På HRM-Nordic strävar vi ständigt efter att bli bättre och utvecklar därför också kontinuerligt vårt HR-system för att göra det ännu bättre och enklare för våra kunder att använda, och så att det fortsätter att uppfylla företagets dagliga behov.

Vi arbetar för närvarande med ett nytt användargränssnitt som syftar till att göra vårt HR-system ännu mer användarvänligt för våra kunder. Det nya gränssnittet innehåller en uppdatering av två av våra moduler samt en uppdatering av dashboarden, vilket gör vårt HR-system mer tillgängligt.

HRM Nordic är ett modulärt HR-system

HRM Nordic är ett flexibelt, effektivt och modulärt HR-system som kan anpassas efter ditt företags behov och storlek. Den modulära strukturen gör att du fritt kan välja de moduler som ger dig störst nytta, vilket gör det idealiskt för både små och medelstora företag som vill skapa en överblick över de anställda i företaget och hantera de olika HR-processerna på ett enklare och tydligare sätt.

Vårt HR-system består av totalt 6 moduler som företaget kan slå på och av efter behov. Modulerna i HRM-Nordic är:

• HRM Nordic Puls (uppföljningsverktyg)
• HRM-Nordic MUS (utvecklingsverktyg)
• HRM-Nordic Onboarding (modul före och under introduktionen)
• HRM-Nordic Masterdata (databas för anställda)
• HRM-Nordic Recruitment (rekryteringssystem)
• System för visselblåsare

Här är Whistleblower System vår nyaste modul som gör det ännu enklare att hantera det senaste visselblåsarsystemet. Du kan läsa mer om de olika modulerna i vårt HR-system här.

Vad kommer att förändras med det nya gränssnittet

Med det nya gränssnittet har vi arbetat med att uppdatera vårt utvecklingsverktyg, MUS-konceptet i vårt uppföljningsverktyg och dashboarden för att bättre möta och anpassa oss till organisationens behov. Nedan kan du läsa mer om det nya gränssnittet, som kommer att vara tillgängligt i augusti.

Instrumentpanel

I dashboarden för vårt HR-system har vi uppdaterat språkprofilen med nya språkversioner. Språket utvecklas ständigt, nya ord tillkommer och gamla ord försvinner. På HRM-Nordic tycker vi att det är viktigt att användargränssnittet speglar ett modernt språk och att språket är uppdaterat för att passa år 2021.

Därför har vi uppdaterat språkprofilen på instrumentpanelen med mer än 100 000 rader. Det gör instrumentpanelen ännu mer användarvänlig och lätthanterlig för våra kunder.

HRM Nordisk puls

HRM Nordic Pulse är vårt uppföljningsverktyg för onlineundersökningar och löpande uppföljning av olika kundanpassade fokusområden i företaget. Med uppföljningsverktyget kan du följa upp välbefinnande, följa upp fokusområden relaterade till klimat eller medarbetarnöjdhet eller få feedback på kundnöjdhet.

HRM Nordic Pulse hjälper dig att hålla fingret på pulsen och följa utvecklingen inom dina olika fokusområden, så att du snabbt kan implementera nya initiativ om det sker en nedgång inom något av områdena.

I det nya gränssnittet har vi uppdaterat vårt uppföljningsverktyg. Det innebär bland annat att det nu är ännu enklare att ställa frågor, få feedback och följa upp de olika fokusområdena.

MUS-konceptet

Syftet med utvecklingssamtalet är att inventera och diskutera medarbetarens prestationer, resultat, välbefinnande och professionella såväl som personliga utveckling. Dessutom måste ett mål sättas upp för medarbetarens kompetensutveckling och framtida arbetsuppgifter.

HRM-Nordic SDD är ett online SDD-system där du kan sätta upp en agenda, skapa deadlines och skapa mallar för medarbetarsamtalet. Det kan bidra till en bättre dialog vid medarbetarsamtalet och göra det enklare att hantera och hålla reda på medarbetarsamtalen.

I det nya gränssnittet har vi uppdaterat SDD-konceptet när det gäller att sätta agendan, förbereda, genomföra och följa upp medarbetarsamtalet för att säkerställa ett bättre och mer givande SDD för både medarbetaren och organisationen.

Om du har några frågor om de nya uppdateringarna och vad de kommer att innebära för dig och din organisation är du välkommen att kontakta oss via e-post info@hrm-nordic.com eller telefon 70 26 32 25.

Har du infört det nya visselblåsarsystemet i din organisation? Utrullningen av EU:s visselblåsardirektiv har precis börjat, och för statsanställda har den nya ordningen redan trätt i kraft. Om du inte redan har implementerat ett system för den nya visselblåsarordningen kan HRM-Nordic hjälpa dig.

Som en integration till vårt HR-system har vi skapat en ny whistleblowing-lösning, som är en säker programvarulösning som hanterar mottagandet och behandlingen av rapporter internt i organisationen. Det gör det enklare för dig att införa det nya whistleblowing-programmet i ditt företag och uppfylla de nya rättsliga kraven.

