Så säkerställer du en bra offboarding av din medarbetare

Onboarding av nya medarbetare är viktigt för att säkerställa att de känner sig välkomna på sin nya arbetsplats. Men det är lika viktigt att ge dina nuvarande medarbetare en bra offboarding när deras anställning upphör.

Dina tidigare medarbetare är några av de viktigaste ambassadörerna för din organisations employer brand. Ett bra och professionellt offboarding-program kan därför bidra till att säkerställa en nöjd före detta medarbetare som talar positivt om sin anställning på ditt företag. Och som kommer att rekommendera ditt företag till nya potentiella medarbetare.

Därför är det viktigt att avsluta anställningen med ett bra och genomtänkt offboarding-program. Det kan bidra till att säkerställa ömsesidig respekt mellan arbetsgivare och medarbetare - även efter att medarbetaren slutat.

Planera de olika processerna i offboarding

Oavsett om medarbetaren har sagts upp, gått i pension eller sagt upp sig är det en bra idé att börja planera offboarding-processen. När allt kommer omkring, hur kommer medarbetarens sista dagar på företaget att se ut när de har sagt upp sig?

Precis som vid onboarding kan det dock finnas många olika processer och administrativa uppgifter som måste slutföras när en medarbetare offboardas. Det kan därför vara en utmaning att behålla överblicken. Det är här HRM Norden Onboarding hjälpa dig att organisera de olika uppgifterna i offboardingprocessen.

HRM-Nordics Onboarding-modul kan användas i offboarding-processen för att bl.a. skapa planer med de olika uppgifter som ledningen, HR-avdelningen och den avgående medarbetaren ska utföra under uppsägningstiden och en deadline för dessa. Dessutom kan modulen användas för att följa upp uppgifter, kalla till avslutande intervjuer med medarbetaren och skapa struktur i processen för överlämnande av arbetsuppgifter.

Slutligen kan modulen Onboarding från HRM-Nordic användas i samband med offboarding-processen för att skicka ett officiellt meddelande till företagets anställda om medarbetarens avgång. Den kan också användas för att säkerställa överlämnandet av telefoner, bärbara datorer, nycklar och eventuella åtkomstkort och koder vid avgång.

Säkerställa en bra överlämning av uppgifter

Om en ny medarbetare har anställts för att ta över den avgående medarbetarens arbetsuppgifter är det viktigt att det sker en bra överföring av kunskap om kunder och affärspartners samt överföring av arbetsuppgifter till denna person. Om en efterträdare ännu inte har hittats är det viktigt att dokument förbereds med all relevant kunskap om kunder, arbetsområden och arbetsbeskrivningar. Detta lagras tills en ny medarbetare har hittats.

I vissa organisationer, där man ännu inte har hittat en ställföreträdare, kan det vara de andra anställda på företaget som kommer att ansvara för uppgifterna. I detta fall kan HRM Nordics Onboarding-modul användas för att tilldela och delegera uppgifter och ansvar till medarbetarna.

När en medarbetare säger upp sig kan det också finnas en hel del uppgifter som behöver slutföras och avslutas. Det är en bra idé att du som chef erbjuder hjälp och stöd och ser till att delegera uppgifter till andra medarbetare så att medarbetaren inte drunknar i uppgifter under uppsägningstiden.

Genomföra intervjuer och få feedback från den anställde

Uppsägningstiden är viktig för att säkerställa en bra överföring av kunskap och arbetsuppgifter till den person som ska ta över den avgående medarbetarens arbetsuppgifter. Uppsägningstiden kan emellertid också användas för att få kunskap om hur den anställdes tid i företaget har varit och vad som är anledningen till att den anställde säger upp sig, om så är fallet.

När den anställde har blivit uppsagd eller sagt upp sig är det mer sannolikt att han eller hon får ärlig feedback eftersom han eller hon inte längre har något att förlora. Därför är det en bra idé att använda detta tillfälle för att höra medarbetarens ärliga åsikt om hur det är att arbeta med ledningen och kollegorna.

Många företag väljer att diskutera detta i ett avslutande möte strax innan den anställde lämnar arbetsplatsen, men du kan också välja att hålla korta uppföljningssamtal med den anställde under uppsägningstiden. Oavsett hur du väljer att göra är det dock viktigt att du skapar en trygg atmosfär där den anställde kan tala öppet och ärligt.

Se till att radera anställdas uppgifter

När en medarbetare slutar på företaget ska du komma ihåg att ta bort medarbetarens åtkomst och byta lösenord till olika IT-system och program. Dessutom är det viktigt att alla anställningsuppgifter om den avgående medarbetaren raderas när medarbetaren har lämnat företaget och uppgifterna inte längre behövs.

I HRM-Nordiska huvuddata kan du ställa in ett avgångsdatum för medarbetaren i fråga och få en påminnelse om att komma ihåg att radera medarbetarens uppgifter. På så sätt undviker du att ha onödiga uppgifter om tidigare anställda i din databas och säkerställer att GDPR efterlevs.

Ge medarbetaren ett sista erkännande

Offboarding ska vara en positiv upplevelse för både företaget och den medarbetare som lämnar arbetsplatsen. Därför bör offboarding helst avslutas med att alla uppgifter och deadlines är slutförda och att båda parter kan säga adjö med en bra känsla och ömsesidig respekt.

För att ge den anställde en bra offboarding och ett bra avsked kan det också vara en bra idé att tacka den anställde och ge dem ett sista erkännande för deras prestationer i företaget. Detta kan bidra till att säkerställa att den anställde lämnar företaget glad och med ett gott slutintryck av företaget.

Vi hjälper dig att göra offboarding-processen enklare

Ska du säga hejdå till en medarbetare? Med våra olika HR-lösningar och moduler kan vi hjälpa dig att effektivisera och skapa en överblick över de olika processerna i offboardingprocessen. På så sätt kan du ägna mer tid åt att skapa en värdefull och minnesvärd avgång för den medarbetare som lämnar företaget.

Kontakta oss på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig att effektivisera offboarding och säkerställa en smidig och professionell offboarding av dina medarbetare.