Kom sikkert i land med en struktureret pre- on- og offboarding

Preboarding, Onboarding og offboarding modulet er et add-on til medarbejderdatabasen. Dette hjælper til at overskueliggøre de aktiviteter der er forbundet med en nyansættelse, som der skal være styr på inden ansættelsesstart.

HRM-Nordic Pre, On og Offboarding

Vi kender det alle… Virksomheden ansætter den rette kandidat, og når dagen kommer, hvor vedkommende starter, er du helt komfortabel indtil du finder ud af, at der måske er 1, 2 eller 3 ting, du har glemt i farten. Det kommer til at fremstå uprofessionelt og ustruktureret, selvom vi har gjort alt i vores magt for at få det hele til at spille.

Ved ansættelsesstart og tiden umiddelbart efter, er der en hel del aktiviteter, der skal være styr på, for at få vedkommende flyvende fra start og komme i gang med det, de har set frem til i tiden inden. Det samme sker, når de igen flyver fra reden. Der er altså mange praktiske ting at holde styr på.

Med preboarding, onboarding og offboarding modulet får du det overblik og den skabelon, som du har manglet i din rekrutteringsproces. Du har nemlig mulighed for at lave alle de skabeloner, som der ønskes, samt uddelegere opgaver til de andre medarbejdere i organisationen. Det sparer dig altså for en masse tid og unødvendige frustationer.

Pre- & Onboarding modul

 Onboarding
Preboarding

Preboarding, også kendt som pre-onboarding, er det tidsrum, der opstår mellem en kandidats accept af jobbet og vedkommendes første dag på arbejde i din organisation.

Denne periode kan være et spørgsmål om dage, eller hvis der er tale om nye startere, der skal have lange opsigelsesperioder – op til seks måneder. Målet er at bruge denne tid på at gøre klar til din nye medarbejder, sådan at I fra dag et af kan fokusere på introduktionen.

Dette hjælper dem til at føle sig velkomne, engagerede og værdsatte, så de er klar og begejstrede for at slutte sig til holdet. Det er også en god mulighed for at udføre eventuelle nødvendige administrative opgaver, så onboarding-fasen kan være mere fokuseret på introduktion til nye kollegaer og den praktiske side af deres introduktion.

Det kan bl.a. være områder som:

  • Bestilling af computer
  • Adgangskort / Nøgler
  • Blomster til den første dag
  • Åbning af relevante programmer
  • Indkaldelse til velkomst møde
  • Oprettelse af E-mail til personen
  • Oprettelse i lønsystem / HR system

Når der er kommet styr på alle disse praktiske opgaver, er du klar til medarbejderens første dag, hvor onboardingprocessen starter.

Hvad er onboarding?

Onboarding handler om at den nye medarbejder får bredt sine vinger ud og kommer flyvende fra start. Det kan lyde simpelt, men kræver grundige overvejelser fra både kolleger og ledere.

Et spørgsmål du kan stille dig selv er:

  • Hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder hurtigt forstår arbejdspladsens kultur og kommer i gang med deres introduktion?

Ud fra ovenstående spørgsmål, skal vi så have sammensat en effektiv onboarding.

En god onboarding tager tid

Undersøgelser viser, at en god onboarding strækker sig over en længere periode på 3-6 måneder end blot de første par uger. Dette afhænger selvfølgelig af virksomheden. For følelserne går op og ned hos den nye medarbejder, uanset hvor dygtig virksomheden er til at få drysset lidt flyve-støv på den nye medarbejder.

Med en god onboarding skaber du et bedre tilhørsforhold til virksomheden, samtidig med at du giver medarbejderen den fornødne viden om virksomheden. Dette hjælper de nye medarbejdere med at komme godt igang i deres nye job. Onboarding handler derfor ikke kun om faglighed, men også om at få skabt interne relationer til kolleger, ledelse og andre medarbejdere.

Nedenstående opgaver er med til at give medarbejderen en flyvende start:

  • Video eller anden præsentation af virksomheden
  • Orientering omkring afdelingen – evt. en organisationsoversigt
  • Planlægning af de første 2-4 uger i introduktionsprogrammet, hvor der sker en præsentation af afdelingen, gennemgang af stillingen, samt præsentation og gennemgang af opgaverne.

I onboarding modulet vælger du:

  • Hvornår opgaven skal løses – dato og tidspunkt
  • Hvem der er ansvarlig for opgaven
  • Deadline for opgaven
  • Sted for opgaven/mødet.
  • Kort beskrivelse

Til slut sender du mødeindkaldelse til alle de personer, der er involveret (både dem, der er ansvarlige for opgaven, men også direkte til den nye medarbejders kalender)

Som administrator vil du på samme måde som ved Preboarding have et godt overblik over processen via HRM-Nordic.

Offboarding

 Off-boarding er ofte en overset del i mange organisationer, dog kan det i sidste ende give dig mange fordele at investere i et offboarding system. Bl.a. kan du få indsigt i, hvorfor personen rejser, overlevering af kompetencer, lukning af adgange m.m.

Områder, der bør fokuseres på, når en medarbejder stopper:

 ADMINISTRATIVT

  • Ferieopgørelse
  • Lønafslutning
  • Evt. refusionsopgørelse

 

OPGAVEORIENTEREDE OPGAVER

  • Overlevering af kontaktpersoner
  • Overlevering af opgaver og projektstatus
  • Liste over ikke-fuldførte eller ikke-startede opgaver
  • Evt. beklædning, der skal afleveres
  • Evt. orientering til kunder/leverandører om ny kontaktperson.

 IT ORIENTEREDE OPGAVER

  • Ændring af password
  • Lukning af IT adgange
  • Automail på mails – eller videresendelse heraf
  • Aflevering af PC, Telefon, adgangskort, nøgler
  • Sletning af data jf. GDPR

EXIT INTERVIEW

  • Forberede spørgeskema eller samtaleskema
  • Evt. analyse af svar
  • Evt. videregivelse af forbedringspunkter / ros / ris
  • Evt. afdækning af mulighederne for at komme tilbage

Gør det nemt at give en god start

Standard Proces

Standard Proces

Standardiserede processer, der sætter aktiviteterne i system

underretning

Underretning

Direkte underretning til den ansvarlige for opgaven

Løbende status

Løbende status

Følg de enkelte opgavers nuværende status

Multifunktionelt

Nem måde at lave introplaner, projektstyring og uddelegering af opgaver

Vores garantier som leverandører af HR System

Professionelle

Vi tilstræber altid at have professionel tilgang til vores kunder. Vi vægter hurtig support og tilpassede løsninger – alle virksomheder er forskellige, og skal derfor behandles således.

Sikkerhed

Alle servere er sat op både med en driftsserver, samt med flere backup servere. Der tages backup hvert døgn og alle data opbevares indenfor EU.

Udvikling

Vi udvikler konstant på platformen, for at gøre den både bedre og mere attraktiv for vores kunder

Vores værdier er respekt, løsningsorienteret, kvalitet og målrettet – disse værdier tilstræber vi at inkorporerer i vores daglige arbejde såvel internt, som med vores kunder.