Omvendt kan prestasjonsmåling ta fokuset bort fra det som faktisk betyr noe: god kundeservice og fornøyde medarbeidere. Måling av medarbeidernes prestasjoner kan skape mistillit og få dem til å føle seg kontrollert. I tillegg kan målingene skape intern konkurranse og splid hvis resultatene belønnes med for eksempel større anerkjennelse eller høyere lønn. Hvis prestasjonsmåling også fører til effektivitetsforbedringer, kan det påvirke den generelle kundeservicen.

Derfor er det en god idé å vurdere om organisasjonens prestasjonsledelse er hensiktsmessig for de ansatte, men også om den er meningsfull og verdifull for bedriften i forhold til det endelige målet om å skape mer fornøyde kunder.

Måle på en hensiktsmessig og effektiv måte

En studie fra danske HR viser at trivselen er høyere på arbeidsplasser som ikke har prestasjonsmålinger. Dette kan enten bety at prestasjonsmålinger generelt påvirker trivselen på arbeidsplassen negativt, eller at prestasjonsmålinger påvirker trivselen fordi de ikke brukes på en hensiktsmessig måte.

Studier fra samme kilde viser også at prestasjonsmåling og påfølgende effektivisering av interne prosesser kan føre til misfornøyde kunder, ettersom kundeservicen blir dårligere og kundene ikke får den verdien de etterspør. For at en organisasjon skal lykkes med prestasjonsledelse, må den være hensiktsmessig og effektiv for både ansatte og kunder. Den må med andre ord være innrettet mot å sikre at de ansatte trives og at kundene får en god opplevelse.

Lav resultatstyring på flere fokusområder

I stedet for å fokusere utelukkende på prestasjonsmåling og optimalisering av de ansattes prestasjoner kan det derfor være mer givende for både de ansatte og bedriften å måle flere ulike typer fokusområder. Som nevnt ovenfor kan både kundetilfredshet og medarbeidertilfredshet bli skadelidende hvis en bedrift kun måler interne prosesser og forsøker å effektivisere dem.

I stedet bør selskapene ha en mer helhetlig tilnærming til måling og måle flere fokusområder for å optimalisere. Med HRM-Nordic Measure kan du samle og tilpasse ulike fokusområder som du ønsker å måle og følge utviklingen av. For eksempel medarbeidertilfredshet og kundetilfredshet, som kan brytes ned på hver enkelt avdeling eller hele organisasjonen.

Ved å ha flere fokusområder som man veksler mellom, kan man sikre at målingen ikke blir ensidig og samtidig effektivisere og optimere på flere parametere samtidig. Det gjør resultatstyringen mer meningsfull, hensiktsmessig og effektiv og sikrer at alle mål nås uten at det går på bekostning av medarbeidernes trivsel eller kundetilfredsheten.

Kontinuerlig oppfølging kan sikre bedre resultatstyring

Mange selskaper gjennomfører større undersøkelser i forhold til fokusområder som følges opp 1-2 ganger i året. I mange tilfeller er dette imidlertid lang tid å vente når det gjelder kunde- og medarbeidertilfredshet. Når bedriften din styrer etter mål på ulike fokusområder, bør du derfor følge opp løpende for å sikre at optimaliseringer og effektiviseringer skaper forbedringer og suksess for bedriften.

Med Myhrsol Measure kan du kontinuerlig følge opp fokusområdene dine. Med dette måle- og oppfølgingsverktøyet i organisasjonens HR-system kan dere kontinuerlig evaluere de ulike fokusområdene og følge utviklingen nøye. På den måten kan dere raskt gjøre endringer og sette i gang nye initiativer hvis det oppstår stagnasjon eller tilbakegang på noen av fokusområdene.

Til syvende og sist kan dette oppfølgingsverktøyet bidra til å sikre at du har fingeren på pulsen og at alle parametere fungerer optimalt. Det kan også bidra til økt produktivitet og trivsel blant de ansatte, større kundetilfredshet og dermed større suksess for virksomheten.

Få hjelp med prestasjonsledelse

Som det står skrevet, er HRM-Nordic Measure hjelper organisasjonen din med å skape oversikt over og følge opp resultatstyringen. Her kan du opprette fokusområder som du kan følge utviklingen av løpende. Systemet gjør det mulig å sende spørsmål til de involverte for å få tilbakemelding, samle inn og sammenligne data, og gir deg også en rapport over fokusområdene som kan brukes til evaluering og dialog om veien videre.

Hvis du er interessert i å vite mer om hvordan du kan optimalisere målstyringen din med Myhrsol Measure, kan du kontakte oss på telefon. 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Hva er onboarding?

Onboarding er overgangen en ny medarbeider gjennomgår fra å være i en tilstand før arbeidsdagen til å begynne i jobben hos dere. Det kan være en overgang fra en jobb til en annen, eller det kan være overgangen fra å være arbeidsledig til å begynne i en jobb hos dere.

Onboardingprosessen starter på første arbeidsdag. Noen mener at onboardingprosessen også starter før første arbeidsdag - faktisk fra det øyeblikket arbeidskontrakten signeres. Prosessen fra signering til første arbeidsdag kan også kalles pre-boarding.

Pre-boarding og onboarding er med andre ord to prosesser som støtter og utvider hverandre. Pre-boarding kan ses mer som de prosessene bedriften må forberede for den nyansatte: bestilling av datamaskin, telefon, nøkler og så videre. Onboarding, derimot, handler om å få den nyansatte til å føle seg velkommen, introdusere ham eller henne for arbeidsoppgavene, kollegene, avdelingen, bedriftskulturen og så videre.

I noen organisasjoner starter introduksjonsprosessen allerede før første arbeidsdag. Dette kan gjøres ved å sende ut et velkomstbrev eller en e-post der lederen har skrevet en personlig hilsen, lagt ved personalhåndboken og andre viktige dokumenter, og eventuelt en kort beskrivelse av hva den nyansatte kan forvente seg den første dagen eller uken.