Vad är ett system för visselblåsning?

En visselblåsare är en person som avslöjar olaglig verksamhet eller oegentligheter i ett privat eller offentligt företag eller organisation. Visselblåsaren är ofta en anställd i företaget som rapporterar allvarliga frågor eller brott som begåtts av företaget eller en annan anställd, och som därför utsätts för konsekvenserna av avslöjandet.

Därför antog EU 2019 ett direktiv som kräver att både offentliga och privata arbetsplatser inrättar ett visselblåsarprogram. Syftet med visselblåsarprogrammet är att upptäcka och avslöja brott och andra fall. Det kan handla om sexuella trakasserier, dålig ledning, bedrägerier, lagöverträdelser eller andra brott.

Samtidigt har EU också fastställt regler om att visselblåsarens identitet ska vara anonym och att visselblåsaren ska skyddas från repressalier från chefer och kollegor. Visselblåsarordningen är således avsedd att säkerställa att anställda i företaget eller andra intressenter kan avslöja och rapportera dessa brott till arbetsplatsen eller till det danska datainspektionen anonymt och skyddat utan att behöva frukta att förlora sitt jobb som en följd av avslöjandena.

På så sätt kommer systemet med visselblåsare att bidra till att ge anställda och andra företrädare för företaget möjlighet att vidta åtgärder, vilket ökar chanserna att åtgärder vidtas i fall av sexuella trakasserier, bedrägerier, försumlighet och andra allvarliga frågor eller brott.

Bör ditt företag ha ett program för visselblåsare?

Både offentliga och privata arbetsplatser med fler än 50 anställda är skyldiga att inrätta ett internt visselblåsarprogram. Upprättandet av ett internt whistleblowerprogram gäller även för kommuner och regioner, oavsett antalet anställda.

Om företaget har fler än 250 anställda måste visselblåsarsystemet vara etablerat senast den 17 december 2021, medan företag med 50-249 anställda måste ha visselblåsarsystemet på plats senast den 17 december 2023.

Arbetsgivare i organisationerna måste också utse en eller flera personer som ska ta emot och hantera rapporter från visselblåsare. Dessutom måste ett förfarande för att ta emot, bekräfta och hantera rapporterna upprättas.

Om du är ägare till ett privat företag med färre än 50 anställda behöver du inte ha ett internt visselblåsarprogram. Företag uppmuntras dock att inrätta ett whistleblowerprogram, eftersom whistleblowerprogram bidrar till att förebygga och avslöja brott och andra allvarliga saker. Samtidigt kan visselblåsarprogrammet också bidra till att skapa öppenhet och trygghet bland de anställda.

Ny lösning för whistleblowing från HRM-Nordic

Företag som är skyldiga att inrätta ett visselblåsarsystem får själva bestämma hur de vill inrätta visselblåsarsystemet i sin organisation. Det är dock viktigt att företaget har en säker rapporteringskanal.

Det kan vara en fördel att välja ett IT-system för ert whistleblowingprogram som kan hjälpa er med de olika processerna för att ta emot och hantera klagomål och rapporter. I vårt HR-system har vi skapat en ny whistleblowing-lösning i form av en whistleblower-modul som kan hantera alla processer i företagets whistleblowing-program.

Whistleblower-modulen är ett system som gör det möjligt att rapportera och anmäla brott och andra ärenden. I systemet kan du sätta upp mallar med din visselblåsarpolicy, ta emot rapporter, bearbeta rapporter, kommunicera med visselblåsaren och skicka bekräftelse på mottagandet av rapporten till visselblåsaren.

Whistleblowingsystemet kan också integreras med HRM-Nordics HR-system, vilket gör det enkelt för anställda, styrelseledamöter och andra företagsrepresentanter att rapportera fall av trakasserier och kränkningar.

Den nya whistleblower-modulen är klar från och med den 1 oktober i år och uppfyller kraven i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Modulen är strukturerad på ett sådant sätt att det inte är möjligt att se vem som gjort rapporten eller när den gjordes. Detta garanterar 100% anonymitet och optimalt skydd av visselblåsarens identitet.

Få en lösning för visselblåsning i ditt HR-system

Med whistleblowing-lösningen från HRM-Nordic får du ett system som hanterar hela whistleblowing-programmet. Det gör det ännu enklare att etablera whistleblowingprogrammet på ditt företag och säkerställer också att du följer den nya lagstiftningen när den träder i kraft.

Om du är intresserad av att lära dig mer om vårt whistleblowing-system eller om du vill beställa den nya whistleblower-modulen till ditt HR-system när den är klar den 1 oktober, vänligen kontakta oss på 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till oss på info@hrm-nordic.com.

Onboarding av nya medarbetare är viktigt för att säkerställa att de känner sig välkomna på sin nya arbetsplats. Men det är lika viktigt att ge dina nuvarande medarbetare en bra offboarding när deras anställning upphör.

