Har du kontroll over personopplysningsforordningen?
Få full oversikt over datareguleringen på denne siden. Les hvordan HR-systemet vårt kan håndtere og lagre all personlig informasjon og ansatte.
EU 2018 personopplysningsforordning
Den nye personopplysningsforordningen er offisielt vedtatt i EU, og trer i kraft i EU 25. mai 2018. Den erstatter den gamle personopplysningsforordningen fra 1995 ettersom mye har skjedd siden den digitale fronten.
Dataforordningen har til hensikt å skape mer åpenhet og tilgang til dataene og informasjonen et selskap lagrer om en gitt ansatt eller bruker. Dette betyr langt større krav til bedrifters måte å håndtere og lagre de ansatte dataene de har liggende på.
Hvem er berørt av den nye datareguleringen?
Du dekkes av personopplysningsforordningen så snart du lagrer noen form for data om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Personopplysninger inkluderer for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-post, ansattnummer, referanser, bilder osv.
Det vil være viktig for praktisk talt alle danske selskaper som på en eller annen måte jobber med eller lagrer personlige data og brukerdata, inkludert selskaper som registrerer informasjon om sine ansatte.
Viktig informasjon
Strengere dokumentasjonskrav
Virksomheter og offentlige myndigheter må kunne dokumentere at de overholder reglene i forskriften.
Erklæring om samtykke
Ansatte og brukere må tydelig vite hvilke data som er lagret på dem i selskapet og hva de vil bruke dem til.
Konsekvenser
Mange konsekvenser har blitt innført hvis vi ikke jobber seriøst og overholder gjeldende regler innen personopplysninger
Meldeplikt
Meldinger må gjøres til tilsynsmyndighetene innen 72 timer og i visse tilfeller til de berørte personene i tilfelle brudd på datasikkerheten.
Databeskyttelsesansvarlig
Offentlige og visse private selskaper må utnevne en databeskyttelsesansvarlig (en såkalt DPO). Det kan være enten en ansatt eller en ekstern person.
Sett dataene i systemet
Så hvordan sørger du som selskap for at du overholder EUs strengere dataregulering, og unngår betydelige bøter hvis lovgivningen ikke overholdes?
En ting er sikkert; mange selskaper er berørt av strengere krav, og det vil mest sannsynlig være behov for tilpasning i alle berørte selskaper. Flere og flere selskaper prioriterer digitalisering av medarbeiderdata, og legger disse i et skybasert system på nettet, for å forhindre at fysiske kopier forsvinner, og data kan alltid vises hvis den ansatte ønsker det.
HRM-Nordic Employee Center
Employee Center er en online medarbeiderdatabase som sikrer riktig håndtering og lagring av medarbeiderdata i samsvar med den nye personopplysningsforordningen.
Systemet er delt inn i flere brukernivåer, hvor det defineres hvem som har rett til å se, redigere og lage informasjon om ansatte. I primært mellomstore og store selskaper kan informasjonen brukes aktivt for å finne spesifikke kompetanser og erfaringer i organisasjonen.