Har du kontroll över personuppgiftsförordningen?
Få det fulde overblik over dataforordningen her på siden. Læs hvordan vores HR system kan håndtere og opbevare alle person- og medarbejderdata.
EU 2018 Persondataforordningen
Den nye persondataforordning er officielt vedtaget i EU, og træder i kraft i Danmark d. 25 maj 2018. Den erstatter den gamle persondataforordning fra 1995 da der er sket meget siden på den digitale front.
Dataforordningen har til hensigt at skabe mere gennemsigtighed og adgang til de data og informationer en virksomhed opbevarer om en given medarbejder eller bruger. Det betyder langt større krav til virksomheders måde at håndtere og opbevare de medarbejderdata, som de har liggende.
Hvem berører den nye dataforordning?
Du er omfattet af persondataforordningen så snart du opbevare enhver form for data om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Persondata omfatter f.eks.: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, medarbejdernummer, referencer, billeder osv.
Den vil få betydning for stort set alle danske virksomheder, der på den ene eller anden måde arbejder med eller opbevare person- og brugerdata, herunder virksomheder, der registrerer oplysninger omkring deres medarbejdere.
Væsentlige ændringer
Væsentligt højere bøder
Der kan for virksomheder udstedes bøder på op til 4 % af den globale årlige koncernomsætning og for øvrige op til 20.000.000 euro.
Skærpede dokumentationskrav
Virksomheder og offentlige myndigheder skal kunne dokumentere, at de overholder forordningens regler.
Samtykkeerklæring
Medarbejdere og brugere skal tydeligt vide hvilke data man opbevarer på dem i virksomheden og hvad man vil bruge dem til.
Underretningsplugt
Der skal ske underretning til tilsynsmyndighederne inden for 72 timer og i visse tilfælde til de berørte personer ved brud på datasikkerheden.
Databeskyttelsesansvarlig
Offentlige og visse private virksomheder skal udpege en databeskyttelsesansvarlig (en såkaldt DPO). Det kan enten være en medarbejder eller en ekstern person.
Sæt dataene i system
Så hvordan sikrer man sig som virksomhed, at man overholder EU’s skærpede dataforordning, og undgår de markante bødestraffe hvis lovgivningen ikke overholdes?
Én ting er sikkert; mange virksomheder er berørte af de skærpede krav, og der vil med stor sandsynlighed være behov for tilpasning i alle berørte virksomheder. Flere og flere virksomheder prioriterer at digitalisere medarbejderdata, og sætte disse i et online cloudbaseret system, for at undgå at fysiske eksemplarer forsvinder, og data altid kan fremvises hvis det ønskes af medarbejderen.
HRM-Nordic Employee Center
Myhrsol Employee Center er en online medarbejderdatabase, som sikrer korrekt håndtering og opbevaring af medarbejderdata i henhold til den nye persondataforordning.
Systemet er opdelt i flere brugerniveauer, hvor det defineres hvem som har rettigheder til at se, redigere og oprette informationer på medarbejdere. I primært mellemstore og store virksomheder vil informationerne kunne bruges aktivt til at finde specifikke kompetencer og erfaringer i organisationen.