Dina tidigare medarbetare är några av de viktigaste ambassadörerna för din organisations employer brand. Ett bra och professionellt offboarding-program kan därför bidra till att säkerställa en nöjd före detta medarbetare som talar positivt om sin anställning på ditt företag. Och som kommer att rekommendera ditt företag till nya potentiella medarbetare.

Därför är det viktigt att avsluta anställningen med ett bra och genomtänkt offboarding-program. Det kan bidra till att säkerställa ömsesidig respekt mellan arbetsgivare och medarbetare - även efter att medarbetaren slutat.

Planera de olika processerna i offboarding

Oavsett om medarbetaren har sagts upp, gått i pension eller sagt upp sig är det en bra idé att börja planera offboarding-processen. När allt kommer omkring, hur kommer medarbetarens sista dagar på företaget att se ut när de har sagt upp sig?

Precis som vid onboarding kan det dock finnas många olika processer och administrativa uppgifter som måste slutföras när en medarbetare offboardas. Det kan därför vara en utmaning att behålla överblicken. Det är här HRM Norden Onboarding hjälpa dig att organisera de olika uppgifterna i offboardingprocessen.

HRM-Nordics Onboarding-modul kan användas i offboarding-processen för att bl.a. skapa planer med de olika uppgifter som ledningen, HR-avdelningen och den avgående medarbetaren ska utföra under uppsägningstiden och en deadline för dessa. Dessutom kan modulen användas för att följa upp uppgifter, kalla till avslutande intervjuer med medarbetaren och skapa struktur i processen för överlämnande av arbetsuppgifter.

Slutligen kan modulen Onboarding från HRM-Nordic användas i samband med offboarding-processen för att skicka ett officiellt meddelande till företagets anställda om medarbetarens avgång. Den kan också användas för att säkerställa överlämnandet av telefoner, bärbara datorer, nycklar och eventuella åtkomstkort och koder vid avgång.

Säkerställa en bra överlämning av uppgifter

Om en ny medarbetare har anställts för att ta över den avgående medarbetarens arbetsuppgifter är det viktigt att det sker en bra överföring av kunskap om kunder och affärspartners samt överföring av arbetsuppgifter till denna person. Om en efterträdare ännu inte har hittats är det viktigt att dokument förbereds med all relevant kunskap om kunder, arbetsområden och arbetsbeskrivningar. Detta lagras tills en ny medarbetare har hittats.

I vissa organisationer, där man ännu inte har hittat en ställföreträdare, kan det vara de andra anställda på företaget som kommer att ansvara för uppgifterna. I detta fall kan HRM Nordics Onboarding-modul användas för att tilldela och delegera uppgifter och ansvar till medarbetarna.

När en medarbetare säger upp sig kan det också finnas en hel del uppgifter som behöver slutföras och avslutas. Det är en bra idé att du som chef erbjuder hjälp och stöd och ser till att delegera uppgifter till andra medarbetare så att medarbetaren inte drunknar i uppgifter under uppsägningstiden.

Genomföra intervjuer och få feedback från den anställde

Uppsägningstiden är viktig för att säkerställa en bra överföring av kunskap och arbetsuppgifter till den person som ska ta över den avgående medarbetarens arbetsuppgifter. Uppsägningstiden kan emellertid också användas för att få kunskap om hur den anställdes tid i företaget har varit och vad som är anledningen till att den anställde säger upp sig, om så är fallet.

När den anställde har blivit uppsagd eller sagt upp sig är det mer sannolikt att han eller hon får ärlig feedback eftersom han eller hon inte längre har något att förlora. Därför är det en bra idé att använda detta tillfälle för att höra medarbetarens ärliga åsikt om hur det är att arbeta med ledningen och kollegorna.

Många företag väljer att diskutera detta i ett avslutande möte strax innan den anställde lämnar arbetsplatsen, men du kan också välja att hålla korta uppföljningssamtal med den anställde under uppsägningstiden. Oavsett hur du väljer att göra är det dock viktigt att du skapar en trygg atmosfär där den anställde kan tala öppet och ärligt.

Se till att radera anställdas uppgifter

När en medarbetare slutar på företaget ska du komma ihåg att ta bort medarbetarens åtkomst och byta lösenord till olika IT-system och program. Dessutom är det viktigt att alla anställningsuppgifter om den avgående medarbetaren raderas när medarbetaren har lämnat företaget och uppgifterna inte längre behövs.

I HRM-Nordiska huvuddata kan du ställa in ett avgångsdatum för medarbetaren i fråga och få en påminnelse om att komma ihåg att radera medarbetarens uppgifter. På så sätt undviker du att ha onödiga uppgifter om tidigare anställda i din databas och säkerställer att GDPR efterlevs.

Ge medarbetaren ett sista erkännande

Offboarding ska vara en positiv upplevelse för både företaget och den medarbetare som lämnar arbetsplatsen. Därför bör offboarding helst avslutas med att alla uppgifter och deadlines är slutförda och att båda parter kan säga adjö med en bra känsla och ömsesidig respekt.