Den nye medarbeideren kan også inviteres til møter eller sosiale arrangementer, slik at han eller hun kan møte sine fremtidige kolleger og få et inntrykk av kollegene og bedriftskulturen.

Hvorfor er onboarding viktig?

Onboarding er en viktig prosess for å beholde nye medarbeidere. En studie har vistFaktisk er det slik at 22% av alle som slutter i en stilling, gjør det innen 45 dager. Derfor er det viktig å ønske den nye medarbeideren velkommen og sørge for at vedkommende raskt føler seg vel i organisasjonen.

Det varierer hva folk prioriterer når de begynner i en ny jobb. En undersøkelse fra Konsulentvirksomhet ballisager viser at for 55% av respondentene er det viktig at de finner seg godt til rette sosialt. I tillegg viser undersøkelsen at mange forventer et introduksjonsprogram de første to ukene.

Undersøkelsen viser også at respondentene ønsker å motta informasjon om selskapet og stillingen før første arbeidsdag. Det er altså ingen grunn til ikke å sende ut informasjon før første arbeidsdag.

3 tips for god onboarding av nye medarbeidere

Vi har samlet tre tips til hvordan du kan sikre en god onboardingprosess for nyansatte. Hvis du har andre tips som du tror andre kan ha nytte av, er du velkommen til å legge igjen en kommentar nederst på siden.

1) Kommunikasjon - både internt og eksternt

Kommunikasjon er viktig når en ny medarbeider begynner. Først og fremst er det viktig å fortelle den nyansatte hvor han eller hun skal møte opp den første dagen og hvilke arbeidstider som gjelder.

Kommunikasjon innad i organisasjonen er også viktig. Spesielt for ansatte som kanskje er en del av et team eller på annen måte jobber sammen med den nyansatte. Fortell dem hvem den nye medarbeideren er og hvilke arbeidsoppgaver vedkommende har. I tillegg er det viktig å informere de ansatte om hvilken rolle de har i den nyansattes oppstart.

Det kan også være behov for å kommunisere eksternt til andre avdelinger, forretningspartnere eller kunder. På denne måten blir alle relevante personer informert om den nye medarbeideren og er forberedt når en ny person kontakter dem i forbindelse med arbeidsoppgavene.

2) Få kontroll på prosessene

Det er mange prosesser som skal gjennomføres i en onboardingprosess. Derfor kan det være vanskelig å holde oversikt over hvem som sender introduksjonsmateriell til den nyansatte, hvem som har ansvaret for å vise dem rundt den første dagen, hvem som er ansvarlig for opplæring og innføring i programmer og arbeidsprosesser, og så videre.

Listen over oppgaver og prosesser i forbindelse med onboarding av nye medarbeidere er lang og kan variere avhengig av stillingstype og avdeling i organisasjonen. For å skape oversikt og samtidig strukturere prosessene kan du angi hvem som er ansvarlig for oppgaven osv. HRM-Nordics modul for onboarding kan brukes til din fordel.

HRM-Nordic Onboarding er utviklet for å strukturere hele (pre- og) onboardingprosessen. Det er enkelt å tildele en oppgave til en person, sette tidsfrister og mye mer for å sikre at du kommer gjennom alle prosesser - før, under og etter første arbeidsdag.

3) Utnevn en mentor

Den første dagen er alltid en omveltning for en nyansatt. Den nye medarbeideren blir fylt med informasjon om kolleger, IT-systemer, koder, prosesser, arbeidsoppgaver og mye mer. I tillegg vil den nyansatte også ha behov for å stille en rekke spørsmål om arbeidsoppgavene, bedriftskulturen osv. Derfor er det viktig at den nyansatte har en person som han eller hun alltid kan henvende seg til med sine spørsmål - en mentor.

Mentorens oppgave kan være å gi den nyansatte en dypere innsikt i bedriftens visjon, misjon, verdier og hvorfor de gjør ting på den måten de gjør. Det kan også være mentorens oppgave å hjelpe den nyansatte med å bli en del av det sosiale fellesskapet.

Mentoren er vanligvis en kollega som kjenner den nyansattes arbeidsoppgaver og derfor kan hjelpe til med de daglige oppgavene. Derfor er det også naturlig at mentoren gir tilbakemeldinger til den nyansatte. Mentoren bør sørge for å rose den nyansatte og også si ifra hvis noe kan gjøres annerledes eller bedre.

Vi hjelper deg med å skape struktur

Som tidligere skrevet HRM-Nordic Onboarding hjelper deg med å strukturere både pre- og onboardingprosessen. Her kan du lage standardiserte prosesser som sikrer at du kommer gjennom alle oppgavene i onboardingprosessen - samtidig som du beholder oversikten. Systemet gjør det også mulig å sende automatiske varsler til den som er ansvarlig for en oppgave.

Kontakt oss hvis du vil vite mer om HRM-Nordic og vår Onboarding-modul. Ring oss på telefon 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Når medarbeiderne jobber hjemmefra, har de ikke den samme dialogen og det samme samarbeidet med kolleger og ledelse. Dette stiller andre krav til medarbeiderne og hvordan de kommuniserer med hverandre.

For ledelsen betyr dette også at det er behov for en enda bedre oversikt over medarbeiderne, deres oppgaver og kompetanse. For å støtte ledernes oversikt spiller HR-avdelingen en viktig rolle. Både på HR-løsninger og HRM Nordic finner du mange gode verktøy som støtter ledere i deres arbeid med medarbeidere.

Behold oversikten med et HR-system

En av hjørnesteinene i en HR-system er medarbeiderdatabasen. Her samles alle data om medarbeiderne - inkludert kompetanse, utdanning og gjennomførte kurs, samt arbeidsområder. Du kan med andre ord raskt finne den rette medarbeideren til en gitt oppgave.

