Signer viktige dokumenter på nettet med den nye E-signeringsmodulen

I MyHRsol tilbyr vi nå digital signatur i vår kontraktsmodul. Vi mottar kontinuerlig mange gode forslag til nye moduler fra brukerne våre, og vi implementerer disse når vi tror det vil være til nytte for flertallet av brukerne våre. De siste månedene har vi implementert en rekke av disse forbedringene. Det betyr blant annet at du nå kan signere viktige dokumenter og kontrakter med MyHRsol E-signering. Den nye modulen er en signaturmodul som gjør det enda enklere å signere arbeidsavtaler og andre viktige dokumenter med digital signatur.

Tidligere var det bare mulig å sende arbeidskontrakten til den potensielle medarbeideren. Dette kompliserte prosessen fordi kontrakten måtte skrives ut for signering og deretter skannes inn på nytt. Dette førte ofte til at det tok lang tid å signere kontrakten. Med den nye modulen er denne delen av prosessen optimalisert, noe som gjør det enklere og raskere å få en underskrift fra den ansatte uten å måtte skrive ut og skanne.

Hva kan du bruke den nye E-signeringsmodulen til?

HRM Nordic E-signering er en frittstående modul for kontraktsignering i HRM Nordisk HR-system. Modulen gjør det mulig å signere dokumenter på nettet med en digital signatur, noe som gjør det enklere for fremtidige ansatte å signere ansettelseskontrakter. I tillegg til ansettelseskontrakter kan modulen også brukes til lønnsbrev, oppsigelser, samtykker, IT-policyer og andre viktige dokumenter som krever underskrift fra den ansatte.

Modulen er også kompatibel med både vår Rekruttering og StamdataDet betyr at du enkelt og raskt kan hente informasjon og medarbeideropplysninger fra de to løsningene i E-signeringsmodulen. Dette gjør det enda enklere å fullføre en kontrakt eller avtale i modulen. I etterkant kan du også legge til og lagre det signerte dokumentet på medarbeiderkortet i medarbeiderdatabasen for rask og enkel gjenfinning.

Slik fungerer den nye signaturmodulen

E-signeringsmodulen er utviklet i samarbeid med Penneo, noe som sikrer deg en enkel og brukervennlig modul. Når du skal signere et dokument, krever det derfor bare fire enkle og raske trinn:

1. Opprette en kontrakts- eller avtalemal (gjenbrukbar)
2. Velg en ansatt ved å opprette eller hente personopplysninger fra MyHRsol.
3. Send kontrakten/avtalen til gjennomgang og signering med digital signatur.
4. Få det signerte dokumentet tilbake og signer kontrakten/avtalen selv.

Med gjenbrukbare kontraktsmaler slipper du å bruke unødvendig tid på å opprette en ny kontrakt eller avtale om og om igjen. Når kontrakten er sendt, trenger du heller ikke å foreta deg noe mer, ettersom modulen gir deg en oversikt over dokumentets status, som du kan se her:

Fordeler med modulen for e-signering/kontraktsignering

Det er mange fordeler med den nye modulen for e-signering/kontraktsbytte. Nedenfor har vi listet opp noen av de viktigste fordelene.

Optimalisering av prosesser

Når du har funnet den rette medarbeideren for bedriften din, er det ofte bare å få signert ansettelseskontrakten. I mange tilfeller kan imidlertid denne prosessen være langsom og tungvint, ettersom kontrakten må skrives ut, signeres og skannes inn på nytt. E-signeringsmodulen optimaliserer denne prosessen og sparer bedriften din for mye tid og ressurser ved at du kan sende kontrakten raskt og enkelt. Det betyr også at kontrakten signeres raskere, og i mange tilfeller samme dag.

Automatiserte prosesser

I E-signeringsmodulen er det mulig å opprette avtalemaler som kan gjenbrukes i lignende situasjoner. Dermed slipper bedriften å opprette et nytt dokument hver gang. Modulen viser også gjeldende status for de ulike dokumentene og sender automatiske påminnelser hvis det er noen dokumenter som må signeres. De automatiserte prosessene i modulen gjør signeringsprosessen raskere, enklere og mer oversiktlig.

Oversikt over kontrakter

Som du kan se av utdraget ovenfor, gir E-signeringsmodulen deg en klar oversikt over de ulike dokumentene som skal signeres, og dokumentenes status. På denne måten kan du holde oversikt over hvilke viktige dokumenter som er signert og hvilke som gjenstår å signere.

Bedre for miljøet

Med E-Signing-modulen skjer kontraktsigneringen på nettet, og kontrakter, avtaler og andre viktige dokumenter signeres med en digital signatur. Det betyr at færre dokumenter må skrives ut, og dermed brukes det mindre papir, som uansett før eller siden havner i søpla. Med den nye signaturmodulen sparer du miljøet for en hel del papir.

Har du ønsker om nye moduler?

Hvis du er interessert i å høre mer om vår nye smarte E-signeringsmodul, eller hvis du har ønsker om andre moduler som du mener at brukerne av MyHRsol HR-systemet kan ha nytte av, hører vi gjerne fra deg. Vi jobber hele tiden for å gjøre brukeropplevelsen av HR-systemet vårt så god som mulig, og vi implementerer derfor kontinuerlig nye moduler som kan optimalisere arbeidsflyten og prosessene i selskapet.

Hvis du har et ønske om en ny funksjon eller bare vil vite mer om modulene vi kan tilby til HR-systemet vårt, er du velkommen til å kontakte oss via e-post: info@hrsolutions.dk eller på telefon: 70 26 32 25. Du kan også fylle ut kontaktskjemaet nedenfor, så kontakter vi deg så snart som mulig.