För att ge den anställde en bra offboarding och ett bra avsked kan det också vara en bra idé att tacka den anställde och ge dem ett sista erkännande för deras prestationer i företaget. Detta kan bidra till att säkerställa att den anställde lämnar företaget glad och med ett gott slutintryck av företaget.

Vi hjälper dig att göra offboarding-processen enklare

Ska du säga hejdå till en medarbetare? Med våra olika HR-lösningar och moduler kan vi hjälpa dig att effektivisera och skapa en överblick över de olika processerna i offboardingprocessen. På så sätt kan du ägna mer tid åt att skapa en värdefull och minnesvärd avgång för den medarbetare som lämnar företaget.

Kontakta oss på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig att effektivisera offboarding och säkerställa en smidig och professionell offboarding av dina medarbetare.

När en ny medarbetare börjar på ett företag eller i en organisation är det viktigt att säkerställa en bra onboarding-process för att få dem att känna sig välkomna på sin nya arbetsplats. Men allt fler företag använder sig av digital rekrytering, och med pandemin, där många av företagets anställda arbetar hemifrån, sker även den efterföljande onboardingprocessen virtuellt.

En virtuell onboardingprocess kräver dock något extra av ledningen, teamet och den nya medarbetaren som introduceras till en ny arbetsplats och nya arbetsuppgifter på distans. När onboardingen sker virtuellt krävs det en ännu skarpare struktur för att hålla reda på de olika onboardingprocesserna. Samtidigt kan det vara svårt för den nyanställde att komma in på den nya arbetsplatsen när all kontakt med ledning och övriga teammedlemmar sker virtuellt.

Därför är det viktigt att du som chef, tillsammans med HR-avdelningen, ser till att planera onboardingprocessen så att den passar det virtuella rummet och ger medarbetaren en bra uppstartsfas på distans i företaget.

Få grepp om de olika processerna i virtuell onboarding

När den rätta kandidaten för tjänsten har hittats och kontraktet har undertecknats måste den nya medarbetaren onboardas in i organisationen och teamet. Under onboardingprocessen finns det ofta många administrativa uppgifter och processer som måste slutföras, vilket kan göra det svårt att hålla reda på allt.

Särskilt när onboardingen sker virtuellt kan det vara svårt att hålla reda på vem som ansvarar för vilka uppgifter. Med HRM-Nordic Onboarding kan du enkelt organisera de olika uppgifterna i pre- och onboardingprocessen och tilldela de olika uppgifterna till olika personer på företaget.

På så sätt kan HRM-Nordic Onboarding användas i samband med preboarding för att t.ex. säkerställa att medarbetaren registreras i systemet samt att dator och annan IT-utrustning beställs och ställs i ordning för den nya medarbetaren att använda på hemmakontoret.

Modulen kan också användas i själva onboardingprocessen för att skapa och fördela uppgifter för att skapa en överblick över vem som ansvarar för att skicka introduktionsmaterial och vem som ansvarar för att följa upp att allt fungerar som det ska på hemmakontoret. Det är också möjligt att sätta deadlines för uppgifter så att alla processer slutförs i tid både före och efter att den nya medarbetaren har börjat.

Tips för att skapa en bra virtuell onboardingprocess

Som nämnts kräver virtuell onboarding extra insatser från ledningen för att säkerställa att den nya medarbetaren får en bra introduktion till företaget, kulturen och arbetsuppgifterna, samt till de andra medarbetarna i teamet.

Förutom att organisera och strukturera de olika onboarding-processerna finns här ett antal andra tips som kan bidra till att säkerställa en bra virtuell onboarding-process för den nya medarbetaren.

Välkommen med blommor

Även om den nyanställde inte behöver komma fysiskt till arbetsplatsen är det ändå en bra idé att skicka blommor och en liten hälsning till den anställdes hemadress för att säga välkommen. På så sätt känner sig den nyanställde välkommen trots att han eller hon kommer att arbeta hemifrån på sitt hemmakontor den närmaste tiden.

Ge en bra introduktion till företaget och medarbetarna

Det kan vara svårt för den nyanställde att få en inblick i företagskulturen och lära känna de andra medarbetarna i organisationen när alla arbetar hemifrån. Därför är det en bra idé att du som chef anordnar ett virtuellt möte där du ger den nyanställde en bra introduktion till företaget och där de andra medarbetarna i teamet kan presentera sig själva och sina arbetsområden.

Här kan HR-avdelningen hjälpa chefen att skapa en agenda för det virtuella mötet och en mall med ett antal punkter som teammedlemmarna kan använda som utgångspunkt när de presenterar sig för den nya medarbetaren. Både agendan och mallen kan distribueras till teammedlemmarna via företagets HR-system.

Hålla regelbundna virtuella möten

Förutom att hålla ett virtuellt uppstartsmöte strax efter att den nya medarbetaren har anställts är det också viktigt att organisera frekventa virtuella möten och samtal. Detta inkluderar 1:1-samtal mellan den nya medarbetaren och dennes chef, men även mellan teammedlemmar.

