Hur man lyckas med distanshantering

Även om distansarbete var en integrerad del av många företag redan före coronaviruset, har coronakrisen ändå bidragit till att driva på etableringen av hemmakontor och distansarbete i de flesta företag. Under nedstängningen av Danmark i våras sattes hemmakontoren på prov, och för många företag överträffade det alla förväntningar.

Med regeringens nya restriktioner tvingas många företag återigen skicka medarbetare att arbeta hemifrån, och medan vissa har sett fördelarna med distansarbete finns det fortfarande en del företag som ser distansarbete och virtuellt samarbete som en nödlösning. Det kan bero på att distansarbete ställer höga krav på medarbetarna, men framför allt på ledningen.

Distansarbete ställer nya krav på fjärrstyrning

Distansarbete kräver fjärrstyrning, och som många insåg under våren kan det finnas många utmaningar förknippade med fjärrstyrning. Distansarbete ställer nya och större krav på ledningen när det gäller samarbete, sparring, kommunikation, medarbetarnas välbefinnande och samordning av arbetsuppgifter. Nedan ger vi dig några tips på vad du kan göra för att lyckas med remote management.

Håll dig uppdaterad om tekniken

En av de avgörande faktorerna för framgångsrikt distansarbete och distansledning är att den teknik som ska användas är under kontroll. Det gäller både virtuell kommunikation, där du måste se till att både ljud och bild fungerar när du håller virtuella möten. Som chef måste du också se till att medarbetarna har tillgång till alla nödvändiga system som gör att de kan arbeta hemifrån.

Kom ihåg god kommunikation

Vid distansarbete är det viktigt att ha förväntningar på medarbetarna om hur mycket kommunikation som ska ske när de skickas tillbaka till sitt hemkontor. Som chef är det upp till dig att ta ledningen och bestämma hur virtuell kommunikation ska ske och hur ofta.

Eftersom virtuell kommunikation skiljer sig från kommunikation ansikte mot ansikte är det också viktigt att vara uppmärksam på tonfall och språk som används på telefon och i e-postmeddelanden, så att god kommunikation upprätthålls trots avståndet.

Uppmärksamma sociala frågor och välbefinnande

En stor utmaning med remote management och distansarbete är förlusten av den sociala kontakten på kontoret. För att förhindra att bristen på social interaktion på kontoret påverkar medarbetarnas välbefinnande, är det en bra idé att regelbundet övervaka om medarbetarna är nöjda med att arbeta på distans. Som chef bör du dessutom odla social gemenskap genom att anordna videomöten och kommunicera med medarbetarna via virtuella kommunikationsformer oftare än du kanske annars skulle göra.

Uppföljning av arbetsuppgifter

Distansarbete kan ofta göra den dagliga samordningen av arbetsuppgifter svår. Därför är det viktigt att du som chef regelbundet följer upp uppgifter och resultat. Det kan du göra genom att anordna korta möten eller genom att följa upp medarbetarnas uppgifter och resultat genom statusrapportering.

Få hjälp av HR-avdelningen

Om ni är en större organisation med flera avdelningar kan distansarbete innebära ännu större utmaningar när det gäller samarbete och samordning av uppgifter. Då kan det vara en bra idé att ta hjälp av HR-avdelningen.

HR-avdelningen har oftast en bättre överblick över medarbetarna, deras kompetenser och arbetsområden. Om du som chef behöver en medarbetare för att utföra en specifik uppgift kan HR-avdelningen därför ofta hjälpa dig att hitta en kvalificerad medarbetare som kan utföra jobbet - oavsett vilken avdelning medarbetaren arbetar på.

Därför är det en bra idé att samarbeta och hålla nära kontakt med din HR-avdelning när du arbetar på distans. På så sätt sparar du mycket tid och resurser på att hitta rätt medarbetare och kan fokusera på att hantera medarbetare på distans.

Få en bättre överblick över dina anställda med ett HR-system

Ett HR-system kan också vara särskilt fördelaktigt för distansarbete och distansledning. I HR-systemets medarbetardatabas kan du hitta information om alla anställda i din organisation. Du kan bland annat få en överblick över medarbetarnas arbetsområden, kompetens och utbildning, vilket kan göra det lättare för dig att hitta rätt medarbetare för en specifik uppgift.

HRM-Nordics HR-system kan hjälpa er organisation att skapa en överblick över era medarbetare samt planera och delegera arbetsuppgifter till medarbetare på deras hemmakontor. Vårt HR-system kan också användas i samband med rekrytering och uppföljning av trivsel, kurser och liknande.

Slutligen kan vårt HR-system också användas för onboarding av nya medarbetare, vilket kan hjälpa dig att hålla reda på onboardingprocessen och säkerställa att den nya medarbetaren får en smidig startprocess - även när alla medarbetare skickas tillbaka till sina hemkontor.

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur vi kan hjälpa din organisation att lyckas med fjärrstyrning genom att inrätta ett HR-system, vänligen ring oss på 70 26 32 25 eller kontakta oss via e-post till info@hrsolutions.dk.