I HRM-Nordic streber vi hele tiden etter å bli bedre, og derfor utvikler vi også HR-systemet vårt kontinuerlig for å gjøre det enda bedre og enklere for kundene våre å bruke, og for at det skal fortsette å oppfylle bedriftens daglige behov.

Vi arbeider for tiden med et nytt brukergrensesnitt som skal gjøre HR-systemet vårt enda mer brukervennlig for kundene våre. Det nye grensesnittet omfatter en oppdatering av to av modulene våre samt en oppdatering av dashbordet, noe som gjør HR-systemet vårt mer tilgjengelig.

HRM Nordic er et modulbasert HR-system

HRM Nordic er et fleksibelt, effektivt og modulbasert HR-system som kan tilpasses bedriftens behov og størrelse. Den modulære strukturen gjør at du fritt kan velge de modulene du har mest nytte av, noe som gjør det ideelt for både små og mellomstore bedrifter som ønsker å skape oversikt over de ansatte i bedriften og administrere de ulike HR-prosessene på en enklere og mer oversiktlig måte.

HR-systemet vårt består av totalt 6 moduler som bedriften kan slå av og på etter behov. Modulene i HRM-Nordic er

• HRM Nordic Puls (oppfølgingsverktøy)
• HRM-Nordic MUS (utviklingsverktøy)
• HRM-Nordic Onboarding (Pre- og onboarding-modul)
• HRM-Nordic Masterdata (medarbeiderdatabase)
• HRM-Nordic Recruitment (rekrutteringssystem)
• System for varsling av kritikkverdige forhold

Whistleblower System er vår nyeste modul som gjør det enda enklere å administrere den nyeste varslingsordningen. Du kan lese mer om de ulike modulene i HR-systemet vårt her.

Hva endres med det nye grensesnittet?

I forbindelse med det nye grensesnittet har vi jobbet med å oppdatere utviklingsverktøyet vårt, MUS-konseptet i oppfølgingsverktøyet og dashbordet for bedre å møte og tilpasse det til organisasjonens behov. Nedenfor kan du lese mer om det nye grensesnittet, som blir tilgjengelig i august.

Dashbord

I dashbordet i HR-systemet vårt har vi oppdatert språkprofilen med nye språkversjoner. Språket er i stadig utvikling, nye ord kommer til og gamle ord forsvinner. I HRM-Nordic mener vi at det er viktig at brukergrensesnittet gjenspeiler moderne språk og at språket er oppdatert slik at det passer til 2021.

Derfor har vi oppdatert språkprofilen på dashbordet med mer enn 100 000 linjer. Dette gjør dashbordet enda mer brukervennlig og oversiktlig for kundene våre.

HRM Nordic Pulse

HRM Nordic Pulse er vårt oppfølgingsverktøy for nettbaserte undersøkelser og løpende oppfølging av ulike skreddersydde fokusområder i bedriften. Med oppfølgingsverktøyet kan du følge opp trivsel, følge opp fokusområder knyttet til klima eller medarbeidertilfredshet eller få tilbakemelding på kundetilfredshet.

HRM Nordic Pulse hjelper deg med å holde fingeren på pulsen og følge utviklingen på de ulike fokusområdene dine, slik at du raskt kan iverksette nye tiltak hvis det er nedgang på noen av områdene.

I det nye grensesnittet har vi oppdatert oppfølgingsverktøyet vårt. Det betyr blant annet at det nå er enda enklere å stille spørsmål, få tilbakemeldinger og følge opp de ulike fokusområdene.

MUS-konseptet

Formålet med medarbeidersamtalen er å gjøre opp status og diskutere medarbeiderens prestasjoner, resultater, trivsel og faglige og personlige utvikling. I tillegg skal det settes mål for medarbeiderens kompetanseutvikling og fremtidige arbeidsoppgaver.

HRM-Nordic MUS er et nettbasert MUS-system der du kan sette opp agendaer, frister og maler for medarbeidersamtalen. Dette kan bidra til å sikre en bedre dialog i medarbeidersamtalen og gjøre det enklere å administrere og holde oversikt over medarbeidersamtalene.

I det nye grensesnittet har vi oppdatert medarbeidersamtalekonseptet i forhold til å sette agendaen, forberede, gjennomføre og følge opp medarbeidersamtalen for å sikre en bedre og mer givende samtale for både medarbeideren og organisasjonen.

Hvis du har spørsmål om de nye oppdateringene og hva de vil bety for deg og din organisasjon, er du velkommen til å kontakte oss på e-post. info@hrm-nordic.com eller telefon 70 26 32 25.

Har du etablert den nye varslingsordningen i din virksomhet? Implementeringen av EUs varslingsdirektiv har nettopp begynt, og for statsansatte har den nye ordningen allerede trådt i kraft. Hvis du ikke allerede har implementert et system for den nye varslingsordningen, kan HRM-Nordic hjelpe deg.

Som en integrasjon til HR-systemet vårt har vi laget en ny varslingsløsning, som er en sikker programvareløsning som håndterer mottak og behandling av varsler internt i organisasjonen. Dette gjør det enklere for deg å etablere det nye varslingsprogrammet i bedriften og overholde de nye lovkravene.

