Nem og sikker whistleblower ordning

Whistleblowerordningen er en ordning som organisationer skal have for at overholde den nye EU-lovgivning.

Whistleblowerordningen

Whistleblowerordninger giver ansatte, bestyrelsesmedlemmer og andre med direkte tilknytning til organisationen mulighed for fortroligt eller anonymt at indberette uregelmæssigheder eller overtrædelse af lovgivningen til ledelsen eller en uafhængig rådgiver.

Uanset organisationens størrelse giver det derfor god mening at have en whistleblowerordning, da det forventes, at en ordentlig organisation håndterer dette korrekt, så whistlebloweren kan forblive anonym og beskyttet mod repressalier fra fx kollegaer eller ledere.

Vi tilbyder i samarbejde med Advokathuset Lund Elmer Sandager et whistleblowersystem, som håndterer jeres whistleblowerordning fra start til slut. Vi har valgt at udbyde det i samarbejde med et Advokathus som sikrer at kravet om 100% anonymitet og fortrolig behandling sker efter EU-lovgivningens krav.

Whistleblowersystemet tilpasses automatisk til jeres farver og logo og integreres nemt på jeres website eller intranet. 

Indeholdt i brugen er:

  • Adgang til whistleblowerportalen for jeres medarbejdere og samarbejdspartnere
  • Mulighed for grafisk tilpasning til jeres farver og logo – så det passer til HRM-Nordic
  • Mulighed for at uploade dokumentation på portalen
  • Standard whistleblowerpolitik og -persondatapolitik
  • Plakat til intern kommunikation
  • Vejledning i håndtering af sager i Whistleblowerportalen
  • Tilknytning af to kontaktpersoner
  • Mulighed for at tilkøbe rådgivning, undervisning og yderligere rapportering
  • Fast, fordelagtig abonnementspris
  • Advokaterne vurderer ved hver indberetning, om der skal tages aktion – på denne måde fjernes ikke relevante henvendelser

Skal der bruges tid på juridisk sagsbehandling af en advokat, aftales prisen på forhånd og igangsættes kun efter aftale.

Få mere information om whistleblowerordningen ved at kontakte os for en uforpligtende snak om systemet eller en kort online-demo. Udfyld venligst kontakt formular og vi kontakter dig hurtigst muligt.

FAQ

En potentiel whistleblower vil opfatte muligheden for 100% anonymitet som betryggende, hvilket i mange tilfælde medvirker til, at whistlebloweren indsender sin indberetning.
Det er vigtigt, at I oplyser to kontaktpersoner. I det tilfælde at en af kontaktpersonerne er berørt af en indberetning, vil den anden kontaktperson blive inddraget.
Ja. I store organisationer kan det give god mening at have et større antal kontaktpersoner. Dette kan være aktuelt dels for at minimere byrden og dels for bedre at kunne undgå interessekonflikt, men også hvis der er behov for, at flere kontaktpersoner bliver involveret i samme sag.
En whistleblowerordning er med til at styrke tilliden og gennemsigtigheden i en organisation, som får mulighed for at være proaktiv i stedet for reaktiv med de anmeldelser, der kommer ind via whistleblowerordningen og kan være med til at bringe ledelsen tættere på forretningen. Samtidig bliver det på baggrund af et EU-direktiv et lovkrav, at alle organisationer med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning.
Vi har valgt at tilbyde denne form, for at den højeste grad af sikkerhed og anonymitet for anmelderen. Samtidigt sikrer vi, via en uvildig ekstern advokat at der kan gennemføres undersøgelser og opretholde en sikker og beskyttet dialog med anmelder såvel som jeres kontaktpersoner uden risiko for fejlagtig deling af personoplysninger eller andre fortrolige eller sensitive oplysninger.
Man kan som organisation selv vælge om man gør sin whistleblowerportal tilgængelig via et afgrænset intranet eller via en åben hjemmeside. Som udgangspunkt anbefaler vi at gøre whistleblowerportalen tilgængelig på organisationens hjemmeside, via HRM-Nordic så fx samarbejdspartnere kan benytte sig af ordningen.
Kontaktpersonerne vil kunne se, at der er oprettet en ny indberetning via HRM-Nordic, så snart whistlebloweren har indberettet den i Whistleblowerportalen. Det vil dog ikke være muligt at tilgå sagen, før advokaten har undersøgt sagen og tildelt den til en af kontaktpersonerne. De øvrige kontaktpersoner vil ikke kunne tilgå sagen, hvis sagen tildeles sagen til en anden kontaktperson, men de kan se, at der er en indberetning.
Whistleblowerportalen giver de tilknyttede kontaktpersoner i organisationen overblik over antallet af indberetninger i alt og fordelt på kategori, antal indberetninger pr. måned, samt gennemsnitlig behandlingstid pr. indberetning. Desuden kan den enkelte sagsbehandler se antallet af sager som vedkommende er blevet tildelt.
Whistleblowerportalen sikrer, at whistleblower kan bevare sin anonymitet. Når der foretages en indberetning, genererer systemet en randomiseret adgangskode, som skal bruges for senere at kunne tilgå sagen. Hverken advokat eller den organisation, der udstiller whistleblowerportalen for medarbejdere mf., har mulighed for at se hvem whistleblower er med mindre denne vælger at indberette eller ændre sin status til ”Fortrolig” hvorved Advokaten får adgang til whistleblowers kontaktoplysninger. Al kommunikation sker krypteret (HTTPS). Brugeradgang for sagsbehandlere hos advokaten og kontaktpersoner hos organisationen er beskyttet med to-faktorvalidering.
Det koster kr. 9.600 ekskl. moms pr. år at have whistleblowerportalen hos HRM-Nordic. Prisen inkluderer oprettelse, adgang til whistleblowerportalen samt dokumentpakke indeholdende politik, persondatapolitik, GDPR-fortegnelse, plakat til intern awarenes og den indledende vurdering af om indberetninger falder inden eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Selve sagsbehandlingen for en sag, der falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, afregnes efter medgået tid hos advokaten.
Oprettelsen foregår digitalt her på hjemmesiden. Du skriver til os, så opretter vi hurtigt – indenfor 48 timer ordningen til jer. Du har undervejs mulighed for at uploade jeres organisationslogo og -farver, så jeres whistleblowerportal bliver tilpasset jeres visuelle identitet. Når tilmeldingsprocessen er gennemført og godkendt hos os, modtager I link til whistleblowerportalen som kan lægges på jeres intranet eller hjemmeside.

Hvis du har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål til whistleblowerordningen, så skriv til info@hrm-nordic.com og beskriv udfordringen, så hjælper vi dig.

Vores garantier som leverandører af HR System

Professionelle

Vi tilstræber altid at have professionel tilgang til vores kunder. Vi vægter hurtig support og tilpassede løsninger – alle virksomheder er forskellige, og skal derfor behandles således.

Sikkerhed

Alle servere er sat op både med en driftsserver, samt med flere backup servere. Der tages backup hvert døgn og alle data opbevares indenfor EU.

Udvikling

Vi udvikler konstant på platformen, for at gøre den både bedre og mere attraktiv for vores kunder

Vores værdier er respekt, løsningsorienteret, kvalitet og målrettet – disse værdier tilstræber vi at inkorporerer i vores daglige arbejde såvel internt, som med vores kunder.