6 gode tips til at få succes med MUS samtalen online

Covid-19 har skabt markante ændringer i de flestes hverdag, og medført, at mange virksomheder har måtte omstille sig og sende medarbejderne tilbage på hjemmearbejdspladsen. Når alle medarbejdere er spredt ud over forskellige geografiske placeringer, stiller det dog større krav til ledelsen i forhold til styring og udvikling af medarbejderne.

En god MUS samtale opbygger tillid og skaber en god dialog mellem leder og medarbejder. Den er med til at skabe et rum, hvor der kan tales om medarbejderens arbejdsopgaver, trivsel og udvikling i trygge rammer. Derfor foregår MUS samtalen også oftest ansigt-til-ansigt.

Nu, hvor distancearbejde og distanceledelse er blevet en del af mange virksomheders hverdag, kan det dog betyde, at MUS samtalen med medarbejderne i stedet må foregå online. Her får du derfor gode råd til, hvordan du afholder en vellykket MUS samtale med dine ansatte online.

Tænk over kommunikationen

De fleste virksomheder har oplevet stor succes med distancearbejde, og mange ledere har formået at skabe en god online kommunikation med medarbejderne. Som leder bør du dog være opmærksom på, at noget af kommunikationen går tabt, når den bliver trukket online og ikke længere er ansigt-til-ansigt.

For at sikre at MUS samtalen bliver vellykket, selvom den foregår online, er det derfor vigtigt, at du tænker over måden du kommunikere til de enkelte medarbejdere på. Tænk særligt over sprogbrug og toneleje når du taler med dine medarbejdere, og vær opmærksom på de signaler du sender.

Når kommunikationen er skriftlig, kan du eventuelt gøre brug af de kommunikationsmuligheder, som de digitale kanaler tilbyder. Her kan du for eksempel gøre brug af humørikoner, billeder, memes og lignende, når der skal laves mødeaftaler eller følges op på arbejdsopgaver og mål. Ved at udnytte de muligheder der er ved online kommunikation, kan du gøre kommunikationen mere personlig og nærværende.

Få styr på det tekniske før den online udviklingssamtale

Når du som leder skal afholde udviklingssamtaler med dine medarbejdere online, er det afgørende, at der er styr på den tekniske opstilling. Hvis kameraet er sløret, videoen hakker eller lyden forsvinder, kan det få konsekvenser for dialogen og samtalens flow.

Både medarbejder og leder skal derfor sørge for, at der er styr på kamera og mikrofon, så både lyd og video fungerer optimalt, inden udviklingssamtalen går i gang. Skal I kunne se hinandens skærme, er det også vigtigt, at I sikrer jer, at I begge kan se og dele skærmvisningen.

Når der er styr på hele det tekniske setup, kan I koncentrere jer om selve samtalen og få en bedre og mere flydende dialog, der ikke bliver afbrudt af tekniske problemer.

Brug et HR system til forberedelse og overblik

Forberedelse er afgørende for en vellykket og god udviklingssamtale – uanset om den foregår online eller fysisk. Her kan det være en god idé at benytte et HR system til at forberede MUS samtalen og holde overblik.

Med HRM-Nordic MUS kan du oprette dine egne skabeloner for MUS samtalen og udsende et forberedelsesskema til medarbejderen samt en dagsorden for samtalen. I værktøjet kan du desuden opsætte påmindelser og deadlines for samtalen, indhente accept til afholdelse af samtalen fra medarbejderen samt følge med i, hvor langt medarbejderen er i processen med at udfylde forberedelsesskemaet.

HRM-Nordic MUS er dermed et godt værktøj til styring, håndtering og forberedelse af MUS samtaler, så begge parter er velforberedte inden samtalen afholdes.

Afhold MUS samtalen i rolige omgivelser

For at skabe de bedste betingelser for en vellykket udviklingssamtale online, er det vigtigt, at samtalen afholdes i rolige og uforstyrrede omgivelser. Ved ansigt-til-ansigt udviklingssamtaler afholdes samtalen typisk i et mødelokale eller på et kontor, hvor begge parter kan tale uforstyrret. Når udviklingssamtalen foregår online, og begge parter er placeret forskellige steder geografisk, er der ikke de samme muligheder.

Når du og dine medarbejdere skal afholde udviklingssamtaler online, skal I derfor sørge for at vælge et tidspunkt, hvor begge parter kan tale sammen uden at blive afbrudt og forstyrret. Når der ikke er små børn der larmer i baggrunden eller andre forstyrrelser i omgivelserne, kan I nemlig bedre fordybe jer i samtalen.

Online samtaler tager ofte kortere tid end fysiske møder, men sørg alligevel for at afsætte nok tid til mødet, så I ikke skal afbryde jeres samtale midt i det hele, fordi en af jer har en anden aftale.

Tag udgangspunkt i den fysiske MUS samtale

Selvom udviklingssamtalen foregår online, bør den stadigvæk tage udgangspunkt i de elementer fra den fysiske samtale, der er med til at gøre MUS samtalen vellykket. En god medarbejdersamtale skal være konstruktiv, tillidsskabende, individbaseret og fremtidsskuende.

Sørg for at give medarbejderen ros og bekræftelse for præstationer og resultater, som medarbejderen har opnået, samt give konstruktiv feedback på eventuelle forbedrings- og udviklingsmuligheder. Som allerede nævnt, går noget af kommunikation tabt, når den foregår online, og det er derfor vigtigt, at du som leder tænker særligt over din kommunikation og sender tydelige signaler til medarbejderen om at deltage i samtalen. Sørg desuden for at give medarbejderen taletid og vær lyttende i forhold til, hvad medarbejderen har at sige.

MUS samtalen er en god mulighed for at styrke tilliden mellem dig som leder og medarbejderen. Derfor er det også vigtigt, at du sørger for at give medarbejderen en god oplevelse ved at være lyttende og stille gode spørgsmål, der fokuserer på medarbejderens motivation, trivsel og fremtidige udvikling.

Lav opfølgning på den online MUS samtaler

Online MUS samtaler kræver mere af både medarbejder og arbejdsgiver end fysiske samtaler. Men hvis begge parter er velforberedte, der er styr på det tekniske setup, og der er taget højde for de begrænsninger, der er i forhold til kommunikationen, når den foregår online, kan den online udviklingssamtale sagtens blive en succes.

For at sikre at også fremtidige online MUS samtaler bliver vellykkede, kan det dog være en god idé at få feedback på samtalen fra medarbejderen. Spørg medarbejderen, hvordan vedkommende synes, at samtalen er forløbet, både i forhold til forberedelse, det tekniske aspekt og selve samtalen. På den måde ved du, hvad der fungerer, og hvad der muligvis skal ændres på eller gøres bedre til næste gang.

Derudover er det vigtigt, at du sørger for at følge op de aftaler, som du og medarbejderen har lavet i forhold til medarbejderens fremtidige udviklingsmuligheder. Dette vil også gøre, at medarbejderen føler, at udviklingssamtalen har været frugtbar og vellykket. I værktøjet HRM-Nordic MUS kan du opsætte påmindelser, så du husker at få fulgt op på MUS samtalen.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vores kontaktformular.

Har du brug for nogle HR værktøjer til MUS samtalen? Besøg HR Solutions | Vi leverer løsninger til mennesker (hrsolutions-as.com)