Skap bedre forutsetninger for medarbeiderutvikling med bedre medarbeidersamtaler

Hvad står en MUS samtale for?

En medarbeidersamtale er ofte en årlig samtale mellom medarbeideren og ledelsen som har som mål å skape en dialog mellom medarbeider og leder for å diskutere den aktuelle arbeidssituasjonen og utviklingsmuligheter for medarbeideren.

Mange - både ledere og medarbeidere - gruer seg imidlertid til den årlige medarbeidersamtalen, og studier viser også at medarbeidersamtaler ikke motiverer medarbeiderne eller får dem til å jobbe bedre eller mer.

Det kan skyldes at medarbeidersamtalen har blitt mer en rutinesamtale som skal overstås, enn en samtale som fokuserer på medarbeidernes trivsel og utvikling.

Det vanskelige medarbeidersamtalen

Både ledere og medarbeidere opplever medarbeidersamtaler som en vanskelig prosess. Den kan ofte føles ubehagelig eller uhåndterlig. Det kan ofte skyldes at medarbeidersamtalen ikke er konstruktiv og ikke fungerer etter hensikten.

Medarbeideren kan til og med oppleve samtalen som begrensende eller som en form for overvåkning, der medarbeideren holdes ansvarlig for årets prestasjoner.

Det er imidlertid ikke det som er poenget med MUS-samtalen - snarere tvert imot. Det er en viktig samtale som skal skape verdi for medarbeideren og lederen og gi innsikt i medarbeiderens arbeidssituasjon for å kunne skape forbedringer og utvikling.

Hvorfor medarbeidersamtaler ikke fungerer

Årsaken til at medarbeidersamtaler ikke fungerer etter hensikten, er som regel at samtalen har blitt for rutinemessig.

• Hvor ser du deg selv om fem år?
• Hvordan vurderer du det interne samarbeidet
• Hvordan vurderer du samarbeidet med lederen din?
• Har du noen fremtidige karriereønsker?

Dette er spørsmål som kan stilles i forbindelse med den årlige medarbeidersamtalen. Spørsmålene er imidlertid for generelle og rutinepregede, og stilles ofte av vane snarere enn for å få innsikt i medarbeiderens trivsel og fremtidige utviklingspotensial. Dette kan få samtalen til å føles som bortkastet tid.

Det kan også være andre grunner til at medarbeidersamtaler ikke går som planlagt:

• Manglende forståelse for organiseringen av intervjuet
• Dårlig kommunikasjon mellom leder og medarbeider
• Bytte av leder
• Manglende innsikt i medarbeidernes utvikling fra lederens side
• Manglende tillit mellom leder og medarbeider

Dette er bare noen av grunnene til at vurderingsprosessen ikke fungerer etter hensikten.

Hvis lederen nylig har blitt byttet ut, hvis det er mangel på tillit eller hvis det ikke er noen konstruktiv toveiskommunikasjon mellom leder og medarbeider, kan det ha stor innvirkning på utfallet av samtalen.

Samtidig er det også svært viktig for utfallet av medarbeidersamtalen at både leder og medarbeider forstår formålet med samtalen, og at begge parter går i dialog med hverandre for å diskutere den enkelte medarbeiders trivsel, arbeidssituasjon og utviklingsmuligheter, noe som bør føre til konkrete mål og tiltak.

Til slutt er det avgjørende for en god medarbeidersamtale at lederen er opptatt av medarbeiderens trivsel og utvikling fremfor å krysse av på listen. Her må lederne også forstå hva som driver medarbeidernes utvikling og hvordan de best kan fremme deres motivasjon og prestasjoner.

Tips for en god MUS-dialog

For at medarbeidersamtalen skal fungere etter hensikten, er det viktig at samtalen ikke blir en småprat eller en rutinesamtale med standardspørsmål som skal krysses av på listen.

En god medarbeidersamtale krever mye av deg som leder. Nedenfor finner du en kort huskeliste som hjelper deg med å skape det beste utgangspunktet for en god medarbeidersamtale.

