3 tips for onboarding av nyansatte

Hva er onboarding?

Onboarding er overgangen en ny medarbeider gjennomgår fra å være i en tilstand før arbeidsdagen til å begynne i jobben hos dere. Det kan være en overgang fra en jobb til en annen, eller det kan være overgangen fra å være arbeidsledig til å begynne i en jobb hos dere.

Onboardingprosessen starter på første arbeidsdag. Noen mener at onboardingprosessen også starter før første arbeidsdag - faktisk fra det øyeblikket arbeidskontrakten signeres. Prosessen fra signering til første arbeidsdag kan også kalles pre-boarding.

Pre-boarding og onboarding er med andre ord to prosesser som støtter og utvider hverandre. Pre-boarding kan ses mer som de prosessene bedriften må forberede for den nyansatte: bestilling av datamaskin, telefon, nøkler og så videre. Onboarding, derimot, handler om å få den nyansatte til å føle seg velkommen, introdusere ham eller henne for arbeidsoppgavene, kollegene, avdelingen, bedriftskulturen og så videre.

I noen organisasjoner starter introduksjonsprosessen allerede før første arbeidsdag. Dette kan gjøres ved å sende ut et velkomstbrev eller en e-post der lederen har skrevet en personlig hilsen, lagt ved personalhåndboken og andre viktige dokumenter, og eventuelt en kort beskrivelse av hva den nyansatte kan forvente seg den første dagen eller uken.

Den nye medarbeideren kan også inviteres til møter eller sosiale arrangementer, slik at han eller hun kan møte sine fremtidige kolleger og få et inntrykk av kollegene og bedriftskulturen.

Hvorfor er onboarding viktig?

Onboarding er en viktig prosess for å beholde nye medarbeidere. En studie har vistFaktisk er det slik at 22% av alle som slutter i en stilling, gjør det innen 45 dager. Derfor er det viktig å ønske den nye medarbeideren velkommen og sørge for at vedkommende raskt føler seg vel i organisasjonen.

Det varierer hva folk prioriterer når de begynner i en ny jobb. En undersøkelse fra Konsulentvirksomhet ballisager viser at for 55% av respondentene er det viktig at de finner seg godt til rette sosialt. I tillegg viser undersøkelsen at mange forventer et introduksjonsprogram de første to ukene.

Undersøkelsen viser også at respondentene ønsker å motta informasjon om selskapet og stillingen før første arbeidsdag. Det er altså ingen grunn til ikke å sende ut informasjon før første arbeidsdag.

3 tips for god onboarding av nye medarbeidere

Vi har samlet tre tips til hvordan du kan sikre en god onboardingprosess for nyansatte. Hvis du har andre tips som du tror andre kan ha nytte av, er du velkommen til å legge igjen en kommentar nederst på siden.

1) Kommunikasjon - både internt og eksternt

Kommunikasjon er viktig når en ny medarbeider begynner. Først og fremst er det viktig å fortelle den nyansatte hvor han eller hun skal møte opp den første dagen og hvilke arbeidstider som gjelder.

Kommunikasjon innad i organisasjonen er også viktig. Spesielt for ansatte som kanskje er en del av et team eller på annen måte jobber sammen med den nyansatte. Fortell dem hvem den nye medarbeideren er og hvilke arbeidsoppgaver vedkommende har. I tillegg er det viktig å informere de ansatte om hvilken rolle de har i den nyansattes oppstart.

Det kan også være behov for å kommunisere eksternt til andre avdelinger, forretningspartnere eller kunder. På denne måten blir alle relevante personer informert om den nye medarbeideren og er forberedt når en ny person kontakter dem i forbindelse med arbeidsoppgavene.

2) Få kontroll på prosessene

Det er mange prosesser som skal gjennomføres i en onboardingprosess. Derfor kan det være vanskelig å holde oversikt over hvem som sender introduksjonsmateriell til den nyansatte, hvem som har ansvaret for å vise dem rundt den første dagen, hvem som er ansvarlig for opplæring og innføring i programmer og arbeidsprosesser, og så videre.

Listen over oppgaver og prosesser i forbindelse med onboarding av nye medarbeidere er lang og kan variere avhengig av stillingstype og avdeling i organisasjonen. For å skape oversikt og samtidig strukturere prosessene kan du angi hvem som er ansvarlig for oppgaven osv. HRM-Nordics modul for onboarding kan brukes til din fordel.

HRM-Nordic Onboarding er utviklet for å strukturere hele (pre- og) onboardingprosessen. Det er enkelt å tildele en oppgave til en person, sette tidsfrister og mye mer for å sikre at du kommer gjennom alle prosesser - før, under og etter første arbeidsdag.

3) Utnevn en mentor

Den første dagen er alltid en omveltning for en nyansatt. Den nye medarbeideren blir fylt med informasjon om kolleger, IT-systemer, koder, prosesser, arbeidsoppgaver og mye mer. I tillegg vil den nyansatte også ha behov for å stille en rekke spørsmål om arbeidsoppgavene, bedriftskulturen osv. Derfor er det viktig at den nyansatte har en person som han eller hun alltid kan henvende seg til med sine spørsmål - en mentor.

Mentorens oppgave kan være å gi den nyansatte en dypere innsikt i bedriftens visjon, misjon, verdier og hvorfor de gjør ting på den måten de gjør. Det kan også være mentorens oppgave å hjelpe den nyansatte med å bli en del av det sosiale fellesskapet.

Mentoren er vanligvis en kollega som kjenner den nyansattes arbeidsoppgaver og derfor kan hjelpe til med de daglige oppgavene. Derfor er det også naturlig at mentoren gir tilbakemeldinger til den nyansatte. Mentoren bør sørge for å rose den nyansatte og også si ifra hvis noe kan gjøres annerledes eller bedre.

Vi hjelper deg med å skape struktur

Som tidligere skrevet HRM-Nordic Onboarding hjelper deg med å strukturere både pre- og onboardingprosessen. Her kan du lage standardiserte prosesser som sikrer at du kommer gjennom alle oppgavene i onboardingprosessen - samtidig som du beholder oversikten. Systemet gjør det også mulig å sende automatiske varsler til den som er ansvarlig for en oppgave.

Kontakt oss hvis du vil vite mer om HRM-Nordic og vår Onboarding-modul. Ring oss på telefon 70 26 32 25 eller send en e-post til info@hrsolutions.dk.