3 tips för introduktion av nya medarbetare

Vad är onboarding?

Onboarding är den övergång som en nyanställd genomgår från att vara på jobbet till att börja jobba hos er. Det kan vara en övergång från ett jobb till ett annat, eller det kan vara övergången från att vara arbetslös till att börja ett jobb hos er.

Onboardingprocessen startar på den första arbetsdagen. Vissa anser att onboardingprocessen även börjar före den första arbetsdagen - i själva verket från det ögonblick då anställningsavtalet undertecknas. Processen från undertecknandet till den första arbetsdagen kan också kallas pre-boarding.

Med andra ord är pre- och onboarding två processer som stöder och utökar varandra. Pre-boarding kan ses mer som de processer som företaget måste förbereda för den nya medarbetaren: beställa en dator, telefon, nycklar och så vidare. Onboarding, å andra sidan, handlar om att få den nyanställde att känna sig välkommen, introducera honom eller henne till sina arbetsuppgifter, kollegor, avdelning, företagskultur och så vidare.

I vissa organisationer börjar onboardingprocessen redan före den första arbetsdagen. Detta kan göras genom att skicka ut ett välkomstbrev eller e-postmeddelande där chefen har skrivit en personlig hälsning, bifogat personalhandboken och andra viktiga dokument samt eventuellt en kort beskrivning av vad den nya medarbetaren kan förvänta sig av sin första dag eller vecka.

Den nya medarbetaren kan också bjudas in till möten eller sociala evenemang, så att han eller hon får möjlighet att träffa sina framtida kollegor och få en känsla för kollegorna och företagskulturen.

Varför är onboarding viktigt?

Onboarding är en viktig process när det gäller att behålla nya medarbetare. En undersökning har visatFaktum är att 22% av alla som lämnar en tjänst gör det inom 45 dagar. Därför är det viktigt att välkomna den nya medarbetaren och se till att hen snabbt känner sig bekväm i organisationen.

Vad människor prioriterar när de börjar ett nytt jobb varierar. En undersökning från Konsultverksamhet ballisager visar att för 55% av de tillfrågade är det viktigt att de kommer in bra socialt. Undersökningen visar också att många förväntar sig ett introduktionsprogram under de första två veckorna.

Undersökningen visar också att de tillfrågade vill få information om företaget och tjänsten före sin första arbetsdag. Det finns alltså ingen anledning att inte skicka ut information före den första arbetsdagen.

3 tips för bra introduktion av nya medarbetare

Vi har samlat tre tips på hur du säkerställer en bra onboarding-process för nya medarbetare. Om du har några andra tips som du tror att andra kan ha nytta av är du välkommen att lämna en kommentar längst ner på sidan.

1) Kommunikation - både internt och externt

Kommunikation är A och O när en ny medarbetare börjar. Först och främst är det viktigt att informera den nya medarbetaren om var han eller hon ska inställa sig första dagen och vilka arbetstider som gäller.

Kommunikationen inom organisationen är också viktig. Särskilt för medarbetare som kan ingå i ett team eller på annat sätt arbeta med den nya medarbetaren. Låt dem veta vem den nya medarbetaren är och vad deras arbetsuppgifter kommer att vara. Dessutom är det viktigt att informera medarbetarna om deras roll i den nyanställdes uppstart.

Det kan också finnas ett behov av att kommunicera externt till andra avdelningar, affärspartners eller kunder. På så sätt får alla berörda personer information om den nya medarbetaren och är förberedda när en ny person kontaktar dem i samband med deras arbetsuppgifter.

2) Få grepp om processerna

Det finns många processer som behöver genomföras i en onboardingprocess. Därför kan det vara svårt att hålla reda på vem som skickar introduktionsmaterial till den nyanställde, vem som ansvarar för att visa runt på första dagen, vem som ansvarar för utbildning och introduktion till program och arbetsprocesser, och så vidare.

Listan över uppgifter och processer som ingår i onboarding av nya medarbetare är lång och kan variera beroende på typ av jobb och avdelning i din organisation. För att skapa en överblick och samtidigt strukturera processerna, ange vem som är ansvarig för uppgiften osv. HRM-Nordics Onboarding-modul kan användas till din fördel.

HRM-Nordic Onboarding är utformat för att strukturera hela (pre- och) onboardingprocessen. Det är enkelt att tilldela en uppgift till en person, sätta deadlines och mycket mer för att säkerställa att du kommer igenom alla processer - före, under och efter den första arbetsdagen.

3) Utse en mentor

Den första dagen är alltid en omvälvande upplevelse för en nyanställd. De kommer att fyllas med information om kollegor, IT-system, koder, processer, arbetsuppgifter och mycket mer. Dessutom kommer den nyanställde också att behöva ställa ett antal frågor om arbetsuppgifterna, företagskulturen etc. Därför är det viktigt att den nyanställde har någon som han eller hon alltid kan vända sig till med sina frågor - en mentor.

Mentorns uppgift kan vara att ge den nyanställde en djupare inblick i företagets vision, uppdrag, värderingar och varför de gör saker på det sätt de gör. Det kan också vara mentorns uppgift att hjälpa medarbetaren att komma med i den sociala gemenskapen.

Mentorn är vanligtvis en kollega som är bekant med den nyanställdes arbetsuppgifter och därför kan hjälpa till med de dagliga uppgifterna. Därför är det också naturligt för mentorn att ge feedback till den nyanställde. Mentorn bör se till att berömma den nyanställde och även berätta om något kan göras annorlunda eller bättre.

Vi hjälper dig att skapa struktur

Som tidigare skrivits HRM-Nordic Onboarding hjälper dig att strukturera både pre- och onboardingprocessen. Här kan ni skapa standardiserade processer som säkerställer att ni kommer igenom alla uppgifter i onboardingprocessen - och att ni samtidigt kan behålla överblicken. Systemet ger dig också möjlighet att skicka automatiska meddelanden till den person som ansvarar för en uppgift.

Kontakta oss om du vill veta mer om HRM-Nordic och vår Onboarding-modul. Ring oss på telefon 70 26 32 25 eller skicka ett e-postmeddelande till info@hrsolutions.dk.