Gjør deg klar for den nye varslingsordningen med HRM Nordics nye varslingsløsning

Har du etablert den nye varslingsordningen i din virksomhet? Implementeringen av EUs varslingsdirektiv har nettopp begynt, og for statsansatte har den nye ordningen allerede trådt i kraft. Hvis du ikke allerede har implementert et system for den nye varslingsordningen, kan HRM-Nordic hjelpe deg.

Som en integrasjon til HR-systemet vårt har vi laget en ny varslingsløsning, som er en sikker programvareløsning som håndterer mottak og behandling av varsler internt i organisasjonen. Dette gjør det enklere for deg å etablere det nye varslingsprogrammet i bedriften og overholde de nye lovkravene.

Hva er en varslingsordning?

En varsler er en person som avslører ulovlige aktiviteter eller kritikkverdige forhold i en privat eller offentlig bedrift eller organisasjon. Varsleren er ofte en ansatt i selskapet som varsler om alvorlige forhold eller lovbrudd begått av selskapet eller en annen ansatt, og som derfor utsettes for konsekvensene av varslingen.

Derfor vedtok EU i 2019 et direktiv som pålegger både offentlige og private arbeidsplasser å etablere et varslingsprogram. Formålet med varslingsordningen er å avdekke og bringe lovbrudd og andre saker frem i lyset. Det kan dreie seg om seksuell trakassering, dårlig ledelse, svindel, lovbrudd eller andre lovbrudd.

Samtidig har EU også fastsatt regler om at varslerens identitet skal være anonym og at varsleren skal beskyttes mot gjengjeldelse fra ledere og kolleger. Varslerordningen skal altså sikre at ansatte i bedriften eller andre interessenter kan avsløre og rapportere slike lovbrudd til arbeidsplassen eller Datatilsynet anonymt og beskyttet uten å måtte frykte å miste jobben som følge av avsløringene.

På denne måten vil varslingsordningen bidra til at ansatte og andre bedriftsrepresentanter kan ta affære, noe som øker sjansene for at det blir tatt affære i tilfeller av seksuell trakassering, bedrageri, uaktsomhet og andre alvorlige saker eller lovbrudd.

Bør bedriften din ha et varslingsprogram?

Både offentlige og private arbeidsplasser med mer enn 50 ansatte er forpliktet til å etablere et internt varslingsprogram. Etablering av et internt varslingsprogram gjelder også for kommuner og regioner, uavhengig av antall ansatte.

Hvis selskapet har mer enn 250 ansatte, må varslingsordningen være på plass innen 17. desember 2021, mens selskaper med 50-249 ansatte må ha varslingsordningen på plass innen 17. desember 2023.

Arbeidsgivere i organisasjonene må også utpeke en eller flere personer som skal motta og håndtere varsler. I tillegg må det etableres en prosedyre for mottak, bekreftelse og håndtering av varslene.

Hvis du er eier av en privat bedrift med færre enn 50 ansatte, er du ikke pålagt å ha en intern varslingsordning. Bedrifter oppfordres imidlertid til å opprette en varslingsordning, da varslingsordninger bidrar til å forebygge og avdekke lovbrudd og andre alvorlige forhold. Samtidig kan varslingsordningen også bidra til å skape åpenhet og trygghet blant de ansatte.

Ny løsning for varsling fra HRM-Nordic

Selskaper som er forpliktet til å etablere en varslingsordning, står fritt til å bestemme hvordan de vil etablere varslingsordningen i sin organisasjon. Det er imidlertid viktig at selskapet har en sikker rapporteringskanal.

Det kan være en fordel å velge et IT-system for varslingsprogrammet som kan hjelpe deg med de ulike prosessene knyttet til mottak og håndtering av klager og rapporter. I HR-systemet vårt har vi laget en ny varslingsløsning i form av en varslingsmodul som kan håndtere alle prosessene i bedriftens varslingsprogram.

Varslermodulen er et system som gjør det mulig å rapportere og varsle om lovbrudd og andre forhold. I systemet kan du opprette maler med retningslinjer for varsling, motta varsler, behandle varsler, kommunisere med varsleren og sende bekreftelse på mottak av varselet til varsleren.

Varslingssystemet kan også integreres med HRM-Nordics HR-system, noe som gjør det enkelt for ansatte, styremedlemmer og andre representanter for selskapet å rapportere om trakassering og lovbrudd.

Den nye varslingsmodulen er klar fra 1. oktober i år og oppfyller kravene i personvernforordningen (GDPR). Modulen er strukturert på en slik måte at det ikke er mulig å se hvem som har varslet eller når det ble varslet. Dette sikrer 100% anonymitet og optimal beskyttelse av varslerens identitet.

Få en varslingsløsning i HR-systemet ditt

Med varslingsløsningen fra HRM-Nordic får du et system som håndterer hele varslingsprogrammet. Det gjør det enda enklere å etablere et varslingsprogram i bedriften, og sikrer samtidig at dere overholder den nye lovgivningen når den trer i kraft.

Hvis du er interessert i å lære mer om varslingssystemet vårt, eller hvis du ønsker å bestille den nye varslingsmodulen til HR-systemet ditt når den er klar 1. oktober, kan du kontakte oss på 70 26 32 25 eller send oss en e-post på info@hrm-nordic.com.