Huskeliste - 5 tips til en god medarbeidersamtale

• Forbered deg selv og dine ansatte

Før medarbeidersamtalen må du sørge for å forberede deg på samtalen med hver enkelt medarbeider. Planlegg medarbeidersamtalen i god tid og be medarbeideren om å forberede seg til møtet. Det kan være lurt å sende noen samtalepunkter som den ansatte kan bruke som utgangspunkt. Sørg også for at du har god tid til å organisere samtalen, slik at du slipper å skynde deg gjennom samtalen.

• Lytt og still spørsmål

Under en medarbeidersamtale er det viktig at du som leder ikke tar ordet fra medarbeideren. Du styrer samtalen, men det er medarbeideren som skal snakke mest. Du bør derfor være den lyttende i samtalen og stille gode spørsmål som avdekker områder av medarbeiderens trivsel, motivasjon og utvikling. Still åpne spørsmål som medarbeideren kan svare på, og som kan danne grunnlag for nye initiativer og mål.

• Gi ros og positiv bekreftelse

Medarbeidersamtalen er en god anledning til å rose medarbeideren for innsatsen hans eller hennes. Det betyr imidlertid ikke at du ikke skal rose medarbeiderne dine til daglig, eller at du skal vente med å rose til medarbeidersamtalen. Men i en hektisk arbeidshverdag kan ros og positiv bekreftelse noen ganger bli glemt. Derfor er medarbeidersamtalen en ypperlig anledning til å rose de ansattes prestasjoner. Gi konkrete tilbakemeldinger på hva du synes medarbeideren har gjort bra.

• Gi konstruktive tilbakemeldinger

På samme måte som du bør gi ros og bekreftelse, bør du også gi tilbakemelding til medarbeideren om forbedringsområder. Fortell hvor du mener det er rom for forbedringer, og hvordan dere kan samarbeide for å oppnå disse forbedringene. For å unngå misforståelser og dårlig stemning er det viktig å være konstruktiv og spesifikk når det gjelder forventningene til medarbeideren.

• Bygg opp et tillitsfullt forhold til medarbeideren

En tillitsfull relasjon er noe som bygges opp over tid, og høy tillit mellom medarbeider og leder er et godt utgangspunkt for en god medarbeidersamtale. Hvis dere ennå ikke har bygget opp et solid tillitsforhold, kan medarbeidersamtalen også være en god anledning til å styrke tilliten mellom leder og medarbeider. Som leder kan du bidra til å gi medarbeideren en god opplevelse av medarbeidersamtalen ved å gi ros og positiv bekreftelse, gi konstruktive tilbakemeldinger, lytte og generelt virke interessert, oppriktig og vise velvilje overfor medarbeideren.

Forberede vurderingen med HRM-Nordic MUS

De fem tipsene ovenfor kan hjelpe deg med å skape en god medarbeiderdialog som fører til fornøyde medarbeidere og bedre resultater. Selv om den årlige medarbeidersamtalen er en god anledning til å ha en dialog med medarbeiderne dine om utviklingsmuligheter, anbefales det å ha løpende samtaler med medarbeiderne for å sikre kontinuerlig utvikling og trivsel.

Enten organisasjonen din har årlige medarbeidersamtaler eller løpende medarbeider-, team- eller avdelingssamtaler, er det en god idé å forberede seg med en mal for medarbeidersamtaler.

HRM-Nordic MUS er et verktøy der du kan lage dine egne samtalemaler for hver enkelt medarbeider, team eller avdeling. I verktøyet kan du sende agendaen og få medarbeiderens samtykke før medarbeidersamtalen, slik at dere begge er godt forberedt til samtalen.

Samtalemalen er et godt verktøy for å håndtere og administrere samtaleprosessen og for forberedelser, slik at du har det beste utgangspunktet for en god samtale med medarbeiderne dine.

Vil du vite mer om HRM-Nordic Development eller noen av våre andre løsninger for din HR-avdeling? Kontakt oss i dag på 70 26 32 25 eller Kontakt oss her.