Slik sikrer du en god offboarding av dine ansatte

Onboarding av nyansatte er viktig for å sikre at de føler seg velkomne på den nye arbeidsplassen. Det er imidlertid minst like viktig å gi dine nåværende ansatte en god offboarding når arbeidsforholdet opphører.

Tidligere ansatte er noen av de viktigste ambassadørene for bedriftens employer brand. Et godt og profesjonelt offboarding-program kan derfor bidra til å sikre fornøyde tidligere medarbeidere som vil snakke positivt om sin tid hos dere. Og som vil anbefale bedriften din til nye potensielle medarbeidere.

Det er derfor viktig å avslutte arbeidsforholdet med et godt og gjennomtenkt offboarding-program. Det kan bidra til å sikre gjensidig respekt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker - også etter at den ansatte har sluttet.

Planlegg de ulike prosessene i offboarding

Enten den ansatte har sagt opp, gått av med pensjon eller sagt opp selv, er det lurt å begynne å planlegge avgangsprosessen. Når alt kommer til alt, hvordan vil medarbeiderens siste dager i selskapet bli når han eller hun har sagt opp?

På samme måte som ved onboarding kan det imidlertid være mange ulike prosesser og administrative oppgaver som må gjennomføres når en medarbeider skal offboardes. Det kan derfor være en utfordring å holde oversikten. Det er her HRM Nordic Onboarding hjelpe deg med å organisere de ulike oppgavene i offboardingprosessen.

HRM-Nordic Onboarding-modulen kan brukes i offboarding-prosessen til blant annet å lage planer med de ulike oppgavene som ledelsen, HR-avdelingen og den avtroppende medarbeideren skal utføre i løpet av oppsigelsestiden, og en tidsfrist for disse. I tillegg kan modulen brukes til å følge opp oppgaver, innkalle til avslutningssamtaler med den ansatte og skape struktur i prosessen med å overlevere arbeidsoppgaver.

Til slutt kan Onboarding-modulen fra HRM-Nordic brukes i forbindelse med offboarding-prosessen for å sende en offisiell melding til bedriftens ansatte om den ansattes avgang. Den kan også brukes til å sikre overlevering av telefoner, bærbare datamaskiner, nøkler og eventuelle adgangskort og koder ved avgang.

Sikre en god overlevering av oppgaver

Hvis det er ansatt en ny medarbeider som skal overta arbeidsoppgavene til den avtroppende medarbeideren, er det viktig at det skjer en god overføring av kunnskap om kunder og forretningspartnere samt overføring av arbeidsoppgaver til denne personen. Hvis det ennå ikke er funnet en etterfølger, er det viktig at det utarbeides dokumenter med all relevant kunnskap om kunder, arbeidsområder og stillingsbeskrivelser. Dette oppbevares til en ny medarbeider er funnet.

I noen organisasjoner, der man ennå ikke har funnet en stedfortreder, kan det være de andre medarbeiderne i bedriften som får ansvaret for oppgavene. I slike tilfeller kan HRM Nordics Onboarding-modul brukes til å tildele og delegere oppgaver og ansvar til medarbeiderne.

Når en medarbeider sier opp, kan det også være mange oppgaver som må fullføres og avsluttes. Det er lurt at du som leder tilbyr hjelp og støtte og sørger for å delegere oppgaver til andre ansatte, slik at den ansatte ikke drukner i oppgaver i oppsigelsestiden.

Gjennomføre intervjuer og få tilbakemeldinger fra den ansatte

Oppsigelsestiden er viktig for å sikre en god overføring av kunnskap og oppgaver til den som skal overta den fratredende medarbeiderens oppgaver. Men oppsigelsestiden kan også brukes til å få kunnskap om hvordan medarbeiderens tid i bedriften har vært, og hva som eventuelt er årsaken til at vedkommende sier opp.

Når medarbeideren har blitt sagt opp eller sagt opp, er det mer sannsynlig at vedkommende vil gi ærlige tilbakemeldinger fordi han eller hun ikke lenger har noe å tape. Derfor er det en god idé å benytte anledningen til å høre den ansattes ærlige mening om samarbeidet med ledelsen og kollegene.

Mange bedrifter velger å diskutere dette i et avsluttende møte kort tid før den ansatte forlater arbeidsplassen, men du kan også velge å ha korte oppfølgingssamtaler med den ansatte i løpet av oppsigelsestiden. Uansett hvordan du velger å gjøre det, er det viktig at du skaper en trygg atmosfære der den ansatte kan snakke ærlig.

Sørg for å slette data om de ansatte

Når en medarbeider slutter, må du huske å fjerne vedkommendes tilganger og endre passord på ulike IT-systemer og programmer. I tillegg er det viktig at all informasjon om den ansatte som slutter, slettes så snart vedkommende har sluttet og ikke lenger er nødvendig.

I HRM-Nordic Master Data kan du angi en avgangsdato for den aktuelle medarbeideren og få en påminnelse om å huske å slette medarbeiderens data. På denne måten unngår du å ha unødvendige opplysninger om tidligere ansatte i databasen og sikrer at GDPR overholdes.

Gi medarbeideren en siste anerkjennelse

Offboarding bør være en positiv opplevelse for både bedriften og medarbeideren som forlater arbeidsplassen. Derfor bør offboarding ideelt sett avsluttes med at alle oppgaver og tidsfrister er fullført, og at begge parter kan ta farvel med en god følelse og gjensidig respekt.

For å gi den ansatte en god offboarding og avskjed kan det også være en god idé å takke den ansatte og gi dem en siste anerkjennelse for det de har oppnådd i bedriften. Dette kan bidra til å sikre at den ansatte går hjem med et godt inntrykk av selskapet.

Vi hjelper deg med å gjøre offboarding-prosessen enklere

Skal du si farvel til en medarbeider? Med våre ulike HR-løsninger og -moduler kan vi hjelpe deg med å effektivisere og skape oversikt over de ulike prosessene i offboardingprosessen. På denne måten kan du bruke tiden på å skape en verdifull og minneverdig avskjed for medarbeideren som slutter.

Kontakt oss på info@hrm-nordic.com eller på 70 26 32 25 hvis du vil vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å effektivisere offboarding og sikre en smidig og profesjonell offboarding av de ansatte.