Håndterer du masterdata på riktig måte?

Som bedrift håndterer du personopplysninger fra potensielle ansatte (jobbsøkere), ansatte og etter at den ansatte har forlatt arbeidsplassen.

Hvilke opplysninger kan lagres om de ansatte?

I likhet med både stamdata og kundedata har bedrifter lov til å registrere og lagre personopplysninger som er nødvendige for virksomheten. Vanlige personopplysninger som bedrifter har om sine ansatte, er for eksempel navn, adresse, fødselsdato (og personnummer), telefonnummer, e-postadresse, kontoinformasjon for lønnsutbetalinger og eventuelt et bilde av den ansatte.

Noen av opplysningene ovenfor er kategorisert som ikke-sensitive opplysninger, og du trenger derfor ikke samtykke fra den ansatte for å lagre disse opplysningene. Andre opplysninger, som for eksempel CPR-nummer, er sensitive personopplysninger, og du trenger derfor den ansattes samtykke for å lagre dem. Andre sensitive opplysninger kan være informasjon som strafferegister, personlighetstester eller etnisk bakgrunn.

Hvem kan ha tilgang til masterdata?

Som arbeidsgiver har du selvsagt lov til å behandle de stamdataene som de ansatte selv har oppgitt; navn, adresse, telefonnummer etc. Disse dataene må selvsagt behandles på en sikker og konfidensiell måte.

Det kan være behov for at andre skal kunne få tilgang til den ansattes stamdata - og det er selvsagt også tillatt så lenge det er relevant for den eller de det gjelder. Det kan være i forbindelse med rekrutteringsprosessen, der flere personer er ansvarlige for å velge ut jobbkandidater, eller hvis dere har et rekrutteringsbyrå. Det kan også være at du har et eksternt selskap til å håndtere lønnsutbetalinger osv.

Hvis du har andre som håndterer person- og stamdata for bedriften din, er du ansvarlig for at disse personene eller det eksterne selskapet overholder personopplysningsloven. Derfor er det viktig at du utarbeider en databehandleravtale som det eksterne selskapet (databehandleren) må overholde og forholde seg til.

Hvordan håndteres medarbeiderdata på riktig måte?

Som nevnt ovenfor har du som arbeidsgiver selvsagt lov til å behandle de ansattes personopplysninger. Det må imidlertid ha et relevant formål - og da må du være klar over om du trenger samtykke fra den ansatte.

Mange bedrifter velger å vise et bilde av sine ansatte på nettsiden. Du kan imidlertid bare gjøre dette hvis du har den ansattes samtykke. Mange bedrifter velger derfor å inkludere dette i arbeidsavtalen, men hvis du ikke har det, må du sørge for å innhente samtykke.

Hvis du har iverksatt kontrolltiltak i forbindelse med den ansattes bruk av arbeidsdatamaskiner, e-post osv., må du sørge for å informere den ansatte om dette og hva formålet er. Hvis du ikke har et formål med kontrollene, må du vurdere om de er nødvendige. Ofte brukes slike kontroller av sikkerhets- eller dokumentasjonshensyn. Med andre ord, hvis en ansatt bruker jobbdatamaskinen til private formål, må vedkommende vite at bedriften kan få informasjon om dette.

HRM-Nordic hjelper deg med å håndtere medarbeiderdata på riktig måte.

Mange bedrifter velger å implementere et HR-system - og det er også et godt verktøy for å håndtere medarbeiderdata. Med vår medarbeiderdatabase, HRM-Nordic Employee Centre, er det enkelt å samle alle dataene dine på ett sted.

Hver ansatt har sitt eget ansattkort, der de også kan redigere grunnleggende informasjon som adresse og telefonnummer. I tillegg kan HR-systemet også lagre annen informasjon om hver enkelt ansatt. For eksempel samtykke til å vise et bilde av den ansatte på nettstedet.

Med HRM-Nordic kan personopplysninger lagres på ett sted fra den første kontakten med organisasjonen, for eksempel en jobbsøknad, til den ansatte forlater arbeidsplassen. Alle data som samles inn om den ansatte gjennom hele ansettelsesforholdet, kan lagres på den ansattes ansattkort. Det betyr at opplysningene også raskt kan slettes igjen etter at arbeidsforholdet er avsluttet, når bedriften ikke lenger har behov for dem.

I tillegg til å lagre medarbeiderdata gir HRM-Nordic Employee Centre deg også mulighet til å administrere ulike brukernivåer, slik at de som trenger tilgang til utvalgte medarbeideres data, får tilgang til disse dataene - og bare disse.

Vil du vite mer om HRM-Nordic Employee Centre eller våre andre HR-systemmoduler? Kontakt oss på telefon 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.