Hanterar du masterdata på rätt sätt?

Som företag hanterar du personuppgifter från potentiella anställda (arbetssökande), anställda och efter att den anställde har lämnat arbetsplatsen.

Vilka uppgifter kan lagras om anställda?

Precis som med både masterdata och kunddata får företag registrera och lagra personuppgifter som är nödvändiga för verksamheten. Vanliga personuppgifter som företag har om sina anställda är t.ex. namn, adress, födelsedatum (och personnummer), telefonnummer, e-postadress, kontouppgifter för löneutbetalningar och eventuellt en bild på den anställde.

En del av ovanstående information kategoriseras som icke-känslig information, och därför behöver du inte den anställdes samtycke för att lagra denna information. Andra uppgifter, t.ex. CPR-nummer, är känsliga personuppgifter och därför behöver du den anställdes samtycke för att lagra dem. Andra känsliga uppgifter kan vara information som brottsregister, personlighetstester eller etnisk bakgrund.

Vem kan få tillgång till masterdata?

Som arbetsgivare har du naturligtvis rätt att behandla de stamuppgifter som de anställda själva har lämnat; namn, adress, telefonnummer etc. Dessa uppgifter måste naturligtvis behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt.

Det kan finnas behov av att andra ska kunna ta del av den anställdes masterdata - och det är naturligtvis också tillåtet så länge det är relevant för den eller de personer som berörs. Det kan vara i samband med rekryteringsprocessen, där flera personer är ansvariga för att välja ut arbetskandidater, eller om du har en rekryteringsbyrå. Du kan också ha ett externt företag som sköter löneutbetalningar etc.

Om du låter andra hantera person- och masterdata för ditt företags räkning är du ansvarig för att dessa personer eller det externa företaget följer personuppgiftslagen. Därför är det viktigt att du upprättar ett personuppgiftsbiträdesavtal som det externa företaget (personuppgiftsbiträdet) måste följa och agera inom.

Hur hanteras uppgifter om anställda på rätt sätt?

Som nämnts ovan har du som arbetsgivare naturligtvis rätt att hantera medarbetarnas personuppgifter. Det måste dock ha ett relevant syfte - och då måste du vara medveten om huruvida du behöver den anställdes samtycke.

Många företag väljer att visa ett foto av sina anställda på sin webbplats. Det får man dock bara göra om man har den anställdes samtycke. Därför väljer många företag att inkludera detta i anställningsavtalet, men om du inte har detta måste du se till att du får samtycke.

Om du har infört vissa kontrollåtgärder i samband med den anställdes användning av arbetsdatorer, e-post etc. måste du se till att informera den anställde om detta och vad syftet är. Om du inte har något syfte med kontrollerna måste du ompröva om de är nödvändiga. Ofta används dessa typer av kontroller i säkerhets- eller dokumentationssyfte. Med andra ord, om en anställd använder sin arbetsdator för privata ändamål måste han eller hon veta att företaget kan få information om detta.

HRM-Nordic hjälper dig att hantera anställdas uppgifter korrekt

Många företag väljer att implementera ett HR-system - och det är också ett bra verktyg för att hantera medarbetardata. Med vår databas över anställda, HRM-Nordic Employee Centre, är det enkelt att samla alla dina data på ett ställe.

Varje medarbetare har sitt eget medarbetarkort, där de också kan redigera grundläggande information som adress och telefonnummer. Dessutom kan HR-systemet också lagra annan information för varje anställd. Till exempel samtycke till att visa ett foto av den anställde på webbplatsen.

Med HRM-Nordic kan personuppgifter lagras på ett ställe från den första kontakten med organisationen, till exempel en jobbansökan, tills den anställde lämnar arbetsplatsen. Alla uppgifter som samlas in om medarbetaren under hela anställningsförhållandet kan lagras på medarbetarens medarbetarkort. Detta innebär att uppgifterna också snabbt kan raderas igen efter anställningsförhållandets slut när företaget inte längre behöver uppgifterna.

Förutom att lagra medarbetardata kan du med HRM-Nordic Employee Centre också hantera olika användarnivåer, så att de personer som behöver tillgång till utvalda medarbetares data kan komma åt den personens data - och bara den personens data.

Vill du veta mer om HRM-Nordic Employee Centre eller våra andra HR-system-moduler? Kontakta oss på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.