Skapa bättre förutsättningar för medarbetarnas utveckling genom bättre utvärderingar

Hvad står en MUS samtale for?

Ofta är ett utvecklingssamtal ett årligt samtal mellan medarbetaren och ledningen som syftar till att skapa en dialog mellan medarbetaren och chefen för att diskutera den aktuella arbetssituationen och utvecklingsmöjligheter för medarbetaren.

Många - både chefer och medarbetare - fasar dock för det årliga utvecklingssamtalet, och studier visar också att utvecklingssamtal inte motiverar medarbetarna eller får dem att arbeta bättre eller mer.

Det kan bero på att utvecklingssamtalet har blivit mer av ett rutinsamtal som man måste ta sig igenom, snarare än ett samtal som fokuserar på medarbetarnas tillfredsställelse och utveckling.

Det svåra medarbetarsamtalet

Både chefer och medarbetare tycker att utvecklingssamtalet är en svår process. Det kan ofta kännas obehagligt eller ohanterligt. Det kan ofta bero på att utvecklingssamtalet inte är konstruktivt och inte fungerar som det är tänkt.

Medarbetaren kan till och med känna att samtalet är begränsande eller en form av övervakning, där medarbetaren hålls ansvarig för årets resultat.

Men det är inte det som är meningen med MUS-samtalet - tvärtom. Det är ett viktigt samtal som ska skapa värde för medarbetaren och chefen och insikt i medarbetarens arbetssituation för att kunna skapa förbättringar och utveckling.

Varför utvärderingar inte fungerar

Anledningen till att medarbetarsamtal inte fungerar som det är tänkt är oftast att samtalet har blivit för rutinmässigt.

• Var ser du dig själv om fem år?
• Hur bedömer du det interna samarbetet?
• Hur upplever du samarbetet med din chef?
• Har du några framtida karriärdrömmar?

Detta är frågor som kan ställas under det årliga utvecklingssamtalet. Frågorna är dock alltför generella och rutinmässiga, och ställs ofta av gammal vana snarare än för att få insikt i medarbetarens välbefinnande och potential för framtida utveckling. Detta kan få samtalet att kännas som slöseri med tid.

Andra orsaker till att värderingar inte går som planerat kan vara:

• Bristande förståelse för hur intervjun är organiserad
• Dålig kommunikation mellan chef och medarbetare
• Byte av chef
• Bristande insikt om medarbetarnas utveckling från chefens sida
• Bristande förtroende mellan chef och medarbetare

Detta är bara några av de orsaker som kan påverka varför utvärderingsprocessen inte fungerar som avsett.

Om chefen nyligen har bytts ut, om det finns en brist på förtroende eller om det inte finns någon konstruktiv tvåvägskommunikation mellan chef och medarbetare, kan det ha en stor inverkan på resultatet av samtalet.

Samtidigt är det också mycket viktigt för resultatet av ett utvecklingssamtal att både chef och medarbetare förstår syftet med samtalet och att båda parter går in i en dialog med varandra för att diskutera den enskilde medarbetarens välbefinnande, arbetssituation och utvecklingsmöjligheter, vilket bör resultera i konkreta mål och initiativ.

Slutligen är det avgörande för ett bra utvecklingssamtal att chefen strävar efter medarbetarens välbefinnande och utveckling snarare än att kryssa av samtalet på listan. Här behöver cheferna också förstå vad som driver medarbetarnas utveckling och hur man bäst främjar medarbetarnas motivation och prestation.

Tips för en bra SDD-dialog

För att medarbetarsamtalet ska fungera som det är tänkt är det viktigt att samtalet inte övergår i småprat eller ett rutinsamtal med standardfrågor som ska bockas av på listan.

Ett bra medarbetarsamtal kräver mycket av dig som chef. Nedan följer en kort att-göra-lista som hjälper dig att skapa den bästa utgångspunkten för ett bra utvecklingssamtal.

