Signera viktiga dokument online med den nya modulen för e-signering

På MyHRsol erbjuder vi nu digital signatur i vår avtalsmodul. Vi får kontinuerligt många bra förslag på nya moduler från våra användare, som vi implementerar när vi tror att det kommer att gynna majoriteten av våra användare. Under de senaste månaderna har vi implementerat ett antal av dessa förbättringar. Det innebär bland annat att du nu kan signera viktiga dokument och avtal med MyHRsol E-signing. Den nya modulen är en signaturmodul som gör det ännu enklare att signera anställningsavtal och andra viktiga dokument med en digital signatur.

Tidigare var det bara möjligt att skicka anställningsavtalet till den blivande medarbetaren. Detta komplicerade processen eftersom avtalet måste skrivas ut för att undertecknas och sedan skannas in igen. Detta innebar ofta att undertecknandet av kontraktet var en utdragen process. Med den nya modulen har denna del av processen optimerats, vilket gör det enklare och snabbare att få en underskrift från den anställde utan att behöva skriva ut och skanna.

Vad kan du använda den nya E-signeringsmodulen till?

HRM Nordic E-signing är en fristående modul för avtalssignering i HRM Nordiskt HR-system. Modulen gör det möjligt att signera dokument online med en digital signatur, vilket gör det enklare för framtida medarbetare att skriva under anställningsavtal. Förutom anställningsavtal kan modulen även användas för lönebrev, uppsägningar, samtycken, IT-policyer och andra viktiga dokument som kräver en underskrift från den anställde.

Modulen är också kompatibel med både vår Rekrytering och HuvuddataDet innebär att du enkelt och snabbt kan hämta information och medarbetaruppgifter från de två lösningarna för E-signeringsmodulen. Detta gör det ännu enklare att slutföra ett kontrakt eller avtal i modulen. Det gör också att du i efterhand kan lägga till och spara det signerade dokumentet på medarbetarkortet i medarbetardatabasen för snabb och enkel hämtning.

Hur den nya signaturmodulen fungerar

E-signeringsmodulen är ett samarbete med Penneo, vilket garanterar dig en enkel och användarvänlig modul. När du behöver få ett dokument undertecknat kräver det därför bara fyra enkla och snabba steg:

1. Skapa en mall för kontrakt eller avtal (återanvändbar)
2. Välj en medarbetare genom att skapa eller hämta personuppgifter från MyHRsol
3. Skicka kontraktet/överenskommelsen för granskning och underskrift med digital signatur
4. Få tillbaka det undertecknade dokumentet och underteckna kontraktet/överenskommelsen själv

Med återanvändbara avtalsmallar slipper du lägga onödig tid på att skapa ett nytt avtal om och om igen. När avtalet väl har skickats behöver du dessutom inte vidta några ytterligare åtgärder eftersom modulen ger dig en översikt över dokumentets status, vilket du kan se här:

Fördelar med modulen för e-signering/kontraktssignering

Det finns en mängd fördelar med den nya modulen för e-signering/avtalsersättning. Nedan har vi listat några av de viktigaste fördelarna.

Optimering av processer

När du har hittat rätt medarbetare för din organisation är det ofta bara en fråga om att få anställningsavtalet undertecknat. I många fall kan dock denna process vara långsam och omständlig, eftersom kontraktet måste skrivas ut, undertecknas och skannas in igen. E-signeringsmodulen optimerar denna process och sparar mycket tid och resurser åt ditt företag genom att du snabbt och enkelt kan skicka iväg avtalet. Det innebär också att avtalet undertecknas snabbare, och i många fall redan samma dag.

Automatiserade processer

I E-signeringsmodulen är det möjligt att skapa avtalsmallar som kan återanvändas i liknande situationer. På så sätt slipper företaget skapa ett nytt dokument varje gång. Modulen visar också aktuell status för de olika dokumenten och skickar automatiska påminnelser om det finns några dokument som behöver signeras. De automatiserade processerna i modulen gör signeringsprocessen snabbare, enklare och tydligare.

Översikt över avtal

Som du kan se i utdraget ovan ger E-signeringsmodulen dig en tydlig översikt över de olika dokument som ska signeras och dokumentens status. På så sätt kan du hålla reda på vilka viktiga dokument som har signerats och vilka som fortfarande behöver signeras.

Bättre för miljön

Med modulen E-Signing sker kontraktsskrivningen online och kontrakt, avtal och andra viktiga dokument signeras med en digital signatur. Detta innebär att färre dokument behöver skrivas ut, vilket innebär att mindre papper används, som förr eller senare ändå hamnar i soptunnan. Med den nya signaturmodulen sparar du en hel del papper åt miljön.

Har du önskemål om nya moduler?

Om du är intresserad av att höra mer om vår nya smarta E-signeringsmodul, eller om du har önskemål om andra moduler som du tror att användare av MyHRsol HR-system skulle kunna dra nytta av, så vill vi gärna att du hör av dig. Vi strävar ständigt efter att göra användarupplevelsen av vårt HR-system så bra som möjligt, och vi implementerar därför kontinuerligt nya moduler som kan optimera arbetsflöden och processer i företaget.

Om du har en förfrågan om en ny funktion eller bara vill veta mer om de moduler vi kan erbjuda för vårt HR-system är du välkommen att kontakta oss via e-post: info@hrsolutions.dk eller telefon: 70 26 32 25. Du kan också fylla i kontaktformuläret nedan så kontaktar vi dig så snart som möjligt.