svært for den nye medarbejder at få et indblik i virksomhedskulturen og lære de øvrige ansatte i virksomheden at kende, når alle medarbejderne arbejder hjemmefra. Det er derfor en god idé, at du som leder arrangerer et virtuelt møde, hvor du giver den nye medarbejder en god introduktion til virksomheden, og hvor de øvrige medarbejdere i teamet kan få mulighed for at præsentere sig selv og deres arbejdsområder.

Her kan HR-afdelingen eventuelt hjælpe lederen med at få lavet en dagsorden for det virtuelle møde samt en skabelon med en række punkter, som medarbejderne i teamet kan tage udgangspunkt i, når de skal introducere sig selv for den nye medarbejder. Både dagsordenen og skabelonen kan udsendes til medarbejderne i teamet gennem virksomhedens HR-system.

Afhold jævnligt virtuelle møder

Udover at holde et virtuelt opstartsmøde kort tid efter at den nye medarbejder er ansat, er det desuden vigtigt at afholde hyppige virtuelle møder og samtaler. Det gælder både 1:1 samtaler mellem den nye medarbejder og lederen, men også mellem medarbejderne i teamet.

Med 1:1 samtaler har du som leder mulighed for at følge op på den nye medarbejder og sikre dig at medarbejderen har en god onboarding og trives i det nye arbejde. Gennem samtalerne kan I således drøfte arbejdsopgaver såvel som medarbejderens trivsel.

Virtuelle møder mellem medarbejderne kan afholdes som et virtuelt kaffemøde, hvor medarbejderne har mulighed for at snakke uformelt om andet end arbejdsopgaver. Dette giver den nye medarbejder øget mulighed for at lære de andre medarbejdere at kende.

Udvælg faste mentorer

Som ny medarbejder vil den første tid ofte være en stor omvæltning, og der er mange ting om virksomheden, de ansatte, IT-systemerne og arbejdsopgaverne som skal huskes. For at sikre at den nye medarbejder får en god onboarding, kan det derfor være en mulighed at udpege 1-2 mentorer, som den nye medarbejder har mulighed for at komme med spørgsmål til.

Mentorerne vil ofte være kollegaer, som kender til virksomheden og arbejdsopgaverne, og skal hjælpe og give feedback på den nye medarbejders arbejdsopgaver. Mentorernes opgave er desuden at følge op på medarbejderen og give medarbejderen større indblik i virksomhedens værdier og mål.

Vi hjælper dig med onboarding på distancen

Har du ansat en ny medarbejder, som skal have onboarding på distancen, kan vi hjælpe. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skabe struktur og overblik over alle de forskellige processer i både pre- og onboardingen og på den måde sørge for, at den nye medarbejder får en god virtuel opstart i virksomheden.

Kontakt os på 70 26 32 25 eller send os en mail på info@hrm-nordic.com, hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan vores onboarding modul kan hjælpe din virksomhed med onboarding af nye medarbejdere.