Hva er en varslingsordning?

En varsler er en person som avslører ulovlige aktiviteter eller kritikkverdige forhold i en privat eller offentlig bedrift eller organisasjon. Varsleren er ofte en ansatt i selskapet som varsler om alvorlige forhold eller lovbrudd begått av selskapet eller en annen ansatt, og som derfor utsettes for konsekvensene av varslingen.

Derfor vedtok EU i 2019 et direktiv som pålegger både offentlige og private arbeidsplasser å etablere et varslingsprogram. Formålet med varslingsordningen er å avdekke og bringe lovbrudd og andre saker frem i lyset. Det kan dreie seg om seksuell trakassering, dårlig ledelse, svindel, lovbrudd eller andre lovbrudd.

Samtidig har EU også fastsatt regler om at varslerens identitet skal være anonym og at varsleren skal beskyttes mot gjengjeldelse fra ledere og kolleger. Varslerordningen skal altså sikre at ansatte i bedriften eller andre interessenter kan avsløre og rapportere slike lovbrudd til arbeidsplassen eller Datatilsynet anonymt og beskyttet uten å måtte frykte å miste jobben som følge av avsløringene.

På denne måten vil varslingsordningen bidra til at ansatte og andre bedriftsrepresentanter kan ta affære, noe som øker sjansene for at det blir tatt affære i tilfeller av seksuell trakassering, bedrageri, uaktsomhet og andre alvorlige saker eller lovbrudd.

Bør bedriften din ha et varslingsprogram?

Både offentlige og private arbeidsplasser med mer enn 50 ansatte er forpliktet til å etablere et internt varslingsprogram. Etablering av et internt varslingsprogram gjelder også for kommuner og regioner, uavhengig av antall ansatte.

Hvis selskapet har mer enn 250 ansatte, må varslingsordningen være på plass innen 17. desember 2021, mens selskaper med 50-249 ansatte må ha varslingsordningen på plass innen 17. desember 2023.

Arbeidsgivere i organisasjonene må også utpeke en eller flere personer som skal motta og håndtere varsler. I tillegg må det etableres en prosedyre for mottak, bekreftelse og håndtering av varslene.

Hvis du er eier av en privat bedrift med færre enn 50 ansatte, er du ikke pålagt å ha en intern varslingsordning. Bedrifter oppfordres imidlertid til å opprette en varslingsordning, da varslingsordninger bidrar til å forebygge og avdekke lovbrudd og andre alvorlige forhold. Samtidig kan varslingsordningen også bidra til å skape åpenhet og trygghet blant de ansatte.

Ny løsning for varsling fra HRM-Nordic

Selskaper som er forpliktet til å etablere en varslingsordning, står fritt til å bestemme hvordan de vil etablere varslingsordningen i sin organisasjon. Det er imidlertid viktig at selskapet har en sikker rapporteringskanal.

Det kan være en fordel å velge et IT-system for varslingsprogrammet som kan hjelpe deg med de ulike prosessene knyttet til mottak og håndtering av klager og rapporter. I HR-systemet vårt har vi laget en ny varslingsløsning i form av en varslingsmodul som kan håndtere alle prosessene i bedriftens varslingsprogram.

Varslermodulen er et system som gjør det mulig å rapportere og varsle om lovbrudd og andre forhold. I systemet kan du opprette maler med retningslinjer for varsling, motta varsler, behandle varsler, kommunisere med varsleren og sende bekreftelse på mottak av varselet til varsleren.

Varslingssystemet kan også integreres med HRM-Nordics HR-system, noe som gjør det enkelt for ansatte, styremedlemmer og andre representanter for selskapet å rapportere om trakassering og lovbrudd.

Den nye varslingsmodulen er klar fra 1. oktober i år og oppfyller kravene i personvernforordningen (GDPR). Modulen er strukturert på en slik måte at det ikke er mulig å se hvem som har varslet eller når det ble varslet. Dette sikrer 100% anonymitet og optimal beskyttelse av varslerens identitet.

Få en varslingsløsning i HR-systemet ditt

Med varslingsløsningen fra HRM-Nordic får du et system som håndterer hele varslingsprogrammet. Det gjør det enda enklere å etablere et varslingsprogram i bedriften, og sikrer samtidig at dere overholder den nye lovgivningen når den trer i kraft.

Hvis du er interessert i å lære mer om varslingssystemet vårt, eller hvis du ønsker å bestille den nye varslingsmodulen til HR-systemet ditt når den er klar 1. oktober, kan du kontakte oss på 70 26 32 25 eller send oss en e-post på info@hrm-nordic.com.

Onboarding av nyansatte er viktig for å sikre at de føler seg velkomne på den nye arbeidsplassen. Det er imidlertid minst like viktig å gi dine nåværende ansatte en god offboarding når arbeidsforholdet opphører.

Tidligere ansatte er noen av de viktigste ambassadørene for bedriftens employer brand. Et godt og profesjonelt offboarding-program kan derfor bidra til å sikre fornøyde tidligere medarbeidere som vil snakke positivt om sin tid hos dere. Og som vil anbefale bedriften din til nye potensielle medarbeidere.