Derfor er HR blitt en mye viktigere strategisk ressurs enn tidligere, som ledelsen bør involvere i både store og små prosjekter. HR-avdelingen har som regel større innsikt i de ansattes ulike kompetanser - også på tvers av avdelinger. Hvis det er behov for en spesialist til en komplisert oppgave, kan HR hjelpe lederne med å finne den rette personen til jobben.

En leder vil selvsagt også kunne søke etter medarbeidere i HR-systemet, men lederen har vanligvis ikke den samme oversikten som en HR-medarbeider som jobber med systemet til daglig.

Når ledelsen og HR-avdelingen jobber tett sammen strategisk og i planleggingen av fremtidige oppgaver, vil HR-avdelingen også være bedre i stand til å planlegge medarbeidernes utvikling. Dette sikrer at de riktige medarbeiderne får den rette opplæringen og utdanningen som forbereder dem på fremtidige utfordringer.

Samarbeid mellom ledelse og HR

Ledelse og HR er blitt viktige samarbeidspartnere når det gjelder bedriftens strategiske arbeid og planlegging av medarbeiderne, deres kompetanse og oppgaver. HR-avdelingen har oversikt over alle ansatte, mens en mellomleder vanligvis bare har oversikt over sin egen avdeling.

Hvis en mellomleder trenger hjelp fra en annen avdeling, må denne mellomlederen derfor ta kontakt med den andre avdelingens mellomleder for å samarbeide om å finne riktig person til jobben. Ved hjelp av HR kan du raskere finne riktig person til jobben på tvers av avdelingene.

I et HR-system er det mulig å styre tilgangsnivået for ulike personer, slik at for eksempel en mellomleder bare har tilgang til data om sine egne ansatte. Dette gjør HR-avdelingen til en partner for ledelsen, ettersom HR-avdelingen vanligvis har tilgang til alle medarbeiderdata.

Spesielt i dag, med stadig flere hjemmekontor, er det blitt enda viktigere å ha oversikt over medarbeiderne og deres kompetanse. Man har ikke samme mulighet til å snakke med en annen leder eller medarbeider for å finne riktig person til en oppgave. Det er her HR-avdelingen kan være et tidsbesparende bindeledd, ettersom de kan peke på den rette og mest kompetente medarbeideren for den definerte oppgaven.

Få oversikt med HRM-Nordic

HRM-Nordic er et modulbasert HR-system som hjelper deg med å skape oversikt over medarbeiderne, effektivisere rekrutteringsprosessen, strukturere MAS- og MUS-samtaler og mye mer. HRM-Nordic kan også integreres med mange andre systemer, noe som letter dataflyten mellom bedriftens ulike systemer og HRM-Nordic.

Hvis du er usikker på om HRM-Nordic kan hjelpe organisasjonen din med å skape oversikt over medarbeiderne, kan du prøve det gratis og uforpliktende - registrer deg her. Vi hjelper deg i gang innen 24 timer på hverdager.

Hvis du vil vite mer om hvordan HRM-Nordic kan hjelpe organisasjonen din med å planlegge og fordele arbeidsoppgaver til medarbeiderne på de ulike hjemmekontorene, kan du kontakte oss på telefon. 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Alle oppgavene i en rekrutteringsprosess er tidkrevende: Først skal stillingsannonsen formuleres og publiseres. Deretter skal de mange søknadene og CV-ene gjennomgås. Du må også sørge for å ha god oversikt over de mange ulike PDF-ene du mottar. De mest interessante kandidatene bør innkalles til intervju - et intervju som krever forberedelser.

Avhengig av hvor mange jobbintervjuer som avholdes, kan også disse intervjuene være tidkrevende - og som bedrift kan du også bli innkalt til et nytt intervju, noe som igjen er tidkrevende og krever forberedelsestid.

Til slutt, når den rette kandidaten er funnet, må det sendes et svar til de andre jobbsøkerne. Etter hele rekrutteringsprosessen starter også onboarding-prosessen for den nye medarbeideren. En prosess som igjen er tidkrevende og krever oversikt.

Skap mer tid til det som betyr mest: Jobbintervjuer

Det er alltid vanskelig å finne den rette kandidaten til en jobb. Spesielt når kommunikasjonen er basert på en skriftlig søknad og CV. Derfor er intervjuet en av de viktigste oppgavene i rekrutteringsprosessen. Det er på intervjuet du får et bedre innblikk i hvem personen bak søknaden er, og du har mulighet til å teste vedkommende med ulike spørsmål.

Mange mennesker holder en fasade når de møter nye mennesker. Derfor velger mange bedrifter å foreta en personlighetsanalyse av de kandidatene som er interessante for jobben. Hos HR Solutions har vi god erfaring med Extended DISC-profiler, som avdekker søkerens bevisste og ubevisste atferd. Basert på denne kunnskapen kan du se om søkeren vil passe inn i organisasjonen og teamet.

Det er nettopp de personlige samtalene det er viktig å skape mer tid til. Tid kan skapes ved å optimalisere andre rekrutteringsprosesser - og ikke bare optimalisere, men også automatisere prosessene.

Automatiser administrative oppgaver

Mange bedrifter har en jobbmail der alle søknader kommer inn, men vi ser også eksempler på stillingsannonser der søknadene må sendes direkte til rekruttereren. Sistnevnte eksempel legger et stort press på rekruttereren og tar fokuset bort fra andre oppgaver.

Når alle søknader sendes direkte på e-post, går det automatisk mange timer med til å skape oversikt, håndtere PDF-er med CV-er og søknader og ikke minst sende manuelle svar til alle søkere. Det betyr at det brukes unødvendig mye tid på disse oppgavene - oppgaver som kunne vært automatisert.

HRM-Nordic Recruitment hjelper deg med å automatisere rekrutteringsprosessen, fra oppretting og deling av stillingsannonsen til bruk av e-postmaler og screening av søkere. Vi har skrevet mer om disse prosessene her.