Med 1:1-intervjuer har du som chef möjlighet att följa upp den nya medarbetaren och se till att denne får en bra onboarding och trivs på sitt nya jobb. Genom dessa samtal kan du diskutera såväl arbetsuppgifter som medarbetarens välbefinnande.

Virtuella möten mellan anställda kan organiseras som ett virtuellt kaffemöte, där anställda har möjlighet att prata informellt om andra saker än arbetsuppgifter. Detta ger den nya medarbetaren en större möjlighet att lära känna de andra medarbetarna.

Välja permanenta mentorer

Som nyanställd är den första tiden ofta en stor omställning och det är mycket att komma ihåg om företaget, medarbetarna, IT-systemen och arbetsuppgifterna. För att säkerställa att den nyanställde får en bra onboardingupplevelse kan det vara en god idé att utse 1-2 mentorer som den nyanställde kan ställa frågor till.

Mentorerna är ofta kollegor som känner till företaget och arbetsuppgifterna, och som hjälper till och ger feedback på den nyanställdes arbetsuppgifter. Mentorn har också till uppgift att följa upp den anställde och ge den anställde större insikt i företagets värderingar och mål.

Vi hjälper dig med onboarding på distans

Om du har anställt en ny medarbetare som behöver onboarding på distans kan vi hjälpa dig. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skapa en struktur och översikt över alla de olika processerna i både pre- och onboarding, så att den nya medarbetaren får en bra virtuell start i organisationen.

Kontakta oss på 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till oss på info@hrm-nordic.comKontakta oss om du vill veta mer om hur vår onboarding-modul kan hjälpa din organisation att introducera nya medarbetare.

Löpande välbefinnandeundersökningar har blivit en nödvändighet. Covid-19 och nedstängningen av stora delar av Danmark har satt stor press på företag, skolor och organisationer. För de flesta har det inneburit en stor omställning, där hemarbete och hemundervisning har blivit en del av mångas vardag.

Men den utdragna repatrieringen och sociala isoleringen kan få stora konsekvenser för både medarbetarnas välbefinnande och psykiska hälsa. Som chef för ett företag, en organisation eller en skola där anställda, lärare och elever repatrieras eller arbetar hemifrån bör du därför också ha ett ökat fokus på att främja välbefinnande under denna svåra tid.

Här kan du HRM-Nordisk puls vara ett utmärkt verktyg för att få löpande feedback och mäta välbefinnandet hos personer som arbetar hemma eller har skickats hem.

Få kontinuerlig feedback om välbefinnande via SMS med HRM-Nordic Pulse

HRM Nordic Pulse är ett verktyg som gör det möjligt att genomföra onlineundersökningar och få feedback på olika fokusområden, t.ex. välbefinnande. Med verktyget kan du skapa och skicka ut frågor till de berörda personerna som kan bidra till att ge större klarhet i hur de trivs.

Frågorna kan skickas ut via e-post eller SMS, vilket gör det ännu enklare att få feedback på frågorna - särskilt hos anställda eller studenter som kanske inte har en e-post, men ofta har en telefon med sig.

I det SMS som skickas till mottagaren finns en länk till frågorna. Varje fråga besvaras på en skala. När alla personer har svarat på frågorna får du en rapport över svaren, som du kan använda för att kontinuerligt följa upp välbefinnandet.

På så sätt ger verktyget dig möjlighet att enkelt och snabbt få löpande feedback från medarbetarna, så att du kan hålla fingret på pulsen och noga följa utvecklingen av medarbetarnas välbefinnande. Du kan læse meget mere om værktøjet her.

Kontinuerlig uppföljning av välbefinnandet

Använd den löpande feedback du får för att följa upp medarbetarnas välbefinnande på en kontinuerlig basis. Utifrån de frågor som medarbetarna har besvarat kan du skapa en dialog med de berörda personerna om vad som går bra, vad som går mindre bra och vad som kan göras för att förbättra välbefinnandet.

Genom att regelbundet genomföra välbefinnandeundersökningar och föra en direkt dialog med medarbetarna kan man snabbare ta itu med missnöje och skapa nya initiativ för att förbättra välbefinnandet i företaget, organisationen eller skolorna.

HRM-Nordic Pulse kan därmed användas för att förbättra kommunikationen mellan medarbetare, chefer och studenter med löpande trivselenkäter för att följa upp välbefinnandet och den psykiska hälsan hos dem som skickas hem eller arbetar hemifrån.

Samtidigt kan verktyget hjälpa ledningen att få kunskap om hur Coronakrisen påverkar välbefinnandet och den mentala hälsan hos anställda och studenter, vilket kan användas för att skapa konkreta åtgärder för att förbättra välbefinnandet.

Tips för att öka välbefinnandet och den psykologiska arbetsmiljön

Det finns flera sätt på vilka ett företag, en organisation eller en skola kan förbättra välbefinnandet. Som utgångspunkt är det en bra idé att titta på den feedback som ledningen har fått från de anställda och utifrån det inleda en dialog med de anställda om vad som kan hjälpa dem att förbättra sitt välbefinnande.