Att göra-lista - 5 tips för ett bra medarbetarsamtal

• Förbered dig själv och din medarbetare

Se till att du förbereder dig inför intervjun med var och en av dina anställda. Boka in utvecklingssamtalet i god tid och be medarbetaren att förbereda sig inför mötet. Du kanske vill skicka med några samtalsämnen som medarbetaren kan använda som utgångspunkt. Se också till att det finns gott om tid att organisera samtalet så att du inte behöver stressa dig igenom det.

• Lyssna och ställ frågor

Under ett utvecklingssamtal är det viktigt att du som chef inte tar över ordet från medarbetaren. Du styr samtalet, men det är medarbetaren som ska prata mest. Du bör därför vara lyssnaren i samtalet och ställa bra frågor som belyser områden som rör medarbetarens välbefinnande, motivation och utveckling. Ställ öppna frågor som medarbetaren kan svara på, vilket kan ligga till grund för nya initiativ och mål.

• Ge beröm och positiv bekräftelse

Utvecklingssamtalet är ett utmärkt tillfälle att berömma en medarbetare för dennes prestation. Det betyder dock inte att du inte ska berömma dina medarbetare varje dag eller att du ska vänta med att berömma till utvecklingssamtalet. Men under en hektisk arbetsdag kan beröm och positiv bekräftelse ibland glömmas bort. Därför är utvecklingssamtalet ett utmärkt tillfälle att berömma dina medarbetares prestationer. Ge specifik feedback på vad du tycker att medarbetaren har gjort bra.

• Ge konstruktiv feedback

Precis som du bör ge beröm och bekräftelse, bör du också ge feedback till den anställde om förbättringsområden. Berätta var du tror att det finns utrymme för förbättringar och hur ni kan arbeta tillsammans för att göra dessa förbättringar. Det är viktigt att vara konstruktiv och specifik när det gäller dina förväntningar på medarbetaren för att undvika missförstånd eller dålig stämning.

• Bygga upp en förtroendefull relation med medarbetaren

En förtroendefull relation är något som byggs upp över tid, och en hög nivå av förtroende mellan medarbetare och chef är en bra utgångspunkt för ett bra utvecklingssamtal. Om ni ännu inte har byggt upp en solid förtroendefull relation kan utvecklingssamtalet också vara ett bra tillfälle att stärka förtroendet mellan chef och medarbetare. Som chef kan du hjälpa till att ge medarbetaren en bra upplevelse av utvecklingssamtalet genom att ge beröm och positiv bekräftelse, ge konstruktiv feedback, lyssna och i allmänhet verka intresserad, uppriktig och visa välvilja gentemot medarbetaren.

Förbered utvärderingen med HRM-Nordisk MUS

De fem tipsen ovan kan hjälpa dig att skapa ett bra medarbetarsamtal som leder till nöjda medarbetare och bättre resultat. Även om det årliga utvecklingssamtalet är ett utmärkt tillfälle att föra en dialog med dina medarbetare om utvecklingsmöjligheter, är det rekommenderat att ha löpande samtal med dina medarbetare för att säkerställa kontinuerlig utveckling och välbefinnande.

Oavsett om din organisation har årliga utvecklingssamtal eller löpande medarbetar-, team- eller avdelningsutvärderingar är det en bra idé att förbereda sig med en mall för utvecklingssamtal.

HRM-Nordisk MUS är ett verktyg där du kan skapa dina egna samtalsmallar för varje medarbetare, team eller avdelning. I verktyget kan du skicka ut agendan och få medarbetarens samtycke innan medarbetarsamtalet, så att ni båda är väl förberedda inför samtalet.

Samtalsmallen är ett utmärkt verktyg för att hantera och leda samtalsprocessen och för förberedelser, så att du har den bästa utgångspunkten för ett bra samtal med dina anställda.

Vill du veta mer om HRM-Nordic Development eller någon av våra andra lösningar för din HR-avdelning? Kontakta oss idag på 70 26 32 25 eller kontakta oss här.