Organiser deg når en ny medarbeider begynner

Når arbeidskontrakten er signert, er det på tide å ønske den nye medarbeideren velkommen. Det er imidlertid en rekke oppgaver som må ordnes før den nye medarbeiderens første arbeidsdag. For eksempel bestilling av datamaskin og nøkler, konfigurering av datamaskinen med relevante programmer, bestilling av blomster til den første dagen og så videre.

Hvis du ikke har en fast prosedyre for hvilke oppgaver som skal utføres før den første dagen til en ny medarbeider, kan du fort miste oversikten. Når du mister oversikten, er det også stor risiko for at oppgaver blir glemt eller drukner i arbeidsdagens øvrige oppgaver.

Selv ved onboarding av nye medarbeidere er det noen prosesser som kan automatiseres. Med vår Pre- & Onboarding-modul kan du raskt og enkelt lage en oversikt over alle nødvendige oppgaver, lage maler som er tilpasset arbeidsrollen og delegere oppgaver. I tillegg kan du angi i systemet hvor langt du har kommet med en gitt oppgave, slik at du også har oversikt over hva som gjenstår.

Ønsk den nye medarbeideren velkommen med en elektronisk plan

Når en ny medarbeider ansettes, er det også en del standardoppgaver som den nyansatte må gjennom. Det kan for eksempel være en introduksjon til bedriften, til systemene som er nødvendige i arbeidshverdagen, og en introduksjon til avdelingen og kollegene. I tillegg må den nyansatte vanligvis også gjennom et introduksjonsprogram som sikrer at den ansatte sakte, men sikkert blir kjent med arbeidsoppgavene sine.

Alt dette kan HRM-Nordic Pre- og onboarding kan også være til hjelp. Hvis du har laget videoopptak av generell informasjon og introduksjoner, kan den nyansatte se disse i ro og mak uten at det går ut over andre ansattes arbeidsoppgaver.

Møter kan også planlegges via Onboarding-modulen. Her kan du angi dato og klokkeslett for møtet, hvem som er ansvarlig, hvor møtet skal holdes og en kort beskrivelse av innholdet i møtet.

Med HRM-Nordic Pre- & Onboarding er det gode muligheter for å skape struktur og oversikt over alle nødvendige oppgaver, og oppgavene kan effektiviseres slik at mer tid frigjøres til andre oppgaver.

Finn ut mer om hvordan du kan dra nytte av HR-system HRM-Nordic og de ulike modulene? Ta kontakt med oss på +45 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Som bedrift håndterer du personopplysninger fra potensielle ansatte (jobbsøkere), ansatte og etter at den ansatte har forlatt arbeidsplassen.

Hvilke opplysninger kan lagres om de ansatte?

I likhet med både stamdata og kundedata har bedrifter lov til å registrere og lagre personopplysninger som er nødvendige for virksomheten. Vanlige personopplysninger som bedrifter har om sine ansatte, er for eksempel navn, adresse, fødselsdato (og personnummer), telefonnummer, e-postadresse, kontoinformasjon for lønnsutbetalinger og eventuelt et bilde av den ansatte.

Noen av opplysningene ovenfor er kategorisert som ikke-sensitive opplysninger, og du trenger derfor ikke samtykke fra den ansatte for å lagre disse opplysningene. Andre opplysninger, som for eksempel CPR-nummer, er sensitive personopplysninger, og du trenger derfor den ansattes samtykke for å lagre dem. Andre sensitive opplysninger kan være informasjon som strafferegister, personlighetstester eller etnisk bakgrunn.

Hvem kan ha tilgang til masterdata?

Som arbeidsgiver har du selvsagt lov til å behandle de stamdataene som de ansatte selv har oppgitt; navn, adresse, telefonnummer etc. Disse dataene må selvsagt behandles på en sikker og konfidensiell måte.

Det kan være behov for at andre skal kunne få tilgang til den ansattes stamdata - og det er selvsagt også tillatt så lenge det er relevant for den eller de det gjelder. Det kan være i forbindelse med rekrutteringsprosessen, der flere personer er ansvarlige for å velge ut jobbkandidater, eller hvis dere har et rekrutteringsbyrå. Det kan også være at du har et eksternt selskap til å håndtere lønnsutbetalinger osv.

Hvis du har andre som håndterer person- og stamdata for bedriften din, er du ansvarlig for at disse personene eller det eksterne selskapet overholder personopplysningsloven. Derfor er det viktig at du utarbeider en databehandleravtale som det eksterne selskapet (databehandleren) må overholde og forholde seg til.

Hvordan håndteres medarbeiderdata på riktig måte?

Som nevnt ovenfor har du som arbeidsgiver selvsagt lov til å behandle de ansattes personopplysninger. Det må imidlertid ha et relevant formål - og da må du være klar over om du trenger samtykke fra den ansatte.

Mange bedrifter velger å vise et bilde av sine ansatte på nettsiden. Du kan imidlertid bare gjøre dette hvis du har den ansattes samtykke. Mange bedrifter velger derfor å inkludere dette i arbeidsavtalen, men hvis du ikke har det, må du sørge for å innhente samtykke.

Hvis du har iverksatt kontrolltiltak i forbindelse med den ansattes bruk av arbeidsdatamaskiner, e-post osv., må du sørge for å informere den ansatte om dette og hva formålet er. Hvis du ikke har et formål med kontrollene, må du vurdere om de er nødvendige. Ofte brukes slike kontroller av sikkerhets- eller dokumentasjonshensyn. Med andre ord, hvis en ansatt bruker jobbdatamaskinen til private formål, må vedkommende vite at bedriften kan få informasjon om dette.

HRM-Nordic hjelper deg med å håndtere medarbeiderdata på riktig måte.

Mange bedrifter velger å implementere et HR-system - og det er også et godt verktøy for å håndtere medarbeiderdata. Med vår medarbeiderdatabase, HRM-Nordic Employee Centre, er det enkelt å samle alle dataene dine på ett sted.