Nedan följer 9 allmänna tips om hur man kan förbättra välbefinnandet och den psykiska hälsan på arbetsplatsen:

• Gör tydliga uttalanden och grundläggande regler om hur ni hanterar Corona-situationen och hur ni följer riktlinjerna.
• Uppmärksamma medarbetarna för deras insatser - både de som arbetar hemma och de som är permitterade.
• Följ upp medarbetarna för att prata om hur dagen gick, vad som gick bra och vad som inte gick så bra, och avsluta med en bra historia om dagen för att avsluta arbetsdagen på ett bra sätt.
• Se till att ge nödvändigt stöd till anställda som behöver det och ingrip vid tecken på överbelastning, stress eller missnöje.
• Hjälp medarbetarna att sätta gränser mellan arbete och fritid om de behöver det.
• Se till att alla medarbetare vet vad deras roll är och vilka uppgifter de ansvarar för.
• Upprätthålla en löpande dialog med medarbetarna genom telefon- och videomöten.
• Se till att du har en nära dialog med medarbetarna om nya initiativ, utmaningar, erfarenhetsutbyte och liknande.
• Fokusera på att skapa ett nära samarbete mellan medarbetare och ledning för att skapa en god psykologisk arbetsmiljö.

Få kostnadsfri feedback om välbefinnande bland anställda och studenter

Covid-19 har förändrat vardagen för många människor. Anställda på företag, anställda i organisationer och elever i skolor har varit tvungna att anpassa sig till den nya verkligheten. Men dessa förändringar kan ha en enorm inverkan på välbefinnandet.

På HRM-Nordic erbjuder vi därför organisationer och skolor med repatrierade medarbetare att kostnadsfritt använda vårt HRM-Nordic Pulse-verktyg för att få feedback om välbefinnande och psykisk hälsa. Du kan læse mere om, hvordan det foregår her.

Om du är intresserad av att lära dig mer om vårt uppföljningsverktyg eller har frågor om hur du kan använda det i din organisation, är du också välkommen att ringa oss på 70 26 32 25 eller kontakta oss via e-post på info@hrm-nordic.com.

Utöver ordinarie trivselenkäter är det viktigt och obligatoriskt att genomföra en APV-trivselenkät. Läs mer om detta på APV - enkelt och effektivt i 3 steg (hrsolutions-as.com).

Covid-19 har skapat stora förändringar i de flesta människors vardag och många företag har fått anpassa sig och skicka tillbaka sina medarbetare till att arbeta hemifrån. Men när alla medarbetare är utspridda på olika geografiska platser ställer det större krav på ledningen när det gäller att leda och utveckla medarbetarna.

Ett bra medarbetarsamtal bygger förtroende och skapar en bra dialog mellan chef och medarbetare. Det hjälper till att skapa ett utrymme där man kan prata om medarbetarens arbetsuppgifter, välbefinnande och utveckling i en trygg miljö. Det är därför som medarbetarsamtalet oftast genomförs ansikte mot ansikte.

Nu när distansarbete och distansledning har blivit en del av många företags vardag kan det innebära att utvecklingssamtalet med medarbetarna måste ske online istället. Här får du några tips på hur du genomför ett framgångsrikt medarbetarsamtal online med dina anställda.

Tänk på kommunikation

De flesta organisationer har haft stor framgång med distansarbete, och många chefer har lyckats skapa en bra onlinekommunikation med sina medarbetare. Som chef bör du dock vara medveten om att en del av kommunikationen går förlorad när den sker online och inte längre ansikte mot ansikte.

För att medarbetarsamtalet ska bli lyckat, även om det sker online, är det viktigt att du tänker på hur du kommunicerar med varje medarbetare. Var särskilt uppmärksam på språk och tonfall när du pratar med dina medarbetare och var medveten om vilka signaler du sänder.

När kommunikationen är skriftlig kan det vara bra att utnyttja de kommunikationsmöjligheter som digitala kanaler erbjuder. Du kan till exempel använda uttryckssymboler, bilder, memes och liknande när du bokar möten eller följer upp uppgifter och mål. Genom att utnyttja möjligheterna med onlinekommunikation kan du göra kommunikationen mer personlig och närvarande.

Få ordning på det tekniska före online-utvärderingen

När du som chef ska genomföra utvecklingssamtal med dina medarbetare online är det viktigt att du har de tekniska förutsättningarna på plats. Om kameran är suddig, videon hackar eller ljudet försvinner kan det påverka dialogen och flödet i samtalet.

Både medarbetare och chef bör därför se till att kameran och mikrofonen är inställda så att både ljud och bild fungerar optimalt innan medarbetarsamtalet börjar. Om ni behöver kunna se varandras skärmar är det också viktigt att se till att ni båda kan se och dela skärmvyn.

När ni har de tekniska förutsättningarna på plats kan ni koncentrera er på själva konversationen och få en bättre, mer flytande dialog som inte avbryts av tekniska problem.

