6 tips för en framgångsrik online-intervju

Covid-19 har skapat stora förändringar i de flesta människors vardag och många företag har fått anpassa sig och skicka tillbaka sina medarbetare till att arbeta hemifrån. Men när alla medarbetare är utspridda på olika geografiska platser ställer det större krav på ledningen när det gäller att leda och utveckla medarbetarna.

Ett bra medarbetarsamtal bygger förtroende och skapar en bra dialog mellan chef och medarbetare. Det hjälper till att skapa ett utrymme där man kan prata om medarbetarens arbetsuppgifter, välbefinnande och utveckling i en trygg miljö. Det är därför som medarbetarsamtalet oftast genomförs ansikte mot ansikte.

Nu när distansarbete och distansledning har blivit en del av många företags vardag kan det innebära att utvecklingssamtalet med medarbetarna måste ske online istället. Här får du några tips på hur du genomför ett framgångsrikt medarbetarsamtal online med dina anställda.

Tänk på kommunikation

De flesta organisationer har haft stor framgång med distansarbete, och många chefer har lyckats skapa en bra onlinekommunikation med sina medarbetare. Som chef bör du dock vara medveten om att en del av kommunikationen går förlorad när den sker online och inte längre ansikte mot ansikte.

För att medarbetarsamtalet ska bli lyckat, även om det sker online, är det viktigt att du tänker på hur du kommunicerar med varje medarbetare. Var särskilt uppmärksam på språk och tonfall när du pratar med dina medarbetare och var medveten om vilka signaler du sänder.

När kommunikationen är skriftlig kan det vara bra att utnyttja de kommunikationsmöjligheter som digitala kanaler erbjuder. Du kan till exempel använda uttryckssymboler, bilder, memes och liknande när du bokar möten eller följer upp uppgifter och mål. Genom att utnyttja möjligheterna med onlinekommunikation kan du göra kommunikationen mer personlig och närvarande.

Få ordning på det tekniska före online-utvärderingen

När du som chef ska genomföra utvecklingssamtal med dina medarbetare online är det viktigt att du har de tekniska förutsättningarna på plats. Om kameran är suddig, videon hackar eller ljudet försvinner kan det påverka dialogen och flödet i samtalet.

Både medarbetare och chef bör därför se till att kameran och mikrofonen är inställda så att både ljud och bild fungerar optimalt innan medarbetarsamtalet börjar. Om ni behöver kunna se varandras skärmar är det också viktigt att se till att ni båda kan se och dela skärmvyn.

När ni har de tekniska förutsättningarna på plats kan ni koncentrera er på själva konversationen och få en bättre, mer flytande dialog som inte avbryts av tekniska problem.

Använda ett HR-system för förberedelser och översikt

Förberedelser är avgörande för ett lyckat medarbetarsamtal - oavsett om det sker online eller fysiskt. Det kan vara en bra idé att använda ett HR-system för att förbereda sig inför medarbetarsamtalet och hålla överblicken.

Med HRM-Nordisk MUS kan du skapa egna mallar för medarbetarsamtalet och skicka ett förberedelseformulär och en agenda för samtalet till medarbetaren. I verktyget kan du också lägga in påminnelser och deadlines för samtalet, inhämta medarbetarens samtycke till att hålla samtalet och hålla koll på hur långt medarbetaren har kommit i processen med att fylla i förberedelseformuläret.

HRM-Nordic SDD är därför ett utmärkt verktyg för att styra, hantera och förbereda SDD-intervjuer så att båda parter är väl förberedda inför intervjun.

Genomför medarbetarsamtalet i en lugn miljö

För att skapa de bästa förutsättningarna för ett framgångsrikt online-värderingssamtal är det viktigt att samtalet äger rum i en lugn och ostörd miljö. Vid personliga utvärderingar hålls samtalet vanligtvis i ett mötesrum eller på ett kontor där båda parter kan prata ostört. När utvärderingen sker online och båda parter befinner sig på olika geografiska platser finns inte samma möjligheter.

När du och dina medarbetare ska genomföra medarbetarsamtal online bör ni välja en tidpunkt då båda parter kan prata utan att bli avbrutna eller störda. När det inte finns några små barn som väsnas i bakgrunden eller andra distraktioner i omgivningen kan du bättre fördjupa dig i samtalet.

Onlinekonversationer tar ofta kortare tid än personliga möten, men se till att ni avsätter tillräckligt med tid för mötet så att ni inte behöver avbryta samtalet mitt i för att någon av er har ett annat möte.

Utgå från den fysiska utvärderingsintervjun

Även om medarbetarsamtalet sker online bör det ändå baseras på de delar från det personliga samtalet som bidrar till att göra medarbetarsamtalet framgångsrikt. Ett bra utvecklingssamtal ska vara konstruktivt, förtroendeskapande, individanpassat och framåtblickande.

Var noga med att berömma och erkänna medarbetaren för dennes prestationer och resultat, samt ge konstruktiv feedback om eventuella möjligheter till förbättring och utveckling. Som nämnts ovan går en del kommunikation förlorad när den sker online, så det är viktigt att du som chef tänker igenom din kommunikation noga och skickar tydliga signaler till medarbetaren om att delta i samtalet. Se också till att ge medarbetaren tid att tala och lyssna på vad de har att säga.

Medarbetarsamtalet är ett utmärkt tillfälle att bygga upp ett förtroende mellan dig som chef och medarbetaren. Därför är det också viktigt att du ser till att ge medarbetaren en bra upplevelse genom att lyssna och ställa bra frågor som fokuserar på medarbetarens motivation, välbefinnande och framtida utveckling.

Uppföljning av utvärderingsintervjun online

Medarbetarsamtal online kräver mer ansträngning från både medarbetaren och arbetsgivaren än medarbetarsamtal ansikte mot ansikte. Men om båda parter är väl förberedda, den tekniska installationen är på plats och man tar hänsyn till begränsningarna i onlinekommunikation kan onlineutvärderingen bli en framgång.

För att säkerställa att framtida online-utvärderingar blir framgångsrika är det dock en bra idé att få feedback på utvärderingen från medarbetaren. Fråga medarbetaren hur de tycker att samtalet gick, både när det gäller förberedelser, den tekniska aspekten och själva samtalet. På så sätt får du veta vad som fungerade och vad som kan behöva ändras eller förbättras till nästa gång.

Dessutom är det viktigt att du följer upp de överenskommelser som du och medarbetaren har gjort om medarbetarens framtida utvecklingsmöjligheter. Detta kommer också att säkerställa att medarbetaren känner att utvärderingen har varit givande och framgångsrik. I verktyget HRM-Nordisk MUS kan du ställa in påminnelser så att du kommer ihåg att följa upp medarbetarsamtalet.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vårt kontaktformulär.

Behöver du några HR-verktyg för medarbetarsamtalet? Besök webbplatsen HR Solutions | Vi erbjuder lösningar för människor (hrsolutions-as.com)