Hver ansatt har sitt eget ansattkort, der de også kan redigere grunnleggende informasjon som adresse og telefonnummer. I tillegg kan HR-systemet også lagre annen informasjon om hver enkelt ansatt. For eksempel samtykke til å vise et bilde av den ansatte på nettstedet.

Med HRM-Nordic kan personopplysninger lagres på ett sted fra den første kontakten med organisasjonen, for eksempel en jobbsøknad, til den ansatte forlater arbeidsplassen. Alle data som samles inn om den ansatte gjennom hele ansettelsesforholdet, kan lagres på den ansattes ansattkort. Det betyr at opplysningene også raskt kan slettes igjen etter at arbeidsforholdet er avsluttet, når bedriften ikke lenger har behov for dem.

I tillegg til å lagre medarbeiderdata gir HRM-Nordic Employee Centre deg også mulighet til å administrere ulike brukernivåer, slik at de som trenger tilgang til utvalgte medarbeideres data, får tilgang til disse dataene - og bare disse.

Vil du vite mer om HRM-Nordic Employee Centre eller våre andre HR-systemmoduler? Kontakt oss på telefon 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Med rekrutteringssystemet HRM-Nordic kan du kjøpe en modul som kan automatisere og effektivisere en rekke prosesser i rekrutteringsprosessen. For eksempel å sette opp stillingsannonser, screene og segmentere jobbsøkere, sende ut avslag og mye mer.

Effektivisering av rekrutteringsprosesser

Rekrutteringsprosessen kan være lang og kostbar, ettersom det - avhengig av antall søkere - kan være tidkrevende å gå gjennom alle CV-er og søknader for å finne den som passer best for selskapet og stillingen.

Opprett stillingsannonsen

Først og fremst må stillingsannonsen skrives. Det er viktig å tenke kritisk gjennom hvilken kompetanse som trengs for å fylle stillingen. Ved å tenke kritisk gjennom ønsket kompetanse og konkretisere den i stillingsannonsen blir det enklere å sile ut jobbsøkere.

Med HRM-Nordic Recruitment System kan stillingsannonsen opprettes i tre enkle trinn: 1) Stillingsbeskrivelse, 2) Kriterier og jobbkrav og 3) Spørsmål.

Selve stillingsbeskrivelsen handler om å gi informasjon om jobben. Det er her selve beskrivelsen av jobben skal legges inn. I tillegg legger du inn søknadsfrist, sted osv. Stillingsbeskrivelsen inneholder elementer som vi kjenner fra andre stillingsannonser.

Under kriterier og jobbkrav kan du spesifisere hvilken kompetanse som kreves av søkeren. Det kan for eksempel være at du må kunne snakke og skrive tysk eller ha førerkort for å kunne utføre stillingen. Disse kravene er oppført under kriterier og jobbkrav i systemet.

Til slutt har du mulighet til å stille kritiske ja/nei-spørsmål til søkeren for å avklare om vedkommende har den nødvendige kompetansen. Det er frivillig å svare på disse ja/nei-spørsmålene, men det kan være nyttig for å luke ut søkere som ikke har den nødvendige kompetansen.

Del stillingsannonsen

Når du oppretter og publiserer en stillingsannonse gjennom HRM-Nordic Recruitmenthar du mulighet til å dele stillingsannonsen automatisk på sosiale medier. Du har selvfølgelig også mulighet til å vise stillingsannonsen på din egen nettside.

Mange jobbsøkere bruker ulike jobbportaler til å søke etter nye ledige stillinger. Derfor kan du enkelt dele stillingsannonsen din automatisk via disse jobbportalene.

Dette sparer deg for tid sammenlignet med å måtte opprette en ny stillingsannonse manuelt på de ulike plattformene.

Bruk e-postmaler

I løpet av rekrutteringsprosessen sendes det ofte ut en rekke ulike e-poster til søkerne. Det kan være e-poster med temaene "Takk for søknaden", "Invitasjon til intervju", "Du fikk dessverre ikke jobben" osv.

Med HRM-Nordic Recruiting kan du automatisere disse e-postene slik at alle søkere automatisk mottar for eksempel "Takk for søknaden". Når den rette kandidaten er funnet, bør det også sendes en e-post om avslag - systemet kan gjøre dette automatisk, slik at du slipper å sende en e-post til hver enkelt søker manuelt.

For stillinger som mottar hundrevis av søknader, vil det være mye tid å spare sammenlignet med om disse e-postene måtte sendes ut manuelt til hver enkelt søker.

Utvelgelse av søkere

Hvis du har satt opp kritiske ja/nei-spørsmål som en del av stillingsannonsen, kan du først og fremst luke ut de søkerne som ikke oppfyller kravene dine. Dette kan gjøres raskt og enkelt basert på søkernes svar. Deretter kan du sammenligne kravene du satte opp under kriterier og jobbkrav da du opprettet stillingsannonsen.

Med disse to verktøyene kan du raskt luke ut søkere som ikke er kvalifisert for jobben, og sammenligne deres kvalifikasjoner og kompetanse.

Spesielt i denne prosessen er det mye tid å spare. Søkere som ikke har den nødvendige kompetansen, kan raskt sorteres ut, og du kan bruke tiden på de søkerne som er kvalifisert for jobben.

Lagre søkere i din egen CV-database

I tillegg til å effektivisere rekrutteringsprosessen gir HRM-Nordic Recruiting også søkerne mulighet til å lagre CV-en sin i din CV-database. Som en del av søknadsprosessen velger søkerne om de vil lagre CV-en sin, og det sendes automatisk ut e-poster om forlengelse i henhold til GDPR.

For deg betyr det at du får en database med personer som er interessert i å jobbe i organisasjonen din, og som potensielt er kvalifisert for en fremtidig stilling.

Neste gang du leter etter en kandidat til en jobb, kan du begynne med å sjekke om det finnes en kvalifisert person i CV-databasen din. Hvis du er heldig, skjuler den rette kandidaten seg i CV-databasen, og du kan forkorte rekrutteringsprosessen ytterligere.

