På HR-lösningar vi har tidigare skrivit om att majoriteten av de tillfrågade i en undersökning inte tyckte att de fick ut något av det årliga utvecklingssamtalet. En av anledningarna till detta är att många chefer glömmer att följa upp de saker som man kom överens om på mötet.

Det är oftast inte av ovilja som cheferna glömmer att följa upp avtalen. Snarare beror det ofta på att chefen inte kan hålla reda på alla SDD-samtal, eftersom de bara hamnar i en hög med pappersarbete. Det är därför vi har utvecklat HRM-Nordisk MUS, som er et effektivt redskab til at styre alle former for MUS samtaler.

Behåll överblicken med ett SDD-system online

Med ett online SDD-system kan du vara säker på att du alltid har dina uppgifter till hands. HRM-Nordic SDD är också utformat för att hjälpa dig att hålla reda på deadlines - och du kommer att bli påmind om dina deadlines regelbundet.

Några av fördelarna med att använda ett online-system för prestationsutvärdering är

• Du kan skapa dina egna mallar för utvecklingssamtal
• Du kan ange deadlines - och du får påminnelser så att du aldrig missar en deadline
• Du kan följa processen för hur långt dina medarbetare har kommit med att fylla i förberedelseformuläret
• Du kan skapa påminnelser för dina möten så att den anställde också känner att SDD-samtalet följs upp
• Uppgifterna är kopplade till medarbetarkortet i databas för anställda

Kom ihåg att följa upp utvecklingssamtalen

För att dina SDD-samtal ska bli framgångsrika är det viktigt att du följer upp de överenskommelser som gjorts. Om du inte gör det kommer dina medarbetare snabbt att få en känsla av att samtalet var bortkastad tid eftersom han/hon inte deltar i de överenskomna kurserna, utan bara fortsätter i samma spår.

SDD-samtalet är till för att medarbetaren ska utvecklas, och medarbetarutveckling kan vara avgörande för om dina medarbetare stannar kvar hos dig. Kom ihåg att utvecklingssamtalet inte bara handlar om professionell utveckling, utan även om personlig utveckling. Och inte minst om medarbetarens välbefinnande på arbetsplatsen.

Det svåra samtalet: Medarbetarnas utvecklingssamtal (MAS)

Det kan finnas en rad olika anledningar till att en eller flera medarbetare på en arbetsplats behöver sägas upp. För dig som chef är det aldrig ett lätt samtal att föra, men det är en nödvändighet som bör hanteras professionellt.

Om uppsägningarna sker till följd av nedskärningar är det ditt ansvar som chef att fatta beslut om vilka anställda som ska sägas upp.

Precis som vid en SDD-intervju bör du som chef förbereda dig inför en MAS-intervju. Som chef kommer du att ha kontroll över samtalet, och med förberedelser är du redo att hantera situationen om det blir tyst eller om medarbetaren reagerar på sin uppsägning.

På samma sätt som man kan använda en HR-system För att skapa mallar för utvecklingssamtal kan du också använda ditt HR-system för att hantera medarbetarnas utvecklingssamtal.

När en anställd informeras om sin uppsägning finns det många olika reaktioner. Vissa kan behöva lite tid att tänka över saken, medan andra kan reagera mer aggressivt. I vissa fall kan det vara bra att boka in ett möte vid ett senare tillfälle där den anställde kan ställa frågor eller där ni kan diskutera de praktiska detaljerna.

Här kommer du återigen att dra nytta av ditt HR-system, där du kan lägga in dina möten i systemet och båda kommer att få en påminnelse om dina möten inför ett eventuellt kommande möte.

HR-system: En viktig tillgång i din organisation

Ett HR-system kan vara en viktig tillgång för din organisation. Ett HR-system kan underlätta ett antal administrativa processer i din organisation. Särskilt när det gäller utvecklingssamtal kan det vara en fördel eftersom du kan automatisera processerna för att kalla till, förbereda och följa upp.

HRM-Nordic er et modulopbygget HR system, hvilket betyder, at du kun betaler for de funktioner, som du har behov for. Vil du høre mere om HRM-Nordic, så er du velkommen ikke med at Kontakta oss.

En effektiv HR-system gör det möjligt att hålla reda på vilka anställda du har. Detta gäller även för mindre företag.

Många kanske tror att HR hör hemma i stora organisationer med tusentals anställda att hålla reda på, men så är det långt ifrån. Medarbetarhantering är något som sker i alla organisationer som har anställda, och därför är det lika viktigt att hålla reda på det i små företag som i stora.

Idealisk för hantering av utvecklingssamtal

Medarbetarsamtal, ofta förkortat till SDU, har blivit populärt i många organisationer. Här är det självklart att luta sig mot ett HR-system för att göra samtalet så effektivt som möjligt. Det handlar ju trots allt om medarbetarnas utveckling, och för att kunna se utveckling måste det finnas några referenspunkter.

