Virtuell introduktionsprocess: Ge nyanställda en fantastisk introduktion på distans

När en ny medarbetare börjar på ett företag eller i en organisation är det viktigt att säkerställa en bra onboarding-process för att få dem att känna sig välkomna på sin nya arbetsplats. Men allt fler företag använder sig av digital rekrytering, och med pandemin, där många av företagets anställda arbetar hemifrån, sker även den efterföljande onboardingprocessen virtuellt.

En virtuell onboardingprocess kräver dock något extra av ledningen, teamet och den nya medarbetaren som introduceras till en ny arbetsplats och nya arbetsuppgifter på distans. När onboardingen sker virtuellt krävs det en ännu skarpare struktur för att hålla reda på de olika onboardingprocesserna. Samtidigt kan det vara svårt för den nyanställde att komma in på den nya arbetsplatsen när all kontakt med ledning och övriga teammedlemmar sker virtuellt.

Därför är det viktigt att du som chef, tillsammans med HR-avdelningen, ser till att planera onboardingprocessen så att den passar det virtuella rummet och ger medarbetaren en bra uppstartsfas på distans i företaget.

Få grepp om de olika processerna i virtuell onboarding

När den rätta kandidaten för tjänsten har hittats och kontraktet har undertecknats måste den nya medarbetaren onboardas in i organisationen och teamet. Under onboardingprocessen finns det ofta många administrativa uppgifter och processer som måste slutföras, vilket kan göra det svårt att hålla reda på allt.

Särskilt när onboardingen sker virtuellt kan det vara svårt att hålla reda på vem som ansvarar för vilka uppgifter. Med HRM-Nordic Onboarding kan du enkelt organisera de olika uppgifterna i pre- och onboardingprocessen och tilldela de olika uppgifterna till olika personer på företaget.

På så sätt kan HRM-Nordic Onboarding användas i samband med preboarding för att t.ex. säkerställa att medarbetaren registreras i systemet samt att dator och annan IT-utrustning beställs och ställs i ordning för den nya medarbetaren att använda på hemmakontoret.

Modulen kan också användas i själva onboardingprocessen för att skapa och fördela uppgifter för att skapa en överblick över vem som ansvarar för att skicka introduktionsmaterial och vem som ansvarar för att följa upp att allt fungerar som det ska på hemmakontoret. Det är också möjligt att sätta deadlines för uppgifter så att alla processer slutförs i tid både före och efter att den nya medarbetaren har börjat.

Tips för att skapa en bra virtuell onboardingprocess

Som nämnts kräver virtuell onboarding extra insatser från ledningen för att säkerställa att den nya medarbetaren får en bra introduktion till företaget, kulturen och arbetsuppgifterna, samt till de andra medarbetarna i teamet.

Förutom att organisera och strukturera de olika onboarding-processerna finns här ett antal andra tips som kan bidra till att säkerställa en bra virtuell onboarding-process för den nya medarbetaren.

Välkommen med blommor

Även om den nyanställde inte behöver komma fysiskt till arbetsplatsen är det ändå en bra idé att skicka blommor och en liten hälsning till den anställdes hemadress för att säga välkommen. På så sätt känner sig den nyanställde välkommen trots att han eller hon kommer att arbeta hemifrån på sitt hemmakontor den närmaste tiden.

Ge en bra introduktion till företaget och medarbetarna

Det kan vara svårt för den nyanställde att få en inblick i företagskulturen och lära känna de andra medarbetarna i organisationen när alla arbetar hemifrån. Därför är det en bra idé att du som chef anordnar ett virtuellt möte där du ger den nyanställde en bra introduktion till företaget och där de andra medarbetarna i teamet kan presentera sig själva och sina arbetsområden.

Här kan HR-avdelningen hjälpa chefen att skapa en agenda för det virtuella mötet och en mall med ett antal punkter som teammedlemmarna kan använda som utgångspunkt när de presenterar sig för den nya medarbetaren. Både agendan och mallen kan distribueras till teammedlemmarna via företagets HR-system.

Hålla regelbundna virtuella möten

Förutom att hålla ett virtuellt uppstartsmöte strax efter att den nya medarbetaren har anställts är det också viktigt att organisera frekventa virtuella möten och samtal. Detta inkluderar 1:1-samtal mellan den nya medarbetaren och dennes chef, men även mellan teammedlemmar.

Med 1:1-intervjuer har du som chef möjlighet att följa upp den nya medarbetaren och se till att denne får en bra onboarding och trivs på sitt nya jobb. Genom dessa samtal kan du diskutera såväl arbetsuppgifter som medarbetarens välbefinnande.

Virtuella möten mellan anställda kan organiseras som ett virtuellt kaffemöte, där anställda har möjlighet att prata informellt om andra saker än arbetsuppgifter. Detta ger den nya medarbetaren en större möjlighet att lära känna de andra medarbetarna.

Välja permanenta mentorer

Som nyanställd är den första tiden ofta en stor omställning och det är mycket att komma ihåg om företaget, medarbetarna, IT-systemen och arbetsuppgifterna. För att säkerställa att den nyanställde får en bra onboardingupplevelse kan det vara en god idé att utse 1-2 mentorer som den nyanställde kan ställa frågor till.

Mentorerna är ofta kollegor som känner till företaget och arbetsuppgifterna, och som hjälper till och ger feedback på den nyanställdes arbetsuppgifter. Mentorn har också till uppgift att följa upp den anställde och ge den anställde större insikt i företagets värderingar och mål.

Vi hjälper dig med onboarding på distans

Om du har anställt en ny medarbetare som behöver onboarding på distans kan vi hjälpa dig. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skapa en struktur och översikt över alla de olika processerna i både pre- och onboarding, så att den nya medarbetaren får en bra virtuell start i organisationen.

Kontakta oss på 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till oss på info@hrm-nordic.comKontakta oss om du vill veta mer om hur vår onboarding-modul kan hjälpa din organisation att introducera nya medarbetare.