Motivera medarbetare på distans

Att arbeta hemifrån ställer nya krav på ledningen - både när det gäller samordning av arbetsuppgifter, sparring, samarbete och kommunikation. Distansledning blir allt vanligare i organisationer. Det kan bero på stora geografiska avstånd i globala organisationer, men också som en följd av coronakrisen, där många har etablerat hemmakontor.

Oavsett anledningen till att man vill arbeta på distans kan det vara svårt att hålla medarbetarna motiverade och se till att de är nöjda. Medarbetarnas motivation är avgörande för din organisations framgång, så hur kan du motivera medarbetare på distans?

För detta kan du HRM Nordics HR-system vara till nytta.

Ge dina anställda de färdigheter och den utrustning som krävs

För att en medarbetare ska känna sig rustad för att utföra en uppgift är det avgörande att han eller hon har de nödvändiga kunskaperna. När det gäller att arbeta hemifrån är det inte nödvändigtvis givet att medarbetaren också kan utföra sina arbetsuppgifter hemifrån.

Först och främst måste den anställde ha den utrustning som behövs. Det kan vara en dator, en extra skärm, program och liknande. Dessutom måste medarbetaren också vara rustad för att använda sin utrustning. Om medarbetaren inte vet hur man loggar in på företagets VPN eller hur samarbete via Microsoft Teams fungerar, kan det hämma deras produktivitet och motivation.

Se därför till att alla medarbetare vet hur de ska hantera hemarbete och introducera dem till nya program som kommer att användas för hemarbete.

Dessutom måste det finnas ett tydligt ramverk för kommunikationskanaler. Idag finns det en uppsjö av alternativ för kommunikation; företagets intranät, e-post, Teams, Zoom, Skype, Facetime, Slack, Facebook och många andra. Kanske har ditt företag en standard för vilka program som ska användas. Om inte, är det en bra idé att skapa ett ramverk tillsammans med dina medarbetare.

Se till att alla anställda hörs

Det kan vara svårt att hantera och arbeta på distans. Med verktyg från HR-lösningarkan det hjälpa dig ett steg längre. En del medarbetare upplever regelbundet att de saknar den dagliga dialogen och sparringen med kollegorna. Virtuella möten med många deltagare kan också vara överväldigande och förvirrande för vissa. Det kan innebära att en medarbetare inte får säga det han eller hon vill säga.

Som chef är det därför en god idé att se till att alla som vill tala i ett virtuellt möte får taltid. Det räcker inte att utgå från att alla kommer till tals. Därför kan det vara en bra idé att fråga direkt om någon annan har synpunkter eller andra saker som behöver diskuteras.

Som chef kan det också vara en god idé att anordna enskilda intervjuer med medarbetarna. Det ger medarbetaren en bättre möjlighet att tala fritt och eventuellt ställa frågor om arbetsuppgifter eller annat. Det ger dig som chef också möjlighet att säkerställa att medarbetarna är fokuserade på målet och vet vad de ska göra. Medarbetare som vet vilken riktning de ska ta i en viss uppgift är mer motiverade än om det finns tvivel om riktningen.

Glöm inte kaffepausen

När medarbetare arbetar hemifrån under en längre tid är det många som saknar umgänget med kollegorna. De kan känna sig isolerade och ensamma. Kom ihåg att ge utrymme för de informella samtal som också skulle äga rum på kontoret eller i lunchrummet. Bjud in medarbetarna till ett virtuellt fikamöte under arbetsdagen och ge dem möjlighet att prata om något annat än sina arbetsuppgifter. När medarbetarna får en paus för att prata med varandra upplever de vanligtvis inte samma trötthet som många annars skulle uppleva i sin egen bubbla på hemmakontoret. Med ett HR-system som inkluderar undersökningar av välbefinnande Håll ständigt ett finger på pulsen hos dina medarbetare.

Lita på dina medarbetare

En av de saker som kan vara avgörande för medarbetarnas motivation är att de känner att deras chef litar på dem. Tillit till att uppgifterna blir gjorda, tillit till att medarbetarna gör sitt jobb - även om de kanske inte är online under normal arbetstid.

Att arbeta hemifrån ger anställda en annan flexibilitet än de kanske upplever när de är på kontoret. Hemma är det lättare att ta sig till och från arbetsuppgifterna. Under nedstängningen på grund av coronaviruset var många föräldrar - förutom att arbeta hemifrån - också ansvariga för sina barns utbildning. Många föräldrar har behövt mer flexibilitet än vanligt, och i detta läge är det också viktigt att cheferna förstår situationen och litar på att medarbetarna fortfarande kommer att kunna utföra sina uppgifter.

Ha dina medarbetares egen utveckling i åtanke

När medarbetare sitter enskilt på sitt eget hemmakontor kan de snabbt känna sig förbisedda. Det har en negativ effekt på motivationen, och därför är det också viktigt att chefen ser till att alla medarbetare blir hörda, vilket beskrivs ovan.

Vissa medarbetare kan känna att de vanligtvis är delaktiga i beslutsprocesser, men inte från sitt hemmakontor. Detta gäller både när det gäller arbetsuppgifter, men också när det gäller medarbetarens egen utveckling.

Även om medarbetarna arbetar självständigt från sitt hemmakontor betyder det inte att deras egen utveckling får stå tillbaka, tvärtom. De flesta människor motiveras av känslan att de utvecklas. Därför är medarbetarnas egen utveckling viktig även under perioder med mycket hemarbete.

Vid medarbetarnas årliga utvecklingssamtal träffas överenskommelser mellan chef och medarbetare - och dessa överenskommelser måste naturligtvis följas. Dessutom kan det ha uppstått nya möjligheter för företaget där medarbetarna kan dra nytta av att genomgå en kurs eller ett utbildningsprogram.

Fokusera därför på medarbetarnas utveckling även om du som chef inte träffar dem dagligen eller om de inte själva föreslår nya utvecklingsmöjligheter.

Behåll överblicken

Distanshantering ställer stora krav på dig som chef. Du måste ha en bred överblick över dina medarbetare och deras arbetsuppgifter, du måste vara närvarande för dina medarbetare och se till att de blir hörda. Samtidigt måste du också se till att de är motiverade och att de utvecklas i sitt arbete (och som person).

Det kräver en hel del ansträngning att hålla koll på allt - särskilt om du är ansvarig för många medarbetare. Som chef använder du en mängd olika system och program som hjälper dig att göra ditt jobb. Ett HR-system kan hjälpa dig att hålla reda på alla dina anställda, vad som har avtalats med dem och vilka deras uppgifter och ansvarsområden är.

Vill du veta mer om hur du kan dra nytta av HR-systemet HRM-Nordic? Kontakta oss via telefon 70 26 32 25 eller kontakta oss via e-post info@hrm-nordic.com. Du kan också fylla i formuläret nedan så kontaktar vi dig.