Hur du vill strukturera dina utvecklingssamtal är naturligtvis upp till dig, men med ett bra HR-system kan du titta på tidigare utvecklingssamtalsformulär, överenskommelser och resultat. Medarbetaren kommer också att kunna få tillgång till tidigare utvecklingssamtal, och på så sätt kan du stödja den riktning som medarbetaren och chefen har kommit överens om.

All relevant information om varje anställd kan samlas in, och denna översikt är ovärderlig när det gäller att säkerställa utvecklingen av dina anställda.

Bygg-det-själv-system

Med vår HRM-Nordic-plattform kan användarna anpassa systemet så att det passar deras egna behov. Inget företag är det andra likt, så ingen HR-organisation är den andra lik, och med vår modulära lösning kan du få exakt de funktioner du behöver.

Ett exempel skulle kunna vara vår Pre- och Onboarding-modul. Vissa företag har ett förfarande som alla nyanställda måste gå igenom för att börja sitt nya jobb, eller så kanske det finns några traineetjänster på företaget som har ett särskilt inlärningsprogram.

Här organiseras onboarding ofta enligt en mall, och med ett bra HR-system är det lätt att hålla överblicken. Cheferna kan följa utvecklingen och medarbetaren kan hålla reda på hur långt de har kommit i processen.

Det finns tusentals processer i varje organisation och HR-relaterade processer kan göras enklare och mer effektiva med rätt system. Vårt mål är att göra det enklare och mer effektivt att arbeta med HR för att säkerställa effektiva och, viktigast av allt, glada medarbetare som trivs på sina jobb.

Kom ihåg att du kan få en kostnadsfri testversion av HRM-Nordic så att du kan testa funktionerna i vårt HR-system och avgöra om det är rätt för dig och din organisation. Läs mer om HRM-Nordic här eller ring oss om du vill veta mer på 70 26 32 25.

Hvad står en MUS samtale for?

Ofta är ett utvecklingssamtal ett årligt samtal mellan medarbetaren och ledningen som syftar till att skapa en dialog mellan medarbetaren och chefen för att diskutera den aktuella arbetssituationen och utvecklingsmöjligheter för medarbetaren.

Många - både chefer och medarbetare - fasar dock för det årliga utvecklingssamtalet, och studier visar också att utvecklingssamtal inte motiverar medarbetarna eller får dem att arbeta bättre eller mer.

Det kan bero på att utvecklingssamtalet har blivit mer av ett rutinsamtal som man måste ta sig igenom, snarare än ett samtal som fokuserar på medarbetarnas tillfredsställelse och utveckling.

Det svåra medarbetarsamtalet

Både chefer och medarbetare tycker att utvecklingssamtalet är en svår process. Det kan ofta kännas obehagligt eller ohanterligt. Det kan ofta bero på att utvecklingssamtalet inte är konstruktivt och inte fungerar som det är tänkt.

Medarbetaren kan till och med känna att samtalet är begränsande eller en form av övervakning, där medarbetaren hålls ansvarig för årets resultat.

Men det är inte det som är meningen med MUS-samtalet - tvärtom. Det är ett viktigt samtal som ska skapa värde för medarbetaren och chefen och insikt i medarbetarens arbetssituation för att kunna skapa förbättringar och utveckling.

Varför utvärderingar inte fungerar

Anledningen till att medarbetarsamtal inte fungerar som det är tänkt är oftast att samtalet har blivit för rutinmässigt.

• Var ser du dig själv om fem år?
• Hur bedömer du det interna samarbetet?
• Hur upplever du samarbetet med din chef?
• Har du några framtida karriärdrömmar?

Detta är frågor som kan ställas under det årliga utvecklingssamtalet. Frågorna är dock alltför generella och rutinmässiga, och ställs ofta av gammal vana snarare än för att få insikt i medarbetarens välbefinnande och potential för framtida utveckling. Detta kan få samtalet att kännas som slöseri med tid.

Andra orsaker till att värderingar inte går som planerat kan vara:

• Bristande förståelse för hur intervjun är organiserad
• Dålig kommunikation mellan chef och medarbetare
• Byte av chef
• Bristande insikt om medarbetarnas utveckling från chefens sida
• Bristande förtroende mellan chef och medarbetare

Detta är bara några av de orsaker som kan påverka varför utvärderingsprocessen inte fungerar som avsett.

Om chefen nyligen har bytts ut, om det finns en brist på förtroende eller om det inte finns någon konstruktiv tvåvägskommunikation mellan chef och medarbetare, kan det ha en stor inverkan på resultatet av samtalet.