Har du spørsmål om HRM-Nordic Recruitment eller ønsker du å prøve modulen gratis i 30 dager? Da kan du kontakte oss via e-post: info@hrsolutions.dk eller ring oss på 70 26 32 25.

På HR-løsninger finner du også andre verktøy som kan hjelpe deg i rekrutteringsprosessen.

Tidligere var det kun mulig å sende ut trivselsundersøkelser via e-post. Det passer godt hvis målgruppen for eksempel er kontorarbeidere som sjekker e-posten sin flere ganger om dagen. Men hva med dem som ikke sjekker e-posten sin regelmessig? For dem er det helt naturlig å motta en SMS i stedet.

Hvor kan den nye funksjonen brukes?

Det er selvsagt opp til den enkelte bedrift å avgjøre når det er fornuftig å sende e-post og når det er fornuftig å sende SMS. Vi tror at SMS er en populær løsning når det gjelder tilbakemeldinger fra produksjonsavdelinger, fra kunder, enten det er B2C eller B2B, fra studenter og fra andre grupper som bruker telefonen mye.

Et eksempel på et område der tekstmeldinger er spesielt nyttige, er i en produksjonsbedrift med tre skift om dagen. De ansatte i produksjonen har ofte ikke e-post, men de har en telefon i lommen. Her kan bedriften raskt få løpende tilbakemeldinger om arbeidsforholdene.

Dette gjør det mulig for bedriften å få rask tilbakemelding fra ansatte som det kan være vanskelig å få tilbakemelding fra når man sender ut e-post - og bedriften kan enkelt sammenligne dataene mellom ulike skift for å få en oversikt over hvilke skift som har utfordringer som andre skift ikke har.

Når en SMS sendes, får mottakeren en melding med kort informasjon og en lenke til spørsmålene, som raskt kan besvares ved hjelp av en skala.

Et annet eksempel kan være fra en detaljhandelsvirksomhet der du har kontaktdata om kunden, for eksempel i forbindelse med en kundeklubb. Her kan du sende en SMS til kunden og få en rask tilbakemelding på kundeservicen i forbindelse med et kjøp.

Bli kjent med den nye funksjonen

Fredag 13. desember 2019 arrangerer vi et zoom-møte der vi zoomer inn på denne nye funksjonen slik at du kan bli kjent med den. Zoom-møtet avholdes kl. 9.00 og varer i ca. 30 minutter. Du kan følge med på nettet via denne lenken: https://zoom.us/j/258269198

Vi arrangerer regelmessige zoom-møter der vi presenterer nye funksjoner eller gjennomgår systemet. Du kan se våre kommende zoom-møter her.

Zoom-møtene er for alle, uansett om du er bruker av HRM-Nordic eller ikke. Vi arrangerer også zoom-møter der vi går gjennom HRM-Nordic, slik at du kan lære mer om systemet. Dette er spesielt nyttig hvis du vurderer om HRM-Nordic passer for din organisasjon. Husk at du alltid kan kontakte oss hvis du har spørsmål, på samme måte som du kan prøve systemet gratis og uforpliktende i 30 dager.

Utviklet i henhold til brukerens ønsker

Vi utvikler kontinuerlig våre HR-system og de ulike modulene vi tilbyr. Derfor lytter vi til brukernes ønsker om forbedringer og utvikling - for det er brukerne som skal ha nytte av HRM-Nordic.

Det nye tillegget som gjør det mulig å få tilbakemeldinger via SMS, var et ønske fra en bruker som hadde behov for å få raske tilbakemeldinger fra sine timeansatte - en gruppe som for øvrig bruker telefonene sine flittig.

Mangler du noen funksjoner?

Bruker du HRM-Nordic og savner du noen funksjoner i systemet? Da vil vi gjerne høre fra deg! Vi utvikler systemet vårt kontinuerlig - både når det gjelder videreutvikling av en modul, men også utvikling av nye moduler. Derfor vil vi gjerne høre fra deg hvis du har en funksjon som kan gjøre arbeidet ditt eller systemet enda mer effektivt. Dette gjelder uavhengig av om du er bruker av Medarbeiderdata (Employee Centre), Pre- og onboarding, MAS/MUS-systemet eller Mål.

Send tilbakemeldinger og forespørsler til info@hrsolutions.dkeller ring oss på 70 26 32 25.

Hva bør samtalen fokusere på?

Som leder er det ditt ansvar å styre samtalen. Det er du som kan styre hva fokuset er gjennom hele samtalen.

De fleste bedrifter sender et standardisert skjema for medarbeidersamtalen til den ansatte, som vedkommende skal fylle ut før samtalen. Dette skjemaet er et godt verktøy for å styre samtalen og sikre at medarbeideren også har reflektert over og vurdert de ulike temaene. På denne måten er grunnlaget for samtalen lagt.

Oppdatere SDD-skjemaet

Brukes det samme skjemaet år etter år? Eller oppdateres det med noen års mellomrom? Eller er det til og med tilpasset den enkelte medarbeider?

På samme måte som organisasjonen din utvikler seg over tid, gjør de ansatte det også. Derfor er det ikke alltid hensiktsmessig å bruke det samme skjemaet år etter år. En del av dine forberedelser som leder bør derfor også omfatte en gjennomgang og oppdatering av skjemaet som den ansatte skal fylle ut.

Hvis dere er en ledergruppe som sammen utarbeider skjemaet for medarbeidersamtalen, bør dere snakke om hva som er deres felles mål for medarbeidersamtalen og hvordan den skal baseres på bedriftens gjeldende strategi og mål.

Hva er den ansattes nåværende situasjon?

Hvis du har ansvar for mange ansatte, kan det være vanskelig å holde oversikt over hver enkelt medarbeider. Som en del av forberedelsene er det viktig at du setter deg inn i hver enkelt medarbeiders nåværende situasjon. Her kan en HR-system Hjelper deg med å skape en oversikt over den ansattes oppgaver, kompetanse osv.

