Slik lykkes du med avstandsledelse

Selv om hjemmekontor var en integrert del av mange bedrifter allerede før koronaviruset, har koronakrisen likevel bidratt til å sette fart på etableringen av hjemmekontor og hjemmekontor i de fleste bedrifter. Under nedstengningen av Danmark i vår ble hjemmekontorene satt på prøve, og for mange bedrifter gikk det over all forventning.

Med myndighetenes nye restriksjoner er mange bedrifter igjen tvunget til å sende ansatte på hjemmekontor, og selv om noen har sett fordelene med fjernarbeid, er det fortsatt en del bedrifter som ser på fjernarbeid og virtuelt samarbeid som en nødløsning. Dette kan skyldes at fjernarbeid stiller høye krav til de ansatte, men spesielt til ledelsen.

Fjernarbeid stiller nye krav til fjernledelse

Fjernarbeid krever fjernledelse, og som mange innså i vår, kan det være mange utfordringer forbundet med fjernledelse. Fjernledelse stiller nye og større krav til ledelsen når det gjelder samarbeid, sparring, kommunikasjon, trivsel og koordinering av arbeidsoppgaver. Nedenfor gir vi deg noen tips om hva du kan gjøre for å lykkes med fjernledelse.

Hold deg oppdatert på teknologi

En av de avgjørende faktorene for vellykket fjernarbeid og fjernledelse er at man har kontroll på teknologien som skal brukes. Dette gjelder både virtuell kommunikasjon, der du må sørge for at både lyd og bilde fungerer når du holder virtuelle møter. Som leder må du også sørge for at medarbeiderne har tilgang til alle nødvendige systemer som gjør det mulig å jobbe hjemmefra.

Husk god kommunikasjon

Når du er fjernleder, er det viktig å sette forventninger til medarbeiderne om hvor mye kommunikasjon som skal foregå når de sendes tilbake til hjemmekontoret. Som leder er det opp til deg å ta ledelsen og bestemme hvordan og hvor ofte den virtuelle kommunikasjonen skal foregå.

Siden virtuell kommunikasjon er annerledes enn kommunikasjon ansikt til ansikt, er det også viktig å være oppmerksom på tonefall og språkbruk på telefon og i e-post, slik at god kommunikasjon opprettholdes til tross for avstanden.

Ta hensyn til sosiale forhold og trivsel

En stor utfordring med fjernledelse og fjernarbeid er at den sosiale kontakten på kontoret forsvinner. For å unngå at mangelen på sosial interaksjon på kontoret påvirker de ansattes trivsel, er det en god idé å jevnlig sjekke om de ansatte trives med å jobbe hjemmefra. I tillegg bør du som leder dyrke det sosiale og fellesskapet ved å arrangere videomøter og kommunisere med de ansatte gjennom virtuelle kommunikasjonsformer oftere enn du ellers ville gjort.

Følge opp arbeidsoppgaver

Telearbeid kan ofte gjøre den daglige koordineringen av oppgaver vanskelig. Derfor er det viktig at du som leder regelmessig følger opp oppgaver og resultater. Det kan du gjøre ved å arrangere korte møter eller ved å følge opp medarbeidernes oppgaver og resultater gjennom statusrapportering.

Få hjelp i HR-avdelingen

Hvis dere er en større organisasjon med flere avdelinger, kan fjernarbeid by på enda større utfordringer når det gjelder samarbeid og koordinering av oppgaver. Da kan det være en god idé å ta kontakt med HR-avdelingen.

HR-avdelingen har som regel bedre oversikt over medarbeiderne, deres kompetanse og arbeidsområder. Hvis du som leder trenger en medarbeider til å utføre en bestemt oppgave, kan HR-avdelingen derfor ofte hjelpe deg med å finne en kvalifisert medarbeider til å gjøre jobben - uavhengig av hvilken avdeling medarbeideren jobber i.

Derfor er det lurt å samarbeide og holde tett kontakt med HR-avdelingen når du jobber eksternt. På denne måten sparer du mye tid og ressurser på å finne den rette medarbeideren, og kan fokusere på å lede medarbeiderne på avstand.

Få bedre oversikt over de ansatte med et HR-system

Et HR-system kan også være spesielt nyttig for fjernarbeid og fjernledelse. I HR-systemets medarbeiderdatabase finner du informasjon om alle ansatte i organisasjonen. Du kan blant annet få en oversikt over de ansattes arbeidsområder, kompetanse og utdanning, noe som kan gjøre det enklere for deg å finne riktig medarbeider til en bestemt oppgave.

HRM-Nordics HR-system kan hjelpe organisasjonen din med å få oversikt over medarbeiderne og planlegge og delegere oppgaver til medarbeiderne på hjemmekontoret. HR-systemet kan også brukes i forbindelse med rekruttering og oppfølging av trivsel, kurs og lignende.

Endelig kan HR-systemet vårt også brukes til onboarding av nyansatte, noe som kan hjelpe deg med å holde oversikt over onboardingprosessen og sikre at den nyansatte får en smidig oppstart - også når alle ansatte sendes tilbake til hjemmekontoret.

Hvis du er interessert i å vite mer om hvordan vi kan hjelpe organisasjonen din med å lykkes med fjernstyring ved å sette opp et HR-system, kan du ringe oss på 70 26 32 25 eller kontakt oss via e-post til info@hrsolutions.dk.