Det er derfor viktig å avslutte arbeidsforholdet med et godt og gjennomtenkt offboarding-program. Det kan bidra til å sikre gjensidig respekt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker - også etter at den ansatte har sluttet.

Planlegg de ulike prosessene i offboarding

Enten den ansatte har sagt opp, gått av med pensjon eller sagt opp selv, er det lurt å begynne å planlegge avgangsprosessen. Når alt kommer til alt, hvordan vil medarbeiderens siste dager i selskapet bli når han eller hun har sagt opp?

På samme måte som ved onboarding kan det imidlertid være mange ulike prosesser og administrative oppgaver som må gjennomføres når en medarbeider skal offboardes. Det kan derfor være en utfordring å holde oversikten. Det er her HRM Nordic Onboarding hjelpe deg med å organisere de ulike oppgavene i offboardingprosessen.

HRM-Nordic Onboarding-modulen kan brukes i offboarding-prosessen til blant annet å lage planer med de ulike oppgavene som ledelsen, HR-avdelingen og den avtroppende medarbeideren skal utføre i løpet av oppsigelsestiden, og en tidsfrist for disse. I tillegg kan modulen brukes til å følge opp oppgaver, innkalle til avslutningssamtaler med den ansatte og skape struktur i prosessen med å overlevere arbeidsoppgaver.

Til slutt kan Onboarding-modulen fra HRM-Nordic brukes i forbindelse med offboarding-prosessen for å sende en offisiell melding til bedriftens ansatte om den ansattes avgang. Den kan også brukes til å sikre overlevering av telefoner, bærbare datamaskiner, nøkler og eventuelle adgangskort og koder ved avgang.

Sikre en god overlevering av oppgaver

Hvis det er ansatt en ny medarbeider som skal overta arbeidsoppgavene til den avtroppende medarbeideren, er det viktig at det skjer en god overføring av kunnskap om kunder og forretningspartnere samt overføring av arbeidsoppgaver til denne personen. Hvis det ennå ikke er funnet en etterfølger, er det viktig at det utarbeides dokumenter med all relevant kunnskap om kunder, arbeidsområder og stillingsbeskrivelser. Dette oppbevares til en ny medarbeider er funnet.

I noen organisasjoner, der man ennå ikke har funnet en stedfortreder, kan det være de andre medarbeiderne i bedriften som får ansvaret for oppgavene. I slike tilfeller kan HRM Nordics Onboarding-modul brukes til å tildele og delegere oppgaver og ansvar til medarbeiderne.

Når en medarbeider sier opp, kan det også være mange oppgaver som må fullføres og avsluttes. Det er lurt at du som leder tilbyr hjelp og støtte og sørger for å delegere oppgaver til andre ansatte, slik at den ansatte ikke drukner i oppgaver i oppsigelsestiden.

Gjennomføre intervjuer og få tilbakemeldinger fra den ansatte

Oppsigelsestiden er viktig for å sikre en god overføring av kunnskap og oppgaver til den som skal overta den fratredende medarbeiderens oppgaver. Men oppsigelsestiden kan også brukes til å få kunnskap om hvordan medarbeiderens tid i bedriften har vært, og hva som eventuelt er årsaken til at vedkommende sier opp.

Når medarbeideren har blitt sagt opp eller sagt opp, er det mer sannsynlig at vedkommende vil gi ærlige tilbakemeldinger fordi han eller hun ikke lenger har noe å tape. Derfor er det en god idé å benytte anledningen til å høre den ansattes ærlige mening om samarbeidet med ledelsen og kollegene.

Mange bedrifter velger å diskutere dette i et avsluttende møte kort tid før den ansatte forlater arbeidsplassen, men du kan også velge å ha korte oppfølgingssamtaler med den ansatte i løpet av oppsigelsestiden. Uansett hvordan du velger å gjøre det, er det viktig at du skaper en trygg atmosfære der den ansatte kan snakke ærlig.

Sørg for å slette data om de ansatte

Når en medarbeider slutter, må du huske å fjerne vedkommendes tilganger og endre passord på ulike IT-systemer og programmer. I tillegg er det viktig at all informasjon om den ansatte som slutter, slettes så snart vedkommende har sluttet og ikke lenger er nødvendig.

I HRM-Nordic Master Data kan du angi en avgangsdato for den aktuelle medarbeideren og få en påminnelse om å huske å slette medarbeiderens data. På denne måten unngår du å ha unødvendige opplysninger om tidligere ansatte i databasen og sikrer at GDPR overholdes.

Gi medarbeideren en siste anerkjennelse

Offboarding bør være en positiv opplevelse for både bedriften og medarbeideren som forlater arbeidsplassen. Derfor bør offboarding ideelt sett avsluttes med at alle oppgaver og tidsfrister er fullført, og at begge parter kan ta farvel med en god følelse og gjensidig respekt.

For å gi den ansatte en god offboarding og avskjed kan det også være en god idé å takke den ansatte og gi dem en siste anerkjennelse for det de har oppnådd i bedriften. Dette kan bidra til å sikre at den ansatte går hjem med et godt inntrykk av selskapet.