Når du kjenner medarbeidernes situasjon, kompetanse og oppgaver, vet du også hvordan hver enkelt kan bidra til å nå bedriftens overordnede mål. Med denne kunnskapen vet du også hvilken kompetanse hver enkelt medarbeider trenger å utvikle.

For å få et enda dypere innblikk i den ansattes atferdsstil og hva som motiverer vedkommende, kan du se nærmere på den ansattes personlig profil for eksempel ved hjelp av DISC-profilen.

Er alle avtaler fra forrige evaluering overholdt?

En mal for medarbeidersamtalen gjør det også lettere å holde oversikt over avtalene som ble inngått i forrige samtale. Det er din jobb å se tilbake på hva som ble avtalt, og om disse avtalene er blitt overholdt. Hvis avtalene ikke ble overholdt, var det en grunn til det? Kanskje bør avtalene tas med og være en del av de nye avtalene.

HRM-Nordic hjelper deg gjennom SDD

Med vårt HR-system, HRM-Nordic, hjelper vi deg med å forberede deg til den viktige medarbeidersamtalen. HR-systemet vårt er modulbasert og har en modul for akkurat det du trenger. Medarbeidersamtaler. Her kan du opprette en mal for samtalen og sende ut påminnelser.

Få oversikt over den enkelte medarbeider via medarbeiderdatabasen, Stamdata. Med denne modulen kan du sammenligne den ansattes kompetanse med kravene til stillingen. Dermed får du raskt oversikt over medarbeiderens utviklingsområder - noe du kan diskutere og planlegge under medarbeidersamtalen.

Hvis du vil vite mer om hvordan HRM-Nordic kan hjelpe deg med å forberede og gjennomføre medarbeidersamtaler, kan du kontakte oss på 70263225 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.

Mange bedrifter som går til anskaffelse av et HR-system, innser raskt at det har mange fordeler. Du kan lese mer om disse fordelene i vår artikkel om tidligere blogginnlegg.

Dessverre finnes det også bedrifter som kun ser HR-systemer som en ekstra kostnad for organisasjonen. Det skyldes som regel at disse selskapene har valgt dyre pakker med mange avanserte funksjoner og systemer som ikke er relevante for dem.

Hvis organisasjonen din skal anskaffe et HR-system eller erstatte det gamle systemet med en nyere, mer funksjonsrik modell, er det noen faktorer du bør vurdere på forhånd for å unngå kostbare feil.

Pakket eller modulært HR-system?

Pakkeløsninger trenger ikke å være en dyr alt-i-ett-løsning som ikke er til nytte for organisasjonen. Det finnes fordeler med både pakkeløsninger og modulbaserte løsninger, og hvilket HR-system du bør velge, avhenger helt av organisasjonens størrelse og behov.

Et HR-system leveres med et bredt spekter av funksjonalitet som standard. Dette kan være et godt valg for store bedrifter og virksomheter som trenger en rekke systemer for å administrere og organisere medarbeiderdata og komplekse forretningsprosesser.

Et HR-system med tilvalgs- og fravalgsmoduler er imidlertid en god løsning for små og mellomstore bedrifter. Med et modulbasert HR-system kan organisasjonen velge de modulene dere trenger og som er mest relevante for dere. Med et modulbasert HR-system kan du skape din egen unike løsning som er tilpasset dine behov.

Hvis du velger et modulbasert HR-system, kan du velge de løsningene som er relevante for deg. I tillegg har du mulighet til å utvide HR-systemet med flere moduler hvis bedriften ekspanderer eller legger til flere prosesser som kan være nyttige å systematisere.

Velg et brukervennlig HR-system som er tilpasset bedriftens behov.

Når du har bestemt deg for om en pakkeløsning eller en modulløsning er det riktige valget for din organisasjon, må du også bestemme hvilke funksjoner HR-systemet skal inneholde.

Det er viktig å finne ut om organisasjonen din har enkle eller mer komplekse forretningsprosesser. De enkelte prosessene i en bedrift kan variere mye fra organisasjon til organisasjon, så det er en god idé å ta utgangspunkt i bedriftens egne prosesser.

Hvis bedriften din har en enkel og oversiktlig organisasjonsstruktur med få og enkle prosesser, kan det være lurt å styre unna HR-systemer med mange avanserte funksjoner. Det er ikke nødvendig for virksomheten og kan være bortkastede penger å investere i.

Et godt tips er å velge et brukervennlig HR-system som passer til omfanget og kompleksiteten i organisasjonens prosesser. Hvis du velger et modulbasert HR-system, kan du for eksempel velge et rekrutteringssystem og en medarbeiderdatabase til å begynne med, og etter hvert utvide HR-systemet med flere moduler etter behov og ønske.

Vurder organisasjonens budsjett

Når organisasjonen har bestemt seg for hvilke moduler og løsninger som skal utgjøre det spesifikke HR-systemet, må dere finne ut om HR-systemet dere ønsker å bruke, passer inn i budsjettet.

Sørg for at det er samsvar mellom bedriftens prosesser, behov, budsjett og ønsker for hva det nye HR-systemet skal inneholde. Som nevnt kan du alltid begynne i det små og utvide HR-systemet senere, etter hvert som bedriften vokser og blir mer lønnsom.

Hos HRM-Nordic kan du prøve løsningene våre gratis i 30 dager for å finne den beste løsningen for din organisasjon.

Velg et GDPR-kompatibelt HR-system

Du er omfattet av GDPR når du lagrer alle typer data - enten det er data om ansatte eller kunder.

Du må derfor sørge for at HR-systemet ditt også er i samsvar med personvernforordningen (GDPR), slik at du kan bekrefte overfor Datatilsynet at behandlingen og lagringen av personopplysninger er i samsvar med GDPR-reglene.

