6 tips for et vellykket medarbeidersamtalen på nett

Covid-19 har skapt store endringer i de fleste menneskers hverdag, og mange bedrifter har måttet tilpasse seg og sende sine ansatte tilbake til hjemmekontor. Men når alle ansatte er spredt på ulike geografiske steder, stiller det større krav til ledelsen når det gjelder å lede og utvikle medarbeiderne.

En god medarbeidersamtale bygger tillit og skaper en god dialog mellom leder og medarbeider. Den bidrar til å skape et rom der dere kan snakke om medarbeiderens arbeidsoppgaver, trivsel og utvikling i trygge omgivelser. Derfor gjennomføres medarbeidersamtalen som oftest ansikt til ansikt.

Nå som fjernarbeid og fjernledelse har blitt en del av mange bedrifters hverdag, kan det bety at medarbeidersamtalen med de ansatte i stedet må foregå på nettet. Her får du noen tips til hvordan du kan gjennomføre en vellykket medarbeidersamtale på nett.

Tenk på kommunikasjon

De fleste organisasjoner har hatt stor suksess med fjernarbeid, og mange ledere har klart å skape god nettbasert kommunikasjon med sine medarbeidere. Som leder bør du imidlertid være klar over at noe av kommunikasjonen går tapt når den foregår på nettet og ikke lenger ansikt til ansikt.

For å sikre at medarbeidersamtalen blir vellykket, selv om den foregår på nett, er det viktig at du tenker over hvordan du kommuniserer med hver enkelt medarbeider. Vær spesielt oppmerksom på språk og tonefall når du snakker med medarbeiderne dine, og vær bevisst på hvilke signaler du sender ut.

Når kommunikasjonen er skriftlig, kan det være lurt å utnytte kommunikasjonsmulighetene i digitale kanaler. Du kan for eksempel bruke uttrykksikoner, bilder, memes og lignende når du avtaler møter eller følger opp oppgaver og mål. Ved å utnytte mulighetene som ligger i nettkommunikasjon, kan du gjøre kommunikasjonen mer personlig og nærværende.

Få orden på det tekniske før den elektroniske vurderingen.

Når du som leder gjennomfører medarbeidersamtaler med medarbeiderne dine på nettet, er det avgjørende at det tekniske oppsettet er i orden. Hvis kameraet er uskarpt, videoen hakker eller lyden forsvinner, kan det påvirke dialogen og flyten i samtalen.

Både medarbeider og leder bør derfor sørge for at kamera og mikrofon er satt opp slik at både lyd og bilde fungerer optimalt før medarbeidersamtalen begynner. Hvis dere har behov for å kunne se hverandres skjermer, er det også viktig å sørge for at dere begge kan se og dele skjermbildet.

Når du har det tekniske oppsettet på plass, kan du konsentrere deg om selve samtalen og få en bedre og mer flytende dialog som ikke blir avbrutt av tekniske problemer.

Bruk et HR-system for forberedelse og oversikt

Forberedelse er avgjørende for en vellykket medarbeidersamtale - enten den foregår på nett eller ansikt til ansikt. Det kan være en god idé å bruke et HR-system for å forberede medarbeidersamtalen og holde oversikten.

Medisinsk HRM-Nordic MUS kan du lage dine egne maler for medarbeidersamtalen og sende medarbeideren et forberedelsesskjema og en agenda for samtalen. I verktøyet kan du også sette opp påminnelser og tidsfrister for samtalen, innhente medarbeiderens samtykke til å gjennomføre samtalen og holde oversikt over hvor langt medarbeideren har kommet i prosessen med å fylle ut forberedelsesskjemaet.

HRM-Nordic SDD er derfor et godt verktøy for å administrere, håndtere og forberede SDD-intervjuer, slik at begge parter er godt forberedt før intervjuet.

Gjennomfør medarbeidersamtalen i rolige omgivelser

For å skape de beste forutsetningene for en vellykket nettbasert vurdering er det viktig at intervjuet gjennomføres i rolige og uforstyrrede omgivelser. Ved personlige medarbeidersamtaler foregår samtalen vanligvis i et møterom eller på et kontor der begge parter kan snakke uforstyrret. Når medarbeidersamtalen er nettbasert og begge parter befinner seg på ulike geografiske steder, har man ikke de samme mulighetene.

Når du og dine medarbeidere gjennomfører medarbeidersamtaler på nettet, bør du velge et tidspunkt der begge parter kan snakke sammen uten å bli avbrutt eller forstyrret. Når det ikke er små barn som bråker i bakgrunnen eller andre forstyrrelser i omgivelsene, kan du bedre fordype deg i samtalen.

Samtaler på nettet tar ofte kortere tid enn møter ansikt til ansikt, men sørg for å sette av nok tid til møtet, slik at dere ikke må avbryte samtalen fordi en av dere har en annen avtale.

Ta utgangspunkt i den fysiske medarbeidersamtalen

Selv om medarbeidersamtalen foregår på nett, bør den fortsatt være basert på de elementene fra den personlige samtalen som bidrar til å gjøre medarbeidersamtalen vellykket. En god medarbeidersamtale bør være konstruktiv, tillitsskapende, individualisert og fremtidsrettet.

Sørg for å rose og anerkjenne medarbeideren for prestasjoner og resultater, og gi konstruktive tilbakemeldinger om eventuelle forbedrings- og utviklingsmuligheter. Som nevnt ovenfor går noe av kommunikasjonen tapt når den foregår på nettet, så det er viktig at du som leder tenker nøye gjennom kommunikasjonen og sender tydelige signaler til medarbeideren om å delta i samtalen. Sørg også for å gi medarbeideren tid til å snakke og lytte til det han eller hun har å si.

Medarbeidersamtalen er en fin anledning til å bygge tillit mellom deg som leder og medarbeideren. Derfor er det også viktig at du sørger for å gi medarbeideren en god opplevelse ved å lytte og stille gode spørsmål som fokuserer på medarbeiderens motivasjon, trivsel og fremtidige utvikling.

Oppfølging av det nettbaserte medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtaler på nett krever mer innsats fra både arbeidstaker og arbeidsgiver enn medarbeidersamtaler ansikt til ansikt. Men hvis begge parter er godt forberedt, det tekniske oppsettet er på plass og det er tatt hensyn til begrensningene ved nettbasert kommunikasjon, kan den nettbaserte medarbeidersamtalen bli en suksess.

For å sikre at fremtidige medarbeidersamtaler på nett blir vellykkede, er det imidlertid en god idé å få tilbakemelding på samtalen fra medarbeideren. Spør medarbeideren hvordan han eller hun synes samtalen gikk, både når det gjelder forberedelser, det tekniske aspektet og selve samtalen. På den måten får du vite hva som fungerte, og hva som eventuelt bør endres eller forbedres til neste gang.

I tillegg er det viktig at du følger opp de avtalene du og medarbeideren har inngått om medarbeiderens fremtidige utviklingsmuligheter. På den måten sikrer du også at medarbeideren føler at medarbeidersamtalen har vært fruktbar og vellykket. I verktøyet HRM-Nordic MUS kan du sette opp påminnelser slik at du husker å følge opp medarbeidersamtalen.

Vil du høre mere om, hvilke moduler og værktøjer vi tilbyder i HR systemet fra HRM-Nordic, er du velkommen til at kontakte os på 70 26 32 25 eller via vårt kontaktskjema.

Trenger du noen HR-verktøy for medarbeidersamtalen? Besøk HR Solutions | Vi tilbyr løsninger for mennesker (hrsolutions-as.com)