Vi hjelper deg med å gjøre offboarding-prosessen enklere

Skal du si farvel til en medarbeider? Med våre ulike HR-løsninger og -moduler kan vi hjelpe deg med å effektivisere og skape oversikt over de ulike prosessene i offboardingprosessen. På denne måten kan du bruke tiden på å skape en verdifull og minneverdig avskjed for medarbeideren som slutter.

Kontakt oss på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 hvis du vil vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å effektivisere offboarding og sikre en smidig og profesjonell offboarding av de ansatte.

Når en ny medarbeider begynner i en bedrift eller organisasjon, er det viktig å sikre en god onboardingprosess slik at vedkommende føler seg velkommen på sin nye arbeidsplass. Stadig flere bedrifter benytter seg imidlertid av digital rekruttering, og med pandemien, der mange av bedriftens ansatte jobber hjemmefra, foregår også den påfølgende onboardingprosessen virtuelt.

En virtuell onboardingprosess krever imidlertid noe ekstra av ledelsen, teamet og den nye medarbeideren som blir introdusert til en ny arbeidsplass og nye oppgaver på avstand. Når onboarding foregår virtuelt, krever det en enda skarpere struktur for å holde oversikt over de ulike onboardingprosessene. Samtidig kan det være vanskelig for den nye medarbeideren å finne seg til rette på den nye arbeidsplassen når all kontakt med ledelsen og de andre teammedlemmene foregår virtuelt.

Derfor er det viktig at du som leder, sammen med HR-avdelingen, sørger for å planlegge onboardingprosessen slik at den passer til det virtuelle rommet og gir den ansatte en god oppstartsfase i selskapet eksternt.

Bli kjent med de ulike prosessene i virtuell onboarding

Når den rette kandidaten til stillingen er funnet og kontrakten er signert, må den nye medarbeideren onboardes inn i organisasjonen og teamet. I løpet av onboardingprosessen er det ofte mange administrative oppgaver og prosesser som skal gjennomføres, noe som kan gjøre det vanskelig å holde oversikten.

Spesielt når onboarding foregår virtuelt, kan det være vanskelig å holde oversikt over hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver. Med HRM-Nordic Onboarding kan du enkelt organisere de ulike oppgavene i pre- og onboardingprosessen og tildele dem til ulike personer i bedriften.

På denne måten kan HRM-Nordic Onboarding brukes i forbindelse med preboarding, for eksempel for å sikre at den ansatte blir registrert i systemet og at det bestilles og settes opp en datamaskin og annet IT-utstyr som den nyansatte kan bruke på hjemmekontoret.

Modulen kan også brukes i selve onboardingprosessen til å opprette og fordele oppgaver for å skape oversikt over hvem som er ansvarlig for å sende introduksjonsmateriell og hvem som er ansvarlig for å følge opp at alt fungerer som det skal på hjemmekontoret. Det er også mulig å sette tidsfrister for oppgavene, slik at alle prosesser blir fullført i tide både før og etter at den nye medarbeideren har begynt.

Tips for å skape en god virtuell onboarding-prosess

Som nevnt krever virtuell onboarding ekstra innsats fra ledelsen for å sikre at den nyansatte får en god introduksjon til selskapet, kulturen og arbeidsoppgavene, samt til de andre medarbeiderne i teamet.

I tillegg til å organisere og strukturere de ulike onboardingprosessene er det en rekke andre tips som kan bidra til å sikre en god virtuell onboardingprosess for den nyansatte.

Velkommen med blomster

Selv om den nyansatte ikke trenger å komme fysisk til arbeidsplassen, er det likevel en god idé å sende blomster og en liten velkomsthilsen til den nyansattes hjemmeadresse. På denne måten føler den nyansatte seg velkommen til tross for at han eller hun skal jobbe hjemmefra alene på hjemmekontoret sitt den neste tiden.

Gi en god introduksjon til selskapet og de ansatte

Det kan være vanskelig for den nyansatte å få et innblikk i bedriftskulturen og bli kjent med de andre medarbeiderne i organisasjonen når alle jobber hjemmefra. Derfor er det en god idé at du som leder arrangerer et virtuelt møte der du gir den nyansatte en god introduksjon til bedriften, og der de andre medarbeiderne i teamet kan presentere seg selv og sine arbeidsområder.

Her kan HR-avdelingen hjelpe lederen med å lage en agenda for det virtuelle møtet og en mal med en rekke punkter som teammedlemmene kan bruke som utgangspunkt når de skal presentere seg for den nyansatte. Både agendaen og malen kan distribueres til teammedlemmene via bedriftens HR-system.

Avholde regelmessige virtuelle møter

I tillegg til å avholde et virtuelt oppstartsmøte kort tid etter at den nye medarbeideren er ansatt, er det også viktig å arrangere hyppige virtuelle møter og samtaler. Dette inkluderer 1:1-samtaler mellom den nyansatte og lederen, men også mellom teammedlemmene.

Med 1:1-samtaler har du som leder mulighet til å følge opp den nyansatte og sørge for at vedkommende får en god onboarding og trives i sin nye jobb. Gjennom disse samtalene kan du diskutere både arbeidsoppgaver og medarbeiderens trivsel.

Virtuelle møter mellom ansatte kan organiseres som et virtuelt kaffemøte, der de ansatte får mulighet til å snakke uformelt om andre ting enn arbeidsoppgaver. Dette gir den nyansatte større mulighet til å bli kjent med de andre ansatte.

Velg faste mentorer

Som nyansatt vil den første tiden ofte være en stor omveltning, og det er mange ting å huske om bedriften, medarbeiderne, IT-systemene og arbeidsoppgavene. For å sikre at den nyansatte får en god onboarding, kan det være en god idé å utnevne 1-2 mentorer som den nyansatte kan stille spørsmål til.

Mentorer vil ofte være kolleger som kjenner bedriften og arbeidsoppgavene, og som hjelper og gir tilbakemeldinger på den nyansattes arbeidsoppgaver. Mentorens oppgave er også å følge opp den nyansatte og gi den nyansatte større innsikt i bedriftens verdier og mål.

Vi hjelper deg med remote onboarding

Hvis du har ansatt en ny medarbeider som trenger ekstern onboarding, kan vi hjelpe deg. Med HRM-Nordic Onboarding kan du skape struktur og oversikt over alle de ulike prosessene i både pre- og onboarding, slik at den nyansatte får en god virtuell start i organisasjonen.

Kontakt oss på 70 26 32 25 eller send oss en e-post på info@hrm-nordic.comHvis du er interessert i å lære mer om hvordan onboarding-modulen vår kan hjelpe organisasjonen din med å ta imot nye medarbeidere, kan du kontakte oss.

Løpende trivselsundersøkelser har blitt en nødvendighet. Covid-19 og nedstengningen av store deler av Danmark har satt bedrifter, skoler og organisasjoner under stort press. For de fleste har dette betydd en stor omstilling, der hjemmekontor og hjemmeundervisning har blitt en del av manges hverdag.

Den langvarige hjemreisen og den sosiale isolasjonen kan imidlertid ha store konsekvenser for både de ansattes trivsel og psykiske helse. Som leder for en bedrift, organisasjon eller skole der ansatte, lærere og elever reiser hjem eller jobber hjemmefra, bør du derfor også ha et økt fokus på å fremme trivsel i denne vanskelige tiden.

Her kan du HRM-Nordic Pulse være et godt verktøy for å få løpende tilbakemeldinger og måle trivselen til personer som jobber hjemme eller er sendt hjem.

Få kontinuerlig tilbakemelding på trivsel via SMS med HRM-Nordic Pulse.

HRM Nordic Pulse er et verktøy som gjør det mulig å gjennomføre nettbaserte undersøkelser og få tilbakemeldinger på ulike fokusområder, for eksempel trivsel. Med verktøyet kan du sette opp og sende ut spørsmål til de involverte som kan bidra til å gi større klarhet i hvordan de trives.

Spørsmålene kan sendes ut via e-post eller SMS, noe som gjør det enda enklere å få tilbakemelding på spørsmålene - spesielt hos ansatte eller studenter som kanskje ikke har e-post, men ofte har en telefon på seg.

I SMS-en som sendes til mottakeren, vil det være en lenke til spørsmålene. Hvert spørsmål besvares på en skala. Når alle personene har svart på spørsmålene, får du en rapport over svarene, som du kan bruke til å følge opp trivselen kontinuerlig.

På denne måten kan du raskt og enkelt få løpende tilbakemeldinger fra de ansatte, slik at du kan holde fingeren på pulsen og følge nøye med på utviklingen i medarbeidernes trivsel. Du kan læse meget mere om værktøjet her.

Løpende oppfølging av trivsel og velvære

Bruk de løpende tilbakemeldingene du får, til å følge opp medarbeidernes trivsel fortløpende. Basert på spørsmålene de ansatte har besvart, kan du opprette en dialog med de involverte om hva som går bra, hva som går mindre bra og hva som kan gjøres for å forbedre trivselen.

Ved å gjennomføre regelmessige trivselsundersøkelser og gå i direkte dialog med medarbeiderne kan man raskere ta tak i mistrivsel og skape nye tiltak for å forbedre trivselen i bedriften, organisasjonen eller skolen.

HRM-Nordic Pulse kan dermed brukes til å forbedre kommunikasjonen mellom ansatte, ledere og studenter med løpende trivselsundersøkelser for å overvåke trivselen og den psykiske helsen til de som blir sendt hjem eller jobber hjemmefra.

Samtidig kan verktøyet hjelpe ledelsen med å få kunnskap om hvordan koronakrisen påvirker trivselen og den psykiske helsen til ansatte og studenter, noe som kan brukes til å lage konkrete tiltak for å bedre trivselen.

Tips for å øke trivselen og det psykiske arbeidsmiljøet

Det finnes flere måter en bedrift, organisasjon eller skole kan forbedre trivselen på. Som et utgangspunkt er det en god idé å se på tilbakemeldingene ledelsen har fått fra de ansatte, og på bakgrunn av disse starte en dialog med de ansatte om hva som kan bidra til at de trives bedre.

Nedenfor får du 9 generelle tips om hvordan du kan forbedre trivsel og psykisk helse på arbeidsplassen:

• Lag klare uttalelser og kjøreregler for hvordan du håndterer koronasituasjonen og hvordan du overholder retningslinjene.
• Anerkjenn de ansatte for innsatsen deres - både de som jobber hjemme og de som er permitterte.
• Ta en prat med medarbeiderne om hvordan dagen har vært, hva som gikk bra og hva som gikk mindre bra, og avslutt med en god historie om dagen for å få en god avslutning på arbeidsdagen.
• Sørg for å gi nødvendig støtte til medarbeidere som trenger det, og grip inn ved tegn på overbelastning, stress eller mistrivsel.
• Hjelp de ansatte med å sette grenser mellom jobb og fritid hvis de trenger det.
• Sørg for at alle ansatte vet hvilken rolle de har og hvilke oppgaver de har ansvar for.
• Opprettholde en løpende dialog med de ansatte gjennom telefon- og videomøter.
• Sørg for å ha en tett dialog med medarbeiderne om nye initiativer, utfordringer, erfaringsutveksling og lignende.
• Fokuser på å skape et tett samarbeid mellom ansatte og ledelse for å skape et godt psykisk arbeidsmiljø.

Få gratis tilbakemelding på trivsel blant ansatte og studenter

Covid-19 har endret hverdagen for mange mennesker. Ansatte i bedrifter, ansatte i organisasjoner og elever i skolen har måttet tilpasse seg den nye virkeligheten. Disse endringene kan imidlertid ha stor innvirkning på trivselen.

Vi i HRM-Nordic tilbyr derfor organisasjoner og skoler med repatrierte medarbeidere å bruke HRM-Nordic Pulse-verktøyet vårt for å få gratis tilbakemelding på trivsel og psykisk helse. Du kan læse mere om, hvordan det foregår her.

Hvis du er interessert i å lære mer om oppfølgingsverktøyet vårt eller har spørsmål om hvordan du kan bruke det i din organisasjon, er du også velkommen til å ringe oss på 70 26 32 25 eller kontakt oss via e-post på info@hrm-nordic.com.

I tillegg til vanlige trivselsundersøkelser er det viktig og obligatorisk å gjennomføre en APV-trivselsundersøkelse. Les mer om dette på APV - enkelt og effektivt i tre trinn (hrsolutions-as.com).

Covid-19 har skapt store endringer i de fleste menneskers hverdag, og mange bedrifter har måttet tilpasse seg og sende sine ansatte tilbake til hjemmekontor. Men når alle ansatte er spredt på ulike geografiske steder, stiller det større krav til ledelsen når det gjelder å lede og utvikle medarbeiderne.

En god medarbeidersamtale bygger tillit og skaper en god dialog mellom leder og medarbeider. Den bidrar til å skape et rom der dere kan snakke om medarbeiderens arbeidsoppgaver, trivsel og utvikling i trygge omgivelser. Derfor gjennomføres medarbeidersamtalen som oftest ansikt til ansikt.

Nå som fjernarbeid og fjernledelse har blitt en del av mange bedrifters hverdag, kan det bety at medarbeidersamtalen med de ansatte i stedet må foregå på nettet. Her får du noen tips til hvordan du kan gjennomføre en vellykket medarbeidersamtale på nett.

Tenk på kommunikasjon

De fleste organisasjoner har hatt stor suksess med fjernarbeid, og mange ledere har klart å skape god nettbasert kommunikasjon med sine medarbeidere. Som leder bør du imidlertid være klar over at noe av kommunikasjonen går tapt når den foregår på nettet og ikke lenger ansikt til ansikt.

For å sikre at medarbeidersamtalen blir vellykket, selv om den foregår på nett, er det viktig at du tenker over hvordan du kommuniserer med hver enkelt medarbeider. Vær spesielt oppmerksom på språk og tonefall når du snakker med medarbeiderne dine, og vær bevisst på hvilke signaler du sender ut.

Når kommunikasjonen er skriftlig, kan det være lurt å utnytte kommunikasjonsmulighetene i digitale kanaler. Du kan for eksempel bruke uttrykksikoner, bilder, memes og lignende når du avtaler møter eller følger opp oppgaver og mål. Ved å utnytte mulighetene som ligger i nettkommunikasjon, kan du gjøre kommunikasjonen mer personlig og nærværende.

Få orden på det tekniske før den elektroniske vurderingen.

Når du som leder gjennomfører medarbeidersamtaler med medarbeiderne dine på nettet, er det avgjørende at det tekniske oppsettet er i orden. Hvis kameraet er uskarpt, videoen hakker eller lyden forsvinner, kan det påvirke dialogen og flyten i samtalen.

Både medarbeider og leder bør derfor sørge for at kamera og mikrofon er satt opp slik at både lyd og bilde fungerer optimalt før medarbeidersamtalen begynner. Hvis dere har behov for å kunne se hverandres skjermer, er det også viktig å sørge for at dere begge kan se og dele skjermbildet.

Når du har det tekniske oppsettet på plass, kan du konsentrere deg om selve samtalen og få en bedre og mer flytende dialog som ikke blir avbrutt av tekniske problemer.

Bruk et HR-system for forberedelse og oversikt

Forberedelse er avgjørende for en vellykket medarbeidersamtale - enten den foregår på nett eller ansikt til ansikt. Det kan være en god idé å bruke et HR-system for å forberede medarbeidersamtalen og holde oversikten.

Medisinsk HRM-Nordic MUS kan du lage dine egne maler for medarbeidersamtalen og sende medarbeideren et forberedelsesskjema og en agenda for samtalen. I verktøyet kan du også sette opp påminnelser og tidsfrister for samtalen, innhente medarbeiderens samtykke til å gjennomføre samtalen og holde oversikt over hvor langt medarbeideren har kommet i prosessen med å fylle ut forberedelsesskjemaet.

HRM-Nordic SDD er derfor et godt verktøy for å administrere, håndtere og forberede SDD-intervjuer, slik at begge parter er godt forberedt før intervjuet.

Gjennomfør medarbeidersamtalen i rolige omgivelser

For å skape de beste forutsetningene for en vellykket nettbasert vurdering er det viktig at intervjuet gjennomføres i rolige og uforstyrrede omgivelser. Ved personlige medarbeidersamtaler foregår samtalen vanligvis i et møterom eller på et kontor der begge parter kan snakke uforstyrret. Når medarbeidersamtalen er nettbasert og begge parter befinner seg på ulike geografiske steder, har man ikke de samme mulighetene.

Når du og dine medarbeidere gjennomfører medarbeidersamtaler på nettet, bør du velge et tidspunkt der begge parter kan snakke sammen uten å bli avbrutt eller forstyrret. Når det ikke er små barn som bråker i bakgrunnen eller andre forstyrrelser i omgivelsene, kan du bedre fordype deg i samtalen.

Samtaler på nettet tar ofte kortere tid enn møter ansikt til ansikt, men sørg for å sette av nok tid til møtet, slik at dere ikke må avbryte samtalen fordi en av dere har en annen avtale.

Ta utgangspunkt i den fysiske medarbeidersamtalen

Selv om medarbeidersamtalen foregår på nett, bør den fortsatt være basert på de elementene fra den personlige samtalen som bidrar til å gjøre medarbeidersamtalen vellykket. En god medarbeidersamtale bør være konstruktiv, tillitsskapende, individualisert og fremtidsrettet.

Sørg for å rose og anerkjenne medarbeideren for prestasjoner og resultater, og gi konstruktive tilbakemeldinger om eventuelle forbedrings- og utviklingsmuligheter. Som nevnt ovenfor går noe av kommunikasjonen tapt når den foregår på nettet, så det er viktig at du som leder tenker nøye gjennom kommunikasjonen og sender tydelige signaler til medarbeideren om å delta i samtalen. Sørg også for å gi medarbeideren tid til å snakke og lytte til det han eller hun har å si.

Medarbeidersamtalen er en fin anledning til å bygge tillit mellom deg som leder og medarbeideren. Derfor er det også viktig at du sørger for å gi medarbeideren en god opplevelse ved å lytte og stille gode spørsmål som fokuserer på medarbeiderens motivasjon, trivsel og fremtidige utvikling.

Oppfølging av det nettbaserte medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtaler på nett krever mer innsats fra både arbeidstaker og arbeidsgiver enn medarbeidersamtaler ansikt til ansikt. Men hvis begge parter er godt forberedt, det tekniske oppsettet er på plass og det er tatt hensyn til begrensningene ved nettbasert kommunikasjon, kan den nettbaserte medarbeidersamtalen bli en suksess.

For å sikre at fremtidige medarbeidersamtaler på nett blir vellykkede, er det imidlertid en god idé å få tilbakemelding på samtalen fra medarbeideren. Spør medarbeideren hvordan han eller hun synes samtalen gikk, både når det gjelder forberedelser, det tekniske aspektet og selve samtalen. På den måten får du vite hva som fungerte, og hva som eventuelt bør endres eller forbedres til neste gang.

I tillegg er det viktig at du følger opp de avtalene du og medarbeideren har inngått om medarbeiderens fremtidige utviklingsmuligheter. På den måten sikrer du også at medarbeideren føler at medarbeidersamtalen har vært fruktbar og vellykket. I verktøyet HRM-Nordic MUS kan du sette opp påminnelser slik at du husker å følge opp medarbeidersamtalen.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vårt kontaktskjema.

Trenger du noen HR-verktøy for medarbeidersamtalen? Besøk HR Solutions | Vi tilbyr løsninger for mennesker (hrsolutions-as.com)

Selv om hjemmekontor var en integrert del av mange bedrifter allerede før koronaviruset, har koronakrisen likevel bidratt til å sette fart på etableringen av hjemmekontor og hjemmekontor i de fleste bedrifter. Under nedstengningen av Danmark i vår ble hjemmekontorene satt på prøve, og for mange bedrifter gikk det over all forventning.

Med myndighetenes nye restriksjoner er mange bedrifter igjen tvunget til å sende ansatte på hjemmekontor, og selv om noen har sett fordelene med fjernarbeid, er det fortsatt en del bedrifter som ser på fjernarbeid og virtuelt samarbeid som en nødløsning. Dette kan skyldes at fjernarbeid stiller høye krav til de ansatte, men spesielt til ledelsen.