Med HRM-Nordics løsninger er du sikret at HR-systemet ditt lagrer og behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende regler i personvernforordningen. Kontakt HRM-Nordic på 70 26 32 25 og finn ut mer om hvilke muligheter du har for et HR-system med løsninger som passer din organisasjon.

Noen andre åpenbare fordeler med HR-systemer er

• Data samles på ett sted
• Oppretter en oversikt
• I samsvar med GDPR
• Sender automatiske påminnelser
• Tilpasses etter virksomhetens størrelse og behov

Medarbeiderdata på ett sted

HR-systemer er basert på en medarbeiderdatabase der alle medarbeiderdata kan lagres og lagres. Dette gjør det enkelt å søke etter informasjon om en ansatt, i motsetning til tidligere da man måtte lete gjennom en eller flere ulike permer for å finne riktig informasjon.

Når medarbeiderdataene er sentralisert, er det enkelt for HR å få en fullstendig oversikt over medarbeidernes kompetanse, ansvarsområder og dokumenter som er knyttet til dem (f.eks. arbeidskontrakt, vedlegg osv.).

HR-systemet skaper en oversikt over den ansattes ansettelsesperiode.

HR-systemer er ikke bare en database over ansatte. Det er snarere et verktøy som støtter hele ansettelsesprosessen for en medarbeider, fra jobbsøknaden i rekrutteringsprosessen til avslutningen av ansettelsesforholdet.

HRM-Nordic tilbyr moduler for rekruttering av nye medarbeidere, pre- og onboarding, medarbeiderutvikling og selvfølgelig en medarbeiderdatabase.

Rekrutteringsmodulen hjelper deg med å spre stillingsannonser, samle inn og lagre søknader og sende automatiske avslag til søkere som ikke får jobben. I tillegg har du mulighet til å lagre søkernes CV-er i en database (forutsatt at søkeren samtykker til dette). Fra databasen kan du potensielt finne kandidater til en ny stilling på et senere tidspunkt.

Modulen Pre- og Onboarding gir en oversikt over alle oppgavene som er knyttet til en nyansatt. Dette omfatter blant annet bestilling av datamaskin og andre arbeidsverktøy, nøkler, oppsett av datamaskin og e-post og organisering av et velkomstmøte. Du kan også planlegge en introduksjon til selskapet, avdelingen osv.

Generelt gir modulene deg mulighet til å opprette ulike maler som forenkler den administrative arbeidsflyten. Ikke bare sparer du tid ved bare å fylle ut de relevante malene, men du sikrer også at de nødvendige påminnelsene og e-postene blir sendt ut i tide.

GDPR og HR-systemet

Ettersom HR-systemer lagrer store mengder personopplysninger, er det også viktig at systemet er i samsvar med GDPR. Med HRM-Nordic kan du styre hvem som skal ha tilgang til bestemte data. Noen trenger kanskje tilgang til alle data, mens andre kanskje bare trenger å se data for noen få personer, for eksempel en avdelingsleder.

Ved å ha ulike tilgangsnivåer beskyttes alle medarbeiderdata slik at bare relevante personer har tilgang til dem. Alle andre får ikke tilgang til dataene.

Send automatiske påminnelser med HRM-Nordic

Spesielt i forbindelse med pre- og onboarding av nye medarbeidere, samt i forbindelse med (oppfølging av) en medarbeidersamtalenDet kan være nødvendig å sende ut automatiske påminnelser.

I en travel hverdag skal det ikke mye til før du glemmer at du skulle ha sendt en e-post med informasjon til en ny medarbeider, eller at du må følge opp en medarbeidersamtale innen en bestemt dato. Det kan også være at du har ansvar for en oppgave som skal utføres innen en bestemt frist, og da er det også nyttig å få en påminnelse.

HR-systemet HRM-Nordic hjelper deg med dette. Du kan sette opp automatiske påminnelser som hjelper deg med å overholde tidsfrister og følge opp utvalgte oppgaver - slik at du får god oversikt.

Få et HR-system som er skreddersydd for din virksomhet.

Mange forbinder et HR-system med et kostbart og komplekst system som krever nye investeringer hvis bedriften vokser og systemet må kunne håndtere enda flere ansatte.

I dag er dette langt fra sannheten. De aller fleste HR-systemer i dag er utviklet som skyløsninger, noe som først og fremst betyr at du kan få tilgang til systemet hvor som helst. I tillegg har skyløsninger den klare fordelen at de enkelt kan skaleres opp eller ned etter bedriftens behov. Det betyr at HR-systemet alltid kan tilpasses bedriftens størrelse og behov.

Dette gjelder også for HRM-Nordic. Her betaler du bare for det antallet ansatte, årlige rekrutteringer osv. som du har behov for. HRM-Nordic er også et av de billigste HR-systemene på markedet, noe som gjør systemet attraktivt for mange bedrifter - særlig små og mellomstore bedrifter.

I tillegg er HRM-Nordic modulbasert. Det betyr at du bare betaler for de funksjonene (modulene) du trenger.

Oppsummering

Det er mange fordeler med å implementere et HR-system i organisasjonen din. Data samles på ett sted og lagres sikkert og i samsvar med GDPR. Gjennom HR-systemet får du også full oversikt over alle ansatte.

HR-systemer bidrar til å effektivisere arbeidsprosessene og til og med spare tid. Faktisk har kundene våre opplevd en reduksjon i tidsbruken på 50% etter å ha implementert HRM-Nordic. Dette frigjør tid som du kan bruke på andre oppgaver.

Hvis HRM-Nordic høres ut som noe for din organisasjon, er du velkommen til å kontakte oss. Vi tilbyr deg en 30-dagers prøveperiode - den er uforpliktende og kostnadsfri. Du velger også selv hvilke moduler du vil teste. Registrer deg for en prøveperiode av HRM-Nordic her, eller ring oss på telefon 70 26 32 25hvis du vil høre mer.