Använda ett HR-system för förberedelser och översikt

Förberedelser är avgörande för ett lyckat medarbetarsamtal - oavsett om det sker online eller fysiskt. Det kan vara en bra idé att använda ett HR-system för att förbereda sig inför medarbetarsamtalet och hålla överblicken.

Med HRM-Nordisk MUS kan du skapa egna mallar för medarbetarsamtalet och skicka ett förberedelseformulär och en agenda för samtalet till medarbetaren. I verktyget kan du också lägga in påminnelser och deadlines för samtalet, inhämta medarbetarens samtycke till att hålla samtalet och hålla koll på hur långt medarbetaren har kommit i processen med att fylla i förberedelseformuläret.

HRM-Nordic SDD är därför ett utmärkt verktyg för att styra, hantera och förbereda SDD-intervjuer så att båda parter är väl förberedda inför intervjun.

Genomför medarbetarsamtalet i en lugn miljö

För att skapa de bästa förutsättningarna för ett framgångsrikt online-värderingssamtal är det viktigt att samtalet äger rum i en lugn och ostörd miljö. Vid personliga utvärderingar hålls samtalet vanligtvis i ett mötesrum eller på ett kontor där båda parter kan prata ostört. När utvärderingen sker online och båda parter befinner sig på olika geografiska platser finns inte samma möjligheter.

När du och dina medarbetare ska genomföra medarbetarsamtal online bör ni välja en tidpunkt då båda parter kan prata utan att bli avbrutna eller störda. När det inte finns några små barn som väsnas i bakgrunden eller andra distraktioner i omgivningen kan du bättre fördjupa dig i samtalet.

Onlinekonversationer tar ofta kortare tid än personliga möten, men se till att ni avsätter tillräckligt med tid för mötet så att ni inte behöver avbryta samtalet mitt i för att någon av er har ett annat möte.

Utgå från den fysiska utvärderingsintervjun

Även om medarbetarsamtalet sker online bör det ändå baseras på de delar från det personliga samtalet som bidrar till att göra medarbetarsamtalet framgångsrikt. Ett bra utvecklingssamtal ska vara konstruktivt, förtroendeskapande, individanpassat och framåtblickande.

Var noga med att berömma och erkänna medarbetaren för dennes prestationer och resultat, samt ge konstruktiv feedback om eventuella möjligheter till förbättring och utveckling. Som nämnts ovan går en del kommunikation förlorad när den sker online, så det är viktigt att du som chef tänker igenom din kommunikation noga och skickar tydliga signaler till medarbetaren om att delta i samtalet. Se också till att ge medarbetaren tid att tala och lyssna på vad de har att säga.

Medarbetarsamtalet är ett utmärkt tillfälle att bygga upp ett förtroende mellan dig som chef och medarbetaren. Därför är det också viktigt att du ser till att ge medarbetaren en bra upplevelse genom att lyssna och ställa bra frågor som fokuserar på medarbetarens motivation, välbefinnande och framtida utveckling.

Uppföljning av utvärderingsintervjun online

Medarbetarsamtal online kräver mer ansträngning från både medarbetaren och arbetsgivaren än medarbetarsamtal ansikte mot ansikte. Men om båda parter är väl förberedda, den tekniska installationen är på plats och man tar hänsyn till begränsningarna i onlinekommunikation kan onlineutvärderingen bli en framgång.

För att säkerställa att framtida online-utvärderingar blir framgångsrika är det dock en bra idé att få feedback på utvärderingen från medarbetaren. Fråga medarbetaren hur de tycker att samtalet gick, både när det gäller förberedelser, den tekniska aspekten och själva samtalet. På så sätt får du veta vad som fungerade och vad som kan behöva ändras eller förbättras till nästa gång.

Dessutom är det viktigt att du följer upp de överenskommelser som du och medarbetaren har gjort om medarbetarens framtida utvecklingsmöjligheter. Detta kommer också att säkerställa att medarbetaren känner att utvärderingen har varit givande och framgångsrik. I verktyget HRM-Nordisk MUS kan du ställa in påminnelser så att du kommer ihåg att följa upp medarbetarsamtalet.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vårt kontaktformulär.

Behöver du några HR-verktyg för medarbetarsamtalet? Besök webbplatsen HR Solutions | Vi erbjuder lösningar för människor (hrsolutions-as.com)

Även om distansarbete var en integrerad del av många företag redan före coronaviruset, har coronakrisen ändå bidragit till att driva på etableringen av hemmakontor och distansarbete i de flesta företag. Under nedstängningen av Danmark i våras sattes hemmakontoren på prov, och för många företag överträffade det alla förväntningar.

Med regeringens nya restriktioner tvingas många företag återigen skicka medarbetare att arbeta hemifrån, och medan vissa har sett fördelarna med distansarbete finns det fortfarande en del företag som ser distansarbete och virtuellt samarbete som en nödlösning. Det kan bero på att distansarbete ställer höga krav på medarbetarna, men framför allt på ledningen.

