Virtuell introduksjonsprosess: Gi nyansatte en god introduksjonsopplevelse på avstand

Når en ny medarbeider begynner i en bedrift eller organisasjon, er det viktig å sikre en god onboardingprosess slik at vedkommende føler seg velkommen på sin nye arbeidsplass. Stadig flere bedrifter benytter seg imidlertid av digital rekruttering, og med pandemien, der mange av bedriftens ansatte jobber hjemmefra, foregår også den påfølgende onboardingprosessen virtuelt.

En virtuell onboardingprosess krever imidlertid noe ekstra av ledelsen, teamet og den nye medarbeideren som blir introdusert til en ny arbeidsplass og nye oppgaver på avstand. Når onboarding foregår virtuelt, krever det en enda skarpere struktur for å holde oversikt over de ulike onboardingprosessene. Samtidig kan det være vanskelig for den nye medarbeideren å finne seg til rette på den nye arbeidsplassen når all kontakt med ledelsen og de andre teammedlemmene foregår virtuelt.

Derfor er det viktig at du som leder, sammen med HR-avdelingen, sørger for å planlegge onboardingprosessen slik at den passer til det virtuelle rommet og gir den ansatte en god oppstartsfase i selskapet eksternt.

Bli kjent med de ulike prosessene i virtuell onboarding

Når den rette kandidaten til stillingen er funnet og kontrakten er signert, må den nye medarbeideren onboardes inn i organisasjonen og teamet. I løpet av onboardingprosessen er det ofte mange administrative oppgaver og prosesser som skal gjennomføres, noe som kan gjøre det vanskelig å holde oversikten.

Spesielt når onboarding foregår virtuelt, kan det være vanskelig å holde oversikt over hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver. Med HRM-Nordic Onboarding kan du enkelt organisere de ulike oppgavene i pre- og onboardingprosessen og tildele dem til ulike personer i bedriften.

På denne måten kan HRM-Nordic Onboarding brukes i forbindelse med preboarding, for eksempel for å sikre at den ansatte blir registrert i systemet og at det bestilles og settes opp en datamaskin og annet IT-utstyr som den nyansatte kan bruke på hjemmekontoret.

Modulen kan også brukes i selve onboardingprosessen til å opprette og fordele oppgaver for å skape oversikt over hvem som er ansvarlig for å sende introduksjonsmateriell og hvem som er ansvarlig for å følge opp at alt fungerer som det skal på hjemmekontoret. Det er også mulig å sette tidsfrister for oppgavene, slik at alle prosesser blir fullført i tide både før og etter at den nye medarbeideren har begynt.

Tips for å skape en god virtuell onboarding-prosess

Som nevnt krever virtuell onboarding ekstra innsats fra ledelsen for å sikre at den nyansatte får en god introduksjon til selskapet, kulturen og arbeidsoppgavene, samt til de andre medarbeiderne i teamet.

I tillegg til å organisere og strukturere de ulike onboardingprosessene er det en rekke andre tips som kan bidra til å sikre en god virtuell onboardingprosess for den nyansatte.

Velkommen med blomster

Selv om den nyansatte ikke trenger å komme fysisk til arbeidsplassen, er det likevel en god idé å sende blomster og en liten velkomsthilsen til den nyansattes hjemmeadresse. På denne måten føler den nyansatte seg velkommen til tross for at han eller hun skal jobbe hjemmefra alene på hjemmekontoret sitt den neste tiden.

Gi en god introduksjon til selskapet og de ansatte

Det kan være vanskelig for den nyansatte å få et innblikk i bedriftskulturen og bli kjent med de andre medarbeiderne i organisasjonen når alle jobber hjemmefra. Derfor er det en god idé at du som leder arrangerer et virtuelt møte der du gir den nyansatte en god introduksjon til bedriften, og der de andre medarbeiderne i teamet kan presentere seg selv og sine arbeidsområder.

Her kan HR-avdelingen hjelpe lederen med å lage en agenda for det virtuelle møtet og en mal med en rekke punkter som teammedlemmene kan bruke som utgangspunkt når de skal presentere seg for den nyansatte. Både agendaen og malen kan distribueres til teammedlemmene via bedriftens HR-system.

Avholde regelmessige virtuelle møter

I tillegg til å avholde et virtuelt oppstartsmøte kort tid etter at den nye medarbeideren er ansatt, er det også viktig å arrangere hyppige virtuelle møter og samtaler. Dette inkluderer 1:1-samtaler mellom den nyansatte og lederen, men også mellom teammedlemmene.

Med 1:1-samtaler har du som leder mulighet til å følge opp den nyansatte og sørge for at vedkommende får en god onboarding og trives i sin nye jobb. Gjennom disse samtalene kan du diskutere både arbeidsoppgaver og medarbeiderens trivsel.

Virtuelle møter mellom ansatte kan organiseres som et virtuelt kaffemøte, der de ansatte får mulighet til å snakke uformelt om andre ting enn arbeidsoppgaver. Dette gir den nyansatte større mulighet til å bli kjent med de andre ansatte.

Velg faste mentorer

Som nyansatt vil den første tiden ofte være en stor omveltning, og det er mange ting å huske om bedriften, medarbeiderne, IT-systemene og arbeidsoppgavene. For å sikre at den nyansatte får en god onboarding, kan det være en god idé å utnevne 1-2 mentorer som den nyansatte kan stille spørsmål til.

Mentorer vil ofte være kolleger som kjenner bedriften og arbeidsoppgavene, og som hjelper og gir tilbakemeldinger på den nyansattes arbeidsoppgaver. Mentorens oppgave er også å følge opp den nyansatte og gi den nyansatte større innsikt i bedriftens verdier og mål.

Vi hjelper deg med remote onboarding

Hvis du har ansatt en ny medarbeider som trenger ekstern onboarding, kan vi hjelpe deg. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skape struktur og oversikt over alle de ulike prosessene i både pre- og onboarding, slik at den nyansatte får en god virtuell start i organisasjonen.

Kontakt oss på 70 26 32 25 eller send oss en e-post på info@hrm-nordic.comHvis du er interessert i å lære mer om hvordan onboarding-modulen vår kan hjelpe organisasjonen din med å ta imot nye medarbeidere, kan du kontakte oss.