Effektivisera rekryteringsprocessen och skapa mer tid för det som är viktigt

Alla uppgifter som ingår i rekryteringsprocessen är tidskrävande: Först ska platsannonsen formuleras och publiceras. Därefter ska de många ansökningarna och CV:n granskas. Du måste också se till att du har en bra överblick över de många olika pdf:er som du får. De mest intressanta kandidaterna bör kallas till en intervju - en intervju som kräver förberedelser.

Beroende på hur många anställningsintervjuer som hålls kan dessa intervjuer också vara tidskrävande - och som företag kan du också bli kallad till en andra intervju, vilket återigen är tidskrävande och kräver förberedelsetid.

Slutligen, när rätt kandidat har hittats, måste ett svar skickas till de andra arbetssökande. Efter hela rekryteringsprocessen börjar också onboarding-processen för den nya medarbetaren. En process som återigen är tidskrävande och kräver en överblick.

Skapa mer tid för det som betyder mest: Jobbintervjuer

Att hitta rätt kandidat till ett jobb är alltid svårt. Särskilt när kommunikationen baseras på en skriftlig ansökan och ett CV. Det är därför en av de viktigaste uppgifterna i rekryteringsprocessen är intervjun. Det är under intervjun som du kan få en bättre inblick i vem personen bakom ansökan är och du har möjlighet att testa dem med olika frågor.

Många människor håller upp en fasad när de träffar nya människor. Därför väljer många företag att göra en personlighetsanalys av de kandidater som är intressanta för jobbet. På HR Solutions har vi god erfarenhet av Extended DISC-profiler, som avslöjar den sökandes medvetna och omedvetna beteende. Baserat på denna kunskap kan du se om den sökande kommer att passa in i organisationen och teamet.

Det är just de personliga samtalen som är viktiga att skapa mer tid för. Tid kan skapas genom att optimera andra rekryteringsprocesser - och inte bara optimera, utan även automatisera processerna.

Automatisera administrativa uppgifter

Många företag har en jobbmail där alla ansökningar kommer in, men vi ser också exempel på platsannonser där ansökningarna måste skickas direkt till rekryteraren. Det senare exemplet sätter stor press på rekryteraren och tar fokus från deras övriga arbetsuppgifter.

När alla ansökningar skickas direkt via e-post går många timmar automatiskt åt till att skapa en översikt, hantera PDF-filer med CV och ansökningar och, inte minst, skicka manuella svar till alla sökande. Det innebär att onödig tid läggs på dessa uppgifter - uppgifter som skulle kunna automatiseras.

HRM-Nordisk Rekrytering hjälper till att automatisera rekryteringsprocessen, från att skapa och dela platsannonsen till att använda e-postmallar och sålla bland de sökande. Vi har skrivit mer om dessa processer här.

Bli organiserad när en ny medarbetare börjar

När anställningsavtalet är undertecknat är det dags att välkomna den nya medarbetaren. Det finns dock ett antal uppgifter som behöver tas om hand innan den nya medarbetaren börjar sin första arbetsdag. Till exempel beställa dator och nycklar, ställa in datorn med relevanta program, beställa blommor till den första dagen och så vidare.

Om du inte har en fast rutin för vilka uppgifter som ska vara klara innan en ny medarbetare börjar sin första dag kan du snabbt tappa överblicken. När du förlorar överblicken är risken också stor att uppgifter glöms bort eller drunknar i arbetsdagens övriga uppgifter.

Även vid onboarding av nya medarbetare finns det vissa processer som kan automatiseras. Med vår Pre- & Onboarding-modul kan du skapa en översikt över alla nödvändiga uppgifter, skapa mallar som är anpassade till arbetsrollen och delegera uppgifter snabbt och enkelt. Dessutom kan du ange i systemet hur långt du har kommit med en viss uppgift, så att du också har en överblick över vad som fortfarande behöver göras.

Välkomna den nya medarbetaren med en elektronisk plan

När en ny medarbetare anställs finns det också några standarduppgifter som den nya medarbetaren måste gå igenom. Till exempel en introduktion till företaget, de system som är nödvändiga i det dagliga arbetet samt en introduktion till avdelningen och kollegorna. Dessutom måste den nyanställde vanligtvis också genomgå ett introduktionsprogram, som säkerställer att den anställde sakta men säkert blir bekant med sina arbetsuppgifter.

Allt detta kan HRM-Nordic Pre- och Onboarding kan också vara till hjälp. Om du har videoinspelningar av allmän information och introduktioner kan den nya medarbetaren titta på dessa i lugn och ro utan att påverka andra medarbetares arbetsuppgifter.

Möten kan också schemaläggas via Onboarding-modulen. Här kan du ange datum och tid för mötet, vem som är ansvarig, var mötet kommer att hållas och en kort beskrivning av innehållet i mötet.

Med HRM-Nordic Pre- & Onboarding finns det goda möjligheter att skapa struktur och en översikt över alla nödvändiga uppgifter, och uppgifterna kan effektiviseras så att mer tid frigörs för andra uppgifter.

Ta reda på mer om hur du kan dra nytta av HR-system HRM-Nordic och de olika modulerna? Kontakta oss på +45 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.