Distansarbete ställer nya krav på fjärrstyrning

Distansarbete kräver fjärrstyrning, och som många insåg under våren kan det finnas många utmaningar förknippade med fjärrstyrning. Distansarbete ställer nya och större krav på ledningen när det gäller samarbete, sparring, kommunikation, medarbetarnas välbefinnande och samordning av arbetsuppgifter. Nedan ger vi dig några tips på vad du kan göra för att lyckas med remote management.

Håll dig uppdaterad om tekniken

En av de avgörande faktorerna för framgångsrikt distansarbete och distansledning är att den teknik som ska användas är under kontroll. Det gäller både virtuell kommunikation, där du måste se till att både ljud och bild fungerar när du håller virtuella möten. Som chef måste du också se till att medarbetarna har tillgång till alla nödvändiga system som gör att de kan arbeta hemifrån.

Kom ihåg god kommunikation

Vid distansarbete är det viktigt att ha förväntningar på medarbetarna om hur mycket kommunikation som ska ske när de skickas tillbaka till sitt hemkontor. Som chef är det upp till dig att ta ledningen och bestämma hur virtuell kommunikation ska ske och hur ofta.

Eftersom virtuell kommunikation skiljer sig från kommunikation ansikte mot ansikte är det också viktigt att vara uppmärksam på tonfall och språk som används på telefon och i e-postmeddelanden, så att god kommunikation upprätthålls trots avståndet.

Uppmärksamma sociala frågor och välbefinnande

En stor utmaning med remote management och distansarbete är förlusten av den sociala kontakten på kontoret. För att förhindra att bristen på social interaktion på kontoret påverkar medarbetarnas välbefinnande, är det en bra idé att regelbundet övervaka om medarbetarna är nöjda med att arbeta på distans. Som chef bör du dessutom odla social gemenskap genom att anordna videomöten och kommunicera med medarbetarna via virtuella kommunikationsformer oftare än du kanske annars skulle göra.

Uppföljning av arbetsuppgifter

Distansarbete kan ofta göra den dagliga samordningen av arbetsuppgifter svår. Därför är det viktigt att du som chef regelbundet följer upp uppgifter och resultat. Det kan du göra genom att anordna korta möten eller genom att följa upp medarbetarnas uppgifter och resultat genom statusrapportering.

Få hjälp av HR-avdelningen

Om ni är en större organisation med flera avdelningar kan distansarbete innebära ännu större utmaningar när det gäller samarbete och samordning av uppgifter. Då kan det vara en bra idé att ta hjälp av HR-avdelningen.

HR-avdelningen har oftast en bättre överblick över medarbetarna, deras kompetenser och arbetsområden. Om du som chef behöver en medarbetare för att utföra en specifik uppgift kan HR-avdelningen därför ofta hjälpa dig att hitta en kvalificerad medarbetare som kan utföra jobbet - oavsett vilken avdelning medarbetaren arbetar på.

Därför är det en bra idé att samarbeta och hålla nära kontakt med din HR-avdelning när du arbetar på distans. På så sätt sparar du mycket tid och resurser på att hitta rätt medarbetare och kan fokusera på att hantera medarbetare på distans.

Få en bättre överblick över dina anställda med ett HR-system

Ett HR-system kan också vara särskilt fördelaktigt för distansarbete och distansledning. I HR-systemets medarbetardatabas kan du hitta information om alla anställda i din organisation. Du kan bland annat få en överblick över medarbetarnas arbetsområden, kompetens och utbildning, vilket kan göra det lättare för dig att hitta rätt medarbetare för en specifik uppgift.

HRM-Nordics HR-system kan hjälpa er organisation att skapa en överblick över era medarbetare samt planera och delegera arbetsuppgifter till medarbetare på deras hemmakontor. Vårt HR-system kan också användas i samband med rekrytering och uppföljning av trivsel, kurser och liknande.

Slutligen kan vårt HR-system också användas för onboarding av nya medarbetare, vilket kan hjälpa dig att hålla reda på onboardingprocessen och säkerställa att den nya medarbetaren får en smidig startprocess - även när alla medarbetare skickas tillbaka till sina hemkontor.

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur vi kan hjälpa din organisation att lyckas med fjärrstyrning genom att inrätta ett HR-system, vänligen ring oss på 70 26 32 25 eller kontakta oss via e-post till info@hrsolutions.dk.

På MyHRsol erbjuder vi nu digital signatur i vår avtalsmodul. Vi får kontinuerligt många bra förslag på nya moduler från våra användare, som vi implementerar när vi tror att det kommer att gynna majoriteten av våra användare. Under de senaste månaderna har vi implementerat ett antal av dessa förbättringar. Det innebär bland annat att du nu kan signera viktiga dokument och avtal med MyHRsol E-signing. Den nya modulen är en signaturmodul som gör det ännu enklare att signera anställningsavtal och andra viktiga dokument med en digital signatur. (mer …)