Samtidigt är det också mycket viktigt för resultatet av ett utvecklingssamtal att både chef och medarbetare förstår syftet med samtalet och att båda parter går in i en dialog med varandra för att diskutera den enskilde medarbetarens välbefinnande, arbetssituation och utvecklingsmöjligheter, vilket bör resultera i konkreta mål och initiativ.

Slutligen är det avgörande för ett bra utvecklingssamtal att chefen strävar efter medarbetarens välbefinnande och utveckling snarare än att kryssa av samtalet på listan. Här behöver cheferna också förstå vad som driver medarbetarnas utveckling och hur man bäst främjar medarbetarnas motivation och prestation.

Tips för en bra SDD-dialog

För att medarbetarsamtalet ska fungera som det är tänkt är det viktigt att samtalet inte övergår i småprat eller ett rutinsamtal med standardfrågor som ska bockas av på listan.

Ett bra medarbetarsamtal kräver mycket av dig som chef. Nedan följer en kort att-göra-lista som hjälper dig att skapa den bästa utgångspunkten för ett bra utvecklingssamtal.

Att göra-lista - 5 tips för ett bra medarbetarsamtal

• Förbered dig själv och din medarbetare

Se till att du förbereder dig inför intervjun med var och en av dina anställda. Boka in utvecklingssamtalet i god tid och be medarbetaren att förbereda sig inför mötet. Du kanske vill skicka med några samtalsämnen som medarbetaren kan använda som utgångspunkt. Se också till att det finns gott om tid att organisera samtalet så att du inte behöver stressa dig igenom det.

• Lyssna och ställ frågor

Under ett utvecklingssamtal är det viktigt att du som chef inte tar över ordet från medarbetaren. Du styr samtalet, men det är medarbetaren som ska prata mest. Du bör därför vara lyssnaren i samtalet och ställa bra frågor som belyser områden som rör medarbetarens välbefinnande, motivation och utveckling. Ställ öppna frågor som medarbetaren kan svara på, vilket kan ligga till grund för nya initiativ och mål.

• Ge beröm och positiv bekräftelse

Utvecklingssamtalet är ett utmärkt tillfälle att berömma en medarbetare för dennes prestation. Det betyder dock inte att du inte ska berömma dina medarbetare varje dag eller att du ska vänta med att berömma till utvecklingssamtalet. Men under en hektisk arbetsdag kan beröm och positiv bekräftelse ibland glömmas bort. Därför är utvecklingssamtalet ett utmärkt tillfälle att berömma dina medarbetares prestationer. Ge specifik feedback på vad du tycker att medarbetaren har gjort bra.

• Ge konstruktiv feedback

Precis som du bör ge beröm och bekräftelse, bör du också ge feedback till den anställde om förbättringsområden. Berätta var du tror att det finns utrymme för förbättringar och hur ni kan arbeta tillsammans för att göra dessa förbättringar. Det är viktigt att vara konstruktiv och specifik när det gäller dina förväntningar på medarbetaren för att undvika missförstånd eller dålig stämning.

• Bygga upp en förtroendefull relation med medarbetaren

En förtroendefull relation är något som byggs upp över tid, och en hög nivå av förtroende mellan medarbetare och chef är en bra utgångspunkt för ett bra utvecklingssamtal. Om ni ännu inte har byggt upp en solid förtroendefull relation kan utvecklingssamtalet också vara ett bra tillfälle att stärka förtroendet mellan chef och medarbetare. Som chef kan du hjälpa till att ge medarbetaren en bra upplevelse av utvecklingssamtalet genom att ge beröm och positiv bekräftelse, ge konstruktiv feedback, lyssna och i allmänhet verka intresserad, uppriktig och visa välvilja gentemot medarbetaren.

Förbered utvärderingen med HRM-Nordisk MUS

De fem tipsen ovan kan hjälpa dig att skapa ett bra medarbetarsamtal som leder till nöjda medarbetare och bättre resultat. Även om det årliga utvecklingssamtalet är ett utmärkt tillfälle att föra en dialog med dina medarbetare om utvecklingsmöjligheter, är det rekommenderat att ha löpande samtal med dina medarbetare för att säkerställa kontinuerlig utveckling och välbefinnande.

Oavsett om din organisation har årliga utvecklingssamtal eller löpande medarbetar-, team- eller avdelningsutvärderingar är det en bra idé att förbereda sig med en mall för utvecklingssamtal.

HRM-Nordisk MUS är ett verktyg där du kan skapa dina egna samtalsmallar för varje medarbetare, team eller avdelning. I verktyget kan du skicka ut agendan och få medarbetarens samtycke innan medarbetarsamtalet, så att ni båda är väl förberedda inför samtalet.

Samtalsmallen är ett utmärkt verktyg för att hantera och leda samtalsprocessen och för förberedelser, så att du har den bästa utgångspunkten för ett bra samtal med dina anställda.

