Motivere ansatte på avstand

Å jobbe hjemmefra stiller nye krav til ledelsen - både når det gjelder koordinering av arbeidsoppgaver, sparring, samarbeid og kommunikasjon. Distanseledelse blir mer og mer vanlig i organisasjoner. Det kan skyldes store geografiske avstander i globale organisasjoner, men også som følge av koronakrisen, der mange har etablert hjemmekontor.

Det kan være vanskelig å holde medarbeiderne motiverte og sørge for at de er fornøyde, uansett hva som er årsaken til at de jobber eksternt. De ansattes motivasjon er avgjørende for at organisasjonen din skal lykkes, så hvordan kan du motivere de ansatte på avstand?

For dette kan du HRM Nordics HR-system være nyttig.

Gi de ansatte nødvendig kompetanse og utstyr

For at en medarbeider skal føle seg rustet til å utføre en oppgave, er det avgjørende at vedkommende har den nødvendige kompetansen. Når det gjelder hjemmekontor, er det ikke nødvendigvis gitt at den ansatte også kan utføre oppgavene sine hjemmefra.

Først og fremst må den ansatte ha det nødvendige utstyret. Det kan være en datamaskin, en ekstra skjerm, programmer og lignende. I tillegg må den ansatte også være rustet til å bruke utstyret. Hvis den ansatte ikke vet hvordan man logger seg på bedriftens VPN eller hvordan samarbeid via Microsoft Teams fungerer, kan det gå ut over produktiviteten og motivasjonen.

Sørg derfor for at alle ansatte vet hvordan de skal håndtere hjemmearbeid, og introduser dem for nye programmer som skal brukes til hjemmearbeid.

I tillegg må det være klare rammer for kommunikasjonskanalene. I dag finnes det et utall muligheter for kommunikasjon: bedriftens intranett, e-post, Teams, Zoom, Skype, Facetime, Slack, Facebook og mange andre. Kanskje har bedriften din en standard for hvilke programmer som skal brukes. Hvis ikke, er det en god idé å etablere et rammeverk sammen med de ansatte.

Sørg for at alle ansatte blir hørt

Fjernstyring og fjernarbeid kan være vanskelig. Med verktøy fra HR-løsningerkan det hjelpe deg et skritt videre. Noen medarbeidere opplever jevnlig at de savner den daglige dialogen og sparringen med kolleger. Virtuelle møter med mange deltakere kan også være overveldende og forvirrende for noen. Det kan føre til at en medarbeider ikke får sagt det han eller hun ønsker å si.

Som leder er det derfor lurt å sørge for at alle som ønsker å snakke i et virtuelt møte, får taletid. Det er ikke nok å anta at alle bringer seg selv i spill. Derfor kan det være en god idé å spørre direkte om det er noen andre som har innspill eller andre ting som bør diskuteres.

Som leder kan det også være en god idé å arrangere en-til-en-samtaler med medarbeiderne. Det gir medarbeideren en bedre mulighet til å snakke fritt og eventuelt stille spørsmål om arbeidsoppgaver eller andre ting. Det gir også deg som leder mulighet til å sikre at medarbeiderne er fokusert på målet og vet hva de skal gjøre. Medarbeidere som vet hvilken retning de skal i en gitt oppgave, er mer motiverte enn hvis det er tvil om retningen.

Ikke glem kaffepausen

Når ansatte jobber hjemmefra over en lengre periode, vil mange oppleve at de savner sosialt samvær med kolleger. De kan føle seg isolerte og alene. Husk å gi rom for de uformelle samtalene som også ville funnet sted på kontoret eller i lunsjrommet. Inviter medarbeiderne til et virtuelt kaffemøte i løpet av arbeidsdagen, og gi dem muligheten til å snakke om noe annet enn arbeidsoppgavene sine. Når medarbeiderne får et pusterom til å snakke med hverandre, vil de typisk ikke oppleve den samme trettheten som mange ellers ville opplevd i sin egen boble på hjemmekontoret. Med et HR-system som inkluderer trivselsundersøkelser Hold hele tiden fingeren på pulsen hos medarbeiderne dine.

Stol på medarbeiderne dine

Noe av det som kan være avgjørende for medarbeidernes motivasjon, er at de føler at lederen stoler på dem. Tillit til at oppgavene blir gjort, tillit til at medarbeiderne gjør jobben sin - selv om de kanskje ikke er online i normal arbeidstid.

Å jobbe hjemmefra gir medarbeiderne en helt annen fleksibilitet enn på kontoret. Hjemme er det lettere å gå til og fra arbeidsoppgaver. Under nedstengningen på grunn av koronaviruset har mange foreldre - i tillegg til å jobbe hjemmefra - også hatt ansvar for barnas skolegang. Mange foreldre har hatt behov for mer fleksibilitet enn vanlig, og i en slik situasjon er det også viktig at lederne har forståelse for situasjonen og stoler på at medarbeiderne fortsatt kan utføre oppgavene sine.

Ha de ansattes egen utvikling i tankene

Når medarbeiderne sitter hver for seg på hjemmekontoret, kan de fort føle seg oversett. Dette har en negativ effekt på motivasjonen, og derfor er det også viktig at lederen sørger for at alle medarbeiderne blir hørt, som beskrevet ovenfor.

Noen ansatte kan oppleve at de vanligvis er involvert i beslutningsprosesser, men ikke fra hjemmekontoret. Dette gjelder både når det gjelder arbeidsoppgaver, men også når det gjelder den ansattes egen utvikling.

Selv om medarbeiderne jobber selvstendig hjemmefra, betyr ikke det at deres egen utvikling skal settes på vent, snarere tvert imot. De fleste mennesker motiveres av å føle at de utvikler seg. Derfor er medarbeidernes egenutvikling viktig også i perioder med mye hjemmearbeid.

I forbindelse med medarbeidernes årlige medarbeidersamtaler inngås det avtaler mellom leder og medarbeider - og disse avtalene skal selvsagt overholdes. I tillegg kan det ha oppstått nye muligheter for bedriften der medarbeiderne kan ha nytte av å gjennomføre et kurs eller opplæringsprogram.

Fokuser derfor på medarbeidernes utvikling selv om du som leder ikke ser dem daglig eller de ikke selv foreslår nye utviklingsmuligheter.

Behold oversikten

Distanseledelse stiller store krav til deg som leder. Du må ha god oversikt over medarbeiderne og arbeidsoppgavene deres, du må være til stede for medarbeiderne og sørge for at de blir hørt. Samtidig må du også sørge for at de er motiverte og utvikler seg i arbeidet (og som person).

Det krever mye innsats å holde seg oppdatert - spesielt hvis du har ansvar for mange medarbeidere. Som leder bruker du en rekke systemer og programmer for å gjøre jobben din. Et HR-system kan hjelpe deg med å holde oversikt over alle medarbeiderne, hva som er avtalt med dem og hvilke oppgaver og ansvarsområder de har.

Vil du vite mer om hvordan du kan dra nytte av HR-systemet HRM-Nordic? Kontakt oss på telefon 70 26 32 25 eller kontakt oss via e-post info@hrm-nordic.com. Du kan også fylle ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg.