På HR-løsninger har vi tidligere skrevet om at flertallet av respondentene i en undersøkelse ikke følte at de fikk noe ut av den årlige medarbeidersamtalen. En av grunnene til dette er at mange ledere glemmer å følge opp det som ble avtalt på møtet.

Det er som regel ikke av motvilje at lederne glemmer å følge opp avtalene. Snarere er det ofte fordi lederen ikke klarer å holde styr på alle MUS-samtalene, fordi de ender opp i en papirbunke. Derfor har vi utviklet HRM-Nordic MUS, som er et effektivt redskab til at styre alle former for MUS samtaler.

Behold oversikten med et online SDD-system

Med et online SDD-system kan du være sikker på at du alltid har dataene dine lett tilgjengelig. HRM-Nordic SDD er også utviklet for å hjelpe deg med å holde oversikt over tidsfrister - og du blir påminnet om dem med jevne mellomrom.

Noen av fordelene ved å bruke et nettbasert system for medarbeidersamtaler er følgende

• Du kan lage dine egne maler for medarbeidersamtaler
• Du kan sette tidsfrister - og du får påminnelser slik at du aldri går glipp av en frist.
• Du kan følge med på hvor langt de ansatte har kommet i utfyllingen av forberedelsesskjemaet.
• Du kan sette opp påminnelser for avtalene dine, slik at den ansatte også føler at MUS-samtalen blir fulgt opp.
• Dataene er knyttet til medarbeiderkortet i database over ansatte

Husk å følge opp medarbeidersamtaler

For at medarbeidersamtalen skal bli en suksess, er det viktig at du følger opp de avtalene som er inngått. Hvis du ikke gjør det, vil medarbeiderne dine fort få en følelse av at samtalen var bortkastet tid fordi han/hun ikke deltar på de avtalte kursene, men bare fortsetter i samme spor.

Medarbeidersamtalen er til for at medarbeideren skal utvikle seg, og medarbeidernes utvikling kan være avgjørende for om de blir hos deg. Husk at medarbeidersamtalen ikke bare handler om faglig utvikling, men også om personlig utvikling. Og ikke minst om medarbeiderens trivsel på arbeidsplassen.

Den vanskelige samtalen: medarbeidersamtale (MAS)

Det kan være mange ulike grunner til at en eller flere medarbeidere på arbeidsplassen må sies opp. For deg som leder er det aldri en enkel samtale å ta, men det er en nødvendighet som bør håndteres profesjonelt.

Hvis oppsigelsene kommer som følge av nedbemanninger, er det ditt ansvar som leder å ta beslutningen om hvilke ansatte som skal sies opp.

På samme måte som ved en MUS-samtale bør du som leder forberede deg til en MAS-samtale. Som leder har du kontroll over samtalen, og med forberedelser er du klar til å håndtere situasjonen hvis det blir stille eller medarbeideren reagerer på oppsigelsen.

På samme måte som du kan bruke en HR-system For å lage maler for medarbeidersamtaler kan du også bruke HR-systemet til å administrere medarbeidersamtaler.

Når en medarbeider får beskjed om at han eller hun sier opp, kan reaksjonene variere. Noen kan trenge litt betenkningstid, mens andre kan reagere mer aggressivt. I noen tilfeller kan det være en fordel å avtale et møte på et senere tidspunkt der medarbeideren kan stille spørsmål eller dere kan diskutere det praktiske.

Også her kan du dra nytte av HR-systemet ditt, der du kan legge inn avtalene dine i systemet, slik at dere begge får en påminnelse om avtalene i forkant av et eventuelt møte.

HR-systemet: En viktig ressurs i organisasjonen din

Et HR-system kan være en viktig ressurs for organisasjonen. Et HR-system kan forenkle en rekke administrative prosesser i organisasjonen. Spesielt når det gjelder medarbeidersamtaler, kan det være en fordel å automatisere prosessene med innkalling, forberedelse og oppfølging.

HRM-Nordic er et modulopbygget HR system, hvilket betyder, at du kun betaler for de funktioner, som du har behov for. Vil du høre mere om HRM-Nordic, så er du velkommen ikke med at Kontakt oss.

En effektiv HR-system gjør det mulig å holde oversikt over de ansatte du har. Dette gjelder også for mindre bedrifter.

Mange tror kanskje at HR hører hjemme i store organisasjoner med tusenvis av ansatte å holde styr på, men det er langt fra tilfelle. Personalledelse er noe som skjer i alle organisasjoner som har ansatte, og derfor er det like viktig å ha oversikt i små bedrifter som i store.

Ideell for håndtering av medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler, ofte forkortet til MUS, har blitt populære i mange organisasjoner. Her er det naturlig å støtte seg på et HR-system for å gjøre medarbeidersamtalen så effektiv som mulig. Når alt kommer til alt, handler det om medarbeidernes utvikling, og for å kunne se utvikling må det finnes noen referansepunkter.

Hvordan du ønsker å strukturere medarbeidersamtalene, er selvsagt opp til deg, men med et godt HR-system kan du se på tidligere medarbeidersamtaler, avtaler og resultater. Medarbeideren kan også få tilgang til tidligere medarbeidersamtaler, og på den måten kan du understøtte den retningen medarbeideren og lederen er blitt enige om.

All relevant informasjon om hver enkelt medarbeider kan samles inn, og denne oversikten er uvurderlig når det gjelder å sikre medarbeidernes utvikling.

Bygg-det-selv-system

Med HRM-Nordic-plattformen kan brukerne tilpasse systemet til sine egne behov. Ingen bedrifter er like, ingen HR-organisasjoner er like, og med vår modulbaserte løsning kan du få akkurat de funksjonene du trenger.

Et eksempel er vår Pre- og Onboarding-modul. Noen bedrifter har en prosedyre som alle nyansatte må gjennom før de begynner i jobben, eller kanskje det er noen traineestillinger i bedriften som har et spesielt opplæringsprogram.

Her er onboarding ofte organisert etter en mal, og med et godt HR-system er det enkelt å holde oversikten. Ledere kan følge med på fremdriften, og den ansatte kan følge med på hvor i prosessen han eller hun befinner seg.

Det finnes tusenvis av prosesser i enhver organisasjon, og HR-relaterte prosesser kan gjøres enklere og mer effektive med riktig system. Vårt mål er å gjøre HR enklere og mer effektivt for å sikre effektive og, viktigst av alt, fornøyde medarbeidere som trives i jobben sin.

Husk at du kan få en gratis prøveversjon av HRM-Nordic, slik at du kan teste funksjonene i HR-systemet vårt og avgjøre om det passer for deg og din organisasjon. Les mer om HRM-Nordic her eller ring oss for mer informasjon på 70 26 32 25.

Hvad står en MUS samtale for?

En medarbeidersamtale er ofte en årlig samtale mellom medarbeideren og ledelsen som har som mål å skape en dialog mellom medarbeider og leder for å diskutere den aktuelle arbeidssituasjonen og utviklingsmuligheter for medarbeideren.

Mange - både ledere og medarbeidere - gruer seg imidlertid til den årlige medarbeidersamtalen, og studier viser også at medarbeidersamtaler ikke motiverer medarbeiderne eller får dem til å jobbe bedre eller mer.

Det kan skyldes at medarbeidersamtalen har blitt mer en rutinesamtale som skal overstås, enn en samtale som fokuserer på medarbeidernes trivsel og utvikling.

Det vanskelige medarbeidersamtalen

Både ledere og medarbeidere opplever medarbeidersamtaler som en vanskelig prosess. Den kan ofte føles ubehagelig eller uhåndterlig. Det kan ofte skyldes at medarbeidersamtalen ikke er konstruktiv og ikke fungerer etter hensikten.

Medarbeideren kan til og med oppleve samtalen som begrensende eller som en form for overvåkning, der medarbeideren holdes ansvarlig for årets prestasjoner.

Det er imidlertid ikke det som er poenget med MUS-samtalen - snarere tvert imot. Det er en viktig samtale som skal skape verdi for medarbeideren og lederen og gi innsikt i medarbeiderens arbeidssituasjon for å kunne skape forbedringer og utvikling.

Hvorfor medarbeidersamtaler ikke fungerer

Årsaken til at medarbeidersamtaler ikke fungerer etter hensikten, er som regel at samtalen har blitt for rutinemessig.

• Hvor ser du deg selv om fem år?
• Hvordan vurderer du det interne samarbeidet
• Hvordan vurderer du samarbeidet med lederen din?
• Har du noen fremtidige karriereønsker?

Dette er spørsmål som kan stilles i forbindelse med den årlige medarbeidersamtalen. Spørsmålene er imidlertid for generelle og rutinepregede, og stilles ofte av vane snarere enn for å få innsikt i medarbeiderens trivsel og fremtidige utviklingspotensial. Dette kan få samtalen til å føles som bortkastet tid.

Det kan også være andre grunner til at medarbeidersamtaler ikke går som planlagt:

• Manglende forståelse for organiseringen av intervjuet
• Dårlig kommunikasjon mellom leder og medarbeider
• Bytte av leder
• Manglende innsikt i medarbeidernes utvikling fra lederens side
• Manglende tillit mellom leder og medarbeider

Dette er bare noen av grunnene til at vurderingsprosessen ikke fungerer etter hensikten.

Hvis lederen nylig har blitt byttet ut, hvis det er mangel på tillit eller hvis det ikke er noen konstruktiv toveiskommunikasjon mellom leder og medarbeider, kan det ha stor innvirkning på utfallet av samtalen.

Samtidig er det også svært viktig for utfallet av medarbeidersamtalen at både leder og medarbeider forstår formålet med samtalen, og at begge parter går i dialog med hverandre for å diskutere den enkelte medarbeiders trivsel, arbeidssituasjon og utviklingsmuligheter, noe som bør føre til konkrete mål og tiltak.

Til slutt er det avgjørende for en god medarbeidersamtale at lederen er opptatt av medarbeiderens trivsel og utvikling fremfor å krysse av på listen. Her må lederne også forstå hva som driver medarbeidernes utvikling og hvordan de best kan fremme deres motivasjon og prestasjoner.

Tips for en god MUS-dialog

For at medarbeidersamtalen skal fungere etter hensikten, er det viktig at samtalen ikke blir en småprat eller en rutinesamtale med standardspørsmål som skal krysses av på listen.

En god medarbeidersamtale krever mye av deg som leder. Nedenfor finner du en kort huskeliste som hjelper deg med å skape det beste utgangspunktet for en god medarbeidersamtale.

Huskeliste - 5 tips til en god medarbeidersamtale

• Forbered deg selv og dine ansatte

Før medarbeidersamtalen må du sørge for å forberede deg på samtalen med hver enkelt medarbeider. Planlegg medarbeidersamtalen i god tid og be medarbeideren om å forberede seg til møtet. Det kan være lurt å sende noen samtalepunkter som den ansatte kan bruke som utgangspunkt. Sørg også for at du har god tid til å organisere samtalen, slik at du slipper å skynde deg gjennom samtalen.

• Lytt og still spørsmål

Under en medarbeidersamtale er det viktig at du som leder ikke tar ordet fra medarbeideren. Du styrer samtalen, men det er medarbeideren som skal snakke mest. Du bør derfor være den lyttende i samtalen og stille gode spørsmål som avdekker områder av medarbeiderens trivsel, motivasjon og utvikling. Still åpne spørsmål som medarbeideren kan svare på, og som kan danne grunnlag for nye initiativer og mål.

• Gi ros og positiv bekreftelse

Medarbeidersamtalen er en god anledning til å rose medarbeideren for innsatsen hans eller hennes. Det betyr imidlertid ikke at du ikke skal rose medarbeiderne dine til daglig, eller at du skal vente med å rose til medarbeidersamtalen. Men i en hektisk arbeidshverdag kan ros og positiv bekreftelse noen ganger bli glemt. Derfor er medarbeidersamtalen en ypperlig anledning til å rose de ansattes prestasjoner. Gi konkrete tilbakemeldinger på hva du synes medarbeideren har gjort bra.

• Gi konstruktive tilbakemeldinger

På samme måte som du bør gi ros og bekreftelse, bør du også gi tilbakemelding til medarbeideren om forbedringsområder. Fortell hvor du mener det er rom for forbedringer, og hvordan dere kan samarbeide for å oppnå disse forbedringene. For å unngå misforståelser og dårlig stemning er det viktig å være konstruktiv og spesifikk når det gjelder forventningene til medarbeideren.

• Bygg opp et tillitsfullt forhold til medarbeideren

En tillitsfull relasjon er noe som bygges opp over tid, og høy tillit mellom medarbeider og leder er et godt utgangspunkt for en god medarbeidersamtale. Hvis dere ennå ikke har bygget opp et solid tillitsforhold, kan medarbeidersamtalen også være en god anledning til å styrke tilliten mellom leder og medarbeider. Som leder kan du bidra til å gi medarbeideren en god opplevelse av medarbeidersamtalen ved å gi ros og positiv bekreftelse, gi konstruktive tilbakemeldinger, lytte og generelt virke interessert, oppriktig og vise velvilje overfor medarbeideren.

Forberede vurderingen med HRM-Nordic MUS

De fem tipsene ovenfor kan hjelpe deg med å skape en god medarbeiderdialog som fører til fornøyde medarbeidere og bedre resultater. Selv om den årlige medarbeidersamtalen er en god anledning til å ha en dialog med medarbeiderne dine om utviklingsmuligheter, anbefales det å ha løpende samtaler med medarbeiderne for å sikre kontinuerlig utvikling og trivsel.

Enten organisasjonen din har årlige medarbeidersamtaler eller løpende medarbeider-, team- eller avdelingssamtaler, er det en god idé å forberede seg med en mal for medarbeidersamtaler.

HRM-Nordic MUS er et verktøy der du kan lage dine egne samtalemaler for hver enkelt medarbeider, team eller avdeling. I verktøyet kan du sende agendaen og få medarbeiderens samtykke før medarbeidersamtalen, slik at dere begge er godt forberedt til samtalen.

Samtalemalen er et godt verktøy for å håndtere og administrere samtaleprosessen og for forberedelser, slik at du har det beste utgangspunktet for en god samtale med medarbeiderne dine.

Vil du vite mer om HRM-Nordic Development eller noen av våre andre løsninger for din HR-avdeling? Kontakt oss i dag på 70 26 32 25 eller Kontakt oss her.

Menneskene betyr alt for virksomheten din, uansett hva organisasjonen din driver med. HR-systemer kan bidra til å gjøre ting enklere for HR-avdelingen.

Derfor bør du som eier og leder også investere i å sørge for at medarbeiderne i organisasjonen din har det så bra som mulig og befinner seg i en situasjon der de kan være mest mulig effektive. Vi er komplekse vesener, og ingen av oss er like - likevel finnes det måter å organisere HR-arbeidet på som kan gjøre samarbeidet med medarbeiderne mye enklere.

Nøkkelordet er oversikt. Med riktig oversikt kan du som leder eller eier sette inn tiltak der det gir mening, fordi du kan se hvor det trengs. Du kan følge med på teamet ditt og resultatene som produseres, og du kan sette rammer for medarbeiderne som gir dem de beste mulighetene til å prestere.

HR er både før og etter ansettelsen

Det kommer kanskje ikke som en overraskelse for mange, men det er viktig å se på medarbeiderne og deres potensial i den eksisterende gruppen av ansatte allerede før de blir en del av teamet. Å rekruttere de riktige medarbeiderne er noe av det viktigste en leder kan bruke tid på.

Hvis du har det rette teamet som utfyller hverandre, kan du maksimere hver enkelts potensial. Det gir fornøyde og produktive medarbeidere, noe som ikke bare gir bedriften mest mulig igjen for pengene, men også en triveligere arbeidsplass.

Det er fint for alle å komme på jobb og vite at kollegene er klare til å hjelpe, at de gjør sitt beste og at de vil det samme som deg.

Motsatt kan feil sammensetning av medarbeidere skape et arbeidsmiljø som langt fra bidrar til produktivitet og arbeidsglede. Det gir ikke resultater for bedriftens produktivitet, det er ikke bra for de ansatte, og det kan til syvende og sist påvirke måten virksomheten drives på.

Strukturer HR-arbeidet ditt med de riktige HR-systemene

Den nevnte oversikten er noe av det vi fokuserer mest på i vårt arbeid. HR-system, HRM-Nordic. Forskjellen mellom oss og andre HR-systemer er at systemet vårt er modulbasert, slik at det kan tilpasses dine behov. På den måten får du hjelp med de HR-oppgavene du trenger.

En av våre viktigste oppgaver, uansett hvilken del av HR-oppgavene du ønsker hjelp til, er oversikten, og ved å fokusere på modulene får du akkurat den oversikten du trenger.

Systemet er intuitivt oppbygd og brukergrensesnittet er enkelt å navigere i, slik at du ikke går deg vill i blindveier av funksjoner du uansett ikke trenger. Og hvis du vil bruke flere av modulene våre, fungerer de sømløst sammen slik at du beholder oversikten - for eksempel når du flytter en kandidat fra søker til ansatt.

En veldig praktisk ting som struktur hjelper deg med, er tid. Ved å ha riktig struktur på HR-arbeidet kan du spare mye tid på ellers tidkrevende HR-oppgaver. De fleste ledere vet for eksempel hvor tidkrevende rekruttering kan være, eller utvikling av medarbeiderne som utgjør organisasjonen.

HRM-Nordic er involvert fra rekruttering til medarbeidersamtaler - og det er en fordel.

Det er en klar fordel å ha et enhetlig system for å håndtere HR-oppgavene dine, slik at du slipper å bytte system for å rekruttere og et annet for å utvikle medarbeiderne, for eksempel gjennom medarbeidersamtaler.

Ved å ha alt samlet trenger du ikke å bekymre deg for å overføre data som skal leses av forskjellige systemer, du har samme måte å navigere på uansett hva du trenger.

Muligheten til å beholde kandidatene i systemet i løpet av rekrutteringsfasen og sammenligne dem med de eksisterende medarbeiderne er en stor fordel fremover. Oversikten betyr mye, og hvis du kan begynne å sammenligne ulike kandidater med de nåværende, er det lettere å sette sammen den rette gruppen.

Et nettbasert HR-system gjør arbeidet ditt fleksibelt

Fordelene med et system som HRM-Nordic er ikke bare oversikten, brukervennligheten og integrasjonen med andre systemer, men også det faktum at det er et nettbasert HR-system. Ved å ha HR-arbeidet ditt på nettet sikrer du at informasjonen alltid er tilgjengelig.

Dette sikrer et fleksibelt HR-arbeid, spesielt hvis organisasjonen din har flere kontorer, eller hvis du har behov for å gjennomføre jobbintervjuer utenfor dine vante omgivelser.

Når systemet er online, er det lettere å få tilgang til, og HRM-Nordic overholder selvfølgelig alle reglene som ble innført i forbindelse med GDPR i mai 2018. Du trenger derfor ikke å bekymre deg for sikkerhet og personvern når du bruker et nettbasert HR-system som HRM-Nordic, vi har tatt hånd om datahåndteringen.