Vill du veta mer om HRM-Nordic Development eller någon av våra andra lösningar för din HR-avdelning? Kontakta oss idag på 70 26 32 25 eller kontakta oss här.

Människor är allt för ditt företag, oavsett vad din organisation sysslar med. HR-system kan bidra till att göra saker enklare för HR-avdelningen.

Därför bör du som ägare och chef också investera i att se till att din organisations medarbetare har det så bra som möjligt och att de befinner sig i en situation där de kan vara som mest effektiva. Vi är komplexa varelser och ingen av oss är den andra lik - ändå finns det sätt att organisera ditt HR-arbete som kan göra det mycket enklare att arbeta med dina medarbetare.

Nyckelordet är översikt. Med rätt överblick kan du som chef eller ägare vidta åtgärder där det är meningsfullt eftersom du kan se var de behövs. Du kan hålla koll på ditt team och de resultat som produceras, och du kan sätta ramarna för dina anställda så att de får de bästa möjligheterna att prestera.

HR är både före och efter anställningen

Det kanske inte kommer som en överraskning för många, men det är viktigt att se till medarbetarna och deras potential inom den befintliga medarbetargruppen redan innan de har kommit in i teamet. Att rekrytera rätt personer är en av de viktigaste sakerna en chef kan ägna sin tid åt.

Om du har rätt team som kompletterar varandra kan du maximera varje individs potential. Det ger glada och produktiva medarbetare, vilket inte bara ger företaget mest valuta för pengarna, utan också en trevligare arbetsplats.

Det är trevligt för alla att komma till jobbet och veta att dina kollegor är redo att hjälpa till, att de gör sitt bästa och att de vill samma saker som du.

Omvänt kan fel mix av medarbetare skapa en arbetsmiljö som är långt ifrån gynnsam för produktivitet och arbetstillfredsställelse. Det ger inga resultat för företagets produktivitet, det gör inget bra för medarbetarna och i slutändan kan det påverka hur verksamheten bedrivs.

Strukturera ditt HR-arbete med rätt HR-system

Den ovan nämnda översikten är en av de saker vi fokuserar mest på i vår HR-system, HRM-Nordic. Skillnaden mellan oss och andra HR-system är att vårt system är modulärt, vilket innebär att det kan anpassas efter dina behov. På så sätt får du hjälp med de HR-uppgifter du behöver.

En av våra viktigaste uppgifter, oavsett vilken del av HR-uppgifterna du vill ha hjälp med, är överblicken, och genom att fokusera på modulerna får du exakt den överblick du behöver.

Systemet är intuitivt uppbyggt och användargränssnittet är lätt att navigera i, så att du inte går vilse i återvändsgränder med funktioner som du ändå inte behöver. Och om du vill använda flera av våra moduler fungerar de sömlöst tillsammans för att behålla överblicken - till exempel när du flyttar en kandidat från sökande till anställd.

En mycket praktisk sak som struktur hjälper till med är tid. Genom att ha rätt struktur på ditt HR-arbete kan du spara mycket tid på annars tidskrävande HR-uppgifter. De flesta chefer vet till exempel hur tidskrävande rekrytering kan vara, eller utvecklingen av de medarbetare som utgör organisationen.

HRM-Nordic är involverad från rekrytering till utvecklingssamtal - och det är en fördel

Att ha ett enhetligt system för att hantera dina HR-uppgifter har en klar fördel eftersom du inte behöver byta system för att t.ex. rekrytera och ett annat för att utveckla medarbetarna - t.ex. genom medarbetarsamtal.

Genom att ha allt samlat behöver du inte oroa dig för att överföra data för att läsas av olika system, du har samma sätt att navigera oavsett vad du behöver.

Möjligheten att behålla kandidater i systemet under rekryteringsfasen och jämföra dem med det befintliga teamet av medarbetare är en enorm fördel framöver. Överblicken betyder mycket, och om du kan börja jämföra olika kandidater med de nuvarande är det lättare att sätta ihop rätt grupp.

Ett HR-system online gör ditt arbete flexibelt

Fördelarna med ett system som HRM-Nordic är inte bara överblicken, användarvänligheten och integrationen med andra system, utan också det faktum att det är ett HR-system online. Genom att ha ditt HR-arbete online säkerställer du att din information alltid är tillgänglig.

Detta säkerställer ett flexibelt HR-arbete, särskilt om din organisation har ett antal kontor eller om du behöver genomföra anställningsintervjuer utanför din egen bekanta omgivning.

När systemet är online är det lättare att komma åt, och naturligtvis följer HRM-Nordic alla de regler som infördes i samband med GDPR i maj 2018. Därför behöver du inte oroa dig för säkerhet och integritet när du använder ett HR-system online som HRM-Nordic, vi har tagit hand om datahanteringen.