Fjernarbeid stiller nye krav til fjernledelse

Fjernarbeid krever fjernledelse, og som mange innså i vår, kan det være mange utfordringer forbundet med fjernledelse. Fjernledelse stiller nye og større krav til ledelsen når det gjelder samarbeid, sparring, kommunikasjon, trivsel og koordinering av arbeidsoppgaver. Nedenfor gir vi deg noen tips om hva du kan gjøre for å lykkes med fjernledelse.

Hold deg oppdatert på teknologi

En av de avgjørende faktorene for vellykket fjernarbeid og fjernledelse er at man har kontroll på teknologien som skal brukes. Dette gjelder både virtuell kommunikasjon, der du må sørge for at både lyd og bilde fungerer når du holder virtuelle møter. Som leder må du også sørge for at medarbeiderne har tilgang til alle nødvendige systemer som gjør det mulig å jobbe hjemmefra.

Husk god kommunikasjon

Når du er fjernleder, er det viktig å sette forventninger til medarbeiderne om hvor mye kommunikasjon som skal foregå når de sendes tilbake til hjemmekontoret. Som leder er det opp til deg å ta ledelsen og bestemme hvordan og hvor ofte den virtuelle kommunikasjonen skal foregå.

Siden virtuell kommunikasjon er annerledes enn kommunikasjon ansikt til ansikt, er det også viktig å være oppmerksom på tonefall og språkbruk på telefon og i e-post, slik at god kommunikasjon opprettholdes til tross for avstanden.

Ta hensyn til sosiale forhold og trivsel

En stor utfordring med fjernledelse og fjernarbeid er at den sosiale kontakten på kontoret forsvinner. For å unngå at mangelen på sosial interaksjon på kontoret påvirker de ansattes trivsel, er det en god idé å jevnlig sjekke om de ansatte trives med å jobbe hjemmefra. I tillegg bør du som leder dyrke det sosiale og fellesskapet ved å arrangere videomøter og kommunisere med de ansatte gjennom virtuelle kommunikasjonsformer oftere enn du ellers ville gjort.

Følge opp arbeidsoppgaver

Telearbeid kan ofte gjøre den daglige koordineringen av oppgaver vanskelig. Derfor er det viktig at du som leder regelmessig følger opp oppgaver og resultater. Det kan du gjøre ved å arrangere korte møter eller ved å følge opp medarbeidernes oppgaver og resultater gjennom statusrapportering.

Få hjelp i HR-avdelingen

Hvis dere er en større organisasjon med flere avdelinger, kan fjernarbeid by på enda større utfordringer når det gjelder samarbeid og koordinering av oppgaver. Da kan det være en god idé å ta kontakt med HR-avdelingen.

HR-avdelingen har som regel bedre oversikt over medarbeiderne, deres kompetanse og arbeidsområder. Hvis du som leder trenger en medarbeider til å utføre en bestemt oppgave, kan HR-avdelingen derfor ofte hjelpe deg med å finne en kvalifisert medarbeider til å gjøre jobben - uavhengig av hvilken avdeling medarbeideren jobber i.

Derfor er det lurt å samarbeide og holde tett kontakt med HR-avdelingen når du jobber eksternt. På denne måten sparer du mye tid og ressurser på å finne den rette medarbeideren, og kan fokusere på å lede medarbeiderne på avstand.

Få bedre oversikt over de ansatte med et HR-system

Et HR-system kan også være spesielt nyttig for fjernarbeid og fjernledelse. I HR-systemets medarbeiderdatabase finner du informasjon om alle ansatte i organisasjonen. Du kan blant annet få en oversikt over de ansattes arbeidsområder, kompetanse og utdanning, noe som kan gjøre det enklere for deg å finne riktig medarbeider til en bestemt oppgave.

HRM-Nordics HR-system kan hjelpe organisasjonen din med å få oversikt over medarbeiderne og planlegge og delegere oppgaver til medarbeiderne på hjemmekontoret. HR-systemet kan også brukes i forbindelse med rekruttering og oppfølging av trivsel, kurs og lignende.

Endelig kan HR-systemet vårt også brukes til onboarding av nyansatte, noe som kan hjelpe deg med å holde oversikt over onboardingprosessen og sikre at den nyansatte får en smidig oppstart - også når alle ansatte sendes tilbake til hjemmekontoret.

Hvis du er interessert i å vite mer om hvordan vi kan hjelpe organisasjonen din med å lykkes med fjernstyring ved å sette opp et HR-system, kan du ringe oss på 70 26 32 25 eller kontakt oss via e-post til info@hrsolutions.dk.

I MyHRsol tilbyr vi nå digital signatur i vår kontraktsmodul. Vi mottar kontinuerlig mange gode forslag til nye moduler fra brukerne våre, og vi implementerer disse når vi tror det vil være til nytte for flertallet av brukerne våre. De siste månedene har vi implementert en rekke av disse forbedringene. Det betyr blant annet at du nå kan signere viktige dokumenter og kontrakter med MyHRsol E-signering. Den nye modulen er en signaturmodul som gjør det enda enklere å signere arbeidsavtaler og andre viktige dokumenter med digital signatur. (mer…)